Plan Management du projet TICEPIA : «Adossement d un Portail TICE de l INPT sur les fonctionnalités de la chaîne CEPIA»

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1 Plan Management du projet TICEPIA : «Adossement d un Portail TICE de l INPT sur les fonctionnalités de la chaîne CEPIA» Olivier THUAL, Chargé de Mission TICE Version finale du 18 novembre 2012 Date Contributions Action 09/09/2012 O. Thual Initiation de la rédaction 11/09/2012 M.-C. Monje, O. Thual Version corrigée 22/09/2012 G. Corberand et O. Thual Analyse des risques 2/10/2012 B. Sor, F. Jannin, G. Podevin J.-M. Le Bechec, O. Thual Examen du document et amélioration de certaines parties 15/10/2012 D. Ruiz, B. Sor, M.-C. Monje, Etat des lieux de projet CEPIA O. Thual conduisant à une version plus réaliste 18/11/2012 O. Thual Finalisation du document. Le «Portail TICE» devient la «Pédago Tech». Le projet TICEPIA a pour objet la mise en place d une «Pédagothèque» de ressources pédagogiques numériques à l INPT (Pédago Tech de l INP Toulouse) en s appuyant sur les fonctionnalités de la chaîne CEPIA / ORI-OAI développées par la DSI. Le présent document constitue le «Plan Management» de ce projet, conformément aux spécifications de gestion de projet recommandées par l ingénieur qualité de l INPT. I. SPECIFICATION DU PROJET I.1. Présentation du projet I.1.1. Description L INPT souhaite rendre visibles à plusieurs niveaux (accès internet, intranet ou ciblés) ses ressources pédagogiques relevant des Technologies de l Information de la Communication pour l Enseignement (TICE). Le projet TICEPIA doit permettre la mise en place opérationnelle d une «Pédago Tech de l INP Toulouse» en s appuyant sur les ressources techniques des projets CEPIA et ORI-OAI. A l issue du projet TICEPIA, la Pédago Tech de l INP Toulouse regroupera des liens URL stables associés à des ressources pédagogiques de l INPT. I.1.2. Objectifs et enjeux L INPT a beaucoup investi sur les TICE durant ces dernières années, cette activité étant mise en avant dans le précédent plan quadriennal de l établissement et renforcé dans le présent plan quinquennal. Cet effort s est concrétisé par trois actions : - la mise en place de Learning Management Systems (LMS) de type Moodle dans les écoles de l INPT, - la création d environ 80 modules de ressources numériques pédagogiques pour l année de Préparation à Distance (PAD) de la Formation Continue 1

2 - le développement d outils informatiques innovants constituant le projet CEPIA ORI- OAI dont l objectif est le référencement, l indexation et l archivage des objets pédagogiques d un établissement. Une première version de la chaîne logicielle CEPIA a été récemment proposée en test préliminaire à plusieurs établissements, afin de permettre un premier retour d expérience et l identification de modifications souhaitables avant une mise en exploitation effective. L objectif du projet TICEPIA est de mener à bien le test préliminaire de la chaine logicielle CEPIA, d effectuer des retours auprès du projet CEPIA puis de mettre en exploitation un portail TICE s appuyant sur la version en cours des outils. Une des particularités de ce projet est l absence d échéancier quantifié pour sa réalisation. L avancement du projet TICEPIA sera fonction de la disponibilité des outils nécessaires à sa réalisation ainsi que de la disponibilité de ressources humaines en mesure de le faire progresser. Le présent plan de management du projet prévoit le démarrage de ses tâches sans attendre d obtenir une réelle visibilité des ressources disponibles pour ce projet. I.1.3. Contraintes et risques majeurs Les contraintes majeures du projet TICEPIA résultent du calendrier du Projet CEPIA et des ressources humaines affectées au projet. Les actions à mettre en place pour la prise en compte de ces contraintes sont la modification du calendrier du projet, de l enchainement des tâches, voire de ses objectifs. Une communication autour des objectifs du projet est nécessaire pour justifier les demandes de ressources humaines contribuant au projet. Contraintes Calendrier du projet CEPIA Actions mises en place Ajustement des objectifs du projet TICEPIA au calendrier du projet CEPIA Ressources humaines contribuant au projet Communication pour justifier le projet TICEPIA et obtenir des ressources. Adapatation du calendrier aux ressources. Adaptation des objectifs aux ressources. Les risques majeurs encourus par ce projet sont les suivants : Ouverture précoce de la Pédago Tech de l INP Toulouse avant validation complète des fonctionnalités prévues : le risque est un désintérêt des utilisateurs et une image négative de la culture TICE de l établissement. Inadéquation entre les objectifs et les ressources affectés au projet : le risque est une démotivation des contributions potentielles à ce projet et le renoncement à des objectifs moins ambitieux mais utiles. Risques majeurs Ouverture précoce du portail avant validation complète son ergonomie Déficit de ressources humaines pour le projet Actions mises en place Mise en place d un audit externe et recrutement de testeurs de la plateforme Réduction des objectifs du projet TICEPIA 2

3 Une attention particulière devra donc être apportée dans ce projet pour prévoir, de manière dynamique, un calendrier réaliste et des objectifs en adéquations avec les ressources humaines et matérielles. I.1.4. Environnement fonctionnel La figure 1 présente l environnement fonctionnel du projet TICEPIA. Le Demandeur (Maître d Ouvrage) est le Président de l INPT à travers son équipe de direction, le CEVU et la Direction des «Innovations Pédagogiques» (DIP). Le projet bénéficie des ressources du Services Communication (COM), du Service Commun de Documentation (SCD) et de la Direction des Services Informatiques (DSI). Cette dernière contribue aux projets ORIA OAI et implémente à l INPT la chaîne CEPIA de ce projet. Demandeur : INPT CEVU MIP Universités Numériques (UNIT) Projet TICEPIA Projet ORI - OAI COM SCD DSI Projet CEPIA - INPT Figure 1 : Environnement fonctionnel du Projet TICEPIA. I.1.5. Environnement technique Le projet TICEPIA interagit fortement avec les projets techniques ORI OAI et CEPIA. Le projet ORI-OAI, auquel a participé la DSI de l INPT, permet de «maîtriser la profusion de documents numériques dans les établissements de l Enseignement Supérieur et de la Recherche» et «d assurer la gestion coordonnée et globale de la production intellectuelle et son accès durable et simple». Le projet CEPIA (Chaîne d'édition, Publication, Indexation, Accès) fait partie du projet ORI- OAI. Comme l indique son wiki, ce projet est centré sur la production d outils facilitant le dépôt, l'indexation et la réutilisation des ressources pédagogiques dans l entrepôt ORI-OAI, 3

4 en cohérence avec le système d information des établissements. Les principaux points d adhérence avec le système d information d établissements identifiés sont : la description de l offre de formation de l établissement (selon le schéma CDM-fr) la chaîne éditoriale XML pour la production de ressources pédagogiques (par exemple SCENARIchain) les usages, activités et flux d informations associés aux plate-formes LMS (par exemple Moodle) la navigation contextuelle dans l entrepôt de ressources par communauté d intérêt. Cette dernière recoupe deux aspects : o thématiques propres à l établissement (selon la classification UNIT / Dewey par exemple) o groupes d intérêts (prise en compte des groupes définis dans le référentiel des utilisateurs de l établissement - via LDAP ou équivalent- ou d une fédération d établissements à l échelon régional, national ou international par exemple) Le module CEPIA permet d'interconnecter Moodle et ORI-OAI, à travers la génération automatique de fiches LOM qui sont transmises au moteur de Workflow ORI-OAI. Il est composé d'un bloc Moodle spécifique en PHP, lequel gère les appels à un autre module J2EE qui implémente réellement les fonctionnalités de génération des fiches et d'articulation avec les actions de ORI-OAI-Workflow. Il comporte des les contributions proposées par les établissements membres de la communauté ORI-OAI parmi lesquelles figures les sousmodules suivants : ori-oai-search (Moteur de recherche) ori-oai-workflow (Référencement) ori-oai-md-editor (Éditeur de métadonnées) Tout en participant au développement du module CEPIA de ORIA-OAI, la DSI met en place une chaîne CEPIA à l INPT en faisant le choix de combiner un serveur Moodle et un serveur Scenari pour le dépôt des ressources. La mise en place d un serveur de fichier NUXEO est prévue comme clé de voute de cette implémentation. I.2. Responsabilités associées au plan management de projet Le Plan Management de Projet (PMP) est rédigé à l initialisation du projet sous la responsabilité du Chargé de Mission TICE de l INPT : O. Thual. Il est validé par la Mission Innovation Pédagogique (MIP) constituée des représentations suivantes : Directeur de Projet MIP: VP CEVU, M. Guiresse, Chef de Projet MIP : VP IP, M.C. Monje-Lacombe Responsable FP : O. Delahaye Responsable SCD : S. Maloteaux Responsable DVI : B. Marion Chargé de Mission TICE : O. Thual Responsable DSI : B. Sor De même, toutes les évolutions ultérieures du PMP sont soumises à l acceptation des parties concernées. L application du PMP est sous la responsabilité du Chef de Projet : O. Thual. 4

5 Le non-respect des prescriptions du PMP constaté donne lieu à un plan d action curatif pour corriger les effets du dysfonctionnement et éventuellement à un plan d action correctif pour éviter que celui-ci ne se reproduise. Ce dernier plan peut entrainer une modification du PMP. I.3. Objet du «contrat» I.3.1. Point d entrée du projet Le projet TICEPIA intervient entre la production de ressources pédagogiques par les enseignants de l INPT et leur mise en ligne à différents niveaux : externe, intranet ou privé. Il s inscrit dans le cadre des actions TICE décrite dans le contrat quinquennal de l établissement, dans la continuité du contrat précédent qui plaçait déjà l innovation pédagogique dans le cadre des actions prioritaires. On peut considérer qu une partie du projet TICEPIA a été initié à travers diverses actions, sans toutefois que l on puisse se référer à un plan de management de projet proposant des échéances, des jalons et des livrables détaillés. Ce plan management a pour but de formaliser ce travail pour permettre une meilleure adéquation entre les développements techniques réalisés et les attentes de l établissement. I.3.2. Contenu du projet Le projet TICEPIA comporte quatre volets : Réaliser l appropriation des outils existants par leurs utilisateurs futurs Produire un retour d expériences utilisateurs pour d éventuelles améliorations Concevoir et mettre en place un portail TICE comme vitrine de l INPT Garantir le lancement opérationnel du portail TICE pour un fonctionnement pérenne A travers la réalisation de ces quatre tâches, le projet aura soin de produire les documents qui serviront de référence pour le suivi opérationnel de la chaine reliant l auteur de ressources pédagogique à ses lecteurs. Un des enjeux du projet TICEPIA est la hiérarchisation des informations concernant ces ressources afin d assurer une bonne visibilité de l établissement et de servir aux mieux les intérêts des étudiants. Le développement d une culture TICE réussie au sein de l INPT repose en partie sur la réussite de ce projet. La dimension de formation des utilisateurs à la culture TICE est sous-jacente dans la définition du contenu de ce projet. Par rapport aux objectifs affichés par le projet CEPIA, le projet TICEPIA ne prévoit pas d utiliser les fonctionnalités de couplage entre les outils d offre de formation et la publication des ressources pédagogiques de l établissement. Ces fonctionnalités pourront faire l objet d un second projet, dans la continuation du présent projet. Une attention particulière sera portée sur les interférences possibles entre les objectifs volontairement limités du projet et les perspectives futures, ces dernières ne devant pas pénaliser l avancement de ces premiers. 5

6 I.3.3. Principaux résultats à produire Le projet TICEPIA doit fournir un ensemble de chemins techniques permettant la diffusion de ressources pédagogiques ainsi que des procédures testées, consolidées et validé pour les parcourir de manière efficiente. La partie visible de la chaine de diffusion sera la «Pédago Tech de l INPT» qui sera accessible en un clic à partir du site internet de l INPT et référencé convenablement dans les moteurs de recherche. Ce portail comprendra quatre rubriques : Rubrique «Info TICE» : regroupant les informations à destination de l extérieur, de l intranet et des apprenants bénéficiant d accès spécifiques authentifiés. Rubrique «Pédagothèque Dynamique de l INPT» : regroupant et hiérarchisant l ensemble des ressources pédagogiques destinées à être vues en externe ou en interne. Rubrique «Journal des Ressources Pédagogiques Ouvertes de l INPT» : publiant des articles pédagogiques sélectionnés par un comité éditorial. Rubrique «Open Learning Resources Editions of INPT» : publiant des articles pédagogiques en anglais référés de niveau international. Les procédures de fonctionnement du portail feront l objet de documentations issues du projet. I.3.4. Objectifs qualité exprimés par le Demandeur Les critères de réussite du projet TICEPIA pour le demandeur résident dans le développement de la culture TICE à l INPT et l adhésion des utilisateurs enseignants ou étudiants aux outils de diffusion mis en place. L accroissement de visibilités des productions TICE de l INPT fait partie des indicateurs de qualité des résultats du projet. D autres indicateurs comme la minimisation du temps nécessaire pour le contrôle et la maintenant des outils sont des objectifs exprimés par le Demandeur. I.4. Répertoire de la base documentaire du projet I.4.1. Documents applicables La liste ci-dessous recense les documents à respecter lors de la réalisation du projet TECEPIA. [A] Contrat Pluriannuel de l INPT : [B] M.-C. Monje, G. Déchamp-Guillaume, TICE et Innovations Pédagogiques, CEVU-INPT 1er février 2012 : I.4.2. Documents de références La liste ci-dessous recense les documents qui ne sont pas directement application au projet mais servent de base de travail pour mener à bien réalisation du projet TECEPIA. 6

7 [1] X. Lienart, La gestion de projet : [2] F. Jannin, C. Lelardeux, D. Ruiz, B. Sor, ORI-OAI/Cepia, Conférence Moodle Moot 2009, Lyon (2009), [3] B. Sor, F. Jannin, C. Lelardeux, Faciliter le référencement et la réutilisation de ressources pédagogiques en exploitant les données du SI : les possibilités des chaînes éditoriales en liaison avec des plateformes LMS et des entrepôts ORI-OAI (Projet CEPIA), CIUEN 2010 : Colloque International de l'université à l'ere du Numérique Strasbourg (2010) [4] Blog du projet CEPIA, [5] Projet CEPIA-LMS, Version 1.1 : [6] Projet ORI-OAI : [7] Site officiel OAI : [8] Universités Numériques : [9] Moodle ORI-OAI ou Moodle-Cepia : [10] Portail d affichage CEPIA pour l INPT, [11] Interface WorkFlow CEPIA : [12] Moodle repectifs de l ENSIACET, l ENSEEIHT, l ENSAT et du CCP : [13] Moodle formation continue «Année Préparatoire à Distance» (PAD) : [14] O. Thual, Blog du Chargé de Mission TICE : [15] O. Thual, Questions sur l implémentation de la chaîne CEPIA à l INPT. Deuxième partie : court terme, CMTICE 0722 (2012) 4pp. [16] O. Thual, Questions sur l implémentation de la chaîne CEPIA à l INPT. Première partie : contexte général, CMTICE 0721 (2012) 3pp. [17] O. Thual, Projet de Portail TICE l INPT, réunion TICE du 11 juillet 2012 : [18] O. Thual, Etat des lieux TICE & CEPIA, CMTICE 1011 (2012) 9pp. 7

8 I.5. Terminologie I.5.1. Glossaire des termes Chaîne CEPIA de l INPT : la mise en œuvre de projet CEPIA-LMS à l INPT LOM : fiches de métadonnées pour ressources pédagogiques LMS : plateforme de dépôt de ressources pédagogique et d interactivité avec les apprenants. Moodle : un LMS (Learning Management System), très répandu dans les université, qui permet le dépôt de documents pédagogiques et une interactivité avec les apprenant. ORI OAI : c est un projet qui permet la gestion des fiches de métadonnées (LOM) décrivant des modules pédagogiques Projet CEPIA-LMS : un projet qui consiste à coupler les contenu d un LMS (Learning Management System) spécifique aux outils de référencement ORI OAI Redmine : logiciel de gestion de projet en ligne Universités Numériques : portails nationaux permettant l exploration de ressources numériques à partir des fiches de métadonnées. Exemples de portails : UNIT, UNICIEL I.5.2. Abréviation et sigles Abbréviation CAS CEPIA CEVU CMS DSI FC INPT IP LDAP LMS LOM OAI ORI - OAI PAD PMP SCD TICE URL VP Signification Central Authentification Service Chaîne d'édition, Publication, Indexation, Accès Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire Content Management Sytem Direction des Systèmes Informatiques Formation Continue Institut National Polytechnique de Toulosue Innovation Pédagogique Lightweight Directory Access Protocol Learning Management System Learning Object Metadata Open Archives Initiative Outil de Référencement et d'indexation pour un réseau de portails OAI Préparation à Distance Plan Management de Projet Service Commun de la Documentation et des bibliothèques Technologies de l'information et de la Communication pour l'enseignement Uniform Ressource Locator Vice - Présidente 8

9 II. ORGANISATION II.1. Organisation des relations entre le demandeur et le chef de projet Le but de ce sous-chapitre est de décrire la relation entre le Demandeur et le Chef de projet en terme de structure, de pilotage et de communication. II.1.1. Principes Le bon déroulement du projet nécessite une formalisation des relations entre le Demandeur et le Chef de Projet. D'une façon générale, pour le projet dont le périmètre est défini dans le chapitre «Objet du contrat», les responsabilités sont les suivantes : Les responsabilités du Demandeur sont les suivantes : il exprime le besoin du projet, il fournit au Chef de Projet les éléments prévus et nécessaires à la réalisation du projet, il est en relation directe avec les futurs utilisateurs dont il connaît parfaitement les méthodes de travail : les grandes fonctionnalités, les principales règles de gestion,... il tranche sur toutes les questions fonctionnelles qui pourraient se poser pendant l'étude et la réalisation, il valide l'ensemble des livrables, il valide le projet global par l'exécution de ses tests et l'analyse des résultats. En concertation avec le Chef du Projet, le Demandeur : décide des choix fondamentaux, définit ses besoins et contraintes, choisit parmi les différentes alternatives proposées la solution à implémenter, s'assure de l'adéquation des choix effectués par rapport aux besoins du demandeur, anime et coordonne ses intervenants et ceux de ses propres fournisseurs, fournit au Chef de Projet les éléments prévus, valide et l'ensemble des livrables, valide l'application globale par l'exécution de ses tests et l'analyse des résultats. Les responsabilités du Chef de Projet sont les suivantes : il assure le pilotage du projet, il anime et coordonne ses intervenants, il définit et lance les études et développements spécifiés dans le contrat, il qualifie les réalisations, il assure la livraison de lots cohérents, il assiste le Demandeur dans la mise en service du projet. II.1.2. Les intervenants du Demandeur L INPT, en tant que Demandeur de ce projet, est représenté par les intervenants suivants : Directeur de Projet MIP: VP CEVU, M. Guiresse, Chef de Projet MIP : VP IP, M.C. Monje-Lacombe Autre personnalités éventuellement nommées par le Président de l INPT 9

10 II.1.3. Les intervenants du Chef de Projet Les intervenants du Chef de Projet sont les personnels suivants : Brigitte Sor, Directrice de la DSI François Janin, Ingénieur de la DSI Jean-Marie Lebechec, Ingénieur de la DSI Guillaume Podevin, Ingénieur de la DSI Sandrine Malotaux, Directrice du SCD Autre personnel éventuellement affecté à la réalisation du projet II.1.4. Instances de pilotage et de gestion du projet Le comité de pilotage, qui a vocation la «gestion du contrat, du projet et des arbitrages» est constitué des intervenants suivants Directeur de Projet MIP: VP CEVU, M. Guiresse, Chef de Projet MIP : VP IP, M.C. Monje-Lacombe Autres personnalités éventuellement nommées par la MIP Le comité de projet, qui a vocation au «suivi opérationnel de l avancement du projet» est constitué des participants de la MIP : Directeur de Projet MIP: VP CEVU, M. Guiresse, Chef de Projet MIP : VP IP, M.C. Monje-Lacombe Responsable FP : O. Delahaye Responsable SCD : S. Maloteaux Responsable DVI : B. Marion Chargé de Mission TICE : O. Thual Responsable DSI : B. Sor ainsi que des experts suivants : D. Ruiz, ancien Chargé de Mission TICE de l INPT Autres experts éventuellement nommés par la MIP II.1.5. Communication La communication autour du projet se fera au moyen de publications régulières des documents de sortie des tâches et des sous-tâches. Tous les documents relatifs au projet seront déposés sur la rubrique TICE du portail «agora project» de l INPT : II.2. Organisation de l équipe L organisation de l équipe sera définie en cours de réalisation du projet. Une estimation du temps que doivent consacrer les acteurs du projet sera effectuée au fur et à mesure. II.3. Organisation de la logistique L organisation des ressources humaines et matérielles sera définie de manière dynamique lors de la réalisation du projet. 10

11 III. PROCESSUS DE PRODUCTION III.1. Gestion de la production III.1.1. Gestion documentaire L ensemble des documents du projet sera géré sur le portail «agora project» de l INPT : III.1.2. Gestion des modifications La gestion des modifications du plan de management du projet sera réalisée en concertation avec le comité de projet et le comité de pilotage. III.1.3. Gestion des livraisons Les livraisons des réalisations successives du projet feront l objet d un document de validation et d une documentation sur les procédures à suivre pour leur utilisation. III.2. Management et assurance qualité du projet III.2.1. Généralités Le management de la qualité du projet sera mis en place sous le contrôle de l ingénieur qualité de l INPT, G. Corberand. III.2.2. Procédure de qualification La procédure de qualification du projet reste à définir dans le cadre d un Système de Management de la Qualité défini l ingénieur qualité de l INPT. III.2.3. Procédure d approbation par le Demandeur La procédure l approbation des réalisations et des dépenses du projet reste à définir. IV. DEMARCHE GLOBALE DE PRODUCTION ET D ASSURANCE QUALITE IV.1. Montage Général du projet Le projet est décomposé en 4 tâches comprenant chacune 5 sous-tâches. Les grandes lignes des ses tâches sont mentionnées dans le plan ci-dessous. 11

12 T1. Exploration et Validation des outils (EV) Il s agit d explorer et de valider l ensemble des outils qui constituent la chaine Cepia de l INPT. L objectif est de faire remonter des retours utilisateurs et de détecter d éventuelles anomalies de fonctionnement. T1.1 Exploration et Validation de Moodle-Cepia (EVM) T1.2 Exploration et Validation du Workflow Cepia (EVW) T1.3 Exploration et Validation de l interfaçage ORI - OAI (EVO) T1.4 Exploration et Validation du serveur Scenari (EVS) T1.5 Exploration et Validation du serveur de fichier Nuxeo (EVN) T2. Customisation pour l INPT (CI) En s appuyant sur les explorations effectuées, cette tâche permet de suggérer des paramétrages des différents outils de la chaine Cepia pour optimiser leur adéquation avec les usages anticipés pour l INPT. T2.1 Customisation de Moodle-Cepia (CIM) T2.2 Customisation du Workflow Cepia (CIW) T2.3 Customisation de l interfaçage ORI - OAI (CIO) T2.4 Customisation du serveur Scenari (CIS) T2.5 Customisation du serveur de fichier Nuxeo (CIN) T3. Mise en Place d une «Pédago Tech de l INPT» (MP) En se basant sur les fonctionnalités de la chaine Cepia de l INPT, la mise en place d un portail TICE, destiné à devenir une vitrine de l INPT, nécessite un certain nombre d anticipations techniques. T3.1 Mise en place d un CMS pour la Pédago Tech (MPC) T3.2 Mise en place de la rubrique «Info TICE de l INPT» (MPI) T3.3 Mise en place de la rubrique «Pédagothèque Dynamique de l INPT» (MPD) T3.4 Mise en place de la rubrique «Éd. Ress. Pédao. Ouv. INPT» (MPR) T3.5 Mise en place de la rubrique «Open Learn. Ress. Ed. INPT» (MPO) T4. Lancement Opérationnel d un «Pédago Tech de l INPT» (LO) La phase finale du projet TICEPIA est le lancement opérationnel de la Pédago Tech de l INPT. Les modalités de fonctionnement en rythme de croisière doivent être anticipée avant de pouvoir clôturer le projet. T4.1 Lancement du CMS «Pédago Tech de l INPT» (LAC) T4.2 Lancement de la rubrique «Info TICE de l INPT» (LAI) T4.3 Lancement de la rubrique «Pédagothèque Dynamique de l INPT» (LAD) T4.4 Lancement de la rubrique «Éd. Ress. Pédao. Ouv. INPT» (LAR) T4.5 Lancement de la rubrique «Open Learn. Ress. Ed. INPT» (PTO) 12

13 Chacune des sous-tâches décrites dans le montage détaillé du projet TICEPIA comporte des entrées et sorties dont les modalités sont résumées sur le tableau cidessous : Entrées Fiche de description de tâche ou sous-tâche actualisée périodiquement Suivi Notes de suivi de sous-tâches postées sur le portail «agora project» Sortie Document de validation de tâche approuvé par le comité de pilotage Table 1 : entrées et sorties des sous-tâches du projet TICEPIA IV.2. Montage détaillé du projet par étapes T1. Exploration et Validation des outils (EV) T1.1 Exploration et Validation de Moodle-Cepia (EVM) Cette sous-tâche consiste à explorer les fonctionnalités du LMS Moodle-Cepia installé par la DSI dans le cadre de la chaîne CEPIA de l INPT. Les rôles suivants seront explorés : Administrateur : exploration des fonctionnalités, tests intensifs, identification des opérations de routine à effectuer en mode opérationnel. Responsable de cours, Enseignant, Enseignant non éditeur : différentiation des attribution de droits, tests ergonomiques dans la perspective d un fonctionnement opérationnel. Auteur : définition du rôle, modalité de test par l administrateur. Le fonctionnement des ressources pédagogiques sur la plateforme Moodle-Cepia sera testé. A titre d exemple, les fonctionnalités suivantes seront testées : Importation de modules issus des plateformes Moodle des établissements Importation de module issus d autres plateforme : Scenari OpaleSup Utilisation des différents formats : thématique, SCORM, LAMS Compatibilité avec les ressources importées : lancement de flash, couplages avec php, lancement de petits exécutables Ces tests seront effectués en prenant conscience que certaines fonctionnalités n ont pas vocation à être utilisées pour le Moodle-Cepia qui, contrairement aux LMS usuels, a pour objectif ici de permettre le référencement de modules. Par exemple, certaines fonctionnalités d interactivité comme la mise en place de forums ne sont pas nécessaires. De même, l inscription d étudiants aux modules est inutile. T1.2 Exploration et Validation du Workflow Cepia (EVW) Cette sous-tâche consiste à explorer les fonctionnalités du Workflow Cepia installé par la DSI dans le cadre de la chaîne CEPIA de l INPT. Les contenus et fonctionnalités suivants seront explorés : Fiches LOM simplifiées : exploration des rubriques, format des textes à entrer (texte, html, formules mathématiques, symboles, etc.) 13

14 Procédure pour la constitution des fiches : attribution d un numéro de cours conforme à la classification Dewey, autres procédures à suivre. Fiches LOM complètes : exploration des rubriques, identification des acteurs du workflow, retours vers les enseignants, droits de modification et de publications Génération des fiches : génération automatiques des fiches à plusieurs niveaux dans le cours, possibilités de suppressions de fiches Ces tests seront effectués dans la perspective d un fonctionnement opérationnel de fabrication, contrôle et publication des fiches, en tenant compte du mode de fonctionnement des services de l INPT. T1.3 Exploration et Validation de l interfaçage ORI - OAI (EVO) Cette sous-tâche consiste à explorer les fonctionnalités de l implémentation du module ORI-OAI-Search ainsi que l exportation des fiches de métadonnées vers les portails des Universités Numériques. Les fonctionnalités suivantes seront explorées : Présentation des modules sur le portail ORI-OAI-Search de l INPT Présentation potentielle des modules sur les portails nationaux Couplages entre la classification Dewey et la classification INPT actuelle Ces tests seront effectués en tenant compte des souhaits de visibilités correspondant à la politique TICE de l INPT. T1.4 Exploration et Validation du serveur Scenari (EVS) Cette sous-tâche consiste à explorer les fonctionnalités du serveur Scenari récemment mis en place par la DSI Les fonctionnalités suivantes seront explorées : Utilisation du serveur en ligne à partir de plusieurs navigateurs Exploration des fonctionnalités : formules mathématiques, utilisation de LaTeX, couplage avec Open Office, travail collaboratif, Couplage avec une installation locale de OpaleSup : possibilités d upload des modules, exportation des sorties Ces tests seront effectués en tenant compte des capacités d adaptation des enseignants susceptibles de développer des modules sous Scenari. T1.5 Exploration et Validation du serveur de fichier Nuxeo (EVN) Cette sous-tâche consiste à explorer les fonctionnalités du serveur de Nuxeo qui sera prochainement mis en place par la DSI pour compléter la gestion du dépôt des ressources pédagogiques. Les fonctionnalités suivantes seront explorées : 14

15 Exportation des fichiers à partir des serveurs suivants : Moodle-cepia, serveur Scenari, autres. Nature des liens URL : complexité, lisibilité, visibilité de l INPT, durée de vie pour citations directes Fonctionnalités de mise à jour : remplacements sans changer de liens Adéquation avec les spécificités des modules TICE : compatibilité avec les applications flash, compatibilité avec php, lancement d exécutables Performances : rapidité d accès, exécution d éventuelles applications calcul Ces tests seront effectués en tenant compte des standards utilisés par les portails des autres universités spécialisés dans la mise en ligne de TICE. T2. Customisation pour l INPT (CI) T2.1 Customisation de Moodle-Cepia (CIM) Cette sous-tâche consiste à paramétrer le LMS Moodle-Cepia en fonction du mode de fonctionnement opérationnel souhaité pour l INPT. La désactivation de certaines fonctionnalités pourra être étudiée, en fonction des possibilités offertes par l outil : Réduction du nombre de rôles : par exemple administrateur, responsable de cours, personnel INPT et invité. Désactivation de l interactivité inutile pour la publication des ressources : prise en compte des importation issues des Moodle interactifs des établissement. Les paramétrages suivants pourront être envisagés pour tenir compte de la spécificité du Moodle-cepia : Accès invité vers les ressources : paramétrer Moodle pour permettre un accès invité sans authentification. Définition des rubriques : envisager la modification de la classification INPT existante. Prévoir la possibilité technique de la faire évoluer. Cheminement dans le rubriques : permettre la navigation sans perdre de niveau dans la hiérarchie des niveaux. Cette customisation sera effectué en forte concertation avec le Demandeur du Projet qui interagira avec les futurs utilisateurs pour orienter les choix. T2.2 Customisation du Workflow Cepia (CIW) Cette sous-tâche consiste à paramétrer le Workflow Cepia en fonction du mode de fonctionnement opérationnel souhaité pour l INPT. Ces paramétrages concerneront les fonctionnalités suivantes : Affichage d informations sur le choix du numéro de module en adéquation avec le référencement Dewey des fiches LOM. Fiches LOM simplifiées : retour d expérience d enseignants testeurs, modification éventuelle de rubriques, insertion de rubriques d aide dans l éditeur de fiches 15

16 Fiches LOM complètes : retours d expériences des acteurs du Workflow, modifications éventuelles de rubriques. Suppression de la génération automatique de fiches multiples aux trois niveaux des cours : prise en compte du travail des validateurs. Suppression de l affichage des éditeurs sur la fiche de métadonnées exportées : restriction de l information au Workflow. Affichage de l URL de résidence des ressources : insertion automatique d un URL par défaut. Cette customisation sera effectués dans la perspective d un fonctionnement opérationnel de fabrication, contrôle et publication des fiches, en tenant compte du mode de fonctionnement des services de l INPT. T2.3 Customisation de l interfaçage ORI - OAI (CIO) Cette sous-tâche consiste à paramétrer le module ORI-OAI-Search ainsi que l exportation des fiches de métadonnées vers les portails des Universités Numériques. Les fonctionnalités suivantes seront paramétrées : Présentation des modules sur le portail ORI-OAI-Search de l INPT Présentation potentielle des modules sur les portails nationaux Couplages entre la classification Dewey et la classification INPT actuelle Ces tests seront effectués en tenant compte des souhaits de visibilités correspondant à la politique TICE de l INPT. T2.4 Customisation du serveur Scenari (CIS) Cette sous-tâche consiste à paramétrer serveur qui abrite la chaîne éditoriale Scenari. Les fonctionnalités suivantes seront paramétrées : Utilisation du serveur en ligne à partir de plusieurs navigateurs Mise en œuvre de fonctionnalités : formules mathématiques, utilisation de LaTeX, couplage avec Open Office, travail collaboratif, Couplage avec une installation locale de OpaleSup : possibilités d upload des modules, exportation des sorties Cette customisation sera effectuée en tenant compte des capacités d adaptation des enseignants susceptibles de développer des modules sous Scenari. T2.5 Customisation du serveur de fichier Nuxeo (CIN) Cette sous-tâche consiste à paramétrer le serveur de Nuxeo pour permettre le dépôt de ressources accessibles à l aide d URL pérennes. Les fonctionnalités suivantes seront paramétrées : Exportation des fichiers à partir des serveurs suivants : Moodle-cepia, serveur Scenari, autres. 16

17 Nature des liens URL : lisibilité, visibilité de l INPT Fonctionnalités de mise à jour : remplacements sans changer de liens Adéquation avec les spécificités des modules TICE : compatibilité avec les applications flash, compatibilité avec php, lancement d exécutables Performances : rapidité d accès, exécution d éventuelles applications calcul Cette customisation sera effectuée en tenant compte des standards utilisés par les portails des autres universités spécialisés dans la mise en ligne de TICE. T3. Mise en Place d une «Pédago Tech de l INPT» (MP) T3.1 Mise en place d un CMS pour la Pédago Tech (MPC) Cette sous-tâche consiste à dimensionner, choisir et ouvrir un CMS destiné à abriter la Pédago Tech de l INPT. Les contraintes suivantes seront prises en compte : Pérennité et lisibilité des liens : les URL des informations contenus dans ce portail doivent être stables dans le temps pour permettre un référencement directe dans certaines publications. Efficacité de l outil : le CMS doit fonctionner en mode administrateur sur les navigateurs usuels. Visibilité : la Pédago Tech doit être découplé du site internet de l INPT tout en étant identifié comme un site officiel. Une chartre graphique proche mais distincte peut être élaborée en ce sens. Référencement externe : les contenus ouverts du portail doivent bénéficier d un bon référencement pour les moteurs de recherche usuels (Google ) Localisation des ressources : les liens entre la Pédago Tech et la localisation des ressources sur Moodle-Cepia, Serveur-Scenari ou mieux, Nuxeo-INPT, doivent être clairs. Le choix du CMS sera également dicté par les spécificités des sous-tâches suivantes. T3.2 Mise en place de la rubrique «Info TICE de l INPT» (MPI) Cette sous-tâche consiste à définir les contours et la mise en œuvre de la rubrique «Info TICE» rassemblant toutes les informations externes et internes sur les TICE. Les fonctionnalités suivantes seront étudiées : Visibilité externe des activités de l INPT : actualités, renvois vers les autres rubriques du portail, publicités, interaction avec les portails numériques, etc. Visibilité interne : identifications de certaines informations réservées à l intranet Accès restreints : ouverture d accès à certaines ressources à l aide d authentification «non CAS». Le paramétrage de cette rubrique du portail sera effectué en anticipant son usage opérationnel pour la transmission de l information. Des fonctionnalités supplémentaires adaptées à cette usage pourront être étudiées (flux RSS, forums, etc.) 17

18 T3.3 Mise en place de la rubrique «Pédagothèque Dynamique de l INPT» (MPD) Cette sous-tâche consiste à définir les contours et la mise en œuvre de la rubrique «Pédagothèque Dynamique de l INPT» permettant d offrir un accès convivial à l ensemble des ressources pédagogiques de l INPT, ouvertes vers l extérieur, ouvertes vers l intranet ou privées. Les fonctionnalités suivantes seront étudiées : Moteur de recherche : comparaison avec les fonctionnalités des universités dynamiques, choix d un moteur, tests de retours utilisateurs. Mise à jour dynamique de contenu : ajout automatique de ressources hors moteurs de recherche, possibilité d intervention sur le référencement par les auteurs, couplage éventuel avec les fiches de métadonnées. Cette mise en place sera effectuée en tenant compte d expérimentation auprès des utilisateurs potentiel de cette rubrique du portail. T3.4 Mise en place de la rubrique «Éd. Ress. Pédao. Ouv. INPT» (MPR) Cette sous-tâche consiste à définir les contours et la mise en œuvre de la rubrique «Éditions des Ressources Pédagogiques Ouvertes de l INPT» qui regroupe des ressources pédagogiques évaluées et sélectionnées par une comité éditorial dont le fonctionnement est semblable à celui d un journal de recherche scientifique. Les fonctionnalités suivantes seront étudiées : Mise en place d un portail de soumission pour les articles : stockage des ressources soumises dans les espaces de la Pédagothèque Dynamique. Réservation d un espace de stockage pérenne des articles acceptés : possibilité de mise à jour annuelle, définition des liens Référencement des ressources : définition de rubriques spécifiques dans les fiches de métadonnées Portail pour les referees des ressources soumises : espaces de discussion ouvertes, transmission d information aux éditeurs, etc. Définition des formats acceptés pour la publication : Moodle spécifique aux Éditions, serveur Nuxeo, etc. Les fonctionnalités mises en œuvre par les éditions en ligne ouvertes seront étudiées en vue d une adaptation à ces nouvelles éditions ouvertes. T3.5 Mise en place de la rubrique «Open Learn. Ress. Ed. INPT» (MPO) Cette sous-tâche consiste à définir les contours et la mise en œuvre de la rubrique «Open Learning Resources Editions of INPT» qui regroupe des ressources pédagogiques en anglais évaluées et sélectionnées par une comité éditorial dont le fonctionnement est semblable à celui d un journal de recherche scientifique de niveau international. Les contraintes éditoriales de ces éditions seront les suivantes : 18

19 Développement sous OpaleSup : transfert des sources sur le serveur scenario, exportation du rendu html vers Nuxeo. Mise à jour annuelle possible. Les fonctionnalités suivantes seront étudiées : Réservation d un espace de stockage pérenne des articles acceptés : possibilité de mise à jour annuelle, définition des liens Exportation double vers Nuxeo pour différencier la version du journal et la version en cours de mise à jour Référencement des articles : définition de rubriques spécifiques dans les fiches de métadonnées Portail pour les referees d article : espaces de discussion ouvertes, transmission d information aux éditeurs, etc. Les fonctionnalités mises en œuvre par les journaux en ligne ouverts seront étudiées en vue d une adaptation à ce nouveau journal ouvert de niveau international. T4. Lancement Opérationnel d une «Pédago Tech de l INPT» (LO) T4.1 Lancement du CMS «Pédago Tech de l INPT» (LAC) Cette sous-tâche consiste à rendre officiel l existence du «Pédago Tech de l INPT». Les considérations suivantes seront prises en compte Lien vers la Pédago Tech à partir du site Internet de l INPT Choix de la date en fonction d un compris entre la maturation du portail et la nécessité de prendre en compte des retours d utilisateurs Validation technique consolidée Mise en place d un forum de liaison avec les internautes du protail. T4.2 Lancement de la rubrique «Info TICE de l INPT» (LAI) Cette sous-tâche consiste lancer la rubrique «Info TICE» rassemblant toutes les informations externes et internes sur les TICE. Les aspects opérationnels suivants seront examinés : Processus d alimentation des informations : définition des acteurs, périodicité Processus de validation des informations : responsabilités, contrôles Mode d emploi des processus : manuels, mises à jours Assistance technique aux opérateurs de la rubrique : tickets T4.3 Lancement de la rubrique «Pédagothèque Dynamique de l INPT» (LAD) Cette sous-tâche consiste à lancer la rubrique «Pédagothèque Dynamique de l INPT» permettant d offrir un accès convivial à l ensemble des ressources pédagogiques de l INPT. 19

20 Les aspects opérationnels suivants seront examinés : Ouverture en interne dans un premier temps Contrôle des contenus des ressources : acteurs, périodicités, critères Autorisation de diffusion : interne, externe, acteurs de la validation T4.4 Lancement de la rubrique «Éd. Ress. Pédao. Ouv. INPT» (LAR) Cette sous-tâche consiste lancer les «Éditions des Ressources Pédagogiques Ouvertes de l INPT». Les aspects opérationnels suivants seront examinés : Choix des éditeurs Procédure de choix des referees Critères de qualités pour l évaluation des ressources Nombre de publications annuelles visées La gestion de ces éditions sera effectué en lien étroit avec les instances de l INPT : CEVU, Direction des études des établissement, enseignants T4.5 Lancement de la rubrique «Open Learn. Ress. Ed. INPT» (PTO) Cette sous-tâche consiste à lancer le «Open Learning Resources Editions of INPT». Les aspects opérationnels suivants seront examinés : Choix des éditeurs Procédure de choix des referees Critères de qualités pour l évaluation des ressources Nombre de publications annuelles visées La gestion de ces éditions sera effectué en lien étroit avec les instances de l INPT : CEVU, Direction des études des établissement, enseignants Les modalités permettant une reconnaissance internationale des publications seront explorées. IV.3. Définition des responsabilités entre le Demandeur et le Chef de Projet Le Chef de Projet assume la responsabilité de toutes les tâches tandis que le Demandeur assure son assistance à leur réalisation. La validation des réalisations du projet appartient au Demandeur. 20

21 IV.4. Planning global du projet Le diagramme GANTT de la figure 2 préciser l enchainement des sous-tâches rappelées ici : T1. Exploration et Validation des outils (EV) T1.1 Exploration et Validation de Moodle-Cepia (EVM) T1.2 Exploration et Validation du Workflow Cepia (EVW) T1.3 Exploration et Validation de l interfaçage ORI - OAI (EVO) T1.4 Exploration et Validation du serveur Scenari (EVS) T1.5 Exploration et Validation du serveur de fichier Nuxeo (EVN) T2. Customisation pour l INPT (CI) T2.1 Customisation de Moodle-Cepia (CIM) T2.2 Customisation du Workflow Cepia (CIW) T2.3 Customisation de l interfaçage ORI - OAI (CIO) T2.4 Customisation du serveur Scenari (CIS) T2.5 Customisation du serveur de fichier Nuxeo (CIN) T3. Mise en Place d une «Pédago Tech de l INPT» (MP) T3.1 Mise en place d un CMS pour la Pédago Tech (MPC) T3.2 Mise en place de la rubrique «Info TICE de l INPT» (MPI) T3.3 Mise en place de la rubrique «Pédagothèque Dynamique de l INPT» (MPD) T3.4 Mise en place de la rubrique «Éd. Ress. Pédao. Ouv. INPT» (MPR) T3.5 Mise en place de la rubrique «Open Learn. Ress. Ed. INPT» (MPO) T4. Lancement Opérationnel d une «Pédago Tech de l INPT» (LO) T4.1 Lancement du CMS «Pédago Tech de l INPT» (LAC) T4.2 Lancement de la rubrique «Info TICE de l INPT» (LAI) T4.3 Lancement de la rubrique «Pédagothèque Dynamique de l INPT» (LAD) T4.4 Lancement de la rubrique «Éd. Ress. Pédao. Ouv. INPT» (LAR) T4.5 Lancement de la rubrique «Open Learn. Ress. Ed. INPT» (PTO) Contrairement à l usage, ce diagramme GANNT ne prévoit pas d échéances temporelles pour les jalons du projet mais un avancement fonction du nombre d homme-mois qui seront affectées à leur réalisation. Les ressources nécessaires pour l aboutissement de ce projet sont estimées à 3 homme-mois, c est-à-dire 12 homme-semaines. 21

22 Figure 2 : Diagramme Gantt du projet TICEPIA. L avancement du projet est comptabilisé en homme-semaines et les échéances dépendront donc des ressources affectées au projet. V. FOURNITURES LIVRABLES V.1. Fournitures tangibles Les fournitures tangibles du projet TICEPIA sont l ensemble des documents de sorties des tâches et sous-tâches décrites. V.2. Autres prestations Les participants au projet TICEPIA pourront être sollicités pour apporter des éclairages ou une assistance à la suite de la clôture du projet. 22

23 VI. ANNEXE VI.1. Annuaire des intervenants "Olivier THUAL" "monje" "Brigitte Sor" "Guillaume Podevin" "JANNIN Francois" "LE BECHEC Jean-marie" "Sandrine MALOTAUX" "Nicolas HENRIET" "Olivier Delahaye" "Maritxu GUIRESSE" VI.2. Formulaires et plans types Les formulaires et plans types seront élaborés en cours de réalisation du projet. Remerciements Je remercie Gilles CORBERAND pour ses conseils et son aide dans la rédaction de ce plan de management de projet. Dans le foisonnement de manuels, logiciels et conseils pour la gestion de projet, ses choix ont permis de mettre en place rapidement le présent document. 23