Le PPM cède la VERSION EDITION SPECIALE 21/04/2014

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1 2014 Le PPM cède la 21/04/2014 place au PPV Gestion de la transition Manuel destiné aux pharmaciens d officine ayant acquis le progiciel GESTOFI afin de servir de guide de formation aux étapes de gestion de la transition PPM vers PPV. VERSION EDITION SPECIALE Edité par SOFTWIN Informatique Résidence la lagune, 19 Rue Ibn KHATIMA Quartier des Hôpitaux, Casablanca - contact@softwin.ma /72

2 TABLE DES MATIERES PAGES I. Préambule 3 II. Rappel et analyse des textes (DECRET DE LOI ET PROTOCOLE D ACCORD) 4 III. Scénario qui découle du protocole d accord 6 IV. Définition des nouvelles marges par la création des types appropriés 7 V. Gestion de la transition 9 a) Téléchargement des nouveaux PPV 10 b) Bons de livraison avec compensation 15 c) Emission avoir de ré-étiquetage 17 d) Préparation première commande PPV 19 e) Bascule automatique des types 22 f) Réception AVOIRS après la période de transition 24 VI. Conclusion 28 Page : 2

3 I. Préambule : Le présent document a pour objet de former les pharmaciens disposant du progiciel GESTOFI de gestion d officine à la gestion de la phase de transition des Prix des médicaments étiquetés en PPM à ceux étiquetés en PPV. SOFTWIN a entamé les développements nécessaires pour accompagner ses clients durant cette phase et finalisé la dernière version dénommée «GESTOFI Edition spéciale». Dans cette version deux volets importants sont mis en relief : 1) Méthode de calcul des nouvelles marges pour médicaments exonérés et médicaments à TVA 7%. 2) Etapes et processus nouveaux pour gérer la transition et faciliter (grâce aux automatismes prévus) la mise en place du nouveau système. Dans ce manuel une partie d introduction sera réservée à l analyse du décret de loi N du 19 Décembre 2013 à l origine des changements de la réglementation au niveau de la fixation des prix des médicaments qui touchera l ensemble des partenaires (fabricants, grossistes et officines). La lecture de ce décret de loi ainsi que le dernier protocole d accord du 08/04/2014 fixera les objectifs au niveau de la gestion du changement à gérer. Page : 3

4 II. Rappel et analyse des textes (DECRET DE LOI ET PROTOCOLE D ACCORD) Décret de loi Liste des PPV Entre en vigueur 19/12/2013 8/4/2014 9/06/2014 EXTRAITS DU DECRET DE LOI N QUI NOUS IMPORTENT Nouvelle structure des prix TABLEAUX DE CALCUL DES MARGES QUI EN DECOULENT EN FONCTION DE LA TVA : Produits exonérés Tranches PPM Marge Officine Marge Grossiste Forfait Officine Forfait Grossiste / / , ,32 Au-delà 400,00 Page : 4

5 Produits TVA à 7% Tranches PPM Marge Officine Marge Grossiste Forfait Officine Forfait Grossiste / / Au-delà 428 Ces tableaux n engagent pas la responsabilité de SOFTWIN (Vous devez les faire valider par vos instances). PROTOCOLE D ACCORD DU 8/04/2014 Le 19 MAI 2014 tous les produits sont facturés au pharmacien avec la nouvelle structure de prix (Date de démarrage de la compensation). Le 9 JUIN 2014 date unique au passage à l application du nouveau décret tous les pharmaciens reçoivent en même temps les produits du Benchmark avec étiquettes PPV et les produits dont les prix n ont pas baissé à PPM facturés au pharmacien avec la nouvelle structure de prix Les grossistes ne livrent plus les produits à PPM au-delà du 30 Juin Le pharmacien dispense les produits non benchemarkés jusqu au 8 septembre Les pharmaciens retournent aux grossistes les produits du Benchmark pour avoir à 30% avant le 9 Juillet 2014, les avoirs doivent être traités avant le 31 juillet Le pharmacien retourne tous les produits restants dont le périmés en PPM après le 8 Septembre 2014 avec 30%, les avoirs doivent être traités avant le 30 octobre Page : 5

6 III. Scénario qui découle du protocole d accord : Que faut-il faire en fonction des phases et étapes ci dessous A /05/ B ou 8/06/ C Phase A : - Se doter de GESTOFI version EDITION SPECIALE - Gestion normale voire prudente des stocks - Préparer une commande Pour la période du 19/05/2014 au 08/06/2014 Phase B : - Recevoir les BL en fonction des commandes passées : les médicaments seront facturés selon la nouvelle structure de prix ; - Gestion normale voire prudente des stocks (sachant que les grossistes accepteront les avoirs sur produits benchmark à partir du 9 Juillet 2014) ; - Le dernier Jour avant le 9 Juin 2014 procéder à l émission des avoirs des produit BENCHMARK - Vers la fin de cette période (5/6/7/8 Juin 2014) Préparer une commande PPV pour les produit BENCHMARK et la garder en instance jusqu au 9/06/2014) Phase C : - Au matin du 9 Juin 2014 Réceptionner la commande PPV du grossiste - Remettre au grossiste les produits émis en avoir. - Procéder à la réception des AVOIRS avant le 31/07/2014 OBSERVATIONS: Les produits non benchmark ne présentent pas de particularité significative puisqu ils peuvent être dispensés en parallèle en PPM et en PPV jusqu au 8/09/2014 (Période largement suffisante pour liquider le stock PPM). Par contre, le problème des produits BENCHMARK reste lourd à gérer au point de vue de la logistique des livraisons. Pour atténuer cet aspect le pharmacien devra anticiper ces commandes PPV de quelques jours et les stocker sans les utiliser avant le 9/06/2014. Page : 6

7 V. Définition des nouvelles marges par la création des types appropriés Nous espérons que vous êtes en train de lire le présent document après avoir installé la version GESTOFI édition Spéciale disponible sur notre site web : Ce qui vous permettra de bien suivre le déroulement des explications qui vous seront fournis ci-après. La première tâche à effectuer dans cette nouvelle version de GESTOFI est de préparer par le biais du paramétrage la définition de la nouvelle structure des prix (Marges et forfaits) en créant des nouveaux types. Voir menu paramétrage Il est supposé ici que vous disposez avant d entamer cette tâche des types : «Médicament 7% PPM» et «Médicament 0% PPM» sinon nous vous invitons à faire cette distinction dans votre logiciel. La fenêtre habituelle de maintenance de la table des types utilisés dans GESTOFI a été transformée de la manière suivante : Page : 7

8 Cette fenêtre vous donne la possibilité d ajouter de nouveaux types ainsi que les paramètres qui leur sont associés : Marge, taux TVA etc. Il suffit de cliquer sur le bouton type dans une ligne vierge du tableau. pour ajouter un nouveau Dans ce cas vous saisirez le libellé du nouveau type (Par exemple «Médicament TVA 7% PPV» ou «Médicament EXONERE PPV») ainsi qu un code type chiffre ou lettre qui n est pas déjà utilisé. Dans la colonne «%Marge» il faudra la valeur saisir obligatoirement la valeur 0 et cocher la colonne «Marge par tranche». Et renseigner enfin le taux TVA = 0 ou 7%. Une fois que vous avez ajouté les deux types nouveaux : «Médicament TVA 7% PPV» ou «Médicament EXONERE PPV» il faudra aller à leur anciens types respectifs et saisir dans la colonne «Nouveau Type» les codes respectifs des nouveaux type que vous venez de créer. Ce paramétrage qui semble «anodin» est d une importance capitale dans la suite des événements. Une fois que vous avez introduit les nouveaux types cliquez sur le volet : Vous afficherez alors le contexte de saisie des taux de marge et forfaits tels qu ils ressortent de l application du nouveau décret (Voir pages 5 et 6 du présent document). Page : 8

9 Les chiffres ci-dessus sont à titre indicatif vous pouvez les modifiez à votre guise au lieu de 34% 33.92% par exemple En cliquant successivement sur les lignes du tableau à droite vous vous donner la possibilité de saisir les tranches du tableau ainsi que les taux ou montant forfaits tels qu ils apparaissent sur la fenêtre ci-dessus. Une fois que vous avez saisi toutes les données cliquez sur le bouton : A ce stade vous venez de configurer votre logiciel pour prendre en compte toutes les dispositions du Décret de loi N du 19 Décembre Page : 9

10 VI. Gestion de la transition à travers GESTOFI version édition spéciale Notre équipe technico-commerciale à SOFTWIN ou chez ses partenaires régionaux vous assisteront dans son installation et vous fournira les codes de déblocage nécessaires. Une fois l installation terminée, il convient de procéder par étapes. a. Téléchargement des nouveaux PPV SOFTWIN a créé un fichier EXCEL qui sera automatiquement installé avec la mise à jour dans le dossier GESTOFI sur votre ordinateur. Ce fichier contient la liste de tous les produits qui ont changé de prix y compris les arrondis 5 centimes). Il est recommandé de procéder à l importation de ces prix nouveaux et de les mémoriser dans GESTOFI car ils vont énormément servir par la suite. Pour ce faire il est obligatoire que votre fichier PRODUITS soit renseigné par les codes barres. Un produit qui n a pas de code barre ne pourra as être identifié et vous serez obligé de saisir le nouveau PPV manuellement. Cette liste de produits sera livrée avec une information complémentaire capitale. A savoir la date de passage unique du PPM au PPV pour es produits Benchmark (Ceux qui ont changé de prix). Grâce à cette date (le 9 Juin 2014 selon le protocole d accord du 8/4/2014) le système va pouvoir piloter automatiquement le processus de changement. Il est probable qu une décision différente faisant partie d un nouveau protocole d accord donne lieu à plusieurs dates de passage en fonction de chaque produit. Dans ce cas Le fichier EXCEL comportera plusieurs dates de passage par produit. Page : 10

11 Illustration GESTOFI : Le téléchargement des PPV se fait au niveau de l option du menu STOCK : Mise à jour PPV. Saisie manuelle (Produit par produit avec un classement par nom de produit ou par type ou par labo). Les colonnes à renseigner sont la colonne PPV et la colonne date limite de passage au PPV (Cette dernière peut ne pas être saisie produit par produit mais à la fin de la saisie vous effectuer un filtre sur PPV<>0 et affecterez une date unique par exemple 09/06/2014) : Page : 11

12 Importation automatique des produits du benchmark à partir d un fichier EXCEL que vous aurez installé sur votre poste de travail (Ordinateur). Ce fichier vous sera fourni par SOFTWIN avec l installation de la mise à jour et il aura la structure suivante : CODE BARRE PPV Date Limite Désignation PPM ,90 09/06/2014 ZYRTEC SIROP FL 60 ML 37, ,60 09/06/2014 ZYRTEC GTTS 10 MG/ML 85, ,20 09/06/2014 ZYRTEC COMP B15 88,00 Et il portera le nom : Liste produits BENCHMARK PPV modifié Ce volet présente le contexte suivant : La table centrale est au départ vierge et attend de recevoir le résultat de votre importation du fichier EXCEL. Page : 12

13 Pour ce faire cliquez sur le bouton pour rechercher sur votre ordinateur le fichier EXCEL (Type Fichiers EXCEL 2007) : Liste produits BENCHMARK PPV modifié. En principe vous le localiserez sur le dossier GESTOFI sur l unité où est installé GESTOFI sur votre ordinateur. Une fois le fichier localisé et pointé cliquez sur le bouton : permettra de mémoriser le nom du fichier dans le champ : qui A l issue de cette opération vous cliquerez sur le bouton : pour amorcer l opération d importation qui remplira la table centrale avec les données suivantes : - Forme du produit - Nom du produit tel qu il figure sur GESTOFI - Nom du produit tel qu il figure sur le fichier EXCEL - PPM tel qu il figure sur GESTOFI - PPM tel qu il figure sur le fichier EXCEL - PPV : Prix Public de Vente tel qu il figure sur le fichier EXCEL Page : 13

14 - DATE LIMITE (Date de passage unique à l application du nouveau décret de loi) telle qu elle figure sur le fichier EXCEL - Code barre tel qu il figure sur le fichier EXCEL - Colonne «Trouvé» qui indiquera si GESTOFI a pu faire la correspondance entre le produit EXCEL et le produit GESTOFI de votre propre base de données. Commentaires : - Vous remarquerez que le programme d importation a pu faire le lien entre les produits importés et les produits de votre propre base de données. Ce lien sera d autant plus généralisé que votre base de données produits est renseignée au niveau des codes barres. - Au cas où des produits ne comportent pas de code barres au niveau de votre base de données le programme va pouvoir néanmoins les identifier grâce à une règle qui consiste a cherche les produits dont les 3 premières lettres et le PPM concordent et dans ce cas i aura non seulement identifié le produit mais il mettre à jour automatiquement votre base de données (ce qui est un avantage supplémentaire). Page : 14

15 - Les produits qui n ont pu être identifiés sont marqués de «*********************». Ils correspondront en général à des produits que vos n avez pas l habitude de dispenser. Vous conclurez cette procédure d importation en validant les résultats et en en cliquant sur le bouton : A ce stade vous avez introduit le paramétrage des nouveaux types ainsi que mémorisé les nouveaux PPV. L étape suivante nous conduit selon le protocole d accord à la date du 19 MAI 2014 ou vous allez recevoir les médicaments Benchmark ou non benchmark en respect du 1 er point du protocole d accord : Le 19 MAI 2014 tous les produits sont facturés au pharmacien avec la nouvelle structure de prix (Date de démarrage de la compensation). Donc voyons ce qui a changé dans la fenêtre saisie bons de livraison. Nous rappelons ici que vos produits sont encore sous les types anciens «Produits tva 7% PPM» et «Produits EXONERES PPM». Page : 15

16 b. Bons de livraison avec compensation Examinons la fenêtre de saisie des BL telle que vous avez l habitude d utiliser. Prenons l exemple de la saisie le 19/05/2014 de deux médicaments dont un avec un PPM = et l autre avec un PPM=84.45 tous deux ont une marge de 30% dans l ancien système et qui donnent un PPH = pour le premier et un PPH= pour le deuxième. Puisque nous sommes le : 19/05/2014 date de début de la période compensation il faut transformer ce BL en un BL calculé en respectant la nouvelle structure de prix. Cette transformation vous allez pouvoir simplement en cliquent sur le bouton en bas de l écran : «Calcul marges selon le nouveaux types». Nous rappelons que ces produits sont encore classés dans les anciens types (Voir colonne type du tableau «S» = «Médicaments 7% PPM». Page : 16

17 En cliquant sur le bouton indiqué GESTOFI va recalculer les PPH selon les nouveaux types et vous affichera la table suivante : Vous remarquerez que les PPH ont été modifiés ainsi que le code type de chaque produit. Cette modification n est pas une modification qui a porté sur la fiche sur la fiche produit puisque le produit reste classé dans l ancien type jusqu à la date de passage officiel au PPV. Grâce à cette manipulation vousintroduisez des produits avec PPM mais dont le PPH est calculé selon la nouvelle structure de prix. Remarque : Nous avons prix sciemment un produit dont la marge est une marge forfaitaire PPH =PPM -321 DH. (PPH = = 2309) pour vpous montrer que dans ce cas vous êtes erdant par rapport à l ancien PPH qui était de : donc une différence de : Conclusion : Essayer de garder ancien PPM avec ancien calcul our cette catégorie de produits. Page : 17

18 c. Emission avoir de ré-étiquetage Nous aborderons ici la question de la gestion des avoirs tant en émission qu en réception. Rappelons que les avoirs dans GESTOFI avant cette version spéciale permettaient d émettre vers un fournisseur en avoir des produits avec les quantités souhaités (à saisir) et à la réception vous aviez trois possibilités : o Produit refusé (Il réintégrait le stock) o Produit accepté son PPH modifiable était comptabilisé en Avoir financier o Produit sans réponse, il restait en instance. Toutes ces possibilités demeurent dans la version édition spéciale. Nous y avons ajouté deux typologies pour la gestion des avoirs avec échange PPM avec PPV en ce qui concerne les produits qui ont changé de prix (Produits benchmark). La première typologie consiste à émettre de manière automatique à la veille de la date de passage PPM PPV des produits en AVOIR PPM pour recevoir les mêmes produits en PPV avec calcul de différence entre marge PPM et marge PPV. Ces produits retournés intégreront le stock. La deuxième typologie consiste à déterminer automatiquement les produits à la veille de date de passage PPM PPV et de les proposer en avoir financier automatiquement. Dans les deux cas GESTOFI va sortir en AVOIR la quantité totale en stock puisqu ils ne peuvent plus être vendus avec PPM. Pour réaliser ces opérations allez à l option du menu «Commande» cicontre. Nous traiterons dans ce qui suit la gestion des avoirs des produits benchmark les autres produits continueront à être gérés telle que d habitude. Les produits benchmark devront tous à la veille de la date de passage à l application du décret de loi être émis en avoir total quantité avant de faire entrer une commande PPV. Page : 18

19 Examinons alors le nouveau volet de la fenêtre émission AVOIRS PPM->PPV : Dans ce volet, GESTOFI vous propose la possibilité d afficher dans la table située en haut de l écran tous les produits benchmark ayant changé de prix (Ceux dont vos avez saisi ou importé les données PPV et date limite (Voir menu Stock_Mise à jour PPV). Dans le cas du scénario de la date de passage unique PPM PPV (09/06/2014) vous introduirez cette date et vous cliquerez ensuite sur le bouton : Vous verrez ensuite s afficher à l écran la liste qui correspond à cette demande (Si vous souhaitez ignorer les baisses de Prix inférieures à un montant donné vous saisirez le montant de cette différence avant de cliquer sur «Actualiser») : Page : 19

20 Vous noterez que le programme affiche pour chaque produit l ancien Prix en PPM et le nouveau Prix en PPV ainsi que la quantité en stick en cours qui va être totalement et automatiquement émise en Avoir fournisseur : - Soit en Avoir avec échange - Soit en Avoir financier intégral (Compensation) En fonction de votre choix que vous exprimerez en cochant sur l objet suivant:. Une fois que vous avez effectué votre choix vous avez la possibilité de sélectionner toute la liste à adresser au fournisseur sélectionné à l entrée de cette fenêtre soit cocher les produits un à un. Vous pouvez également filtrer la liste sur le critère dernier fournisseur chez qui vous avez acheté les produits : Une fois les produits sélectionnés les produits vous cliquerez sur le bouton : Afin de les générer sur le tableau en bas de l écran et valider définitivement l Avoir en cliquant sur le bouton : Page : 20

21 d. Préparation première commande PPV Plaçons-nous maintenant à la veille (ou à une journée ou deux) de date de passage à l application du nouveau décret (Que cette date soit unique ou dépendante de chaque produit). A ce moment vous décidez de passer une commande PPV en prévision de la date d entrée en vigueur des nouveau prix pour les produits Benchmark. GESTOFI dans cette version édition spéciale va vous permettre une proposition de commande PPV automatique dans le cadre de la «saisie et validation des commandes» : Proposition de commande PPV Pour générer une commande PPV il suffit de cliquer simplement sur : Le tableau des produits Benchmark s affichera alors en indiquant le dernier fournisseur avec les quantités stock en cours. Vous pouvez saisir la quantité à commander (par défaut =1). Page : 21

22 Une fois que vous avez saisi les quantités à commander cliquez sur le bouton «F10 : Transfert proposition» pour passer à la commande avant validation définitive. Terminez le traitement par une dernière validation A ce stade votre commande PPV est enregistrée (Commande en instance de livraison). Dés réception du BL allez à saisie BL (après date de passage au nouveau décret) et rappelez cette commande pour enregistrer l entrée en stock des produits en PPV. Très Important : Avant de faire entrer un BL PPV il faudra que vous modifiiez le type des produits concernés de PPM en PPV. Pour cela il faudra que vous alliez au menu paramétrage type et que vous effectuiez les transferts automatiques nécessaires. C est ce que nous allons voir à la page suivante. Page : 22

23 e. Bascule automatique des types Dans le menu paramétrage des types vous avez la possibilité de transférer automatiquement les produits d un type donné par exemple «Médicament TVA 7% PPM» vers «Médicament TVA 7% PPV» Si la date limite est une date unique (Proposée par défaut par GESTOFI) il suffit de sélectionner le type de départ (en haut) et le type d arrivée en bas et valider le message de confirmation qui vous sera proposé. Si par contre vous êtes dans le scénario 3 évoqué en introduction de ce document (c'est-à-dire de dates de passages par produits) alors saisissez la date appropriée que vous souhaiter prendre comme critère de sélection des produits qui verront leurs types modifiés. Après ces opérations automatiques les produits concernés seront automatiquement mises à jour et les BL qui comporteront ces produits en tiendront compte dans le calcul du PPH. Page : 23

24 f) Réception AVOIRS après la période de transition Nous arrivons ici à la clôture du cycle de la période de transition. On décrira la procédure de la réception des AVOIRS de vos fournisseurs des produits BENCHMARK que vous leur avez adressés entre la date du 9/6/2014 et le 9/07/2014. Ces avoirs doivent être traités par vos fournisseurs avant le 31/07/2014 (Selon le protocole d accord du 8 Avril 2014). Rappelons qu au niveau de l émission des avoirs vous avez opté pour l une des deux typologies admises : - Typologie 1 : Emission pour ré-étiquetage qui implique que le fournisseur accepte vos produits retournés mais qu il procédera à un échange en vous renvoyant les produits étiquetés PPV avec un montant AVOIR égal à : Marge Ancienne sur PPM marge nouvelle sur PPV Soit ; PPH calculé avec ancienne marge /PPM - PPH calculé avec nouvelle marge /PPV Typologie 2 : Emission de produits pour recevoir un AVOIR FINANCIER sans retour de produit, dans ce cas il sera traité de la manière suivante : Marge Ancienne sur PPM et non sur PPV Soit ; PPH calculé avec ancienne marge /PPM et non PPV GESTOFI Edition spéciale présent une nouvelle version adaptée à la configuration décrite ci-dessus et que nous détaillons ci-dessous. Page : 24

25 Le module réception des Avoirs se présent dorénavant comme suit : La principale modification réside dans l option nouvelle ajoutée pour traiter les avoirs de ré-étiquetage (Echanges produits avec avoir sur produits benchmark) et les avoirs de compensation (Avoirs financier sur la base de l ancienne structure des prix). On sait que ces avoirs vont être traités par les grossistes après la date de passage au nouveau décret (9/06/2014) par conséquent les ces produits se trouvent paramétrés avec la nouvelle structure de prix. Par conséquent GESTOFI devra tenir compte pour traiter ces avoirs et de la nouvelle structure de prix et de l ancienne. C est l apport de cette mise à jour. Pour traiter ces avoirs il faudra sélectionner la typologie des avoirs reçus : 1) Avoir Normal : Cette typologie est celle qui existait avant et qui sera toujours valable après la phase de transition 2) Avoir de compensation : Pour répondre à l émission d un avoir financier sur la base de PPH/PPM*Ancienne marge PPH/PPM nouvelle marge. Page : 25

26 3) Avoir Ré-étiquetage : Pour répondre à l émission d un avoir pour réétiquetage avec échange de produit et calcul différentiel entre : PPH/PPM*Ancienne marge PPH/PPV nouvelle marge Traitons le deuxième et le troisième cas : - Avoir de compensation : Dans l exemple ci-dessus nous avons appelé un produit émis pour compensation après avoir coché la première option de et en cliquant ensuite sur le bouton : Page : 26

27 Vous remarquerez que le montant de l avoir pour une quantité émise de 10 a été calculé avec la marge de 30% bien que le produit soit passé dans la nouvelle structure à la marge forfaitaire de 300DH (Produit Exonéré). - Avoir de Ré-étiquetage : Dans le cas d un avoir de ré-étiquetage la table en haut de l écran se présente avec une configuration des données différente. En effet vous disposez de plus d informations pour traiter cet avoir, notamment : - Ancien PPM PPH calculé sur Ancien PPM (Calculé avec une marge ancienne de 30%) - Nouveau PPV (Calculé avec une marge ancienne de 34%) - PPH calculé sur nouveau PPV Montant Avoir de différence = Remarque : Le produit reçu sera enregistré comme une entrée en stock Page : 27

28 Conclusion En guise de conclusion du présent document nous récapitulons par phases datées les tâches qui sont à suivre et à exécuter dans GESTOFI Version édition spéciale : Nous vous souhaitons une bonne transition. vous pouvez compter sur notre soutien Page : 28