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1 Province de Québec Municipalité Régionale de Comté des Sources Municipalité de Ham-Sud Procès-verbal de la session régulière du Conseil Municipal, tenue lundi, 5 août 2013, à 20h00 à la salle communautaire située au 9, chemin Gosford Sud, Municipalité de Ham-Sud. Sont présents : Diane Audit Goddard, conseillère, Serge Bernier, conseiller, François Couture, conseiller, Luc St-Laurent, conseiller et Georges St-Louis, conseiller et maire suppléant, formant quorum sous la présidence de Langevin Gagnon, maire. Est également présente : Caroline Poirier, directrice générale et secrétaire-trésorière. Est absent : Jean Laurier, conseiller. 1. Constat de quorum et Ouverture de l assemblée Que l assemblée soit ouverte à 20h Adoption de l ordre du jour D approuver et d adopter l ordre du jour de la séance régulière tel que présenté, en ajoutant le point 9.15 : 1. Constat de quorum et Ouverture de l assemblée 2. Adoption de l ordre du jour 3. Adoption des procès-verbaux des assemblées 3.1 Séance régulière du 2 juillet Invités ou information du maire 5. Période de questions 6. Finances 6.1 Utilisation du pouvoir de dépenser de la directrice générale 6.2 Dépenses faisant suite à la séance régulière du 2 juillet Comptes à payer de la Municipalité 6.4 Salaires payés de la Municipalité 7. Rapports de la directrice générale 7.1 Dépôt de la situation budgétaire de la Municipalité au 31 juillet Indicateurs de gestion Comités 8.1 Diane Audit Goddard, conseillère 8.2 Serge Bernier, conseiller 8.3 François Couture, conseiller 8.4 Luc St-Laurent, conseiller 8.5 Jean Laurier, conseiller 8.6 Georges St-Louis, conseiller 9. Dossiers à traiter 9.1 Entente intermunicipale Nivelage des routes 9.2 UPA Demande d appui pour le maintien de la gestion de l offre 9.3 ADMQ Formation pratique sur les élections municipales 9.4 Infotech Formation sur le logiciel pour les élections municipales 9.5 Achat Tracteur à pelouse 9.6 Réparation du camion Mack 9.7 Octroi de contrat Technicien en prévention incendie 9.8 Octroi de contrat Épandeur d abrasif 9.9 Embauche Directrice générale par intérim 9.10 Octroi de contrat - Gravier 9.11 Octroi de contrat Service d inspection 9.12 Colloque régional ADMQ Estrie

2 9.13 Carrefour Jeunesse Emploi Demande de commandite 9.14 Croix-Rouge Renouvellement d entente 9.15 Annulation Avis de motion 10. Avis de motion 11. Règlements 12. Varia 13. Période de questions 14. Clôture et levée de l assemblée 3. Adoption des procès-verbaux des assemblées 3.1 Séance régulière du 2 juillet Il est proposé par le conseiller François Couture et résolu : D adopter le procès-verbal de la séance régulière du 2 juillet 2013 tel que présenté. 4. Invités ou information du maire Le maire n a aucune information spéciale à mentionner aux membres du conseil et il n y a aucun invité à la présente session du conseil. 5. Période de questions Il n y a aucun citoyen de présent à ce moment-ci de la rencontre. 6. Finances 6.1 Utilisation du pouvoir de dépenser de la directrice générale D accepter la liste des dépenses autorisées du 3 juillet 2013 au 5 août 2013 au montant de ,36 $ dans le cadre du pouvoir de dépenser délégué à la directrice générale. 6.2 Dépenses faisant suite à la séance régulière du 2 juillet D accepter la liste des chèques émis du 3 juillet 2013 au 5 août 2013 au montant de ,81 $ faisant suite à la séance régulière du 2 juillet Comptes à payer de la Municipalité D accepter la liste des chèques à émettre au 5 août 2013 au montant de ,02 $ pour le paiement des différents fournisseurs.

3 6.4 Salaires payés de la Municipalité D accepter la liste des chèques de paie au montant de 9 504,06 $ émis du 3 juillet 2013 au 5 août Rapports de la directrice générale 7.1 Dépôt de la situation budgétaire de la Municipalité au 31 juillet 2013 La directrice générale dépose aux membres du conseil la situation budgétaire de la Municipalité au 31 juillet Indicateurs de gestion 2012 La directrice générale dépose aux membres du conseil les indicateurs de gestion 2012, déposés au Ministère des Affaires Municipales, des Régions et de l Occupation du Territoire. 8 Comités 8.1 Diane Audit Goddard, conseillère La conseillère a participé aux rencontres municipales ainsi qu à une rencontre avec l évaluateur du programme «Les Fleurons du Québec» dans le cadre de la classification municipale qui a eu lieu le 1 er août dernier. 8.2 Serge Bernier, conseiller Le conseiller a participé aux rencontres municipales ainsi qu aux entrevues pour l embauche du directeur général par intérim. Il mentionne également que l inspection des camions sera faite sous peu dans le but de les préparer pour la saison hivernale. 8.3 François Couture, conseiller Le conseiller a participé aux rencontres municipales ainsi qu aux divers travaux d amélioration du terrain de balle dans le cadre du projet du Pacte rural volet local. 8.4 Luc St-Laurent, conseiller Le conseiller n a participé à aucune rencontre particulière mis à part les rencontres municipales. 8.5 Jean Laurier, conseiller Le conseiller est absent. 8.6 Georges St-Louis, conseiller Le conseiller a participé aux rencontres municipales ainsi qu à une rencontre de la Régie intermunicipale sanitaire des Hameaux. Il a également participé aux entrevues pour l embauche du directeur général par intérim.

4 9. Dossiers à traiter 9.1 Entente intermunicipale Nivelage des routes D accepter et de signer l entente intermunicipale pour l utilisation des services de la niveleuse pour l entretien des chemins municipaux avec la Municipalité de Saint- Adrien selon le projet d entente joint en annexe A de la présente résolution pour en faire partie intégrante, en modifiant le nom de «Saint-Joseph-de-Ham-Sud» pour celui de «Ham-Sud» et en remplaçant l article 5.0 pour le suivant : 5.0 DURÉE ET RENOUVELLEMENT La présente entente est valide pour une durée de cinq (5) ans à compter du premier janvier de l an deux mille treize (1 er janvier 2013). Par la suite, elle se renouvellera par périodes successives de cinq (5) ans, à moins que l une des municipalités n informe, par courrier recommandé, l autre municipalité de son intention d y mettre fin, et ce, au moins trois (3) mois avant l expiration de la durée initiale ou de toute période de renouvellement. 9.2 UPA Demande d appui pour le maintien de la gestion de l offre Que la Municipalité de Ham-Sud appuie GO5 Coalition pour un modèle agricole équitable, la gestion de l offre et qu elle soutienne le gouvernement canadien dans ses négociations commerciales afin qu il obtienne les conditions nécessaires au maintien intégral de la gestion de l offre au Canada. 9.3 ADMQ Formation pratique sur les élections municipales D inscrire le directeur général par intérim à la formation : Les élections municipales : oui mais en pratique! offerte par l Association des directeurs municipaux du Québec, à Sherbrooke, le 17 septembre Que les frais d inscription et de déplacement soient défrayés par la Municipalité, sur présentation des pièces justificatives. 9.4 Infotech Formation sur le logiciel pour les élections municipales Il est proposé par le conseiller François Couture et résolu : D inscrire le directeur général par intérim à la formation : Atelier de formation 2013 sur les Élections Municipales par la firme Infotech, à Sherbrooke, le 28 août Que les frais d inscription, de repas et de déplacement soient défrayés par la Municipalité, sur présentation des pièces justificatives.

5 9.5 Achat Tracteur à pelouse Considérant les soumissions reçues pour l achat d un tracteur à pelouse Z-FORCE de 48 pouces : Fournisseur Montant (avant taxes) Scie à chaîne Claude Carrier 5 011,95 $ Garage E. Comtois 5 175,00 $ Il est proposé par le conseiller François Couture et résolu : Que la Municipalité achète un tracteur à pelouse de l entreprise Scie à Chaîne Claude Carrier pour la somme de 5 011,95 $ avant les taxes. 9.6 Réparation du camion Mack D autoriser la réparation du camion de déneigement de marque Mack (freins, turbo, etc.) par l entreprise John-Ross Roy-Fréchette pour la somme d environ 6 937,00 $ 9.7 Octroi de contrat Technicien en prévention incendie Considérant les soumissions reçues pour le service de Technicien en prévention incendie sur le territoire de la Municipalité de Ham-Sud pour les 4 prochaines années : Fournisseur Montant (avant taxes) Stéphane Laroche ,00 $ GPI ,00 $ D octroyer le contrat pour le service de Technicien en prévention incendie sur le territoire de la Municipalité de Ham-Sud, pour les 4 prochaines années, à Monsieur Stéphane Laroche, pour la somme forfaitaire de ,00 $ avant les taxes. D inclure, dans le contrat de service, une clause de résiliation en cas d insatisfaction des services reçus. 9.8 Octroi de contrat Épandeur d abrasif Considérant les soumissions reçues pour l achat d un épandeur de 12 verges cubes pour le camion de déneigement de marque Inter : Fournisseur Montant (avant taxes) Groupe Déziel ,00 $ Larochelle Équipement ,00 $ De procéder à l achat d un épandeur de 12 verges cubes de l entreprise Groupe Déziel pour la somme de ,00 $ avant les taxes.

6 Que le financement de l équipement soit effectué de la façon suivante : ,00 $ à même le solde du financement du camion de déneigement ,00 $ à même le surplus accumulé - le résidu étant pris à même les fonds généraux de la Municipalité. 9.9 Embauche Directrice générale par intérim D embaucher Madame Sara Line Laroche pour le poste de directrice générale par intérim pour la durée du congé de maternité de Madame Caroline Poirier, directrice générale. Que Madame Laroche entre en fonction le 26 août 2013, avec une rémunération hebdomadaire de 400,00 $, jusqu au retour de Madame Poirier qui devrait avoir lieu vers le début du mois de juillet Octroi de contrat - Gravier Considérant l appel d offres sur invitation, effectué par la Municipalité le 16 juillet 2013, pour l achat de tonnes de gravier concassé MG20B (ou équivalent); Considérant que la Municipalité a reçue les soumissions suivantes en date du 1 er août 2013: Entreprise Prix à la tonne KM aller-retour Prix KM à la tonne Total à la tonne Gravière de Ham (équivalent) 8, ,344 15,70 Graymont 8,00 32,8 8,709 16,71 Graymont (équivalent) 7,00 32,8 8,709 15,71 Carrières Saints-Martyrs 11, ,568 21,72 Considérant que la Municipalité contractera le transport du gravier séparément de son achat avec les camionneurs artisans de la région, membres ou non de l association nationale des camionneurs artisans; À ces causes, il est proposé par le conseiller Serge Bernier et résolu : Que la Municipalité achète tonnes de gravier concassé MG20B (ou équivalent) de la Gravière de Ham dans le cadre du programme Taxe sur l Essence et Contribution du Québec pour le rechargement du chemin des Anglais Octroi de contrat Service d inspection Considérant que la firme Avizo met fin au service d inspection en bâtiment et en environnement dans les municipalités le 9 août Que la Municipalité effectue des démarches auprès de Monsieur Fernando Rosas, inspecteur en bâtiment et en environnement à temps partiel pour le Canton d Orford, afin de poursuivre le service d inspection en bâtiment et en environnement dans la Municipalité.

7 9.12 Colloque régional ADMQ Estrie D inscrire la directrice générale, Madame Caroline Poirier, au Colloque régional de l ADMQ Zone Estrie, qui aura lieu le 12 septembre prochain à Magog. Que les frais d inscription et de déplacement soient défrayés par la Municipalité, sur présentation des pièces justificatives Carrefour Jeunesse Emploi Demande de commandite Que la Municipalité verse une contribution financière de 200,00 $ pour le programme «Place aux jeunes» et «Mon Avenir, Ma Région» pour l année Croix-Rouge Renouvellement d entente De renouveler l entente pour les services aux sinistrés avec la Croix-Rouge Canadienne pour une période de 3 ans. De défrayer le montant 150,00 $ correspondant à la contribution financière de la Municipalité pour la première année de l entente Annulation Avis de motion D annuler l avis de motion qui avait été donné à la séance régulière du 2 juillet 2013 concernant la modification du règlement de régie interne quant aux périodes de questions. 10. Avis de motion Il n y a aucun avis de motion de donné à la présente séance du conseil. 11. Règlements Il n y a aucun règlement à adopter à la présente séance du conseil. 12. Varia Il n y a aucun sujet à discuter au point «varia» de la présente séance du conseil. 13. Période de questions Les citoyens présents s informent sur le suivi des opérations de la Maison Nouvelle Vie, sur le remplacement des panneaux de signalisation des noms de rues, sur le projet d asphaltage de la route 257 Ouest ainsi que sur le sondage concernant l avenir de l église.

8 14. Clôture et levée de l assemblée Il est proposé par le conseiller Georges St-Louis et résolu : Que la séance soit levée à 20h40. Langevin Gagnon Maire Caroline Poirier, g.m.a. Directrice Générale et Secrétaire-trésorière Je, Langevin Gagnon, maire, atteste que la signature du présent procès-verbal équivaut à la signature par moi de toutes les résolutions qu il contient au sens de l article 142 (2) du Code municipal. Langevin Gagnon Maire

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