Manuel de référence spaiectacle Table des matières. Table des matières. Manuel de référence...1. Introduction Le décor...

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1 Table des matières Manuel de référence...1 Introduction Le décor Installation standard de spaiectacle Installation de spaiectacle sous Windows Configuration informatique minimale Windows Installation de spaiectacle sous Windows Création du fichier de paies Documentation spaiectacle Remarques générales sur le fonctionnement de spaiectacle Installation de spaiectacle pour Mac OS9 et Mac OSX Configuration informatique minimale Mac OS Installation de spaiectacle sous Mac OS 9 et X Création du fichier de paies Documentation spaiectacle Remarques générales sur le fonctionnement de spaiectacle Installation de fichiers supplémentaires Fichier supplémentaire sous Windows Initialisation d'un fichier de paies vierge Création d'un fichier supplémentaire à partir d'un fichier existant Fichier supplémentaire sous Mac OS 9 et X Initialisation d'un fichier de paies vierge Création d'un fichier supplémentaire à partir d'un fichier existant Les mises à jour du logiciel Installation de spaiectacle XXX sous Windows Ouverture de spaiectacle XXX Archivage du fichier d'installation téléchargé Installation de spaiectacle XXX sur Mac OS 9 et X Ouverture de spaiectacle XXX Archivage du fichier d'installation téléchargé Les mises à jour du plafond de version...42

2 2 Les principes généraux L affichage des données La liste La sélection de fiches dans une liste Sous-sélection de fiches Sous-sélection inverse de fiches Tri des listes Affichage des listes prédéfinies Critères par défaut des listes Mémorisation de fiches dans une liste Réafficher une liste La fiche Consultation d une fiche Modification d une fiche Ajout d une fiche Suppression d une fiche Les éléments de la fenêtre Les listes déroulantes Les dates Les séparateurs de date à la saisie La notion de période par défaut Les notions de Date de règlement et de Date de fin L exercice de paie Fonctionnement d un fichier multi-exercices Création d'un nouvel exercice Exemple de décalage d exercice L exercice de paie par défaut Les tableaux Les palettes La navigation Menu et barre d outils La navigation dans les fenêtres Les boutons en haut des différentes listes Les différents onglets (les différentes pages) Saisie dans une fiche Action sur une fiche Utilisation des boutons en cours de saisie Les raccourcis clavier Manipulations du fichier, sécurité des données Informations sur spaiectacle Enregistrement automatique des données Gestion des autorisations d'accès Accès protégé par mot de passe simple Utilisateurs multiples avec gestion des autorisations...73

3 2.4.4 Manipulations de plusieurs fichiers de paie Sauvegarde et Restauration des fichiers de paie Sauvegarder Restauration d'une sauvegarde Manipulations d'entretien du fichier de paies Ce que fait le logiciel Compactage des données avec spaiectacle Le paramétrage Données société Données générales Onglet Caisses Onglet Divers Onglet Chiffres clés Onglet Audiens Paramétrage de la zone Etablissements Paramétrage de la zone Groupes de cotisants Paramètres généraux Les Chiffres clés Onglet principal, les Chiffres clés généraux Onglet Personnalisés, les Chiffres clés utilisateur Onglet A.T, les Chiffres clés pour l'accident du travail Professions La liste des professions La fiche Profession Analytiques Données générales Onglet Long métrage Onglet Audiens LM Paramétrage de la paie Les Rubriques de paie Liste des rubriques Fiche Rubrique de paie Calcul automatique des rubriques de paie Les Macro-rubriques Les Catégories professionnelles Les Catégories salariales La gestion des mutuelles Création de la caisse Création de la catégorie "mutuelle" Création des retenues de mutuelle Affectation d une "catégorie mutuelle" à un salarié Affectation d une "catégorie mutuelle" à une paie Affectation des groupes de cotisants (si la mutuelle est gérée par Audiens)...125

4 3.3.5 Catégories analytiques Caisses Fiche Caisse Données générales Fiche Caisse, onglet DUCS Fiche Caisse, onglet DNA-CRC (autre caisse retraite) Les Retenues liées à la paie La Liste des retenues La fiche Retenue Critères de déclenchement de la retenue Les Bases de calcul des Retenues Consultation d une retenue Ajout d une retenue Modification d une retenue Inactivation des retenues Mise à jour des retenues Conventions collectives La Convention collective dans la fiche Société La Convention collective dans la fiche Salarié La Convention collective dans la fiche de paie L'environnement salarié L'écran fiche Salarié Onglet principal : informations liées à l'état civil et à la profession Onglet Contrat : les informations optionnelles pour la saisie de paie L onglet Comptabilité et les analytiques multiples Onglet Paies : historique et cumuls des paies - compteurs des congés payés, des RTT et du repos compensateur Création de salarié Ajout d une fiche Salarié Modification d une fiche Salarié La liste des salariés La barre des icônes Les listes personnalisées de salariés Créer une liste personnalisée de salariés Appeler une liste personnalisée de salariés Ajouter des salariés à une liste existante Supprimer des salariés d une liste existante Effacer une liste personnalisée Mise à jour des fiches Salariés Mise à jour des rubriques de paies La gestion des congés Généralités Les principes de base Le tableau des congés payés dans la fiche Salarié...169

5 Les rubriques de paie à vérifier Mises à jour des congés payés Mise à jour du solde initial de congés payés Report du solde des Congés à Prendre sur l exercice suivant Rubriques de régularisation de congés payés Recalcul des congés payés La gestion des RTT et des repos compensateurs Généralités Les principes de base Les compteurs dans la fiche Salarié Les rubriques RTT et Repos compensateur pris Mise à jour des compteurs de RTT et Repos compensateur Mise à jour du solde initial Report du solde sur l exercice suivant Rubriques de régularisation Recalcul des soldes RTT et Repos compensateur Impression sur le bulletin de paie Incidence de la proratisation temps partiel sur les congés Principe général : la zone TP Incidence sur les congés dans les rubriques de paie Les paies La liste des paies et les actions sur les paies L écran Fiche de paie Onglet principal Les données Salarié La période d emploi Le tableau de saisie des rubriques de paie La zone Calcul Onglet Analytiques, les analytiques multiples Les analytiques dans les états spaiectacle Saisie des analytiques multiples La saisie des analytiques multiples dans la fiche Salarié Onglet Périodes Onglet Retenues Réalisation de paies Ajout de paies Les paies sur liste en mode Manuel Saisie des paies suivantes Les paies sur liste en mode Automatique Présentation générale Exemple d'utilisation possible...200

6 Manipulations dans spaiectacle Rappels sur les listes dans spaiectacle Les Paies multiples Manipulations dans spaiectacle Remarque sur la paie multiple Les paies particulières Le calcul de paies "à l envers" Paies à l'envers à partir du Net à payer Paies à l'envers à partir du Coût employeur Paie à l envers à plusieurs inconnues Les pré-paies Créer une pré-paie Affichage des pré-paies dans la Liste des paies Valider ou supprimer une pré-paie Numérotation des pré-paies Pré-paies et autorisations d'accès Remarques Annulation de paies, paies rectificatives Annulation de paie Annulation et paies rectificatives Actions sur des paies déjà réalisées Modification de paies Remarques et précautions sur la modification de paies Recalcul de paies Manipulations dans spaiectacle Mise à jour des paies Mise à jour des rubriques de paie Validation de pré-paies Annulation et rectification suite à annulation Suppression de paies La différence entre Suppression et Annulation de paies Clôture des périodes de paie Clôturer une période Déclôturer une période Fonctions directement associées aux paies Règlement par chèque Règlement par virement bancaire Recherche simple de paies...226

7 6 Les éditions Les éditions dans spaiectacle Le gestionnaire d impression de spaiectacle Les Préférences d impression Les différentes éditions proposées dans les Préférences Le Décalage en hauteur des impressions La configuration de l imprimante directe série Les préférences d impression du bulletin de paie Utilisation de spaiectacle avec une imprimante matricielle Configuration de l'apple Image Writer II Configuration de l'epson LX Les principes généraux Sélection de la période Les dates Liste déroulante Date de règlement / Date de fin La période est définie en fonction de 3 critères La liste déroulante Exercice Les options d édition de la période Sélection des analytiques Le type de récapitulatif La notion de Rupture Les éditions pour le salarié Généralités sur les options d éditions pour le salarié Le bulletin de paie Impression du bulletin de paie Le paramétrage d impression du bulletin de paie Les différentes zones du bulletin de paie Les AEM (attestations employeur mensuelles) - Attestations Assedic des intermittents L'agrément AEM Les différentes zones d une AEM Fonctionnement des AEM Edition des AEM L'attestation Assedic des salariés permanents Impression de l'attestation à partir de la liste des salariés Impression à partir de la liste des paies Paramétrage dans spaiectacle Les différentes zones de l'attestation Assedic Permanent Les Certificats d emploi Congés Spectacles Le paramétrage d impression des certificats d emploi Procédure pour imprimer sur papier vierge A Impression des certificats d emplois Les différentes zones du certificat d emploi CS Numérotation des certificats d emploi dans spaiectacle...268

8 6.3.6 Les Bordereaux FNAS Préférences d impression : bordereaux préimprimés Préférences d impression : bordereaux sur papier vierge Impression des bordereaux Le courrier de déclaration d impôts La Déclaration d impôts en détail Les virements bancaires Structure du fichier Réalisation du virement bancaire L édition des chèques en continu à partir de spaiectacle Paramétrage du chèque en continu Impression des chèques Les éditions pour la société La D.U.E Généralités Réalisation de la DUE L écran de saisie de la DUE Le Livre des entrées-sorties du personnel Edition du Livre des entrées et sorties du personnel La gestion des entrées et sorties Utilisation de la Mise à jour des paies La Fiche individuelle Edition de la Fiche Individuelle Les Ecritures comptables Principes généraux Paramétrage du fichier de paies Modifications de paramètres comptables sur des fiches enregistrées Edition des écritures comptables Les Récapitulatifs de cotisations Les Récapitulatifs par caisse Les Récapitulatifs Spécifiques Le Récapitulatif des paies La DUCS, Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales Le Tableau récapitulatif Urssaf (TR) La Liste des réductions patronales La Liste des allègements 35h Les Décomptes Audiens La Déclaration simplifiée Audiens La DUCS CRCS Annecy Export AEM au format EDI La Liste nominative CRCS Annecy DUCS Chômage permanent L'Export fichier Congés Spectacles Liste nominative Congés Spectacles La Liste des salariés les mieux rémunérés Le livre de paie Edition du Livre de paie Options d édition du Livre de paie Les différentes zones du Livre de paie...321

9 6.4.7 Les déclarations annuelles des données sociales (DADS-U TDS et DNA- CRC Audiens et retraite) DADS-U TDS DNA-CRC Audiens et retraite (Déclaration nominative annuelle - Caisse de Retraite Complémentaire) Paramétrage pour les autres caisses retraites Paramètres spécifiques de calcul Calcul des plafonds Choix du mode de calcul dans la paie Le mode de calcul par défaut Calcul du plafond Selon les rubriques de paie Calcul du plafond Selon la période de paie Valeur des plafonds Le prorata pour Temps Partiel La régularisation des plafonds La régularisation progressive automatique Calcul de la régularisation Chronologie des paies et paies antérieures Régularisation progressive URSSAF paramétrable Paramétrage de l'option de régularisation Le plafond spécifique retraite Régularisation des plafonds et plafond spécifique retraite Le cas particulier du Cachet isolé Le calcul de la GMP Mécanisme de calcul de la GMP Paramétrage de la GMP dans les retenues Proratisation de la GMP Salaire calculé en utilisant le plafond selon la période de paie Salaire calculé en utilisant le plafond selon les rubriques de paie Régularisation de TB et GMP GMP et décompte Audiens Actions sur le calcul des plafonds Sélection des bases plafonnées dans les retenues Vérifier une régularisation de plafonds Forcer un plafond Forcer le plafond URSSAF Forcer le plafond spécifique retraite...344

10 7.5 La Base de cotisation minimale Smic Retenues concernées par cette option Paramétrage par défaut de la Base cotisation minimale Smic Gestion des taux d'accident du travail (A.T.) Rappels Le Code Risque et la cotisation Accident du Travail Fonctionnement général des A.T Gestion des taux A.T Retenues A.T Chiffres clés - A.T Salariés Paies Recherche de paies par Code Risque La prime d ancienneté Notions générales Rappel sur les conventions collectives Détermination de l ancienneté Calcul de la prime d ancienneté Fonctionnement dans spaiectacle Paramétrage de l ancienneté Manipulations à effectuer dans spaiectacle Paramétrage de la convention collective Paramétrage de la fiche Société Paramétrage de la rubrique de paie Paramétrage de la fiche Salarié Paies indiciaires Notions générales Notions générales sur les paies indiciaires Calcul de la paie indiciaire Fonctionnement dans spaiectacle Paramétrage de paies indiciaires Navigation Paramétrage de la convention collective Paramétrage de la fiche Société Paramétrage de la rubrique de paie Paramétrage de la fiche Salarié La paie indiciaire Imports, exports et mises à jour Import et export de salariés, paies, professions et analytiques Principes généraux et communs aux deux fonctionnalités La structure et le format du fichier Modification des champs Remarques importantes sur les données Notions d information obligatoire, d identifiant, d information multivaluée et optionnelle 376

11 Remarques sur les champs exportés Dialogues d erreur à l import Les manipulations communes d'export et d'import Manipulations communes d'export Manipulations communes d'import Particularités au niveau des salariés Structure du fichier d'import / manipulations Particularités au niveau des paies Principes généraux Utilisations possibles Structure du fichier d'import / manipulations Particularités au niveau des professions et des analytiques Données obligatoires, identifiantes et optionnelles Autres informations sur les imports Mise à jour des rubriques de paies Exemple d'utilisation Fonctionnement de la mise à jour des rubriques de paie Différence avec la fonction Import des données Structure du fichier de mise à jour de rubriques de paie Exemple de fichier de mise à jour de rubriques de paie Précautions à prendre à la création du fichier Particularités de ce format Remarques Recherches, Editeur d'états,... Traitement de texte, Editeur d'étiquettes Les recherches L'éditeur de recherche simplifiée Principes généraux Manipulations dans spaiectacle Combinaison de la recherche La recherche avancée Principes des recherches L éditeur de recherches Les états semi-automatiques Principes généraux La fenêtre Réalisation de l'état Insertion des champs Tri Insertion de commandes Insertion de calculs Insertion de colonnes supplémentaires et de libellés...412

12 9.2.3 Mise en forme de l'état rapide Habillages typographiques Mise en forme prédéfinie Définir les formats d'affichage Cacher des lignes Ajouter des en-têtes et pieds de page Enregistrer, Imprimer, Exporter l'état rapide Enregistrer l'état Imprimer et exporter l'état rapide Le Traitement de texte intégré Principes généraux La fenêtre Saisie simple de texte Mise en forme de documents Les préférences générales Le format de papier La règle Les tabulations La typographie et les polices de caractères Utilisation des styles de paragraphes Créer des courriers liés à spaiectacle Création d'une lettre avec variables Imprimer des courriers liés à spaiectacle Imprimer Imprimer un mailing Gestion de documents Ouvrir un document Enregistrer, Enregistrer sous Enregistrer comme modèle L'éditeur d'étiquettes Imprimer les étiquettes A partir de la Liste des Salariés A partir de la Liste des paies Paramétrer une planche d'étiquettes Onglet Etiquette Onglet Planche...444

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