Les congés dans ADP Workforce Now. Automatic Data Processing, Inc. ES Canada

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1 Les congés dans ADP Workforce Now Automatic Data Processing, Inc. ES Canada

2 GUIDE DU FORMATEUR Marques de commerce d'adp Le logo ADP, ADP, ADP Workforce Now et VOTRE SUCCÈS, C'EST NOTRE AFFAIRE sont des marques déposées d'adp, LLC. Marques de commerce de tiers Global Crossing et Ready-Access sont des marques déposées de Global Crossing Holdings, Ltd. aux États-Unis et dans d'autres pays. Microsoft, Excel et Word sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Toutes les autres marques de commerce et marques de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs. ADP, LLC et ses concédants, Tous droits réservés. ADP, LLC, ii W006_ILT_WFN80V01_0315

3 GUIDE DU FORMATEUR Contenu Introduction du cours But du cours... 1 Objectifs du cours... 1 Programme du cours... 2 Module 1 : Présentation du module Congé dans ADP Workforce Now Module 1 : Introduction But Objectifs Vue d'ensemble du processus de mise en œuvre Présentation du module Congé dans ADP Workforce Now Vue d'ensemble Types de congé Avantages du module Congé Politiques sur les congés Flux de travail pour une demande de congé Vue d'ensemble Étapes et descriptions Comprendre le flux de données sur les congés Vue d'ensemble Flux de données vers le service de traitement de la paie Calendrier de l'équipe Calendrier de l'employé avec des dates d'interdiction Comment les soldes sont calculés et affichés à l'échelle de l'entreprise Comment les soldes sont affichés au niveau de l'employé À explorer : Voir les soldes Intégration des congés dans le calendrier des courriels Vue d'ensemble Comment configurer l'intégration des congés dans le calendrier de messagerie électronique Sommaire du module Vérification des connaissances Module 2 : Traiter les demandes de congé des employés Module 2 : Introduction But Objectifs ADP, LLC, iii W006_ILT_WFN80V01_0315

4 GUIDE DU FORMATEUR Entrer une demande de congé Vue d'ensemble À explorer : Calendrier de l'employé Démonstration : Présenter une demande à titre d'employé Démonstration : Présenter une demande au nom d'un employé Démonstration : Répondre à une demande de congé d'un employé Démonstration : Annuler une demande de congé approuvée au nom d'un employé Sommaire du module Module 3 : Préparer des rapports et corriger les congés Module 3 : Introduction But Objectifs Rapports sur les congés Quels sont les rapports standards sur les congés? Rapports et descriptions Rapports standards Mon équipe Démonstration : Exécuter le rapport détaillé sur le solde de congés Vérifier les demandes de congé en attente Vue d'ensemble À explorer : Page Traiter les demandes en attente Démonstration : Vérifier les demandes de congé en attente Corriger les données sur les congés Vue d'ensemble Motifs pour corriger les données sur les congés Démonstration : Corriger les données sur les congés Travailler avec des demandes de congé pour des dates antérieures Sommaire du module Conclusion du cours Soutien après le cours Centre de services aux clients d'adp Centre d'assistance ADP Workforce Now The Bridge Conclusion du cours ADP, LLC, iv W006_ILT_WFN80V01_0315

5 Les congés dans ADP Workforce Now Introduction du cours Automatic Data Processing, Inc. ES Canada

6 INTRODUCTION DU COURS Introduction du cours But du cours Ce cours a été conçu pour vous permettre d'acquérir les connaissances et l'expérience pratique qui vous amèneront à utiliser avec aisance les fonctions du module Congé dans ADP Workforce Now. Objectifs du cours À la fin de ce cours, les participants seront en mesure d'accomplir les tâches suivantes : Définir les principaux concepts et caractéristiques du module Congé Traiter les demandes de congé des employés Exécuter des rapports sur les soldes de congés Corriger les soldes de congés ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

7 INTRODUCTION DU COURS Programme du cours Pendant ce cours, nous aborderons plusieurs notions. Chaque notion et module de la formation sur ADP Workforce Now a été conçu de façon à compléter la notion/le module qui précède. À la fin de la formation, vous aurez une idée globale du fonctionnement de chaque module et de leur interaction entre eux pour former une solution intégrale. De plus, ADP offre trois différents outils en ligne conçus pour vous guider dans votre apprentissage après le cours. Ce cours porte sur les sujets suivants : Modules Module 1 : Pour commencer à utiliser la fonction Congé Module 2 : Traiter les demandes de congé des employés Module 3 : Préparer des rapports et corriger les congés Sujets Présentation du module Congé dans ADP Workforce Now Politiques sur les congés Déroulement d'une demande de congé Calendrier de l'équipe Calendrier de l'employé avec des dates d'interdiction Comment les soldes sont calculés et affichés à l'échelle de l'entreprise Comment les soldes sont affichés au niveau de l'employé Intégration des congés dans le calendrier de la messagerie électronique Configuration de l'intégration des congés dans le calendrier de la messagerie électronique Entrer une demande de congé Démonstration : Présenter une demande à titre d'employé Démonstration : Présenter une demande au nom d'un employé Démonstration : Répondre à une demande de congé d'un employé Démonstration : Annuler une demande de congé approuvée au nom d'un employé Comprendre le flux de données sur les congés Rapports sur les congés Démonstration : Exécuter le rapport détaillé sur le solde de congés Démonstration : Exécuter une demande de congé Vérifier les demandes de congé en attente Démonstration : Vérifier les demandes de congé en attente Corriger les données sur les congés Démonstration : Corriger les données sur les congés Travailler avec des demandes de congé pour des dates antérieures ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

8 Les congés dans ADP Workforce Now Module 1 : Pour commencer à utiliser la fonction Congé

9 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Introduction du module 1 But Dans la présente section, vous aurez un aperçu du module Congé dans ADP Workforce Now. Objectifs À la fin de ce module, vous serez en mesure d'effectuer les tâches suivantes : Décrire le module Congé à un niveau supérieur Décrire le concept des politiques sur les congés dans la mesure où il touche le module Congé Décrire l'objectif du flux de travail d'une demande de congé Décrire le flux de données d'une demande de congé approuvée Définir les éléments affichés dans le calendrier de l'équipe Repérer les journées d'interdiction et savoir comment elles sont affichées dans le calendrier de l'employé Définir comment les soldes sont calculés et affichés dans le module Congé à l'échelle de l'entreprise Décrire comment les soldes sont affichés au niveau de l'employé, et quelles politiques apparaissent dans les pages du calendrier de l'employé et des demandes de congé Décrire l'intégration des congés dans le calendrier des courriels Définir les étapes visant à configurer l'intégration des congés dans le calendrier des courriels pour tous les employés à l'échelle de l'entreprise ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

10 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Vue d'ensemble du processus de mise en œuvre Le tableau suivant donne un aperçu des tâches associées au processus de mise en œuvre et précise à qui il appartient de les remplir dans le module Congé de Workforce Now, ainsi que le chemin d'accès approprié, le cas échéant. Tâche de mise en œuvre Effectuée par et chemin d'accès, le cas échéant : Remplir le document d'analyse des congés Créer des politiques sur les congés Créer les flux de travail relatifs aux congés Affecter des politiques sur les congés Marquer et vérifier les soldes de congés Activer l'intégration des congés dans le calendrier des courriels Équipe de mise en œuvre Équipe de mise en œuvre Équipe de mise en œuvre L'intervenant attribue les politiques sur les congés Chemin d'accès : Personnes > Congé > Affecter une politique Le superviseur/chef de service confirme que les politiques sur les congés appropriées ont été attribuées Chemin d'accès : Mon équipe > Mon équipe > Statut de la politique L'intervenant marque les soldes de congés Chemin d'accès : Personnes > Congé > Soldes de congés Le superviseur/chef de service vérifie les soldes de congés Chemin d'accès : Mon équipe > Congé > Soldes de congés L'intervenant active l'intégration des congés dans le calendrier des courriels Chemin d'accès : Configuration > Outils > Options système > Congé ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

11 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Présentation du module Congé dans ADP Workforce Now Vue d'ensemble Entrer et approuver les demandes de congé de même que calculer les congés accumulés constituent des tâches essentielles dans le cadre de la gestion de votre personnel. Le module Congé d'adp Workforce Now est une solution entièrement automatisée que les employés, superviseurs, chefs de service et intervenants utilisent pour accomplir ces tâches essentielles de manière efficace. Types de congé Les employés peuvent demander des congés en vertu des politiques de votre entreprise pour des événements tels que les suivants : Vacances Maladie Deuil Congés personnels Perfectionnement professionnel Congé pour fonctions de juré Avantages du module Congé Le module Congé offre de nombreux avantages : La possibilité de ne saisir les données qu'une seule fois afin qu'elles soient visibles partout où vous en avez besoin, y compris sur les fiches de présence, dans les calendriers et dans les sections de traitement de la paie. L'automatisation de la fonction libre-service des employés afin que ces derniers puissent gérer eux-mêmes leur temps. L'accès facile aux données de l'équipe pour aider les chefs de service à planifier les horaires. La flexibilité de mettre en place des flux de travail personnalisés aux fins d'approbation. La capacité de communiquer les dates auxquelles votre entreprise a déterminé que les employés ne peuvent ou ne devraient pas prendre de congés à l'aide d'un calendrier d'interdiction. L'affichage de plus d'un calendrier pour faciliter la dotation en personnel et l'approbation des congés. Les utilisateurs du module Horaires et présences peuvent afficher les congés approuvés sur les calendriers et les fiches de présence des employés. La conservation des détails sur les demandes de congés passées, actuelles et futures, ainsi que sur les vacances accumulées, afin que les employés et leurs chefs de service puissent voir quand les demandes ont été présentées, approuvées ou refusées. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

12 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Exemple Edward Bonner veut prendre deux jours de vacances la semaine prochaine. Son chef de service peut approuver totalement ou partiellement la demande, ou la refuser. La demande apparaît à la fois sur le calendrier affiché par l'employé et sur celui de l'équipe du chef de service. Si la demande est approuvée, les soldes de vacances accumulées de l'employé sont automatiquement mis à jour en fonction du temps utilisé. Les soldes apparaissent à côté de la fenêtre de demande de congé pour que l'employé puisse y accéder rapidement. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

13 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Politiques sur les congés Vue d'ensemble Avant de pouvoir utiliser le module Congé, vous devez mettre en place une série de règles qui précisent comment les employés peuvent accumuler des congés et les prendre. Il s'agit des politiques sur les congés. Vous devez établir des politiques différentes pour chaque type de congé dont vous souhaitez garder la trace. Vous pouvez créer un nombre illimité de politiques. À l'aide d'un document d'analyse des congés, votre spécialiste de la mise en œuvre ou représentant du service à la clientèle (RSE) vous aidera à mettre en place vos politiques sur les congés et à les attribuer aux employés. Après avoir mis en place une politique sur les congés, vous devez déterminer à quels employés elle s'appliquera. Par exemple, si vous mettez en place des politiques sur les congés distinctes pour les employés à temps plein et ceux à temps partiel, vous pouvez ensuite attribuer la politique appropriée à chaque employé en fonction du nombre d'heures travaillées. Exemple L'entreprise ABC offre à ses employés trois semaines de vacances dès leur embauche. Les vacances accordées passent à quatre semaines après cinq années de service. En vertu de la politique de l'entreprise, les employés ne peuvent demander des congés qu'après trois mois de service. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

14 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Politiques qui s'appuient sur un solde par rapport à celles qui ne s'appuient pas sur un solde En plus des politiques sur les congés de votre entreprise, les politiques qui portent sur les vacances accumulées déterminent comment l'employé peut accumuler des congés. Les vacances accumulées au sein de l'entreprise peuvent s'appuyer sur un solde : l'employé obtient des heures de congé en fonction de critères précis, comme l'ancienneté, et les heures utilisées sont déduites du nombre total auquel il a droit. Mais il peut aussi s'agir de congés non liés à un solde, comme un deuil. Dans ce cas, on n'effectue aucun suivi du solde. Types et descriptions Type Politique qui s'appuie sur un solde Politique qui ne s'appuie pas sur un solde Description Une politique en vertu de laquelle il faut effectuer un suivi du solde des heures. Ces heures peuvent être accordées en fonction de critères comme l'ancienneté, les vacances, les congés de maladie et congés mobiles offerts, et ainsi de suite. Une politique qui ne nécessite aucun suivi du solde des heures, par exemple lorsqu'il s'agit d'un congé pour fonctions de juré ou à la suite d'un décès. Exemples Une période de vacances d'un certain nombre d'heures est accordée à chaque période de paie en fonction de l'ancienneté. Quand les employés prennent un congé, le solde des heures est mis à jour selon le nombre d'heures accordées et utilisées. C'est ce qu'on appelle les vacances accumulées qui s'appuient sur un solde. Un congé servant à remplir des fonctions de juré, à l'inverse, fait l'objet d'une politique qui ne repose pas sur un solde d'heures accordées. Quand un employé utilise cette politique, les heures de congé utilisées montrent un solde négatif dans la fenêtre du solde disponible. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

15 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Flux de travail pour une demande de congé Vue d'ensemble Votre spécialiste de la mise en œuvre met en place un cheminement d'approbation pour gérer les demandes de congé de vos employés. Le cheminement d'approbation est distinct de la configuration de votre politique. À titre d'exemple, vous pouvez déterminer qu'un chef de service examinera chaque demande, mais que l'intervenant des RH en fera un examen final. Pour en savoir plus sur les cheminements d'approbation, participez à la formation sur le flux de travail dans ADP Workforce Now. Le cheminement d'approbation correspond au flux de travail pour une demande de congé. Le diagramme suivant montre un exemple de ce flux de travail : ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

16 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Étapes et descriptions Le tableau qui suit présente le flux de travail d'une demande de congé en vertu de l'illustration précédente : Étape 1. L'employé présente une demande de congé. 2. Le chef de service reçoit la demande et y répond. 3. Le supérieur du chef de service reçoit la réponse de celui-ci. 4. L'intervenant en RH est la dernière personne à participer au processus de demande de congé. Description Les employés entrent leurs demandes dans leurs calendriers. Les chefs de service peuvent voir la liste des demandes de leurs équipes par l'intermédiaire du centre de messages ou en sélectionnant l'option Mon équipe > Congé > Liste des demandes. Ils peuvent aussi consulter le calendrier de l'équipe pour voir quels employés ont des demandes en attente ou des congés planifiés. Ils peuvent approuver la demande dans son ensemble, n'accorder qu'une partie des congés demandés ou refuser la demande. Les supérieurs des chefs de service peuvent voir la liste des demandes de leurs subordonnés par l'intermédiaire du centre de messages ou en sélectionnant l'option Mon équipe > Congé > Liste des demandes. Le supérieur du chef de service est la dernière personne à participer au processus de demande de congé. L'intervenant en RH peut voir et approuver la liste des demandes par l'intermédiaire du centre de messages ou en sélectionnant l'option Personnel > Congé > Liste des demandes. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

17 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Comprendre le flux de données sur les congés Vue d'ensemble Le congé approuvé sera transmis au service de traitement de la paie afin de payer l'employé concerné. Flux de données vers le service de traitement de la paie Le diagramme suivant illustre le cheminement de la demande de congé, en commençant par la demande de l'employé jusqu'au transfert des données au service de la paie en vue de leur traitement. À souligner : si vous avez le module Horaires et présences, les heures de congé approuvées s'affichent sur le calendrier et la fiche de présence de l'employé, puis les données sont transmises à un lot de paie. Pour les employés qui n'utilisent pas le module Horaires et présences, les heures de congé approuvées sont transmises directement au service de traitement de la paie. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

18 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Calendrier de l'équipe Après la configuration des politiques sur les congés et des flux de travail, la majorité des tâches du chef de service prennent source dans le calendrier de l'équipe. Grâce à celui-ci, les chefs de service peuvent voir quels employés prennent des congés durant une semaine donnée. Ce calendrier permet aussi d'afficher les renseignements suivants : Congés en attente et approuvés Calendriers des employés Congés de l'entreprise Dates d'interdiction Les chefs de service utilisent le calendrier de l'équipe afin de déterminer si le nombre d'employés disponibles est suffisant à des dates précises. Les employés ont accès à un affichage similaire, dans la section Mes pairs, où ils peuvent voir les congés demandés par leurs collègues. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

19 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Calendrier de l'employé avec des dates d'interdiction Les employés demandent des congés en utilisant leur propre calendrier. Le statut d'une demande est énoncé directement sur l'élément du calendrier. À titre d'exemple, pour les demandes de congé approuvées, le mot Approuvé apparaît à côté du type de demande. De la même façon, pour les demandes de congé en attente, l'expression En attente apparaît à côté du type de demande. Votre entreprise peut prévoir des jours d'interdiction, c'est-à-dire des périodes pendant lesquelles les employés ne pourront présenter une demande de congé, ou des moments où les seuls congés accordés le seront à titre exceptionnel. Ces jours d'interdiction peuvent varier selon les employés, en raison de différents besoins sur le plan de l'horaire, en fonction de leur rôle ou du poste qu'ils occupent. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

20 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Comment les soldes sont calculés et affichés à l'échelle de l'entreprise Une option du système vous permet de contrôler la logique de calcul en vertu de laquelle les soldes sont affichés dans tout le module Congé. Les utilisateurs et intervenants ayant les autorisations d'accès appropriées peuvent activer cette option. Par défaut, cette option est désactivée. Pour régler ce paramètre, suivez le chemin d'accès ci-dessous. Chemin d'accès : Configuration > Outils > Options système > Congé L'image suivante présente ce paramètre dans la section Options système : Quand la case n est sélectionnée, les soldes affichés dans le module Congé ne comprennent que les transactions effectuées jusqu'à la date choisie. Essentiellement, le module calcule et affiche alors le solde actuel, comparable au solde qui figure sur un relevé de compte bancaire. Lorsque cette case est cochée, le solde affiché ne comprend pas les congés déjà pris ou obtenus pour l'avenir, et aucune règle de solde minimum n'est appliquée. Si la case est sélectionnée, les soldes affichés tiennent compte des transactions futures et des règles d'un solde minimum prévues dans le cadre d'une politique. Le solde devient alors le nombre total d'heures pouvant être utilisées, et cela correspond au nombre d'heures utilisées quand on valide une demande de congé présentée par l'utilisateur. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

21 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Comment les soldes sont affichés au niveau de l'employé Les soldes sont affichés sur la gauche du calendrier des employés. L'option du système du module Congé détermine la façon dont les soldes s'affichent dans le champ Soldes en date du. Bien que les employés ne puissent contrôler la façon dont les soldes sont calculés et affichés dans le champ Soldes en date du, chaque employé peut malgré tout déterminer quelles politiques s'afficheront dans les pages Calendrier et Demander un congé, en vertu des politiques sur les congés configurées pour le système. L'image suivante présente le calendrier d'un employé avec l'icône d'un engrenage encadrée en rouge : Quand un employé sélectionne cette icône d'engrenage, il peut aussi configurer l'affichage de la politique qui le concerne. À titre d'exemple, si l'employé ne souhaite voir que les politiques concernant le deuil, les congés de maladie et les vacances bimensuelles, il n'a qu'à masquer les autres politiques, comme l'illustre l'image suivante : ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

22 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ À explorer : Voir les soldes Vos employés peuvent toujours voir leurs soldes en demandant un congé à partir de leur calendrier. Si vous avez le module Horaires et présences, les employés peuvent également consulter leurs soldes à partir de leurs fiches de présence. Ils pourraient aussi inscrire En date du : pour voir une projection des heures restantes à une date ultérieure, si votre entreprise a accès à cette fonction. Cette option est configurée à l'échelle de l'entreprise. Selon la configuration des options du système de votre entreprise pour le module Congé, le nombre affiché présente le solde actuel ou comprend les transactions à venir. Cette option est configurée par l'employé lui-même. Les employés peuvent masquer les politiques sur les congés pour leurs fenêtres Calendriers et Demander un congé. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

23 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Intégration des congés dans le calendrier des courriels Vue d'ensemble On peut afficher les congés planifiés au moyen d'adp Workforce Now dans le calendrier des courriels des employés. Lorsque la fonction d'intégration des congés dans le calendrier des courriels est activée, les congés prévus pour vos employés s'affichent dans le calendrier de la messagerie électronique Outlook retenue pour les notifications dans la page Profil personnel de l'employé. Le système envoie une invitation à une réunion chaque fois qu'une demande de congé est approuvée, et le congé s'affiche dans le calendrier dès que l'employé accepte l'invitation. Les congés prévus dans le calendrier des courriels bloquent le temps correspondant pour l'employé en tenant compte de son horaire de travail et de la durée du congé planifié. De la même façon, lorsqu'une demande de congé est annulée, le système envoie un courriel à l'employé pour l'aviser que le congé a été retiré du calendrier de la messagerie électronique. L'image suivante présente le calendrier Outlook personnel d'un employé qui affiche le courriel de notification et la demande de réunion pour bloquer une période de temps. Ce courriel de notification est généré à partir d'une boîte aux lettres non surveillée, noreply@adp.com. Une fois que l'employé accepte l'invitation, le congé demandé est ajouté au calendrier de la messagerie électronique. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

24 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Comment configurer l'intégration des congés dans le calendrier de messagerie électronique Une option du système vous permet de contrôler l'intégration des congés dans le calendrier des courriels pour tous les employés de l'entreprise. Les utilisateurs et intervenants ayant les autorisations d'accès appropriées peuvent activer cette option. Par défaut, cette option est désactivée. Pour régler ce paramètre, suivez le chemin d'accès ci-dessous. Chemin d'accès : Configuration > Outils > Options système > Congé L'image suivante présente ce paramètre dans la section Options système : Quand on coche la case Activer l intégration du calendrier par courriel relatif aux congés, la fonction est activée et le champ Fuseau horaire par défaut dans les notifications de calendrier de l'employé s'affiche, ce qui établit le fuseau horaire par défaut pour tous les employés. De plus, le lien Cliquez ici pour afficher ou modifier tout remplacement effectué au niveau de l'employé de ces valeurs par défaut vous permet de modifier les paramètres du calendrier de messagerie électronique d'un seul employé ou d'un groupe. Ressources additionnelles Pour en savoir plus sur la configuration de l'intégration des congés dans le calendrier de la messagerie électronique, consultez les documents de référence suivants : 1. Concentré de connaissances : Configurer l'intégration des congés dans le calendrier de la messagerie électronique 2. Aide-mémoire : Configurer le calendrier des courriels dans le module Congé pour les employés. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

25 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Sommaire du module 1 Maintenant que vous avez terminé ce module, vous devriez être en mesure d'accomplir les tâches suivantes : Décrire le module Congé à un niveau supérieur Décrire le concept des politiques sur les congés dans la mesure où il touche le module Congé Décrire l'objectif du flux de travail d'une demande de congé Décrire le flux de données d'une demande de congé approuvée Définir les éléments affichés dans le calendrier de l'équipe Repérer les journées d'interdiction et savoir comment elles sont affichées dans le calendrier de l'employé Définir comment les soldes sont calculés et affichés dans le module Congé à l'échelle de l'entreprise Décrire comment les soldes sont affichés au niveau de l'employé, et quelles politiques apparaissent dans les pages du calendrier de l'employé et des demandes de congé Décrire l'intégration des congés dans le calendrier des courriels Définir les étapes visant à configurer l'intégration des congés dans le calendrier des courriels pour tous les employés à l'échelle de l'entreprise ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

26 MODULE 1 : POUR COMMENCER À UTILISER LA FONCTION CONGÉ Vérification des connaissances 1. Vrai ou faux : Le module Congé d'adp Workforce Now est une solution entièrement automatisée pour présenter et approuver des demandes de congé, de même que pour calculer automatiquement les congés accumulés. 2. Remplissez l'espace vide : Une sur les congés correspond à une série de règles qui précisent comment les employés peuvent accumuler des vacances et prendre des congés. 3. Vrai ou faux : Le module Congé comprend à la fois des politiques sur les congés qui s'appuient sur le solde et d'autres qui n'ont aucun lien avec le solde. 4. Vrai ou faux : Si une demande de congé est approuvée, les soldes de vacances accumulées de l'employé sont automatiquement mis à jour en fonction du temps utilisé. 5. Remplissez l'espace vide : Le de la demande de congé est un cheminement d'approbation pour gérer les demandes de congé des employés. 6. Vrai ou faux : Grâce au calendrier de l'équipe, les chefs de service peuvent voir quels employés prennent des congés durant une semaine donnée. Ce calendrier affiche aussi les jours de congé et les dates d'interdiction de l'entreprise. 7. Remplissez l'espace vide : Les jours indiquent aux employés que les demandes de congé ne sont pas autorisées ou que les congés ne seront accordés qu'exceptionnellement. 8. Vrai ou faux : Les intervenants ne peuvent configurer la façon dont les soldes sont calculés et affichés à l'échelle de l'entreprise. 9. Vrai ou faux : Les employés peuvent voir leurs soldes directement sur leurs pages Calendriers et Demander un congé. 10. Vrai ou faux : Si la fonction d'intégration à la messagerie électronique est activée pour votre entreprise et que les employés sont configurés, ces derniers peuvent recevoir dans Outlook des courriels de notification relatifs aux congés s'ils ont une adresse électronique valide. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

27 Les congés dans ADP Workforce Now Module 2 : Traiter les demandes de congé des employés

28 MODULE 2 : TRAITER LES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Module 2 : Introduction But Ce module vous prépare à gérer les demandes de congé présentées par vos employés ou vos chefs de service. Objectifs À la fin de ce module, vous serez en mesure d'effectuer les tâches suivantes : Définir les éléments qui figurent dans le calendrier de l'employé Décrire où visualiser les soldes de congés Entrer une demande de congé À titre de chef de service, entrer une demande de congé au nom d'un employé À titre de chef de service, répondre à une demande de congé d'un employé À titre de chef de service, annuler au nom d'un employé une demande de congé déjà approuvée ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

29 MODULE 2 : TRAITER LES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Entrer une demande de congé Vue d'ensemble Vos employés entrent leurs demandes de congé, que ce soit pour un ou plus d'un jour, à partir de leurs calendriers d'employé. Avant de soumettre leur demande, ils peuvent voir rapidement leur solde disponible à côté du calendrier afin de déterminer s'ils ont suffisamment de temps accumulé pour combler leurs demandes de congé. À explorer : Calendrier de l'employé Rendez-vous dans le calendrier de l'employé par le chemin d'accès suivant : Moi-même > Congé > Demander un congé. Éléments et descriptions Élément Jours désignés Fenêtre de la formule des soldes Jours d'interdiction Affichages différents Description Votre entreprise peut désigner certains jours, comme la date de paie, qui s'afficheront dans une couleur différente afin de les distinguer des autres journées en raison de leur importance. Elle permet de voir le calcul du solde pour chacune de vos politiques sur les congés avant de demander un congé. Le solde correspond à la somme des transactions concernant chacune des politiques sur les congés depuis le début de la période de la politique jusqu'à une date déterminée (En date du :), affichée par groupes dans la fenêtre Formule du solde. Si l'entreprise établit un calendrier d'interdiction, les employés peuvent voir les jours pendant lesquels ils ne pourront prendre congé. À l'aide de la liste Mon calendrier, les employés peuvent consulter leur propre calendrier et celui de leurs pairs. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

30 MODULE 2 : TRAITER LES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Éléments et descriptions En date du Politique Élément Solde disponible Planifiée Paramètres du calendrier des congés de la messagerie électronique Description Cette date permet à l'employé de voir une projection des soldes à la date indiquée si la solution de votre entreprise est configurée pour cette option. La date indiquée tient compte des vacances accumulées dues à l'employé et de tout congé approuvé pendant la période concernée. Les politiques assignées à l'employé sont énumérées. Les employés peuvent choisir de n'afficher que certaines politiques dans l'écran Calendrier et la fenêtre Demander un congé. Les soldes disponibles comprennent les demandes suivantes, si elles ont eu lieu avant la date indiquée dans le champ En date du, ou ce jour-là : Temps utilisé Affectations (vacances accumulées en vertu de la politique sur les congés ou importées) Affectations à venir Montants reportés Redressements Les soldes disponibles ne comprennent pas les demandes de congé planifiées ou en attente. Les demandes planifiées comprennent les demandes approuvées qui auront lieu après la date fixée pour les soldes. Cet élément permet à l'employé d'activer ou de désactiver les paramètres du calendrier de la messagerie électronique pour voir ses notifications sur les congés planifiés dans le calendrier de messagerie Outlook si l'intégration du calendrier des courriels est configurée pour l'entreprise concernée. Renseignements importants Selon la configuration des congés de votre entreprise, l'utilisation de la fonction En date du pour voir une projection de vos heures restantes pourrait ne pas correspondre au nombre réel de vos vacances accumulées. Veuillez consulter votre spécialiste de la mise en œuvre pour obtenir des précisions sur la configuration de votre entreprise afin de comprendre l'effet de la fonction En date du. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

31 MODULE 2 : TRAITER LES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Démonstration : Présenter une demande à titre d'employé Nous vous montrerons maintenant le processus visant à présenter une demande de congé à titre d'employé. Scénario Tous les étés, la famille d'edward Bonner tient une réunion annuelle durant la même semaine, soit la première d'août. Le premier lundi d'août est également un jour férié dans plusieurs provinces, ce qui en fait une semaine très populaire pour demander des vacances. Il compte présenter sa demande très tôt pour optimiser ses chances que son chef de service l'approuve. Il présente une demande de congé pour la période du 5 au 8 août afin d'assister à la réunion. Il n'a pas à demander de congé pour le lundi 4 août, puisqu'il s'agit d'un jour férié. Il doit vérifier le solde de ses heures avant d'entrer sa demande en vue de son approbation. Puisque Edward doit également prendre des dispositions pour l'hébergement durant cette période, il demande à son chef de service d'approuver la demande de congé d'ici la fin de la semaine suivante. Instructions : Présenter une demande à titre d'employé Pointez vers Moi-même > Congé > Demander un congé. Étape Action 1 Sur le calendrier, sélectionnez la flèche vers l'avant, à côté du mois, pour passer au mois d'août. 2 Sélectionnez la période du 5 au 8 août. Pour sélectionner plusieurs jours, effectuez l'une des opérations suivantes : Maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris et faites glisser le curseur sur la plage de dates souhaitée; Maintenez la touche Contrôle enfoncée et sélectionnez chaque jour séparément. Souvenez-vous que vous n'avez pas à demander de congé pour le lundi 4 août, puisqu'il s'agit d'un jour férié. 3 Sélectionnez le bouton Demander un congé. Les champs Politique sur les congés, Montant et Date de début sont automatiquement remplis en vertu de la politique sur les congés la plus utilisée. 4 Dans le champ Commentaires, inscrivez le message suivant : Réunion familiale annuelle. Nota : La personne qui examine la demande peut voir toutes les remarques entrées par les employés. 5 Dans le champ Répondre avant le :, sélectionnez une date, une semaine après la date du jour. 6 Cliquez sur Soumettre pour envoyer la demande en vue de son approbation. Selon le déroulement précis qui a été prévu, la demande de congé est envoyée au chef de service, ou au superviseur du module Horaires et présences, le cas échéant. Nota : Si le calendrier de messagerie Outlook d'edward est configuré pour recevoir des notifications et publier les congés planifiés après que la demande a été approuvée, il recevra par courriel une notification d'adp pour lui demander une réunion, l'informant ainsi que sa demande de congé a été approuvée. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

32 MODULE 2 : TRAITER LES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Démonstration : Présenter une demande au nom d'un employé Nous vous montrerons maintenant le processus visant à présenter une demande de congé à titre d'employé. Scénario Peter Biggins aimerait profiter de la semaine du 4 au 8 août pour prendre des vacances. Il vient de gagner un voyage en Europe qui se tiendra pendant cette période. Il téléphone à son chef de service, Samuel Barbato, pour lui apprendre la bonne nouvelle. Il demande à Samuel de réserver la période de vacances en son nom. Instructions : Présenter une demande au nom d'un employé Chemin d'accès : Mon équipe > Congé > Demander un congé Étape Action 1 Trouvez Peter Biggins. 2 Sélectionnez la flèche vers la droite à côté du nom de mois, puis avancez jusqu'en août. 3 Choisissez le 5 août comme date de début et le 8 août comme date de fin de la demande de congé. Souvenez-vous que vous n'avez pas à demander de congé pour le lundi 4 août, puisqu'il s'agit d'un jour férié. 4 Cliquez sur le bouton Demander un congé. Dans le champ Montant, inscrivez 7, puis 8 h 30 dans le champ Heure de début. 5 Dans le champ Commentaires, inscrivez : A gagné un voyage en Europe. 6 Cliquez sur Soumettre pour approuver automatiquement la demande. Nota : Quand un chef de service ou un superviseur soumet la demande, il se peut qu'aucun autre processus d'approbation ne soit nécessaire, en fonction du déroulement prévu par l'entreprise pour les approbations. La demande s'affiche alors sur le calendrier de l'employé en tant que congé approuvé. Si le calendrier de messagerie Outlook de l'employé est également configuré pour recevoir des notifications et publier les congés planifiés après que la demande a été approuvée, il recevra par courriel une notification d'adp pour lui demander une réunion. Quand un intervenant soumet la demande au nom d'un employé, celle-ci est automatiquement approuvée. Renseignements importants Si votre entreprise utilise le module Horaires et présences, les demandes de congé s'affichent sur les fiches de présence et les horaires de l'employé, selon le statut de la demande. Les demandes de congé en attente et approuvées s'affichent sur les fiches de présence. On peut également voir les soldes de congés d'un employé à partir du lien «Voir les soldes de congés» de la fiche de présence. Seules les demandes approuvées apparaissent dans les horaires. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

33 MODULE 2 : TRAITER LES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Démonstration : Répondre à une demande de congé d'un employé Nous vous montrerons maintenant comment répondre à une demande de congé d'un employé. Scénario Samuel Barbato est le chef de service de Peter Biggins et d'edward Bonner. Samuel accède au calendrier de l'équipe pour répondre aux demandes de congé de ses employés. Il remarque qu'edward a présenté une demande de congé pour la même période que Peter. Il le sait parce qu'il vient de soumettre une demande de congé au nom de Peter pour la même plage de dates afin que ce dernier puisse faire le voyage en Europe qu'il a gagné. Bien que Samuel préfère que les membres de son équipe prennent des vacances à des périodes distinctes et qu'il pourrait refuser la demande, il décide de faire une exception pour cette fois. Edward demande un congé pour assister à sa réunion de famille annuelle. Samuel veut envoyer un message positif pour favoriser l'équilibre travail-famille, et c'est pourquoi il approuve la demande. Pour éviter que d'autres membres de l'équipe demandent des vacances au cours de la même plage de dates, il envoie un courriel à l'intervenant en ressources humaines, Donald East, pour lui demander de créer un calendrier d'interdiction pour son équipe, qui comprendra la plage de dates du 4 au 8 août. Instructions : Répondre à une demande de congé d'un employé, première partie Approuver la demande Chemin d'accès : Centre de messages. Étape Action 1 Cliquez sur l'icône Centre de messages. 2 Cliquez sur l'icône Action à côté de la demande de congé d'edward Bonner, puis sélectionnez Vérifier. 3 Cliquez sur Vérifier l'horaire. La demande de congé qu'il vient d'approuver pour Peter Biggins est affichée dans la fenêtre Congés de mon équipe. 4 Cliquez sur le bouton Approuver pour approuver la demande de congé d'edward Bonner. Nota : Une fois la demande de congé approuvée, si le calendrier de messagerie Outlook d'edward est configuré pour recevoir des notifications et publier les congés planifiés après approbation de la demande, il recevra par courriel une notification d'adp pour lui demander une réunion, l'informant ainsi que sa demande de congé a été approuvée. Autre chemin d'accès : Mon équipe > Congé > Liste des demandes. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

34 MODULE 2 : TRAITER LES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Instructions : Répondre à une demande de congé d'un employé, deuxième partie Voir les congés de tous les employés dans le calendrier de l'équipe Chemin d'accès : Mon équipe > Mon équipe > Calendrier de l'équipe Étape Action 1 Sur la gauche, cliquez sur la date appropriée dans le calendrier pour changer la période, si elle n'est pas visible. 2 Avancez jusqu'en août. 3 Faites défiler la page vers le bas pour voir les dates de vacances approuvées pour Peter Biggins et Edward Bonner. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

35 MODULE 2 : TRAITER LES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Démonstration : Annuler une demande de congé approuvée au nom d'un employé Nous vous montrerons maintenant comment annuler une demande de congé approuvée au nom d'un employé. Scénario Edward Bonner a demandé un vendredi de congé le mois dernier. Il a fini par travailler ce jourlà pour respecter l'échéance d'un projet. Il doit maintenant annuler sa demande de congé pour ce vendredi-là. Ordinairement, Edward pourrait annuler lui-même sa demande, mais il est à l'extérieur du bureau et n'a pas accès à un ordinateur. Il téléphone à Samuel Barbato, son chef de service, pour lui demander d'annuler en son nom la demande de congé approuvée. Instructions : Annuler une demande de congé approuvée au nom d'un employé Chemin d'accès : Mon équipe > Congé > Liste des demandes > Onglet Historique des demandes Étape Action 1 Cliquez sur Edward Bonner pour afficher toutes ses demandes de congé. 2 Recherchez la demande de congé appropriée dans la liste affichée ou en sélectionnant le champ Plage de dates. Nota : Si vous utilisez le champ Plage de dates, cliquez ensuite sur le bouton Filtre pour obtenir les résultats souhaités. 3 À la ligne de la date appropriée, cliquez sur l'icône Action et sélectionnez Annuler la demande. 4 Dans la fenêtre Annuler la demande de congé, dans le champ Motif de l'annulation, inscrivez ceci : Edward a travaillé ce jour-là pour respecter l'échéance d'un projet. 5 Cliquez sur Oui pour annuler la demande. NOTA : Une fois la demande de congé annulée, si le calendrier de messagerie Outlook d'edward est configuré pour recevoir des notifications et publier les congés planifiés, il recevra par courriel une notification d'adp pour confirmer l'annulation. Remarques importantes Les employés, chefs de service et intervenants peuvent annuler des demandes de congé qui remontent jusqu'à 60 jours. Quand une demande de congé est annulée, les heures non utilisées seront automatiquement rajoutées au solde de congés. Si les heures d'un employé sont suivies au moyen du module Horaires et présences, un redressement de la paie est également créé sur la fiche de présence de l'employé. Si les heures d'un employé ne sont pas suivies, l'intervenant doit modifier manuellement la demande de congé annulée dans le module de traitement de la paie de Workforce Now. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

36 MODULE 2 : TRAITER LES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Sommaire du module 2 Maintenant que vous avez terminé ce module, vous devriez être en mesure d'accomplir les tâches suivantes : Définir les éléments qui figurent dans le calendrier de l'employé Décrire où visualiser les soldes de congés Entrer une demande de congé À titre de chef de service, entrer une demande de congé au nom d'un employé À titre de chef de service, répondre à une demande de congé d'un employé À titre de chef de service, annuler au nom d'un employé une demande de congé déjà approuvée ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

37 Les congés dans ADP Workforce Now Module 3 : Préparer des rapports et corriger les congés

38 MODULE 3 : PRÉPARER DES RAPPORTS ET CORRIGER LES CONGÉS LES CONGÉS DANS ADP WORKFORCE NOW Introduction du module 3 But Ce module vous prépare à utiliser les rapports sur les congés et à suivre les instructions pour corriger les soldes de congés. Objectifs À la fin de ce module, vous serez en mesure d'effectuer les tâches suivantes : Travailler avec des rapports sur les congés Vérifier les demandes de congé en attente Corriger les données sur les congés ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

39 MODULE 3 : PRÉPARER DES RAPPORTS ET CORRIGER LES CONGÉS LES CONGÉS DANS ADP WORKFORCE NOW Rapports sur les congés Quels sont les rapports standards sur les congés? Le module Congé d'adp Workforce Now propose plusieurs rapports conçus précisément pour afficher l'information sur les congés, y compris les éléments suivants : Les soldes Les demandes Le temps gagné, pris ou planifié Les affectations des politiques sur les congés Les intervenants et chefs de service peuvent utiliser ces rapports pour déterminer le statut actuel des congés de leurs employés. Rapports et descriptions Le tableau qui suit présente les rapports standards sur les congés que l'on peut exécuter. Rapport Rapport détaillé sur le solde de congés Sommaire du solde de congés Affectation des politiques sur les congés Demande de congé Description Ce rapport donne les détails de l'activité relative aux congés (heures gagnées, utilisées ou planifiées) pour chacune des politiques sur les congés ainsi que le solde pour chaque activité, en fonction d'une période de temps précise. Ce rapport donne le sommaire des heures pour chaque politique pendant une période de temps définie. Ce rapport donne les détails quant aux politiques sur les congés qui ont été attribuées aux employés ou qui leur ont été retirées à une date précise. Ce rapport donne les détails quant aux demandes de congé des employés pour la période demandée. Meilleure pratique Exécutez le rapport sur les demandes de congé pour les dates de la période de paie que vous souhaitez traiter, et répondez à toutes les demandes en attente avant de créer votre lot de données sur la paie. Rapports standards Mon équipe Les chefs de service et superviseurs peuvent accéder aux rapports sur les congés suivants en sélectionnant Rapports > Mon équipe Rapports > Congé : Mon équipe Rapport détaillé sur le solde de congés Mon équipe Sommaire du solde de congés Mon équipe Demande de congés ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

40 MODULE 3 : PRÉPARER DES RAPPORTS ET CORRIGER LES CONGÉS LES CONGÉS DANS ADP WORKFORCE NOW Démonstration : Exécuter le rapport détaillé sur le solde de congés La procédure pour générer des rapports standards sur les congés est la même que pour les autres rapports standards. Pour exécuter le rapport sans apporter de changement, cliquez sur l'icône Action correspondant à ce rapport et sélectionnez Exécuter. ADP vous recommande d'exécuter le rapport de demande de congé avant chaque paie pour vous assurer de suivre avec précision les demandes de congé. Nous vous montrerons maintenant comment exécuter le rapport détaillé sur le solde de congés. Scénario Donald East, intervenant en RH pour Geneva Entertainment, souhaite valider les soldes de congés des employés et s'assurer que ces derniers prennent leurs congés restants avant la fin de l'exercice. Exécutez le rapport détaillé sur le solde de congés. Instructions : Exécution du rapport détaillé sur le solde de congés Point de départ : Rapports > Rapports standards > Congé Étape Action 1 Cliquez sur le Rapport détaillé sur le solde de congés. 2 Dans la liste Sélectionner les entreprises disponibles, choisissez un ou plusieurs codes d'entreprise à inclure dans le rapport. 3 Dans le champ Date de transaction, sélectionnez la période voulue. 4 Parmi les statuts de la politique sur les congés, sélectionnez le statut approprié. 5 Dans la liste Sélectionnez les politiques sur les congés disponibles, choisissez les politiques sur les congés appropriées. 6 Parmi les options de la liste Sélectionnez les types de transaction disponibles, choisissez les types de transaction appropriés. 7 Pour ce qui est du transfert de solde, sélectionnez l'option appropriée. 8 Pour ce qui est du numéro d'identification de l'employé, sélectionnez l'option appropriée. 9 Dans le champ Sélectionnez la liste, choisissez un groupe particulier, le cas échéant. 10 Dans la section Options de tri, sélectionnez les options appropriées pour trier le rapport. 11 Laissez le Format de sortie à sa valeur par défaut. 12 Dans la section Nota, vous pouvez ajouter des commentaires, le cas échéant. 13 Cliquez sur Exécuter. 14 Dans la page Rapports, cliquez sur l'icône Action, sur le côté droit du Rapport détaillé sur le solde de congés Mon équipe. À partir de la liste des options affichées, sélectionnez Afficher au format PDF pour ouvrir le rapport. 15 Examinez les résultats du rapport ou imprimez-les. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315

41 MODULE 3 : PRÉPARER DES RAPPORTS ET CORRIGER LES CONGÉS LES CONGÉS DANS ADP WORKFORCE NOW Cette page est délibérément laissée en blanc. ADP, LLC, W006_ILT_WFN80V01_0315