ezlabormanager pour les administrateurs

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1 ezlabormanager pour les administrateurs Document de cours V CANFR_EZ ADP, Inc.

2 Marques de commerce d ADP Le logo d ADP est une marque déposée d ADP of North America, Inc. ezlabormanager et pay@work sont des marques déposées de Automatic Data Processing, Inc. PaySpecialist est une marque de commerce de Automatic Data Processing, Inc. Marques de commerce de tiers Adobe et Reader sont des marques déposées de Adobe Systems Incorporated aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft, Windows, Excel, Internet Explorer et PowerPoint sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Toutes les autres marques de commerce ou marques de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs ADP, Inc. et ses concédants. Tous droits réservés. Les renseignements contenus dans le présent document sont la propriété de ADP et sont strictement confidentiels. Ils ne doivent être ni copiés, ni transmis, ni distribués sous aucune forme et par aucun moyen que ce soit (notamment électronique, mécanique ou par photocopie ou enregistrement) sans l autorisation expresse, préalable et écrite de ADP.

3 DOCUMENT DE COURS Contents ezlabormanager pour les administrateurs Introduction du cours... 1 But du cours... 1 Programme... 1 Aperçu de la documentation... 1 Questions relatives à la mise en œuvre... 1 Partie 1 : Gestion des fiches de présence Module 1 : Présentation de ezlabormanager Partie 1 - Introduction Programme Module 1 - Introduction Sujets abordés Installation de ezlabormanager Caractéristiques et avantages de ezlabormanager Processus d'installation Le processus de l'horodateur au chèque de paie Processus de traitement de l'horodateur au chèque de paie Accès à ezlabormanager Auxiliaire de travail : ajout d'un favori, ajout d'un raccourci sur le bureau et ouverture de session Auxiliaire de travail : Modification des questions de sécurité et de leur réponse Auxiliaire de travail : Modification du mot de passe Interface utilisateur de ezlabormanager Services aux administrateurs, aux superviseurs et aux employés Éléments de navigation Page Administration Module 1 - Résumé Sujets abordés Module 2 : Gestion des fiches de présence Module 2 - Introduction Sujets abordés Méthodes d'entrée du temps ADP, Inc. iii V CANFR_EZ18

4 DOCUMENT DE COURS Types d'entrée du temps Modification des fiches de présence des employés Que sont les exceptions aux fiches de présence? Utilisation du Gestionnaire des fiches de présence Auxiliaire de travail : Ajout de poinçons manquants Auxiliaire de travail : Suppression de poinçons Auxiliaire de travail : Modification du nombre d'heures de travail Auxiliaire de travail : Modification du champ Jours Auxiliaire de travail : Correction des mutations à un autre service Auxiliaire de travail : Approbations du superviseur Exercice : Modification des fiches de présence Solution de l'exercice : Modification des fiches de présence Récapitulation Correction des exceptions Aperçu Repération des exceptions par employé Auxiliaire de travail : Correction des exceptions par employé Auxiliaire de travail : Correction des exceptions par type Module 2 - Résumé Vérification des connaissances acquises Partie 1 - Conclusion Aperçu de la partie Évaluation de la formation Module 3 : Création et consultation des horaires Partie 2 - Introduction Programme Module 3 - Introduction Objectif Sujets abordés Création d'horaires Qu'est-ce qu'un horaire? Types d'horaires Auxiliaire de travail : Création d'horaires répétitifs Consultation et filtrage des horaires des employés Auxiliaire de travail : Utilisation de l'éditeur d'horaires ADP, Inc. iv V CANFR_EZ18

5 DOCUMENT DE COURS Auxiliaire de travail : Consultation et filtrage des horaires des employés Module 3 - Résumé Sujets abordés Module 4 : Attribution d'horaires aux employés et examen des demandes de temps non travaillé Module 4 - Introduction Sujets abordés Attribution d'un horaire à plusieurs employés Auxiliaire de travail : Attribution d'un horaire à plusieurs employés Modification des horaires attribués aux employés Auxiliaire de travail : Modification de l horaire attribué à un employé Exercice : Création et attribution d'horaires Résultats de l exercice : Création et attribution d'horaires Évaluation des demandes de temps non travaillé Étapes du processus de présentation d'une demande de temps non travaillé Auxiliaire de travail : Demander du temps non travaillé Auxiliaire de travail : Examen d une demande de temps non travaillé Page Demandes de temps non travaillé Récapitulation Module 4 - Résumé Vérification des connaissances acquises Partie 2 - Conclusion Aperçu de la partie Évaluation de la formation Module 5 : Gestion de l'information sur les employés Partie 3 - Introduction Programme Module 5 - Introduction Sujets abordés Compréhension des renseignements sur les employés Aperçu Qu est-ce qu un groupe de sécurité? Entrée et modification des renseignements sur les employés Aperçu ADP, Inc. v V CANFR_EZ18

6 DOCUMENT DE COURS L Éditeur d employé Auxiliaire de travail : Ajout d un nouvel employé directement dans ezlabormanager Auxiliaire de travail : Promotion d un employé au titre de superviseur Auxiliaire de travail : Enregistrement d une cessation d emploi directement dans ezlabormanager Exercice : Entrée et modification des renseignements sur les utilisateurs Solution de l exercice Récapitulation Module 5 - Résumé Vérification des connaissances acquises Module 6 : Modification et production de rapports Module 6 - Introduction Sujets abordés Production de rapports Fonction Rapports automatisés Rapports courants Visualisation d'un rapport Auxiliaire de travail : Visualisation d'un rapport Téléchargement d'un rapport Auxiliaire de travail : Téléchargement des données d'un rapport Modification d'un rapport Auxiliaire de travail : Modification d'un rapport Planification d'un rapport Exercice : Modification et production d'un rapport Résultats de l'exercice : Visualisation, téléchargement et modification d'un rapport Récapitulation Module 6 - Résumé Sujets abordés Module 7 : Exécution des opérations de fin de période Module 7 - Introduction Sujets abordés Opérations de fin de période Processus global, de l'horodateur au chèque de paie ADP, Inc. vi V CANFR_EZ18

7 DOCUMENT DE COURS Page Fin de la période Auxiliaire de travail : Vérification des événements en attente Auxiliaire de travail : Vérification des exceptions relatives à la paie Auxiliaire de travail : Vérification des exceptions relatives aux paires de poinçons Auxiliaire de travail : Vérification des exceptions concernant les présences Auxiliaire de travail : Exportation de la paie Auxiliaire de travail : Importation d'un fichier de paie Transmission de la paie et vérification des chèques Auxiliaire de travail : Changement de période à l'intérieur d'un cycle de paie Assistance après le cours Formation sur ezlabormanager Module 7 - Résumé Vérification des connaissances acquises Conclusion du cours Annexe Objectifs du cours ezlabormanager pour les administrateurs (72192) Étapes suivantes Évaluation de la formation ADP, Inc. vii V CANFR_EZ18

8 EZLABORMANAGER FOR ADMINISTRATORS Introduction du cours But du cours Ce cours vous préparera à utiliser l'application ezlabormanager de ADP pour exécuter vos tâches de gestion des heures et des présences. Programme Parties Partie 1 : Gestion des fiches de présence Partie 2 : Gestion des horaires des employés Partie 3 : Gestion des dossiers des employés, production de rapports et opérations de fin de période Modules Module 1 : Présentation de ezlabormanager Module 2 : Gestion des fiches de présence Module 3 : Création et consultation des horaires Module 4 : Attribution d'horaires aux employés et examen des demandes de temps non travaillé Module 5 : Gestion de l'information sur les employés Module 6 : Modification et production des rapports Module 7 : Exécution des opérations de fin de période Aperçu de la documentation Les outils suivants vous aideront à vous acquitter de vos tâches dans ezlabormanager : Auxiliaires de travail dans votre document de cours Guides de traitement de la paie et fiches aide-mémoire à télécharger dans notre Centre de formation en ligne Questions relatives à la mise en œuvre Notez dans le tableau ci-dessous toute question dont vous voudriez discuter avec votre spécialiste de la mise en œuvre (SMO) : Questions à poser à mon SMO : 2011 ADP, Inc. 1 V CANENG_EZ18

9 ezlabormanager pour les administrateurs Partie 1 : Gestion des fiches de présence Module 1 : Présentation de ezlabormanager Document de cours

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11 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Partie 1 - Introduction Programme Cette partie du cours comporte les modules suivants : Module 1 : Présentation de ezlabormanager Module 2 : Gestion des fiches de présence 2011 ADP, Inc. 1-1 V _1EZ18CANFR

12 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Module 1 - Introduction Sujets abordés Ce module couvre les notions suivantes : Installation de ezlabormanager Compréhension du processus de traitement de l'horodateur au chèque de paie Accès à ezlabormanager Interface utilisateur de ezlabormanager 2011 ADP, Inc. 1-2 V _1EZ18CANFR

13 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Installation de ezlabormanager Caractéristiques et avantages de ezlabormanager Aperçu ezlabormanager est une solution Web entièrement automatisée permettant de gérer les heures et les présences. Fonctions et avantages Le tableau ci-dessous présente les fonctions et avantages de ezlabormanager : Application Web Fonction Capacités multi-utilisateurs Messagerie automatisée Demandes de temps non travaillé (si votre entreprise utilise cette fonction) Libre-service pour les employés Modification par exception Fiches de présence en ligne Élimination du besoin d'entrer les données de paie plus d'une fois Cumul des avantages sociaux (si votre entreprise utilise cette fonction) Information sur les présences Historique des fiches de présence Rapports Planification de rapports Avantages Vous pouvez accéder à l'application à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet. Vous n'avez aucun logiciel à installer ni à maintenir. Vos données sont sauvegardées par ADP. Les superviseurs peuvent accéder à l'information nécessaire pour gérer efficacement leur équipe, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos tâches liées à la paie. Les employés autorisés peuvent consulter leur propre dossier. Tous les utilisateurs reçoivent leurs messages relatifs à ezlabormanager dans une boîte de réception centrale accessible sous l'onglet Accueil, et par courriel si cette fonction est activée. Suivi complet de toutes les demandes de temps non travaillé présentées par les employés. Les employés et superviseurs autorisés peuvent consulter leur propre dossier en ligne pour obtenir des réponses à leurs questions simples. Nul besoin de parcourir toutes les entrées pour repérer et enrayer les exceptions. Nul besoin+ de faire le compte des heures sur papier. Vous pouvez rendre les données de paie accessibles dans les applications d ADP suivantes : PC/Payroll, pay@work et PaySpecialist. Les employés et superviseurs peuvent vérifier en ligne combien de jours de congé ou de maladie ils ont en banque. En outre, les superviseurs peuvent être avisés si le nombre d'heures accordées excède le nombre d'heures permises. Les superviseurs peuvent consulter les exceptions en matière de présence survenues au cours d'une année à des fins d'analyse, d'examen et d'évaluation du rendement. Vous pouvez tenir un historique des fiches de présence dans un format facile à consulter qui répond aux normes fédérales en matière de salaires et d'heures de travail. Vous pouvez générer divers rapports contenant l'information la plus à jour à propos d'une période de paie pour permettre à la direction d'analyser le coût de main-d'œuvre. Vous et vos superviseurs pouvez planifier des rapports qui s'exécuteront automatiquement aux moments voulus ADP, Inc. 1-3 V _1EZ18CANFR

14 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Processus d'installation Aperçu Vous devez paramétrer ezlabormanager avant de pouvoir l'utiliser. Description Étape Description 1 Votre représentant ADP importe toutes les données initiales des employés dans ezlabormanager. 2 L'administrateur crée des horaires (si l'entreprise utilise cette fonction). 3 Les superviseurs assignent les horaires à leurs employés (si l'entreprise utilise cette fonction) ADP, Inc. 1-4 V _1EZ18CANFR

15 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Le processus de l'horodateur au chèque de paie Processus de traitement de l'horodateur au chèque de paie Aperçu ezlabormanager simplifie la tâche de collecte d'information sur les heures et les présences et vous permet d'exécuter avec rapidité et précision toutes les étapes du traitement de la paie. Étapes et descriptions Le tableau ci-dessous décrit toutes les étapes du processus de traitement de la paie : Étape Description 1 Les employés pointent leurs heures dans ezlabormanager et leurs poinçons sont recueillis. L'application arrondit et totalise les heures, y compris le temps supplémentaire et révèle les poinçons manquants ou autre anomalie. 2 Vos superviseurs vérifient et modifient les données horaires et génèrent des rapports. Ils peuvent approuver les heures en ligne si votre entreprise utilise cette fonction. 3 Vous fermez la période de paie (pour empêcher l'entrée de nouvelles données dans ezlabormanager), ajustez les données de paie au besoin, et créez des fichiers contenant les données de paie et de pointage. Vous exportez ensuite le fichier des données de paie et, si votre entreprise a choisi d'afficher les données de pointage sur les chèques de paie des employés, le fichier contenant les données de pointage. 4 L'administrateur de la paie importe ces fichiers dans la solution de traitement de la paie d'adp que vous utilisez et soumet les données de paie à ADP. 5 ADP effectue le traitement de la paie. 6 ADP envoie les fichiers de sortie (chèques, reçus et rapports) à l'administrateur de la paie, qui vérifie l'information, distribue les chèques aux employés et ouvre un nouveau cycle de paie dans votre module de paie. 7 Ensuite, vous passez à la période de paie suivante dans ezlabormanager, et le processus recommence ADP, Inc. 1-5 V _1EZ18CANFR

16 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Accès à ezlabormanager Auxiliaire de travail : ajout d'un favori, ajout d'un raccourci sur le bureau et ouverture de session Base de données de formation Pour ouvrir une session dans ezlabormanager pendant le cours, vous devez utiliser le nom de client, l'id utilisateur et le mot de passe fournis par votre instructeur. Notez-les ci-dessous. Nom du client : ID utilisateur : Mot de passe : Remarque : À votre bureau, vous utiliserez plutôt les données d'ouverture de session de votre entreprise. Instructions Étape Action 1 Dans la barre des tâches, cliquez sur Démarrer > Programmes. Ouvrez Microsoft Internet Explorer et connectez-vous à Internet. 2 Dans le champ Adresse, tapez ezlm.adp.com et appuyez sur Retour. Remarque : Les employés qui ne font que pointer leurs arrivées, leurs départs et leurs sorties pour le repas n'ont pas besoin d'accéder à l'application intégrale. Vous pouvez leur donner l'adresse qui les mènera directement à la page de pointage Web de ezlabormanager. Cette page d'ouverture de session vous sera particulièrement utile si vous voulez que tous les employés pointent leurs arrivées, leurs départs et leurs repas à l'aide d'un même ordinateur. De cet ordinateur, accédez à la page de pointage et ajoutez-la dans les favoris de sorte que les employés qui l'utiliseront puissent la retrouver facilement. 3 Cliquez sur le bouton Ajouter ezlabormanager à vos favoris (Bookmark ezlabormanager). 4 Dans la fenêtre Ajouter un favori, cliquez sur OK. Résultat : Le lien ADP ezlabormanager s'ajoute à votre liste de favoris. 5 Dans la barre de menus d'internet Explorer, cliquez sur l'élément Favoris, cliquez avec le bouton droit de la souris sur ADP ezlabormanager, puis sélectionnez l'option Envoyer vers Bureau. Fermez la fenêtre des favoris et fermez votre navigateur. Remarque : Si vous ne trouvez pas l'option Envoyer vers Bureau, sélectionnez Copier, allez sur votre bureau Windows, cliquez avec le bouton droit de la souris dans un espace vide, puis sélectionnez Coller. Résultat : L'icône ADP ezlabormanager s'affiche sur votre bureau. 6 Double-cliquez sur le raccourci vers ezlabormanager figurant sur votre bureau. Résultat : La page d'ouverture de session de ezlabormanager s'ouvre ADP, Inc. 1-6 V _1EZ18CANFR

17 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Instructions (suite) Étape Action 7 SI le nom du client : ALORS : Est déjà enregistré sur votre ordinateur sous la forme d'un témoin Internet Entrez ID et mot de passe et cliquez sur Ouvrir une session. Remarque : Pour obtenir votre ID utilisateur et votre mot de passe, communiquez avec votre administrateur. N'est pas enregistré sur votre ordinateur sous la forme d'un témoin Internet Dans le champ Nom du client, entrez votre nom de client et cliquez sur Soumettre. Résultat : Vous accédez à la page d'accueil des Services aux administrateurs de ezlabormanager. Remarque : Pour utiliser la fonction de pointage Web de ezlabormanager, les employés doivent se rendre à l'adresse et ajouter ce site dans leurs favoris. La page suivante s'affichera. L'employé devra y entrer son ID utilisateur et son mot de passe, puis cliquer sur les boutons appropriés pour pointer son arrivée, son départ ou son repas ADP, Inc. 1-7 V _1EZ18CANFR

18 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Auxiliaire de travail : Modification des questions de sécurité et de leur réponse Instructions Étape Action 1 Cliquez sur le bouton Options. 2 Cliquez sur Modifier les questions de sécurité et leur réponse. Résultat : La page Modification des questions de sécurité et de leur réponse s'affiche. 3 Dans le menu déroulant Choisir la question de sécurité 1, sélectionnez une question. 4 Dans le champ Réponse 1, entrez une réponse à la question 1. Remarque : Vous êtes libre de définir une réponse dont vous vous souviendrez, pourvu qu'elle respecte les critères énoncés dans le haut de la page. 5 Répétez les étapes 3 et 4 pour les autres questions de sécurité et leur réponse. 6 Cliquez sur Soumettre. Résultat : Vos questions et réponses sont enregistrées. 7 Cliquez sur Fermer pour revenir à la page d'accueil des Services aux administrateurs ADP, Inc. 1-8 V _1EZ18CANFR

19 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Auxiliaire de travail : Modification du mot de passe Instructions Étape Action 1 Cliquez sur le bouton Options. 2 Sélectionnez Changer de mot de passe. Résultat : La fenêtre Changer de mot de passe s'ouvre. 3 Dans le champ Entrer l'ancien mot de passe, tapez votre mot de passe actuel. 4 Dans le champ Entrer le nouveau mot de passe, tapez votre nouveau mot de passe. Remarque : Les critères applicables sont énoncés à la page Changer de mot de passe. 5 Dans le champ Confirmation du mot de passe, tapez encore votre nouveau mot de passe. 6 Cliquez sur Soumettre. Résultat : Le mot de passe est mis à jour. 7 Cliquez sur Fermer pour revenir à la page d'accueil des Services aux administrateurs ADP, Inc. 1-9 V _1EZ18CANFR

20 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Interface utilisateur de ezlabormanager Services aux administrateurs, aux superviseurs et aux employés Aperçu 2011 ADP, Inc V _1EZ18CANFR

21 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Services et descriptions Service Description Administrateurs Superviseur Employés Créer des horaires Modifier les fiches de présence des employés Envoyer des avis par courriel Tenir à jour l'information sur les employés Créer et planifier des rapports Exécuter les tâches de clôture de la période de paie Repérer les exceptions sur les fiches de présence Corriger les erreurs et les exceptions Attribuer des horaires aux employés Approuver les fiches de présence des employés (s'il y a lieu) Approuver les demandes de temps non travaillé (s'il y a lieu) Créer et planifier des rapports Entrer leurs propres heures (s'il y a lieu) Voir leurs fiches de présence, leurs horaires, leurs avantages sociaux, leurs renseignements personnels et les données sur leurs absences et retards Entrer leurs gains supplémentaires (s'il y a lieu) Envoyer des avis de présence à leur superviseur (s'il y a lieu) Demander des congés (s'il y a lieu) 2011 ADP, Inc V _1EZ18CANFR

22 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Éléments de navigation Aperçu Éléments et descriptions Élément Bouton Rapports Bouton Options Bouton Aide Bouton Formation Bouton Sortie Listes Boîte de réception Onglets Champ Recherche Liens textuels Description 2011 ADP, Inc V _1EZ18CANFR

23 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Page Administration Sections et descriptions Maintenance Réglages Section Description Section Maintenance Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Maintenance. Section Réglages Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Réglages ADP, Inc V _1EZ18CANFR

24 1.1 PRÉSENTATION DE EZLABORMANAGER Module 1 - Résumé Sujets abordés Les notions suivantes ont été couvertes dans ce module : Installation de ezlabormanager Compréhension du processus de traitement de l'horodateur au chèque de paie Accès à ezlabormanager Interface utilisateur de ezlabormanager 2011 ADP, Inc V _1EZ18CANFR

25 ezlabormanager pour les administrateurs Partie 1 : Gestion des fiches de présence Module 2 : Gestion des fiches de présence Document de cours

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27 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Module 2 - Introduction Sujets abordés Ce module couvre les notions suivantes : Méthodes d'entrée du temps Modification des fiches de présence des employés 2011 ADP, Inc. 2-1 V _1EZ18CANFR

28 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Méthodes d'entrée du temps Types d'entrée du temps Aperçu ezlabormanager offre aux employés différents moyens d'entrer leurs heures de travail. Votre représentant ADP vous aidera à choisir la méthode qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise en ce qui concerne la paie. Le contenu des pages d'entrée du temps de ezlabormanager variera selon les paramètres définis. Si votre entreprise utilise les boutons d'entrée du temps Sortie repas, Transfert, Absence et Retard, ils pourront être configurés de manière à être visibles. Types et descriptions Type Méthode par pointage Méthode fondée sur les heures d'arrivée et de départ Méthode basée sur le nombre d'heures de travail Consultation seulement Description Ces employés pointent leurs arrivées et leurs départs à l'aide des boutons de la page d'accueil de ezlabormanager ou d'un dispositif de collecte de données. Les pointages d'arrivée et de départ sont fondés sur l'horloge interne de l'ordinateur ADP sur lequel ezlabormanager est installé. Par conséquent, lorsqu'un employé pointe son arrivée ou son départ sur un autre ordinateur affichant une heure différente, c'est l'heure de l'ordinateur principal qui prévaut. Ainsi, l'entrée des heures peut se faire de manière uniforme. Ces employés peuvent consulter leur fiche de présence. Ces employés entrent leurs heures d'arrivée et de départ sur leur fiche de présence à l'aide de ezlabormanager. Si ezlabormanager est indisponible, ils peuvent utiliser un horodateur (ou autre dispositif de collecte de données) pour entrer leurs heures. Ils peuvent modifier leur fiche de présence dans ezlabormanager. Ces employés entrent leur nombre d'heures de travail sur leur fiche de présence à l'aide de ezlabormanager. Si ezlabormanager est indisponible, ils peuvent utiliser un horodateur (ou autre dispositif de collecte de données) pour entrer leurs heures. Ils peuvent modifier leur fiche de présence dans ezlabormanager. Ces employés doivent utiliser un horodateur (ou autre dispositif de collecte de données) pour entrer leurs heures. Dans ezlabormanager, ils peuvent uniquement consulter leur fiche de présence ADP, Inc. 2-2 V _1EZ18CANFR

29 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Modification des fiches de présence des employés Que sont les exceptions aux fiches de présence? L'application ezlabormanager génère une exception lorsqu'elle traite une paire de poinçons qui ne répond pas à certaines attentes ou exigences. Exemples La fiche de présence n'a pas été approuvée par un superviseur. Il manque des heures sur la fiche de présence. Il manque un poinçon d'arrivée ou de départ sur la fiche de présence. L'employé a pointé son départ plus tôt ou plus tard que prévu. Les heures de travail inscrites à l'horaire ne correspondent pas au nombre d'heures réel. Symboles d'état du traitement et descriptions Les exceptions aux fiches de présence s'accompagnent de symboles qui vous indiquent leur gravité. Les trois symboles possibles sont les suivants : Symbole Description Les exceptions marquées du symbole d'erreur doivent être résolues avant que la paie ne puisse être traitée. Les exceptions marquées du symbole d'avertissement n'ont pas besoin d'être résolues, mais elles doivent être prises en note par un superviseur ou un administrateur pour que le traitement de la paie puisse se poursuivre. Remarque : Il se peut que le système exige l'approbation d'un superviseur avant d'autoriser le traitement de la paie. Le cas échéant, c'est également le symbole d'avertissement qui vous l'indiquera. Votre représentant ADP peut modifier le degré de gravité d'une erreur. Les exceptions marquées du symbole de message ne requièrent aucune intervention de la part d'un superviseur ou d'un administrateur avant le traitement de la paie. Vous pouvez toutefois les prendre en note ADP, Inc. 2-3 V _1EZ18CANFR

30 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Utilisation du Gestionnaire des fiches de présence Page du Gestionnaire des fiches de présence Éléments et descriptions Élément Filtres des plages de dates relatives à la paie Renseignements sur l'employé Bouton de consultation Description 2011 ADP, Inc. 2-4 V _1EZ18CANFR

31 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Page du Gestionnaire des fiches de présence (suite) Éléments et descriptions Liens Élément Symboles d'état du traitement Champs d'entrée de données Remarques Description 2011 ADP, Inc. 2-5 V _1EZ18CANFR

32 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Auxiliaire de travail : Ajout de poinçons manquants Mise en situation 1 Le deuxième jeudi de la période de paie, Frank Cavallo a oublié de pointer son retour au travail après son repas. Il a quitté le bureau à 4:21 PM. Corrigez les poinçons de Frank. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence. 4 Pour afficher la fiche de présence de l'employé voulu, cliquez sur la loupe à côté du champ de recherche, dans le Gestionnaire des fiches de présence (en mode Un seul employé). Sélectionnez l'employé voulu dans la liste. Résultat : La fiche de l'employé s'ouvre dans le Gestionnaire des fiches de présence. 5 Modifiez les champs Heure d'arrivée et Heure de départ ou entrez les heures manquantes, au besoin. Si vous repérez un code de gain incorrect, allez à l'étape 4; sinon, passez à l'étape 5. 6 Cliquez sur Soumettre. Résultat : La fiche de présence s'actualise. L'icône Non traité s'affiche dans les rangées mises à jour et vous obtenez le message «Opération réussie». Remarque : Les fonctions de modification avancées sont offertes uniquement pour les employés qui entrent leurs heures d'arrivée et de départ ADP, Inc. 2-6 V _1EZ18CANFR

33 1.2 GESTION DES FICHES DE PRÉSENCE Mise en situation 2 Le mercredi de la première semaine, Frank Cavallo a oublié de pointer lorsqu'il est parti manger à 12:45 PM et lorsqu'il est revenu au travail à 1:45 PM. À 6:00 PM, lorsqu'il a quitté le bureau à la fin de la journée, il a aussi oublié de pointer son départ. Ajoutez les poinçons manquants pour corriger la fiche de présence de Frank. Instructions Étape Action 1 Dans la liste des services, sélectionnez Services aux administrateurs. 2 Sélectionnez l'onglet Administration, puis l'onglet de deuxième niveau Maintenance. 3 Cliquez sur le lien Gestionnaire des fiches de présence. 4 Pour afficher la fiche de présence de l'employé voulu, cliquez sur la loupe à côté du champ de recherche, dans le Gestionnaire des fiches de présence (en mode Un seul employé). Sélectionnez l'employé voulu dans la liste. Résultat : La fiche de l'employé s'ouvre dans le Gestionnaire des fiches de présence. 5 Modifiez les champs Heure d'arrivée et Heure de départ ou entrez les heures manquantes, au besoin. S'il manque une paire de poinçons entière (par exemple, si un employé oublie de pointer lorsqu'il part en pause-repas et lorsqu'il revient au travail), cliquez sur l'icône Insérer (+) près de la journée voulue pour ajouter une nouvelle rangée, ou utilisez la fonction avancée Insérer l'heure. Modifiez les heures dans la rangée existante et dans la nouvelle rangée, au besoin. 6 Cliquez sur Soumettre. Résultat : La fiche de présence s'actualise. Le symbole Non traité s'affiche dans les rangées mises à jour et vous obtenez le message «Opération réussie» ADP, Inc. 2-7 V _1EZ18CANFR