TERMES DE REFERENCE. Gestion des ressources humaines

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1 TERMES DE REFERENCE Titre : Consultant Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) Projet : MG : sustaining life Lieu d affectation : Fianarantsoa Date : Janvier à décembre 2015 AO-001/2015 I. Contexte WWF MWIOPO P.O.Box 738 (101) Antananarivo Tél: Tél: Tél: Fax: wwfrep@moov.mg Le programme Terrestre a pour mission de développer et de coordonner les actions de conservation selon les visions et objectifs fixés pour les écorégions et paysages terrestres et aquatiques prioritaires du WWF MWOPO et dans le cadre de son plan de conservation ; ceci dans le but d assurer que les écosystèmes, habitats et espèces clés sont gérés de manière durable tout en soutenant les moyens de subsistance durable. Pour ce faire, le WWF travaille avec les communautés de bases dans le cadre des transferts de gestion des forêts en collaboration avec le Service de l Environnement et des Forêts. Pour assurer le bien-être des populations locales, gestionnaires des ressources forestières, conformément à sa mission, le WWF assure aussi l encadrement technique des paysans en matière de mise en œuvre des techniques agricoles innovantes et améliorées. Pour accompagner l équipe technique de Fianarantsoa dans leurs travaux, le WWF recrute un (e) consultant (e ) en tant qu assistant(e ) administratif (e )et financier (e) pour l année II. Mission du poste Sous la supervision du Coordinateur Sud Est, il ou elle aura pour mission principale d assurer les tâches administratives et de secrétariat pour les projets gérés à partir du Bureau de Fianarantsoa. III. Fonctions principales Il ou elle devra fournir son assistance dans le cadre des activités suivantes : Gestion des ressources humaines - Suit les congés et autres absences du personnel ; - Veille au respect des différentes règles et législations régissant le personnel ; - En cas d accidents, s occupe de toutes les démarches nécessaires ; - Organise et supervise les services des gardiens et des femmes de ménage ; - Maintient à jour le classement des dossiers individuels du personnel ; - Gère la paie du personnel.

2 Administration/Passation de marchés - Etablit et suit les différents contrats et protocoles d'accord au niveau local, assure leur classement, veille au respect des obligations des parties contractantes ; - Veille au respect des procédures établies par le Siège et des procédures des différents bailleurs de fonds ; - Collecte les time-sheets mensuels du personnel ; - Effectue le traitement mensuel des données de time-sheets et des fiches de bord des véhicules ; - Prépare les états des charges communes ; - Assure le suivi des rapports de dépenses sur missions ; - Identifie, établit et assure le suivi des demandes d approvisionnement. Correspondances et documentation - Assure la saisie, l enregistrement, l envoi et le suivi des correspondances ; - Assure la saisie et la mise en forme des différents documents produits par les projets ; - Assure l archivage et le rangement des courriers, des documents administratifs et des documents des projets ; - Assure l enregistrement et la distribution du courrier. Logistique - Assure la tenue de la petite caisse suivant les règles de procédures de WWF ; - Assure le contrôle du maintien de la propreté à l extérieur et à l intérieur du bureau ; - Assure la gestion des petits approvisionnements et des stocks ; - Assure les inventaires périodiques des équipements et des fournitures consommables ; - Organise la logistique des séminaires, ateliers et des formations ; - Organise les missions et les appuis logistiques pour l équipe technique; - Assure les achats des équipements et matériel suivant les procédures de WWF. Information et communication - Assure la communication avec les bureaux du WWF ; - Assure la réception et envoi des appels téléphoniques ; - Assure l accueil et l information des visiteurs. Gestion Financière - Assure le suivi des dépenses par ligne budgétaire ; - Vérifie les documents de paiement avant approbation et paiement ; - Procède à la saisie des opérations et transactions dans le système comptable ; - Effectue les analyses de comptes et les rapprochements bancaires périodiques. AO-001/2015 P. 2

3 Effectuer toute autre tâche demandée par le superviseur qui entre dans le cadre de ses compétences. IV. Livrables Le Consultant remettra à la fin de chaque mois, en plus des documents indiqués dans le tableau ci-après, une feuille de temps dûment remplie et signée avec un bref résumé des travaux accomplis, des problèmes rencontrés et des recommandations éventuelles. DOCUMENTS Délai RESSOURCES HUMAINES Enregistrement time-sheet du personnel Etat mensuel absence (congés) Etat mensuel de salaires dûment signé avant le 15 du mois suivant avant le 15 du mois suivant Bulletins de paie dûment signés Déclaration mensuelle IRSA Paiement mensuelle IRSA Déclaration trimestrielle CNAPS Paiement trimestriel CNAPS Rapprochements de salaires Costing timesheet avant le 15 du mois suivant au plus tard le 31 du mois suivant Après paiement de la CNAPS Costing gardiens AIM dûment signés (à mi-parcours et annuel) Dossier personnel (contrat, avenant, notification, ) janvier-février puis août, septembre sans délai PROCUREMENT Recap demandes d'engagement de dépenses - DED Recap Purchase Advance (PA) - appro Recap PEC - Purchase Expense Claim- Appro Recap Tableau de comparaison Recap Bons de Commandes (BC) BC dûment signés Suivi contrats Suivi spécifique contrat de location Contrats (y compris contrats de location) dûment signés Conventions dûment signées Dossiers d'appels d'offres Actes de réception dûment signés AO-001/2015 P. 3

4 Actes de transfert dûment signés par le staff Actes de transfert dûment signés par le staff et les bénéficiaires finaux ASSET MANAGEMENT Suivi fiche de bord Inventaire Suivi stock Costing (le cas échéant) Suivi consommation de carburant Suivi entretiens et réparations Liste des achats IMMOS effectués janvier et juillet 05 du mois suivant MISSION Etat des Ordres de Mission OM Etat des Avances de Mission Travel Request Form TRF Etat des Travel Expense Claim TEC 15 du mois suivant 15 du mois suivant 15 du mois suivant COMPTABILITÉ-FINANCE journal de caisse Suivi trésorerie Rapprochements bancaires mensuels Analyses mensuelles de comptes de la balance Rapprochements mensuels des comptes de bilan Trial balances (TB) mensuel clôture pour suivi et analyse Etat des charges communes tous les mois à chaque transaction 5 jours suivant la fin de chaque mois 5 jours suivant la fin du mois 5 jours suivant la fin de chaque mois dix (06) jours ouvrables suivant la fin du mois écritures à enregistrer mensuellement dans la comptabilité avec les données financières Enregistrement des Accruals Facturation entre bureaux Cash flow et analyse réalisation Trimestriel CONTRÔLE INTERNE Plan d'action suivant les rapports d'audit interne et externe Suivi des avancements des actions 15 jours après réception des rapports d'audit Trimestriel IT Back-up sur disque dur externe: cashbook et fichiers de travail hebdomadaire AO-001/2015 P. 4

5 V. Profils requis Qualifications et expériences - Titulaire au moins d une licence en gestion, Administration ou d un diplôme équivalent ; - Au moins 3 ans d expériences dans le domaine de l administration et/ou dans l assistanat ; - Bonnes connaissances en informatique (Internet, Power-point, Traitement de texte, Tableur, ) ; - Parfaite maîtrise du Français, très bonne connaissance de l Anglais et forte capacité de rédaction dans ces langues ; - Expérience et aptitude à mener, encadrer et superviser une équipe ; - Forte capacité de communication (orale et écrite) ; - Expérience avec les projets financés par les bailleurs de fonds internationaux serait un atout. Qualités et compétences Sérieux, organisé, dynamique ; Autonome, sens de l initiative et esprit d équipe ; Très grande disponibilité. Aptitude à travailler en équipe ; Autonome et dynamique ; Sens relationnel et de communication ; VI. Responsabilité en tant que superviseur : Assurer que les personnes supervisées exécutent leurs tâches conformément aux termes prédéfinis ; Appuyer/Conseiller les supervisés ; Effectuer une évaluation périodique des supervisés pour une meilleure performance. VII. Résultats attendus du poste : Gestion efficace du personnel, du processus de passation de marchés au niveau local, de la logistique, ainsi que des finances tout en respectant les procédures administratives et financières du WWF et des bailleurs de fonds. VIII. Période du contrat Le consultant est prévu effectuer son mandat à partir de Janvier 2015 au 24 décembre IX. Coordination du mandat Le Consultant effectuera son mandat sous la supervision du Coordinateur Sud Est avec la collaboration du siège à Antananarivo. Les superviseurs devront fournir toutes les informations utiles pour mener à bien la prestation. AO-001/2015 P. 5

6 Relation de travail : Internes: Interagit avec tout le staff du WWF. Externes: Interagit avec les partenaires et autres parties prenantes (locales, régionales, nationales ou internationales), de logistiques, d information et de communication qui impliquent de façon directe ou indirecte le WWF. X. Modalités de mise en œuvre La présente prestation fera l objet d un contrat auquel seront annexés les présents termes de référence. Le Prestataire assume toutes les obligations fiscales relatives à son statut de Consultant. Le consultant est tenu aux procédures de gestion du WWF dans le cadre de la réalisation des prestations, objet de cette offre de consultance. XI. Modalités de paiement Le paiement des honoraires se fera après remise des produits livrables finaux et approbation par le WWF de ces produits livrables. Le règlement financier est subordonné à la production préalable de facture originale portant outre les mentions légales, les indications suivantes : la référence du marché, la domiciliation bancaire et la période d exécution de la prestation. WWF ne peut accorder aucune avance sur note d honoraires. Le cas échéant, les dépenses de mission, conformément aux procédures du WWF, sont payables à l avance une fois le contrat établi. XII. Présentation de l offre La proposition du prestataire devra contenir les éléments suivants : Une lettre de soumission dûment signée Une offre technique qui comprendra : o o - Un CV suivant le canevas du WWF, avec copies des diplômes et les références professionnelles (attestation, certificat, coordonnées précises, etc.) Tout autre document jugé utile. Une offre financière libellée en Ariary. La décomposition du budget sera faite notamment en précisant le nombre de jours et l honoraire journalier du consultant. L offre inclura également les détails des montants hors taxe et toutes taxes, avec mention spécifique de l exemption, s il y a lieu. Condition d envoi des offres Les offres sont à adresser au WWF Madagascar et dans l Océan Indien Occidental, Près Lot II M 85 Ter Antsakaviro, Antananarivo 101, Madagascar ou à l adresse procurement@wwf.mg, au plus tard le 23 janvier 2015 à avec la mention : «AO -001/2015 Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère)». AO-001/2015 P. 6

7 XIII. DEPOUILLEMENT ET EVALUATION Le dépouillement aura lieu dans les bureaux du WWF. Un comité d évaluation sera chargé d évaluer les offres recevables. Le processus de sélection est le suivant : Présélection des dossiers basée sur les qualifications et compétences requises ; Test et entretien. Un classement sera établi en tenant compte des résultats du test et des entretiens. Le candidat (s) qui obtient le meilleur score, sous réserve toutefois des résultats de la vérification des références professionnelles, est recommandé pour être l adjudicataire et est invité aux négociations financières. Si les négociations n aboutissent pas, on passe au deuxième candidat et ainsi de suite. XIV. NOTE DE RESERVE SUR L ANNULATION DE L APPEL D OFFRES Le présent appel d offres peut être annulé dans une des conditions ci-après : La concurrence aurait été insuffisante ; Aucune offre conforme au dossier d appel d offres n aurait été reçue ; Les offres admises au dépouillement dépasseraient largement le budget disponible ; Le financement du projet est interrompu. AO-001/2015 P. 7