ATELIER DE LA PROFESSION. DÉMATÉRIALISATION & TÉLÉPROCÉDURES, la chaîne de valeur de la simplification sociale

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1 ATELIER DE LA PROFESSION DÉMATÉRIALISATION & TÉLÉPROCÉDURES, la chaîne de valeur de la simplification sociale

2 DÉMATÉRIALISATION & TÉLÉPROCÉDURES, la chaîne de valeur de la simplification sociale Stéphane BENAYOUN Expert-comptable Philippe COHEN Expert-comptable Christophe LUCE Directeur Département Social Stéphane GASCH Directeur des études informatiques au Conseil Supérieur de l Ordre

3 DÉMATÉRIALISATION & TÉLÉPROCÉDURES, la chaîne de valeur de la simplification sociale SOMMAIRE Les étapes de la mission sociale Flux sociaux & dématérialisation : pourquoi et comment gagne-t-on? Et après-demain, à quoi peut-on rêver? The END Vos questions Nos réponses

4 Les étapes de la mission sociale

5 Les étapes de la mission sociale 2 X 3 Cabinet Sources d information 1 Clients 4 Y Jedeclare.com OPS P.5

6 Flux sociaux & dématérialisation Pourquoi & comment gagne-t-on?

7 Flux sociaux & Dématérialisation : pourquoi & comment gagne-t-on? Les solutions à mettre en œuvre dans le cadre de la dématérialisation : de l acquisition d un dossier de l arrivée d un nouveau salarié du départ d un salarié des éléments variables de paie de la publication de la paie mensuelle des cotisations sociales de l archivage annuel du départ d un dossier P.7

8 Flux sociaux & Dématérialisation : pourquoi & comment gagne-t-on? La dématérialisation de l acquisition d un dossier : L utilisation de bases de données d informations permet de s assurer d une information exhaustive sites spécialisés pour les conventions collectives informations sectorielles La gestion documentaire des contrats du périmètre social augmente la productivité des collaborateurs : de travail des salariés accords d entreprise contrats avec OPS La scannérisation et une gestion documentaire offrent la recherche assistée et une mise à disposition rapide P.8

9 La dématérialisation de l acquisition d un dossier : La récupération du paramétrage de la paie : Flux sociaux & Dématérialisation : pourquoi & comment gagne-t-on? est d un intérêt limité, le paramétrage est lié à un cabinet, son organisation et à son logiciel impossible entre des logiciels différents Les fiches des salariés : Liste du personnel par intégration du fichier DADS-U Les cumuls de reprise sont aussi présents dans le fichier DADS-U L historique de paye de salariés, bulletins scannérisation pour gestion documentaire P.9

10 Flux sociaux & Dématérialisation : pourquoi & comment gagne-t-on? La dématérialisation de l arrivée d un nouveau salarié : Les éléments de la DUE initialisent la fiche, la déclaration sera produite et télétransmise directement Données de base pour la DUE Données de la fiche salarié La saisie d une fiche salarié est une opération ponctuelle, son automatisation n est pas fréquente aujourd hui 1 2 Fiche Fiche salarié salarié Insertion dans la base des paies DUE télétransmise La saisie des éléments peut être assistée chez le client : Extranet éditeur ou cabinet Formulaire au format PDF, Excel ou Word envoyé en pièce jointe d un mail Formulaire navette «papier» envoyé par fax et géré dans la messagerie unifiée! P.10

11 Flux sociaux & Dématérialisation : pourquoi & comment gagne-t-on? La dématérialisation du départ d un salarié : Production des documents liés au départ Certificat Certificat de de travail travail Déclaration Déclaration ASSEDIC ASSEDIC Bulletin Bulletin et et solde solde de de tout tout compte compte Télétransmission à l ASSEDIC de la déclaration (2007) Opérations de radiation : Mutuelle P.11

12 Flux sociaux & Dématérialisation : pourquoi & comment gagne-t-on? La dématérialisation des éléments variables de paie ils peuvent être récupérés : En mode structuré : par mail dans un formulaire par mail dans des documents bureautiques Au travers d un Extranet du cabinet ou de l éditeur P.12

13 En mode non structuré par : Flux sociaux & Dématérialisation : pourquoi & comment gagne-t-on? La dématérialisation des éléments variables de paie ils peuvent être récupérés : Téléphone Télécopie Les modes non structurés peuvent être intégrés à une messagerie unifiée : Pour un traitement automatique du routage vers le collaborateur Avec une application d une reconnaissance de caractères pour traitement automatique P.13

14 Flux sociaux & Dématérialisation : pourquoi & comment gagne-t-on? La dématérialisation de la publication de la paie mensuelle : Les bulletins de paie produits par le cabinet peuvent être communiqués au client : Par messagerie Par leur mise à disposition dans un espace privé, sécurisé L Extranet du Cabinet Depuis le 12 juillet 2006 les bulletins de salaires peuvent être envoyés dématérialisés au salarié Les virements des salaires sont : Pré-initialisés par fichier Confirmés par ordre écrit du client à la banque P.14

15 La dématérialisation des cotisations sociales : Elle est effectuée : En DUCS.pdf vers le client En DUCS EDI Flux sociaux & Dématérialisation : pourquoi & comment gagne-t-on? Par jedeclare.com avec des services + En direct vers chaque site des OPS En DUCS-EFI par ressaisie sur les sites des OPS ou N-E L information du client : GARMED sur jedeclare.com Autres moyens P.15

16 Flux sociaux & Dématérialisation : pourquoi & comment gagne-t-on? La dématérialisation de l archivage annuel : La production sociale du cabinet est dématérialisée L archivage annuel du dossier permet la communication au client d un état des travaux réalisés : Une archive unique avec l ensemble des documents Une archive interactive, facilement utilisable Le support et la présentation de l archive sont variables : CD, DVD ou en ligne sur le site du cabinet De structures variées depuis une simple organisation de fichiers à Avec une navigation à base d hypertextes simples L archive peut être sécurisée par un scellement numérique et un horodatage pour protéger le Cabinet et son Client P.16

17 Flux sociaux & Dématérialisation : pourquoi & comment gagne-t-on? La dématérialisation du départ d un dossier : Si l archivage était réalisé sur le site du cabinet, il faudra prévoir la production d un support physique Remettre au client ses données actives : Fiche Fiche Fiche salarié Le fichier DADS-U pour permettre la reprise du dossier Les fiches salariés sous forme PDF Les bulletins de salaire de l année sous forme PDF Le paramétrage du logiciel de paie est la propriété du cabinet P.17

18 Et après-demain, à quoi peut-on rêver?

19 Et après-demain, à quoi peut-on rêver? Copie de l attestation ASSEDIC : Obligatoire depuis 1 er avril 2006 vers l ASSEDIC Dématérialisation prévue pour mi-2007 Déclaration Nominative ASSEDIC (DNA) Nouvelle obligation applicable en 2007 Déclaration de rythme mensuel Pas de seuil lié au nombre de salariés Automatisable au sein des logiciels P.19

20 Et après-demain, à quoi peut-on rêver? Parce que Demain est né aujourd hui! Demain : Le paramétrage assisté Le pré-amorçage Après-demain : le calcul distant Après après-demain : la fin du logiciel de paie P.20

21 Et après-demain, à quoi peut-on rêver? Demain : le paramétrage assisté Par convention collective les logiciels de paie se paramètrent automatiquement et se mettent aussi à jour automatiquement A partir de sites privés A partir des sites des OPS Sont concernés : Les taux standards et communs Les règles de calculs P.21

22 Et après-demain, à quoi peut-on rêver? Demain : le pré-amorçage Chaque OPS met à disposition de l entreprise les taux applicables Les autres informations peuvent aussi être récupérées : Nombre de salariés, selon les DUE Contrats spécifiques souscrits Comptes bancaires initialisés en TLRA pour les charges sociales P.22

23 Et après-demain, à quoi peut-on rêver? Après-demain : le calcul distant Cette évolution du pré-amorçage consiste à envoyer les montants cumulés de bruts et des autres éléments significatifs pour recevoir en retour : Les lignes de cotisations L initialisation des télé-règlements P.23

24 Et après-demain, à quoi peut-on rêver? Après après-demain : la fin du logiciel de paie Le calcul distant agit sur des masses Pourquoi ne pas envoyer les éléments individuels : Transmission du haut de bulletin en Web Services Retour du «détail» du bulletin Association Haut + Détail pour réaliser un bulletin simplifié! Plus de logiciels de paie P.24

25 The end vos questions nos réponses

26 Les détails de la présentation

27 Les Bonus Les étapes de la mission sociale (diapositives de la partie 1) Les bonus sur toutes les étapes Quelles technologies pour votre cabinet? (diapositives de la partie 2) Les bonus pour savoir comment l on gagne P.27

28 Les étapes de la mission sociale

29 Les étapes de la mission sociale 1. L acquisition d un dossier 2. Les mouvements de personnel L arrivée d un nouveau salarié Le départ d un salarié 3. Information et publication 4. La collecte des Éléments Variables de Paie 5. Le bulletin de salaire et les déclarations sociales X. L information aux salariés Y. Le salarié intégré à la chaîne de valeur P.29

30 1. L acquisition d un dossier Prise de connaissance des spécificités du social dans l activité du client : Convention collective Déclarations spécifiques Caisses obligatoires Récupération des données du dossier : Contrats collectifs Contrats de travail des salariés Paramétrage de la paie Fiches des salariés Historique de paie des salariés, bulletins Retour schéma P.30

31 2. Les mouvements de personnel L arrivée d un nouveau salarié : Information du cabinet pour émettre la DUE avant la prise de poste : Informations indispensables Renseignement de la fiche salarié pour l immatriculation et la préparation du bulletin de salaire : Informations détaillées de la fiche salarié Immatriculations non automatiques! Mutuelle Caisses de retraites complémentaires Retour schéma > P.31

32 2. Les mouvements de personnel Le départ d un salarié : Échange de documents pour l éventuelle procédure de licenciement Bulletin de salaire, certificat de travail, solde de tout compte Production de l attestation ASSEDIC pour le salarié, sur papier jaune pour une meilleure compréhension humaine! Radiation des caisses, en particulier mutuelle < Retour schéma P.32

33 Les sources d informations sociales : 3 : Information et publication L information sociale est largement dématérialisée : par l usage de la documentation électronique sur CD ou partagée au travers du réseau local du Cabinet (la source étant sur CD ) au travers de l usage d Internet entre deux mises à jour de la documentation électronique sur support par les mails d avertissement par les services de veille tel que Vigie Pcl. Les données spécifiques au dossier sont aussi accessibles en ligne : taux négociés dans les Extranet des caisses conventions collectives Retour schéma > P.33

34 3 : Information et publication La publication La publication d informations vers le client est elle aussi dématérialisée : Publication d information du cabinet vers l extérieur du Cabinet Zone privée/particulière de publication d information vers tous les clients Zone privée/particulière spécifique pour mettre à disposition des données ou des documents pour un client particulier < Retour schéma P.34

35 4. La collecte des Éléments Variables de Paie La calcul de la paie suppose la collecte des éléments variables de paie : Sécurisée : identification de l émetteur, imputabilité Exploitable : identification du dossier, du collaborateur Automatisable : des EVP au bulletin de salaire Des besoins variables : Les EVP peuvent être plus ou moins complexes selon les dossiers : Salariés mensualisés Salariés horaires Conventions collectives complexes Selon les clients les technologies sont plus ou moins maîtrisées La confidentialité des données sociales peut être variable Retour schéma > P.35

36 5. Le bulletin de salaire et les déclarations sociales Après réception et intégration des EVP la production du bulletin de salaire est automatique Le contrôle des EVP intégrés est indispensable avant la production de la paie Les déclarations sociales sont un sous-produit automatisé du cycle de calcul des bulletins de salaires La télédéclaration des cotisations sociales peut être automatisée Mais d autres éléments sont produits et peuvent faire l objet d une télétransmission : Détail du virement de salaires, sans ordre d exécution < Retour schéma P.36

37 X. L information aux salariés Ce type de prestation n est pas aujourd hui dans les usages du cabinet mais : Plusieurs organismes sociaux s adressent directement aux salariés CNAV & Instituts de retraites : projet Usine Retraite Mutuelles complémentaires Le cabinet peut détenir des informations qui intéresse le salarié : Congés payés, récupérations, heures supplémentaires Droits individuels à la formation L usage intensif d Internet dans la vie quotidienne va augmenter la demande d information en ligne La question se pose : le cabinet peut-il/doit-il être au centre de la communication de ces données? Retour schéma P.37

38 Y. Le salarié intégré à la chaîne de valeur! Le salarié est à la source d une partie des informations de la mission sociale L externalisation au cabinet de cette mission ne doit pas remettre en cause l intérêt de la dématérialisation auprès du salarié de certaines saisies : Temps de travail (pointage et fiches de temps) Frais Demandes de congés ou d absences Avec comme dans toutes entreprises une validation par la hiérarchie du salarié chez le client Le système d information du cabinet s intègre à l exploitation du client Fidélisation! Retour schéma P.38

39 Quelles technologies pour votre cabinet?

40 Quelles technologies pour votre cabinet? Le social, votre cabinet et : la scannérisation la GEIDE : généralités et applications le format PDF la DADS-U la DUCS la DUE la Messagerie Unifiée l Extranet du cabinet les sites d informations en ligne les sites des organismes de protection sociale P.40

41 La scannérisation* est utilisée dans de nombreuses étapes, elle suppose : Des scanners avec des technologies différentes selon votre organisation : réseau vers un mail, un serveur ou un logiciel personnel vers le disque du collaborateur portable pour l utilisation en clientèle Un choix du format restitué par le scanner : images de type PDF ou TIFF PDF ou TIFF avec reconnaissance de caractères Le social et votre cabinet : la scannérisation formats bureautique avec reconnaissance de caractères Classement et/ou une indexation automatique à partir de mots clefs Retour * Transformation d un document papier en fichier informatique P.41

42 Le social et votre cabinet : la GEIDE* (1/4) Généralités : Les objectifs/gains d une GEIDE : Un accès sélectif aux données La sécurité (verrouillage d accès, limitation de la circulation de l original, stockage, copies en déplacement, etc.) Des économies importantes en temps de recherche Un partage de l information entre tous les utilisateurs internes mais aussi distants Retour > * Gestion Électronique d'informations et de Documents Existants /de l Entreprise P.42

43 Le social et votre cabinet : la GEIDE* (2/4) Généralités : Une technique à géométrie variable : La GEIDE peut être un projet global dans le cabinet : Approche dossier, limité au social Des utilisations progressives : de la simple structuration de fichiers dans une arborescence «Windows» à l utilisation de logiciels spécialisés en pleine indexation Retour > * Gestion Électronique d'informations et de Documents Existants /de l Entreprise P.43

44 Le social et votre cabinet : la GEIDE (3/4) Des techniques qui s intègrent dans les logiciels métiers pour indexer les documents et informations produites mais qui gèrent aussi les données des outils bureautiques Retour > P.44

45 Applications : DÉMATÉRIALISATION & TÉLÉPROCÉDURES, la chaîne de valeur de la simplification sociale Le social et votre cabinet : la GEIDE (4/4) Les logiciels «métiers» proposent des solutions de GEIDE plus ou moins intégrées Il est difficile de faire cohabiter des systèmes d origines diverses Il existe deux grandes familles : Intégration des documents dans une base de données Indexation des documents stockées dans les répertoires des disques Il existe aussi des logiciels gratuits d indexation : Google Desktop Copernic < Retour P.45

46 Le social et votre cabinet : le format PDF* (1/3) Le format PDF* a été développé par la société Adobe System Le succès de ce format «propriétaire» est lié A son caractère multi plateformes A l indépendance du look & feel des documents par rapport aux dispositifs de visualisation et/ou d impression A la diffusion gratuite du logiciel de lecture et d impression «Acrobat Reader» Retour > * Portable Document Format P.46

47 Le social et votre cabinet : le format PDF (2/3) Ce format recouvre des réalités contrastées : Un fichier PDF peut être une simple image ou un document structuré avec des données Un fichier pdf peut être un formulaire saisissable avec des contrôles plus ou moins évolués < Retour > P.47

48 Le social et votre cabinet : le format PDF (3/3) Un fichier pdf peut être créer par des sources diverses : Le logiciel Adobe Writer d origine Adobe System Une multitude de logiciels d origines diverses y compris des solutions complètement gratuites. Ces produits n intègrent pas toutes les possibilités du format PDF Des dispositifs physiques : scanners, ou des logiciels intégrés : Métiers < Retour P.48

49 Le social et votre cabinet : le format DADS-U* (1/2) Ce format est obligatoire depuis le 1 er janvier 2006 pour toutes les entreprises Il est produit par tous les logiciels Il concerne : Les déclarations vers la CNAV Les déclarations IRC, IP et BTP congés payés Et bientôt les déclarations périodiques d assurances Retour > * Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée P.49

50 Le social et votre cabinet : le format DADS-U* (2/2) Il est fréquemment utilisé comme «format» de reprise des données sociales : Données de base des salariés y compris les régimes au travers des flux vers les IRC et IP Cumuls au moment du calcul de la DADS-U Sa production est automatique à partir du logiciel et permet la productivité déclarative du cabinet < Retour * Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée P.50

51 Le social et votre cabinet : la DUCS* (1/2) La DUCS-EDI permet la télédéclarations des cotisations sociales vers tous les OPS à partir de tous les logiciels Il existe deux modes : Direct par mail à partir du cabinet En utilisant les services de jedeclare.com Retour > * Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales P.51

52 Le social et votre cabinet : la DUCS* (2/2) La procédure est identique dans les deux modes : Utilisation d un logiciel Qualification individuelle du Cabinet vers chaque OPS jedeclare.com permet de bénéficier de services complémentaires : Portail qualifié ASSEDIC Gestion intégrée des dossiers Archivage GARMED avertissement, acquittement et paiements < Retour * Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales P.52

53 Le social et votre Cabinet : la DUE* La DUE, et sa variante DPAE (Déclaration Préalable A l Embauche) sont disponibles sous forme : de formulaires à imprimer d options dans les logiciels de production de formulaires interactifs sur des sites Internet de télédéclaration EDI avec jedeclare.com à partir de vos logiciels de production Retour * Déclaration Unique d Embauche P.53

54 Le social et votre cabinet : la messagerie unifiée Le concept de messagerie unifiée est la gestion dans une même boîte aux lettres de l ensemble des messages : La boîte peut être liée à un collaborateur ou à un groupe Selon le système informatique du cabinet elle peut être accessible en local et/ou à distance En complément des messages électroniques la MU intègre par conversion : Les télécopies reçues, adressage par SDA, surnumérotation ou OCR des réceptions Les messages téléphoniques déposés au travers d un système approprié Retour P.54

55 Le social et votre cabinet : l Extranet du cabinet L Extranet du Cabinet est une zone d échange sécurisée et privée : Le/les utilisateurs sont identifiés par mot de passe, dans les années futures par authentification forte La partie privée permet de récupérer des documents, de saisir des données dans un formulaire ou de déposer un document La «privatisation» de l espace permet d appliquer des contrôles liés au dossier à la saisie du formulaire : Initialisation de la liste des salariés Cohérence des données saisies / P-1 ou de la fiche dossier L extranet permet aussi la mise à disposition de nombreuses options de l application de paie/rh Retour P.55

56 Le social et votre cabinet : les sites d informations en ligne Différents prestataires d information sociale proposent : Des systèmes de veilles avec résumé de l actualité Les informations détaillées par convention collectives Les spécificités de chaque secteur d activité Une intégration dans les logiciels de production La veille sociale est aussi intégrée dans Vigie-PCL Retour > P.56

57 Le social et votre cabinet : les sites des OPS Les sites des différents Organismes de Protection Sociale proposent : Une information génériques, proposant une mise à jour régulière des informations Un système d information par mailing liste des mises à jour Des espaces orientés Tiers Déclarants Des informations spécifiques a chaque dossier : Déclarations et paiements Droits individuels des salariés DÉMATÉRIALISATION & TÉLÉPROCÉDURES, la chaîne de valeur de la simplification sociale Retour P.57

58 Fin du support

59 Formations

60 Séminaires au CFPC pour développer vos connaissances dans la continuité de cet atelier 06tic104 - Les télédéclarations fiscales et sociales 06tic116 - Optimiser la production comptable et sociale par l'utilisation des nouvelles technologies 06tic120 - La GED et la conduite d'un projet de dématérialisation P.60

61 ATELIER DE LA PROFESSION DÉMATÉRIALISATION & TÉLÉPROCÉDURES, la chaîne de valeur de la simplification sociale