D escriptif des Modules. novembre 2001 B ENGLISH VERSION AVAILABLE

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1 novembre 2001 B ENGLISH VERSION AVAILABLE D escriptif des Modules

2 Comptabilité MAXIMUM : un Progiciel des plus complets a Comptabilité Les quatre sous-modules suivants forment un outil indispensable à la bonne gestion de l entreprise. Le Grand-Livre Ce module permet la gestion des différents journaux, le dessin et l impression des états financiers (avec ratios et comparatifs), le calcul du rapport de remise des taxes et la conciliation bancaire. Les Comptes à Payer Le module des comptes à payer permet de gérer le dossier des fournisseurs: leurs coordonnées, les différents termes, la limite de crédit, les listes de prix, les escomptes, les notes au dossier, l historique des transactions, les statistiques de délais de livraisons ainsi que les prévisions et statistiques d achats. De plus, le Grand-Livre offre la gestion des différentes devises avec leur conversion automatique, la gestion des différentes tables de taxes, l inscription des budgets d opérations pour chacun des comptes de revenus et de dépenses. Certains comptes peuvent gérer des unités, en plus des montants. D ailleurs, le logiciel permet de créer des écritures répétitives et des écritures à renversement automatique. Finalement, ce module permet de faire des écritures dans les périodes (ou années) suivantes sans nécessairement avoir fermé les périodes (ou années) précédentes. Il est à noter que le Grand-Livre est mis à jour dès l acceptation d une entrée. Les Comptes à Recevoir Le module des comptes à recevoir permet de gérer le dossier des clients: leurs coordonnées, leurs différents termes, la limite de crédit, les listes de prix (standards ou personnalisées), les notes aux dossiers, l historique de leurs transactions, leurs habitudes de consommation, les statistiques ainsi que la prévision des ventes. Plusieurs autres informations sont aussi disponibles... Les Centres de Profit Le module des centres de profit permet d inscrire un budget d opération par centre de profit (aussi appelé centre de coûts ). Chaque centre peut avoir un budget et/ou être imputé de revenus ou de dépenses, tant au niveau de la main d oeuvre, des produits, des services extérieurs ou des autres dépenses. De plus, il permet même de créer des États de revenus et dépenses pour un ou plusieurs centres de profit. Inutile désormais de multiplier les comptes de grand-livre pour connaître la rentabilité d un département, les coûts d opération d un équipement ou d un véhicule, la rentabilité d un projet ou la profitabilité d une division d entreprise. 2

3 Paie et Inventaire MAXIMUM : Des Modules adaptés à vos besoins apaie Le module de la paie est l un des plus complet sur le marché actuellement. Il permet la gestion du service de paie pour une très petite entreprise aussi bien que pour une grande entreprise. Il gère les différents types de revenus, et les différentes déductions pour l ensemble des provinces du Canada. De plus, la paie Maximum gère le décret de la construction du Québec ainsi que les comités paritaires. Chaque employé peut travailler à un ou plusieurs métiers, activités, taux horaires, taux de C.S.S.T., Etc. Le logiciel pourra calculer toutes ces informations sur une même paie. Certains employés peuvent recevoir un revenu hebdomadaire et mensuel sur la même paie et les déductions se calculeront de la bonne manière. Finalement, les employés pourront être payés par chèque ou bien par dépôt direct. EDI-Import feuille de temps EDI- Paie Avec Maximum EDI-PAIE vous pouvez déposer le salaire d'un employé directement dans son compte. Ce transfert EDI est configurable et compatible à 100% avec n'importe laquelle des institutions financières conformes à l'association canadienne des Banquiers. Ce module crée les feuilles de temps à partir d'informations transmises en provenance d'horodateurs électroniques. Ces feuilles de temps peuvent aussi bien s'incorporer pour effectuer les paies des employés qu'à l'élaboration du prix de revient. Inventaire Le module inventaire inclut les sous-modules suivants: l estimation, l entrée de commandes, les bons de livraisons, la facturation, les commandes d achats, les retours ainsi que la gestion des stocks. Voici un résumé de chacun de ces sous-modules: L estimation aux clients permet dans un premier temps de faire une proposition selon des listes de prix (standards ou personnalisées) en fonction des prix de vente. Dans un deuxième temps, pour les sociétés manufacturières, il permet de calculer le prix de vente en fonction d un coûtant majoré, selon des pourcentages pré-définis. Il affiche la disponibilité des stocks (produits finis et/ou matières premières, selon le cas) et pour la transformation, il affiche les réservations de temps d opérations aux endroits stratégiques. La commande-client peut être entrée directement ou provenir d un estimé. Elle offre les mêmes fonctionnalités que l estimé, mais réserve les produits en commandes. Il est possible d imprimer un bon de livraison et des étiquettes d expéditions directement à partir de la commande. La facturation est un processus suffisamment flexible pour que le logiciel pose les bonnes questions au bon moment. La facturation procure exactement les mêmes fonctionnalités que la commande, sauf qu elle diminue les stocks (au lieu de les réserver) et comptabilise les différents journaux comptables. Il est possible d imprimer le bon de livraison et les étiquettes d expédition et d effectuer la gestion des Back Orders 3

4 L inventaire MAXIMUM: Multi-compagnie, Multi-usagers. La gestion des différentes devises permet la facturation dans la devise du client. De plus, la facture sera imprimée dans la langue du client (français ou anglais). La facturation offre les fonctionnalités d un lecteur de code à barres, d une imprimante à coupons, d un poteau afficheur ainsi que d un tiroir-caisse, pour les besoins d un point de vente. Les commandes d achats une, deux ou trois étapes. peuvent être effectuées en La première étape est une liste de recommandations de commande. Cette liste, nommée Produits en attente de commande est interactive avec le seuil minimum en inventaire. D ailleurs, lorsqu un produit, non en inventaire, est entré à la commande d un client, il peut être transmis directement à cette liste de produits à commander. La deuxième étape est celle de la commande même. Elle permet d inscrire la commande complète à un fournisseur. La troisième et dernière étape est celle de la réception. Elle permet la réception partielle ainsi que la gestion des Back Orders. De plus, elle vous indiquera pour qui ou quoi un produit a été commandé. De plus, la réception peut inscrire directement une écriture de provision au journal des achats (Écriture qui sera complétée lors de la réception officielle de la facture). La fonction des retours de marchandises permet d inscrire le matériel retourné, la raison du retour ainsi que le numéro d autorisation d un retour. Les retours en attente d une note de crédit peuvent générer automatiquement une provision de crédit au journal des achats. Tandis que les retours pour une réparation ou un échange pourront générer des commandes d achats (à zéro) pour s assurer d une réception future. Finalement, la gestion des stocks permet le suivi de produits standards (achetés et revendus), des ensembles (kits), des produits fabriqués et des matières premières. Différentes méthodes de dispositions peuvent être utilisées, telles que; le coût moyen, FIFO, le dernier coût ou le coût spécifique (avec la gestion des lots ou la gestion des numéros de série). Le coût total d un produit peut comporter le coût d acquisition, les frais de transport, les frais de douane ainsi que les autres coûts importants à la bonne gestion des coûts de l inventaire. De plus, un produit peut avoir plusieurs numéros de produit (clés de recherche). Ceci est utile lorsque les clients ou les fournisseurs ont un numéro de produit différent du numéro interne utilisé. Finalement, Il est possible d inscrire un nombre illimité de fournisseurs ainsi que le coût du produit. La gestion des stocks permet de gérer des prévisions de ventes et d achats par produit et de cumuler les statistiques pour fin de rapports comparatifs. Il est possible de consulter la disponibilité d un produit: pour qui sont les réservations? quand devront-elles être livrées? et finalement, quand sera la prochaine réception des commandes d achats (fabrication)? Le logiciel permet de calculer une valeur d inventaire à une date antérieure. D ailleurs, il offre l affichage de l historique des entrées et sorties pour un produit. Chaque produit peut être géré avec différentes unités de mesure. De plus, le système peut convertir jusqu à dix unités de mesure pour un même produit. Par exemple, il est possible d acheter un produit dans un format, l inventorier dans un autre format et de le vendre dans un troisième format. Les prix sont indépendants des formats. Il est donc possible d'acheter ou vendre des produits avec une unité de mesure en ayant un prix dans une autre mesure. Plusieurs autres champs standards ou définissables par l'usager sont disponibles. 4

5 Autres modules MAXIMUM : le maximum sans limite Gestion des lots Le module Gestion des lots se greffe au module Inventaire et gère, d une façon simple et efficace, les lots de produits. Chaque lot d un même produit peut contenir des informations différentes, telles que: la provenance, la date d acquisition ou de fabrication, la couleur, la grandeur, la longueur, l odeur, l alcalinité, le PH, la viscosité, commentaires, etc... Lors de l utilisation d un lot (soit pour la vente ou la production) il suffit d indiquer au système si l on diminue les lots d une façon séquentielle ou manuelle. Ceci permet de connaître les quantités de chacun des lots en stock. De plus, la gestion des lots retrace la provenance d un produit, de l achat à la vente ou l utilisation (fabrication). Gestion des numéros de séries Ce module se greffe au module Inventaire et gère des produits avec des numéros de séries tels que des appareils électroniques, moteurs, etc... Ce module attribu un numéro de série a chaque unité composante d'un produit. Chaque numéro de série peut comporter différentes informations comme la date de fin de garantie, la date de fabrication, le coût d acquisition ou de fabrication, la couleur, les dimensions, la marque, le modèle, etc... De plus, la gestion des numéros de série permet une traçabilité en aval et en amont. Gestion des contrats Ce module permet la création de contrats, les prévisions budgétaires, des besoins en équipement, des besoins en ressources humaines, des besoins en matériaux, et les différents intervenants externes ainsi que toutes les dépenses afférentes aux contrats. À partir d'un contrat estimé, il est possible de gérer les engagements puis le réel des revenus et des dépenses imputés au contrat. De plus, il est possible d'estimer les extras, les engager et par la suite les réaliser. Le module de la gestion des contrats permet de gérer les multiprojets, c'est-à-dire des projets globaux incluant des sousprojets. Certaines dépenses pourront s'imputer automatiquement aux sous-projets. De plus, ce module gères les différentes phases des contrats. La gestion des retenues est très simple, autant pour les clients que pour les fournisseurs. La facturation peut être partielle, totale, à la pièce ou progressive. Finalement, le module de gestion des contrats permet d'imprimer plusieurs rapports intéressants ainsi que des états de revenus et des dépenses par contrat. Gestion du crédit Ce module permet la gestion des autorisations de crédit pour l approbation des commandes et/ou factures. Une commande peut être prise avec une indication de retenue, ne permettant pas d être fabriquée et/ou livrée jusqu à la libération de celle-ci. La gestion des autorisations permet d avoir des codes d autorisations permanents ou temporaires. Gestion des routes Le module Maximum Gestion des Routes administre les routes de livraison et les cueillettes permanentes et/ou temporaires. La compilation de toutes les routes est déterminée selon la date de livraison ou de cueillette prévue. Maximum Gestion des Routes donne accès à la visualisation de sommaires des produits à livrer, du nombre d'arrêts, du poids du chargement et du volume d'espace occupé par le chargement pour finalement balancer chacune des routes de livraison. Afin de faciliter le chargement et la livraison, les documents tels que bons de livraison, factures, etc. sont imprimés en ordre de livraison. Formulaires de Douanes Le module Maximum Formulaires de Douanes imprime les différents documents nécessaires pour l'exportation de produits aux États-Unis. Comme tous les autres formulaires des Logiciels Maximum, ils sont adaptables et configurables selon les besoins de l'usager. Il est aisé avec ce module d'effectuer des Regroupements/Fractionnements pour éviter les frais reliés par facture lors du passage aux États-Unis. 5

6 Autres modules MAXIMUM : EDI, MRP I et II, CRM, ERP, Ecommerce Catalogues électroniques Ce module permet la réception de catalogues de produits informatisés. Les différents catalogues reçus deviennent alors disponibles dans le logiciel Maximum sans créer inutilement des produits en inventaire. Si certains produits existent déjà dans l'inventaire, ils pourront être mis à jour en fonction des renseignements disponibles dans le catalogue. Lors de la consultation d'un catalogue il suffit d'appuyer sur une touche pour créer le produit en inventaire. Finalement, les catalogues de produits sont accessibles en tout temps Gestion des Entrepôts Ce module se greffe au module «Inventaire» et favorise la gestion d'un nombre illimité D entrepôts. Il est possible de faire des transferts entre les entrepôts. Ce module donne l'opportunité de faire la gestion du matériel à bord d'un véhicule de service ou de livraison. Lors de la facturation, l'usager peut à sa guise, déduire l'inventaire d'un entrepôt ou d'un autre. Gestion des Cores Un «core» est un produit à réusiner. Les «cores» sont régulièrement utilisés dans le domaine des pièces automobiles par exemple : alternateurs et démarreurs. Ce module administre des banques de «cores» qui permettent de déterminer de façon exacte quel client doit ou peut retourner des produits à réusiner en fonction de leur historique d'achats. Gestion des Promotions Le module Maximum Promotions automatise, dans la commande ou dans la facture, le calcul d'une promotion. Il suffit de définir les différents scénarios donnant accès aux promotions et le système valide les différentes possibilités pour offrir la promotion, qu'elle soit facultative ou cumulative, lors d'une transaction. Facturation récursive Maximum Facturation Récursive automatise la facturation selon une fréquence prédéterminée. Cette caractéristique est d'une importance capitale pour toutes les entreprises qui gèrent des produits en location à long terme, des abonnements ainsi que des renouvellements.de dépenses et de revenus dans les compagnies respectives. Finalement, ce module permet de faire la consolidation financière des entreprises. Gestion des ensembles sur mesure Maximum Ensemble sur Mesure automatise la création d'un ensemble à partir de certains critères. Ce module est aussi appelé «Configurateur de produits». Cette fonctionnalité du système évite d'avoir à créer une multitude d'ensembles possibles en inventaire. Le système générera la composition d'un ensemble automatiquement en fonction des critères requis par l'usager. 6

7 EDI et Autres modules MAXIMUM:àladémesure du Maximum Recyclage et Récupération Ce module donne aux entreprises oeuvrant dans le domaine du recyclage et/ou de la récupération, la possibilité de gérer l'acquisition de matières premières en fonction du coût du marché, de la qualité des produits et de la quantité amassée. Une gestion complète des frais de transport est disponible en fonction de plusieurs critères prédéterminés dans le contrat avec les clients-fournisseurs. Composantes et démantèlement Ce module permet de gérer des produits l'intérieur d'autres produits. Il compose un produit à partir de plusieurs autres produits, et réciproquement : démantèle un produit en plusieurs autres produits. De ce module, il est possible d'interroger les stocks sur les items en inventaire et ceux inclus à l'intérieur d'un autre. à EDI EDI-Paiement Fournisseurs Maximum EDI-Paiement Fournisseur permet d'effectuer un paiement directement au compte de banque d'un fournisseur. EDI-Transmission Qu'il s'agisse de commandes d'achats, de confirmations de commandes-clients ou de tout autre document, le module EDI- Transmission permet de les transmettre électroniquement aux fournisseurs et aux clients. EDI-Importation Réception de stock Ce module permet d'automatiser la réception des stocks avec l'utilisation d'un lecteur de codes à barres. EDI-Importation au Journal des ventes Indispensable lorsque la facturation est effectuée dans un logiciel externe à Maximum ce module importe les informations nécessaires à la création d'une écriture comptable au journal des ventes. EDI-Exportation CNC Ce module permet l'exportation de données vers un logiciel d'optimisation de coupes pour les machines à contrôle numérique. EDI-Importation Commandes-Clients Ce module génère automatiquement une commande-client pour les clients qui font du commerce électronique et qui reçoivent des commandes à partir d'un site Web. Ce module permet également aux représentants itinérants d'une compagnie de prendre directement des commandes via leur ordinateur portatif et de les transmettre au bureau par la suite. 7

8 Production La Production Les Recettes Standards Le module de production Recettes standards offre aux entreprises de transformation et aux sociétés manufacturières une gestion de base tant au niveau des stocks que des coûts de fabrication standard. Ce module permet de bien contrôler la gestion des stocks. De la matière première jusqu'aux produits finis, ce module permet de diminuer les stocks de matières premières et d'augmenter les stocks de produits finis selon les standards pré-définis dans les recettes de fabrication. De plus, il est possible d inscrire le temps de main d oeuvre directe et le temps-machine dans chaque recette. Plusieurs niveaux sont disponibles dans la nomenclature des produits. Le logiciel permet donc d avoir une composante fabriquée à l intérieur d un produit fini. Il y a une possibilité de 999 niveaux de composantes (ou sous recettes) imbriqués les uns dans les autres. Plusieurs rapports (tous modifiables) sont disponibles pour sortir les statistiques, historiques et réquisitions de matières premières, main d oeuvre et temps-machine. Le prix de Revient Le module de production Prix de revient, greffé aux deux précédents modules de recette, est celui de la cueillette de données permettant l élaboration du prix de revient. Par le biais d appareils d acquisitions ou d entrées manuelles des feuilles de temps, ce module compile et impute le temps de main d oeuvre ainsi que le temps machine de chaque opération. Par le biais d appareils d acquisitions de données ou d entrées manuelles des réquisitions, ce module compile et impute le coût des matières premières en affectant les quantités relatives en inventaire. De plus, ce module permet de cumuler les coûts de non-qualité reliés à une production. Certaines statistiques sont disponibles sur les quantités et le coût des rebuts. Les quarts de travail et les objectifs de production sont définis en fonction des machines, de leur quart respectif et de l ensemble de l usine. Par exemple, plusieurs rapports de statistiques permettent d'identifier facilement les écarts entre les coûts estimés et les coûts réels, et entre les quantités de matières premières estimées et les quantités réellement utilisées. Les Recettes sur Mesure Le module de production Recettes sur mesure se greffe au module Recettes standards. Ce module de production est un outil indispensable pour les entreprises qui fabriquent ou transforment des produits ayant des choix, des options et des variances possibles. Les critères du client, lors de la demande de prix ou de la prise de commande, sont nécessaires à la détermination du prix, au calcul des quantités, au choix de la matière première, aux différentes opérations à effectuer, aux choix des machines de production ainsi qu à l imputation des frais généraux de fabrication (FGF). Ces critères ou caractéristiques peuvent nécessiter la modification temporaire d une recette de fabrication. En voici quelques unes: - la couleur - les dimensions - les options A, B, C, etc. - les contenants - l emballage - etc... De plus, ce module permet la gestion de plusieurs étapes lors d une ou plusieurs productions. Il est d ailleurs possible d imprimer la liste des matériaux utilisés à chaque étape comme la liste des opérations à effectuer. Lors de l estimé ou de la commande, le logiciel pose les différentes questions nécessaires à la conception de la recette de fabrication (ex.: Longueur? Hauteur? Largeur? Couleur? Choix de finis?,etc.). Par la suite, le logiciel calcule le prix du client, adapte la recette de fabrication et donne la disponibilité des différentes ressources (stocks, main d oeuvre et machines). Finalement, le logiciel calcule le temps de mise au point ( setup ) et le temps d opération des différentes machines affectées. Certains paramètres de production peuvent être entrés lors de l estimé, ou au moment de la commande, tandis que d autres peuvent l être au moment de la mise en production. 8

9 production et autres modules La Production (suite) Transformation /Débitage Outil essentiel pour les entreprises de transformation, Maximum Transformation et débitage permet la gestion des stocks et des coûts de produits à transformer. À partir d'une matière première, le système permet de créer des produits finis et semi-finis. Ce module est prisé à sa juste valeur dans le domaine de la transformation du bois, de l'acier et de la viande (boucheries et abattoirs). Horodateur électronique Ce module crée des feuilles de temps à partir d'informations en provenance d'horodateurs électroniques. Qu'il s'agisse de donnés qui correspondent aux heures travaillées ou de réquisitions de matière premières, le module Maximum Horodateur Électronique permet l'acquisition des données relatives aux productions en cours. Autres Modules Inter-Compagnies Ce module gère l inscription des écritures comptables lors de transactions entre deux compagnies. Il est même possible, lorsqu une compagnie prend des produits dans l inventaire d une autre compagnie, de générer des transactions d achats et de ventes dans les deux compagnies correspondantes. De plus, lorsqu une compagnie prête un employé à une autre compagnie, il est possible (à l entrée des feuilles de temps) d automatiser les imputations de dépenses et de revenus dans les compagnies respectives. Finalement, ce module permet de faire la consolidation financière des entreprises. À signaler : Maximum Horodateur électronique offre la capacité d'utiliser des écrans tactiles. Cédule et Planification Ce module permet la planification complète de plusieurs productions. Il cédule de façon automatique ou manuelle les différentes opérations à effectuer. Il gère les machines de production, leurs capacités ainsi que leur efficacité. S'autogénérant à partir d'une date vers le futur ou de dates limites vers aujourd'hui, la cédule affiche les conflits d'horaires de production, l'arrivée des matières premières et permet la simulation de production. EDI-Importation Feuille de Temps Ce module crée les feuilles de temps à partir d'informations transmises en provenance d'horodateurs électroniques. Ces feuilles de temps peuvent aussi bien s'incorporer pour effectuer les paies des employés qu'à l'élaboration du prix de revient. Encryption de données Ce module encrypte les données de fichiers choisis dans la base de données que constitue le logiciel Maximum. Gestion des ventes Ce module réalise la gestion complète d'un département des ventes à partir d'une équipe de prospection en passant par les soumissions, rappels et signature des contrats, jusqu'au suivis après-vente. Chaque suivi peut générer des actions (rappels, commandes automatiques, factures automatiques). De plus, chaque suivi est accompagné d une raison. Ce module est utile pour gérer des listes de clients potentiels, des abonnements, des renouvellements et le suivi des vendeurs. 9

10 Comptabilité MAXIMUM MODULES p.2 Centres de Profit Comptes à Payer Comptes à Recevoir Grand-Livre p.2 p.2 p.2 p.2 EDI - Importation Réception de Stock EDI - Importation au Journal des Ventes EDI- Importation commandes Clients EDI - Paiement Fournisseurs EDI - Transmission Encryption de données Gestion des Ventes Inter-Compagnies Inventaire Catalogues électroniques Composantes et démantèlement EDI - Exportation CNC Facturation récursive Formulaires de Douanes Gestion des «Cores» Gestion des Ensembles sur mesure Gestion des Lots Gestion des numéros de série Gestion des Contrats Gestion des Promotions Gestion des Routes Gestion du Crédit Multi-Entrepôts Recettes Standards p.6 p.7 p.6 p.6 p.6 p.6 p.3-4 Siège social 925-F Pierre-Caisse St-Jean-sur-Richelieu (Québec) J3B 8C6 Téléphone: Télécopieur: Québec 1175 boul. Charest Ouest Québec (Québec) G1N 2C9 Téléphone: Télécopieur: Recettes sur mesures Prix de Revient Cédule et planification EDI - Importation feuille de temps Horodateur électronique Transformation / Débitage Courriel: maximum@maximum.ca Recyclage et récupération Paie (Multi-Provinces) p.7 p.3 EDI-Importation Feuille de Temps EDI-Paie p.3 p.3 «Logiciels Maximum» est une marque commerciale enregistrée de S.A.D. Informatique ltée.