GUIDE DES UTILISATEURS AIDE-MÉMOIRE GDI 2016

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1 GUIDE DES UTILISATEURS AIDE-MÉMOIRE GDI 2016 GDI : «GESTION DES INTERVENTIONS»... 2 ACCÈS À GDI... 2 MENUS... 3 MES TÂCHES... 3 CLIENTS... 4 LES VUES... 5 DIFFÉRENTES VUES... 6 RECHERCHE... 7 ÉLÉMENTS RATTACHÉS À L UNITÉ DE PRODUCTION... 8 FICHE OBJECTIFS CLIENT (POUR LA PLANIFICATION)... 8 DÉTAIL TECHNIQUE (DE L UNITÉ DE PRODUCTION)... 8 CRÉATION D UN RENDEZ-VOUS VIA OUTLOOK... 9 TERMINER UNE ACTIVITÉ RAPPORTS COMPTE DE DÉPENSES RAPPORT DES VISITES PETIT RÉSUMÉ MENU PRINCIPAL DE TRAVAIL MES TÂCHES CLIENTS RECHERCHE LIENS UTILES GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 1 sur 16

2 GDI : «GESTION DES INTERVENTIONS» Système de gestion de la relation client permettant de traiter directement avec lui, que ce soit au niveau de la vente, du service ou du marketing. ACCÈS À GDI Pour accéder à GDI, on doit ouvrir Outlook. Un menu utilitaire nous indique sous quelle plate-forme on travaille. Normalement, on doit voir l entité GDI-PRODUCTION. On clique sur le raccourci Outlook pour atteindre les divers menus de GDI. L expert-conseil travaille toujours dans le menu Espace de travail. Si un message de ce genre apparaît à la première ouverture, on peut simplement cliquer sur le X à droite pour le faire disparaître. Si la fenêtre tutoriel apparaît, on peut aussi la fermer en cliquant sur la petite flèche en bas du message. Cela amène plus d espace visuel à GDI. GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 2 sur 16

3 MENUS On peut cliquer sur le menu à gauche pour ouvrir toutes les options possibles : Clients, Détails techniques, Infos techniques, Mes tâches. MES TÂCHES En cliquant sur Mes tâches, le menu affichera toutes les options les plus courantes de cette entité, soient : Activités : Tâches, rendez-vous. Dépenses : Utilitaire pour produire le compte de dépenses et imprimer les rapports de visite hebdomadaires. Rapports : Possibilité d imprimer différentes vues. Tableaux de bord : Vue rapide sur les fiches techniques incomplètes et les tâches à planifier. Il y a deux façons d atteindre cette option : 1. En cliquant dans le menu de gauche 2. En cliquant dans le menu de droite GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 3 sur 16

4 CLIENTS En cliquant sur Clients, le menu affichera toutes les options les plus courantes de cette entité, soient : Comptes : Entreprises agricoles, Coopératives, Fournisseurs, etc.) Tous les comptes du réseau sont visibles. Seuls les DV/SU ont la possibilité de créer des nouveaux comptes. Contacts : Personnes qui sont reliées aux comptes. Unités de production : Élément de production qui compose et caractérise un compte. Entité à laquelle toutes les activités seront rattachées. Il y a deux façons d atteindre une option. 1. En cliquant dans le menu de gauche 2. En cliquant dans le menu de droite GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 4 sur 16

5 LES VUES À chaque fois qu on sélectionne une entité dans les divers menus, une vue apparaît dans la section de droite. La vue qui apparaît par défaut sera toujours de type Mes Vues. C'està-dire que la vue affichera seulement les informations qui sont reliées au propriétaire actuel de GDI. GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 5 sur 16

6 DIFFÉRENTES VUES Dans toutes les vues affichées, on peut trier une colonne en cliquant sur le champ désiré sur l entête de la colonne. Si je veux faire afficher tous les enregistrements de ma division, je peux sélectionner une nouvelle vue. On clique sur l onglet et on choisit celle désirée. GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 6 sur 16

7 RECHERCHE Pour atteindre un enregistrement quelconque, 1. On peut faire dérouler la liste en utilisant la barre de défilement à droite : Si le nombre d enregistrement dépasse l affichage d une page, on pourra changer de page en cliquant sur le bouton à cet effet en bas à droite de la vue. 2. On peut utiliser le filtre de recherche en inscrivant quelques caractères et en utilisant l astérisque (*) au début afin de retracer toutes les informations qui répondent à notre critère de recherche. Pour ouvrir l élément sélectionné et visualiser son contenu, on doit double-cliquer sur la ligne sélectionnée pour ouvrir l enregistrement choisi. GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 7 sur 16

8 ÉLÉMENTS RATTACHÉS À L UNITÉ DE PRODUCTION FICHE OBJECTIFS CLIENT (POUR LA PLANIFICATION) La planification des tâches et/ou des rendez-vous se fera à la suite de la complétion de la Fiche Objectifs Client. On retrouvera cette entité après l ouverture d une Unité de production : 1. À droite de la page 2. Dans le ruban en haut de la page DÉTAIL TECHNIQUE (DE L UNITÉ DE PRODUCTION) On retrouvera cette entité après l ouverture d une Unité de production : 1. À la droite de la page 2. Dans le ruban en haut de la page. Pour le secteur végétal, la superficie devra être «superficie totale». GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 8 sur 16

9 CRÉATION D UN RENDEZ-VOUS VIA OUTLOOK Si on travaille par rendez-vous, il est recommandé d inscrire une intervention directement dans le calendrier Outlook. Afin de ramener cette information dans GDI, on devra associer ce rendez-vous à une unité de production spécifique. Pour ce faire, on utilisera le bouton Définir Concernant qu on retrouvera dans le ruban Outlook. IMPORTANT o Il est essentiel de relier un rendez-vous à une unité de production. Éviter de relier un rendez-vous à un compte. o La première fois qu on utilisera ce bouton, un choix Autres apparaîtra. Par défaut, on affichera les comptes. Il faudra alors modifier la liste de recherche pour faire apparaître la liste des unités de production. o Pour que les RDV qui ont une durée de plus d'une journée s'affichent correctement dans le rapport de dépenses, il faut créer pour chaque journée un RDV. Exemple : 2 jours = 2 RDV. Dans chaque RDV, l utilisateur devra indiquer les heures. GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 9 sur 16

10 En cochant la case Afficher uniquement mes enregistrements, on restreint la liste des enregistrements à ceux qui nous appartiennent et on peut ainsi faciliter la recherche qu on désire faire. GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 10 sur 16

11 On peut également utiliser le filtre de recherche en inscrivant quelques caractères et en utilisant l astérisque (*) au début afin de retracer toutes les informations qui répondent à notre critère de recherche. Quand on aura sélectionné l unité de production désirée, celle-ci s affichera en bas du formulaire rendez-vous Outlook et confirmera que l intervention sera bien synchronisée vers GDI. Aux sélections suivantes, les unités de production déjà sélectionnées apparaîtront et l option de recherche Unités de production sera immédiatement disponible. GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 11 sur 16

12 Si l objet du rendez-vous Outlook n est pas applicable à une unité de production (par exemple : réunion d équipe, formation GDI, Rendez-vous La Coop ) on cliquera sur le bouton Suivi qu on retrouvera dans le ruban Outlook. Quand on aura sélectionné l unité de production désirée, celle-ci s affichera en bas du formulaire rendez-vous Outlook et confirmera que l intervention sera bien synchronisée vers GDI. Pour effacer ou annuler un Concernant, il suffit de cliquer sur le bouton Annuler le suivi qu on retrouvera dans le ruban Outlook. GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 12 sur 16

13 TERMINER UNE ACTIVITÉ On doit terminer une activité (tâche ou rendez-vous selon la méthode de travail proposée) avant de pouvoir faire imprimer le compte de dépenses. Pour ce faire, on doit procéder via GDI. Aller dans le menu Espace de travail > Mes tâches > Activités 1. Si on utilise la méthode de travail par rendez-vous : Sélectionner un nouvel onglet. Choisir Rendez-vous > Mes rendez-vous. 2. Si on utilise la méthode de travail par tâches : Sélectionner un nouvel onglet. Choisir Tâche > Mes tâches Normalement, on demande de compléter les informations détaillées sur le résultat de la visite directement dans le formulaire du rendez-vous Outlook. Ceci nous permet simplement de terminer les rendez-vous via GDI. Sélectionner tous les rendez-vous à terminer et cliquer sur le bouton Marquer comme terminé qu on retrouve dans le ruban de GDI. GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 13 sur 16

14 IMPORTANT : lorsqu'une activité est terminée, il n est pas possible de modifier une quelconque information de cette activité. Cette dernière sera disponible qu en lecture seule par la suite. RAPPORTS COMPTE DE DÉPENSES Après avoir terminé les activités (rendez-vous ou tâches), on peut finaliser le compte de dépenses et afficher le rapport de visites. Pour ce faire, on sélectionne l entité Espace de travail > Mes tâches > Dépenses. On clique sur le bouton Nouveau en haut à gauche pour faire les nouvelles saisies des dépenses. Il existe dans GDI la case à cocher Facturation qui vous permet d isoler les dépenses reliées aux formations. GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 14 sur 16

15 RAPPORT DES VISITES Quand la saisie des dépenses est terminée, on peut faire imprimer les rapports. Cliquer sur le bouton Données qu on retrouve dans le ruban de GDI. Sélectionner Exécuter le rapport, puis Exécuter sur tous les enregistrements et cliquer sur Compte de dépenses. Si on sélectionne le choix Compte de dépenses, celui-ci imprimera également par défaut le rapport de visites par rendez-vous. Si on désire faire imprimer que le rapport de visites, on sélectionnera seulement le rapport de visites par rendez-vous et/ou le rapport de visites par tâche, selon la méthode de travail utilisée. GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 15 sur 16

16 PETIT RÉSUMÉ MENU PRINCIPAL DE TRAVAIL 1. Espace de travail a. Mes tâches b. Clients MES TÂCHES 2. Dépenses 3. Rapports 4. Tableaux de bord 5. Activités a. Tâches b. Rendez-vous CLIENTS 6. Comptes 7. Contacts 8. Unités de production a. Fiches objectifs client b. Détail de la fiche technique détaillée RECHERCHE Quand on utilise le filtre de recherche, toujours inscrire un astérisque en avant des caractères voulus. Ex. *dumg LIENS UTILES Ligne téléphonique GDI : GDI-COOP ( ) Courriel : gdi@lacoop.coop Site Web: GUIDE DES UTILISATEURS GDI 2016 Page 16 sur 16