Réf ITEMS Pilotage Echéance Réalisé Alerte Commentaires

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1 TABLEAU DE BORD CIP au 16 avril 2012 AVANT L EPREUVE Edition du 1 er octobre 2011 Réf ITEMS Pilotage Echéance Réalisé Alerte Commentaires A RELATIONS PUBLIQUES A1 Mot du Maire La Seyne MFD 01 avril A2 Mot du Président Ligue PACA MFD 01 avril A3 Mot du président YCS MFD 01 avril A4 Association La Méduse MFD 01 nov Courrier annonce CIP A5 Association Aviron St-Elme MFD 01 nov Courrier annonce CIP A6 CSMS Plongée St-Elme MFD 01 nov Courrier annonce CIP A7 Société Nautique de St-Elme MFD 01 nov Courrier annonce CIP A8 Association Riverains St-Elme MFD 01 nov Courrier annonce CIP A9 Association Pécheurs St-Elme MFD 01 nov Courrier annonce CIP A10 Société nautique Les Mouissèques MFD 01 nov Courrier annonce CIP A11 Société nautique La petite mer MFD 01 nov Courrier annonce CIP A12 Club nautique Seynois MFD 01 nov Courrier annonce CIP A13 Comité d'honneur CIP (x14) MFD 15 janv Courrier : liste à confirmer selon retour contacts B AUTORISATIONS OFFICIELLES B1 Affaires Maritimes MFD 15 oct Courrier déclaration de manifestation B2 MN/Base de défense/cellule juridique MFD 15 oct Courrier utilisation terrain IGESA St-Elme (parking remorques) B3 Préfecture maritime MFD 30 oct Courrier??? B4 Police nationale MFD 30 oct Courrier annonce CIP (coureurs étrangers) B5 AS 470 MFD Accord organisation CIP par YCS ( )

2 B6 Déclaration SACEM A confirmer B7 Arrêté municipal circulation JPR 1 er avril Mairie / Police municipale B8 Arrête municipal stationnement JPR 1 er avril Mairie / Police municipale B9 Arrêté municipal zone plage pour 470 JPR 1 er avril Mairie / Police municipale B10 Utilisation locaux La Jetée MFD 1 er oct Courrier résa locaux vers mairie C FINANCEMENT C1 Région (CR) MB/MFD 01 oct Demande subventions C2 TPM MFD 20 nov Demande subventions C3 Département (CG) MB 01 oct Demande subventions C4 Mairie MFB 15 nov Demande subventions D ASSURANCE D1 Assurance MB 15 nov Déclaration de la manifestation E GARDIENNAGE E1 Société SAS Gardiennage JCM 01-oct Elaboration devis E2 Société SAS Gardiennage JCM?? Confirmation prestation F MEDIA F1 Dossier de presse AT 1 er avril Elaboration document F2 Presse (Var matin) MFD 31 janv Courrier annonce CIP F3 Autres (radio local, TV) MFD 31 janv Courrier annonce CIP G COMMUNICATION YCS G1 Pages spéciales sur site YCS JPN 1 er nov Idem édition 2011

3 G2 Réseau wifi JPR 1 er avril Prévoir 100m de câble G3 Panneaux d affichage AT/JRD 1 er déc Etude réalisation : Résultats / CC / Jury / Météo (ou location?) G4 Panneau Palmarès JPN/JRD 1 er déc Etude réalisation (aide à la com vers public) G5 Inscription au calendrier FFV MFD 1 er nov A inscrire sur site FFV H PROMOTION H1 TV grand écran plat > 40 MFD/JRD R. 27 oct Réunion mairie : équipement pour grande salle RDC La Jetée H2 Affiches GM pour panneaux routiers AT 1 er mars Edition par mairie (mini 10 ex) fournir photo 470 (JPN) H3 Signalétique évènementielle Mairie AT R. 27 oct Réunion mairie : Parc Braudel St-Elme (beach-flag, banderoles, panneaux lumineux) H4 Signalétique évènementielle YCS AT 1 er déc Création beach-flag, banderoles, pavillon YCS (extérieur / locaux) I SPONSORS I1 Dossier sponsors GS/JPN 30 oct I2 Prospection GS 1 er mars Prospection et signature contrats J AUTRES PARTENAIRES J1 Intermarché JCM 1 er janv Contact pour denrées paniers repas J2 Cabesto ST 1 er déc Contact pour confection T-shirt K STRUCURES INTERNES CIP K1 Comité d'organisation JCM/MFD 1 er mars Liste à confirmer selon retour contacts K2 Liste des bénévoles YCS BB 1 er mars Liste à confirmer selon retour contacts Rappel en AG K3 Liste des bénévoles extérieurs JRD 15 mars Liste à confirmer selon retour contacts L ACCUEIL DES COUREURS L1 Dossier coureurs MFD 30 mars Prévoir ½ journée pour constitution dossier à J-15

4 L2 Suivi demandes particulières EP Jusqu à début CIP M ACCUEIL JURY C. COURSE M1 Arbitres choix validation JCM 01 nov En accord avec FFV M2 Arbitres (Eddie Ramsden) MFD 30 oct Courrier demande confirmation participation M3 Suivi hébergement VIP MFD 1er oct 5 chambres réservées M4 Office Tourisme MFD 15 oct Courrier demande mise à disposition de personnel N CEREMONIES N1 Cartons invitation Ouverture AT 15 mars Edition mairie (sports) N2 Cartons invitation Clôture AT 15 mars Edition mairie (sports) N3 Liste des invités MFD 15 mars En collaboration avec mairie N4 Car podium Conseil Régional AT 15 janv Emplacement à décider N5 Sonorisation (espace public) AT 15 janv Si sono car podium insuffisante (prévoir micro HF) N6 Fourniture de coupes JRD 1 er nov 7 coupes ou trophées à approvisionner par mairie (sports) O INTENDANCE O1 Contact traiteur DT 1 er déc Repas soirée coureurs (samedi 14 avril soirée) O2 Buvette DT Jour J (frigo, machine à café ) O3 Petites fournitures DT Jour J Conditionnement paniers repas pots, buffets O4 Pot cérémonie ouverture DT A charge mairie (11 avril) O5 Pot cérémonie clôture DT A charge? (16 avril) P CIRCULATION ROUTIERE P1 Badges voitures riverains / asso MFD 1 er nov A joindre au courrier (cf réf. A4 à A9) P2 Filtrage carrefour St-Elme JPR R. 27 oct Demande filtrage police municipale (1 er jour + tous les matins)

5 Q PREPARATION DES ESPACES Q1 Fléchage routier JPR Supports à trouver et pose à J-4 Q2 Drapeaux nationaux AT R. 27 oct Révision mâts La Jetée + Choix drapeaux (FRA, EUR, JPN, YCS) Q3 Sonorisation façade La Jetée AT R. 27 oct A voir en réunion avec mairie Q4 Clé petit cabanon plage JPR 1 er avril Révision branchement eau et éclairage Q5 Zone parc fermé 470 (plage) JRD 1 er avril Surveiller dépôt de posidonie A délimiter par barrières Q6 Poste de secours plage JPR???? Q7 Parking remorques IGESA MFD 1 er avril Tonte de l herbe avant début CIP (contact chef du site) Q8 Parking entraîneurs (port ST-Elme) MFD 15 nov Réunion concertation avec asso St-Elme copilotée YCS/Mairie Q9 Parking Visiteurs MFD 15 nov A déterminer Q10 Espace BRAUDEL / JEUNES MFD R. 27-oct A voir en réunion avec mairie R PREPARATION DES LOCAUX RA La Jetée RA1 Local ICARUS MFD Identification local branchement internet RA2 Local JURY MFD Identification local RA3 Local PC Course / Secrétariat MFD Identification locale photocopieuse suppl. RA4 Grande salle RDC DT Prévoir déco murale RA5 Local Jauge JPR Chapiteau ou grande salle RDC RA6 Local contrôle anti-dopage JPR RB Darse sud RB1 Atelier Mairie BB Avoir connaissance heures d ouverture

6 S LOGISTIQUE S1 Besoins en chapiteaux JJB Mairie - service? S2 Besoins en barrières JJB Mairie - parc 470 carrefour St-Elme - parking entraineurs S3 Besoins en tables et chaises JJB Mairie - Equipement des chapiteaux + soirée coureurs S4 Besoins en poubelles suppl. voirie JJB Mairie emplacements à définir S5 Besoins en tuyaux d arrosage JJB Lavage 470 (3 tuyaux longueur?) T HYGIENE - SANITAIRES T1 Accès locaux sanitaires (La Jetée) Mairie WC handicapés ouverts T2 WC supplémentaires A étudier T3 Nettoyage des sanitaires Mairie T4 Nettoyage autres locaux YCS U SECRETARIAT UA Documents nautiques UA1 Avis de course UA2 Instructions de Course et annexes AS470 AS470 UB Autres documents UB1 Programmes Terre et Mer UB2 Feuilles de pointage Dép/Arrivée UB3 Feuilles de pointage passages bouées UB4 Feuilles de réclamation UB5 Feuilles de pointage paniers repas UB6 Feuilles embarquements journaliers MFD

7 V RESA. MATERIEL NAUTIQUE V1 Pavillonnerie (PC course) JCM V2 Pavillonnerie bateau comité JCM V3 Pavillonnerie leader sécu JCM Pavillon N et 1 er substitut V4 Pavillonnerie bateaux pointeurs JCM V5 Flammes orange BB Identification bateaux de l organisation V6 Préparation caisses pointeurs BB V7 Bouées avec mouillages BB 4 parcours + bouée arrivée + secours V8 Tableaux et craie BB Pour comité course et pointeurs V9 Signaux sonores et recharges BB Sur l eau A terre V10 Radios VHF BB Révision matériel Achats au moins 2 suppl. W RESA. BATEAUX A MOTEUR W1 Bateau comité JCM W2 Bateau arrivée BB W3 Bateau mouilleur BB W4 Bateau leader sécu BB 90 CV François Ramon W5 Bateaux sécu BB Nb suivant importance flotte W6 Bateaux pointeur BB W7 Bateau(s) Jury BB W8 Bateau de «dépannage» BB W9 Bateau «accompagnateurs» BB A voir avec club de plongée. W10 Bateau presse/photographe BB X CARBURANTS X1 Appro et stockage (essence, gasoil) BB A étudier

8 X2 Pleins journaliers BB Mini bus CDV X3 Réservoirs de secours BB A acheter Y PORT DE ST-ELME Y1 Gestion places dans le port JRD A voir avec Maître de port pour bateaux entraîneurs + organisation Y2 Utilisation slip de mise à l eau JRD A voir avec Maître de port Y3 Zone réservée pêcheurs JRD Prévoir balisage parking Z DIVERS Z1 Trousse à pharmacie YCS BB A vérifier et compléter Z2 Adresse cabinet médical / Kiné JRD Z3 Adresse voilerie JRD Réparation voile / mise à la jauge ACRONYMES AT Alain Tetaz JCM Jean-Claude Marie R. 27 oct Réunion préparatoire avec Mairie BB Bastien Bonnet JPN Jean-Philippe Noblet DT Daniel Touron JPR Jean-Paul Raffalli EP Emie Pecquais JRD Jean-Renaud Daniel GS Gérard Santene ST Simon Ternisien