Tutoriel Site Internet - Novembre 2007

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1 Pour tout savoir sur le site 1) Présentation générale Architecture des sites Internet des Associations d anciens et d Ingénia Gestion des accès Le nouveau site AIPURPAN... 3 a. l annuaire en ligne :... 3 b. l espace privé : Le réseau INGENIA et l emploi ) Les fonctionnalités générales Agenda et News Annuaire en ligne et carte géographique Profils Purpanais Carnet Publications Groupes purpanais et référents professionnels Emploi-Ingénia : Elèves Ingénieurs Bons plans purpanais Autres fonctionnalités du site ) L espace privé : comment ça marche? Agenda Informations personnelles... 6 a. à vie : prenom.nom@aipurpan.org... 6 b. Paramètres personnels... 6 c. Coordonnées personnelles et professionnelles... 6 d. Situation familiale Cotisation Espace emploi Ingénia... 7 a. Consulter les offres d emploi Ingénia... 7 b. Déposer son mini-cv et CV... 7 c. Gérer des alertes Mail Emploi... 7 d. Référencer ses domaines de compétences... 7 e. Annuaire commun INGENIA Echanges... 8 a. Mes groupes (professionnels, clubs, régionaux, promotion)... 8 b. Mes groupes d amis... 8 c. Mail à promo... 8 d. Perdus de vue... 9 e. Carnet Annuaire Votre accès - mot de passe... 9 Page 1/9

2 1) Présentation générale Les 4 associations d Ingénieurs en Agriculture d Angers, Lille, Lyon et Toulouse (Purpan), fédérées au sein d INGENIA, ont décidé de dynamiser le service commun Emploi-carrière en mettant sur Internet les offres d emploi, les C.V. et un annuaire unique de tous les ingénieurs issus de l une des 4 écoles de la FESIA. Dans la foulée les associations d Angers, Lille et Purpan ont décidé de refondre leur propre site Internet et d adopter un système d information et de gestion administrative identique. Elles ont choisi, pour cela, un prestataire unique. Chaque ingénieur a reçu par courrier ses identifiants et mot de passe, ainsi que ses données propres, en possession de l Association. Dès lors, chacun a pu se connecter sur le site de son Association et découvrir les nombreuses fonctionnalités. Voici plus en détail l architecture des sites Internet et un aperçu du site de l AIPURPAN et d INGENIA. 1. Architecture des sites Internet des Associations d anciens et d Ingénia Chaque association a donc son annuaire des anciens en ligne et le site Ingénia est consacré à l emploi. Cf. schéma architectural. Chaque membre peut se connecter au site de son association ou au site Ingénia via son login (identifiant) et mot de passe (accès sécurisé). Il peut également se connecter au site Ingénia directement depuis le site de son association. Des administrateurs désignés pour chaque association accèdent à la partie administration par le biais de laquelle ils peuvent valider les mises à jour faites par les anciens, déposer du contenu, gérer les cotisations, des photos L administrateur Ingénia gère les recruteurs, valide les offres d emploi et les CV Le nouveau site Internet de l AIPURPAN n a pas changé de nom de domaine : Page 2/9

3 2. Gestion des accès L accès aux différentes pages du site est classé selon plusieurs niveaux : - Public : accès «grand public» : présentation de l Association, actualités, profil général des membres de l association... - Niveau 1 : accès «Membre» : Tous les membres ont accès à leur espace privé pour gérer leurs coordonnées et leur cotisation. Certaines informations (service Emploi, carnet, forum, annuaire commun Ingénia...) sont réservées aux membres cotisants. - Niveau 2 : accès «Non membre» : Il s agit d un accès supérieur au public pour des partenaires (institutionnels, entreprises participant aux forums...) non ingénieurs : droit de consulter l annuaire... - Niveau 3 : accès «Partenaire privilégié» : Il s agit d entreprises partenaires de certains responsables de l école... qui ont accès au service Emploi et l annuaire professionnel Ingénia Le nouveau site AIPURPAN Voici quelques détails du site de l AIPURPAN. (Les illustrations sont des exemples de présentation) a. l annuaire en ligne : Annuaire en ligne ergonomique et complet (recherche par nom, prénom, diplôme, promotion ) ; Recherche étendue pour les cotisants ou recruteurs (recherche par entreprise, pays, secteur d activité, fonctions ) ; Carte géographique mondiale en Flash b. l espace privé : Chaque membre avec son login et mot de passe accède à son espace privé où il va, entre autres, pouvoir : gérer son à vie (reroutage sur adresse type nom.prenom@aipurpan.org), ses coordonnées personnelles et professionnelles (validation ex-post par l administrateur), s inscrire à différents services (Emploi, Groupe régionaux, forum...) ou évènements, gérer sa cotisation... Chaque promotion, club professionnel ou groupe régional peut gérer un site et un forum de discussion (accessible à tous ou réservés aux inscrits) grâce à l animation par certains membres volontaires et responsables. Un module de sondage en ligne va permettre de réaliser des enquêtes ciblées ou d animer des concours photos par exemple. Le paiement des cotisations ou encore les inscriptions à certains évènements comme l Assemblée Générale sont possibles en toute sécurité. 4. Le réseau INGENIA et l emploi Le site Internet Ingénia est Il a pour objectif de gérer les offres d emploi, les CV des membres et de publier un annuaire professionnel commun de tous les ingénieurs des 4 écoles. Page 3/9

4 Chaque membre à jour de sa cotisation peut déposer un CV et également un mini-cv consultables par les recruteurs et entreprises en recherche. Un service «Push Mail Emploi» permet d enregistrer ses critères de recherche d offres pour obtenir par mail les offres correspondantes au profil de l ingénieur. L annuaire professionnel Ingénia permet de consulter la liste des ingénieurs travaillant dans telle ou telle entreprise avec mention de l école dont ils sont issus. A noter qu une nouvelle rubrique apparaîtra dans les offres d emploi concernant la création, cession, reprise d entreprises. Le bulletin Carrières Ingénia devient donc en quelque sorte interactif et consultable en temps réel. 2) Les fonctionnalités générales Sur la partie gauche de l écran, les menus arborescents donnent accès aux différentes pages du site. Les unes sont publiques, d autres réservées aux possesseurs de mot de passe et d autres encore aux seuls membres cotisants. Voici quelques explications sur certaines pages pouvant le nécessiter. 1. Agenda et News L agenda affiche les manifestations à venir. A partir du détail de chaque manifestation, vous pouvez rapatrier cette date dans votre propre agenda électronique en cliquant sur l horloge et également vous inscrire à cette «réunion» en cliquant sur la ligne prévue à cet effet. Différentes actualités sont renseignées pour relater des évènements passés ou à venir en lien avec notre Association ou Purpan. 2. Annuaire en ligne et carte géographique L annuaire en ligne est un complément de l annuaire édité sur papier. Il se présente très différemment. Les informations publiques sont limitées. Par contre celles accessibles aux membres cotisants sont plus complètes (cf. Annuaire Espace Privé). Une carte géographique permettant de voir où sont répartis les anciens est disponible dans le monde entier. 3. Profils Purpanais Cette fonctionnalité permet de consulter en temps réel les statistiques par secteurs d activité et fonctions de tout le réseau d ingénieurs de Purpan. Page 4/9

5 4. Carnet Le carnet dont l accès est réservé aux membres cotisants, donne les nouvelles personnelles communiquées par les anciens : naissance, mariage, décès, changement professionnels. (cf. Carnet Espace Privé). 5. Publications L association présente ses propres publications avec la possibilité de télécharger quelques numéros du bulletin «Reflets et Trajectoires» ou la newsletter «Le Purpanote». Certaines publications de nos anciens sont présentées. Si vous êtes membre, vous pouvez indiquer votre ou vos ouvrage(s) en s adressant à l Association. Nous vous demanderons alors un résumé et un exemplaire (pour laisser en consultation à la bibliothèque de l école). Cette rubrique s enrichira au fur et à mesure Groupes purpanais et référents professionnels Ils sont de trois types : regroupement géographique, regroupement thématique (clubs professionnels...), promotion. On peut y trouver aussi bien des thèmes professionnels que des hobbies (club). De plus, les référents professionnels sont des ingénieurs issus des associations d ingénieurs fédérées au sein d INGENIA qui ont accepté de mettre leurs compétences à disposition de l ensemble des ingénieurs de cette fédération, pour un conseil, une aide ponctuelle, une mise en relation. 7. Emploi-Ingénia : Emploi-Ingénia renvoie sur le site développé par la fédération Ingénia, créée par les associations d ingénieurs en Agriculture pour être le service commun unique d aide à la recherche d emploi des ingénieurs agri. Ils peuvent y déposer leur CV, consulter les offres d emploi en ligne etc... (cf. Espace Privé). L accès est possible à l annuaire commun à tout ce réseau d ingénieurs. 8. Elèves Ingénieurs Ces pages rédactionnelles permettent aux futurs ingénieurs de s adresser aux anciens et de faire découvrir leurs activités associatives ou la «Junior Entreprise». Les actions de l association envers les élèves ingénieurs y sont présentes (forums...). 9. Bons plans purpanais Les liens dans la rubrique «Bons plans purpanais» ont pour objectif de partager des avantages du réseau dans tous les domaines (gastronomie, loisirs, hébergements...), vous pouvez vous faire référencer ; contactez-nous. 10. Autres fonctionnalités du site Avec ou sans code d accès, vous accédez à de multiples fonctionnalités via les cartouches de navigation. Un moteur de recherche a été mis en place permettant des recherches sur tout le site. Prochainement des sondages en ligne ou des concours... 3) L espace privé : comment ça marche? Le site des Ingénieurs de PURPAN propose une gamme étendue de services au diplômé cotisant à l association, accessible via son espace privé. Il s agit d un espace sécurisé auquel on accède via un login et un mot de passe. Il contient 7 rubriques qui correspondent aux services suivants. Page 5/9

6 1. Agenda Dans l espace privé, les informations du calendrier de l Association sont reprises pour informer l ingénieur qui se connecte avec son profil. Cela sert de «pense-bête» ou rappel des manifestations. Il est possible d enregistrer les dates vers son emploi du temps personnel (outlook). 2. Informations personnelles a. à vie : prenom.nom@aipurpan.org Chaque ancien dispose d une adresse universelle permettant d être reroutée vers plusieurs adresses s. Dans l espace privé, « à vie», insérez les différents mails vers lesquels vous souhaitez rerouter vos Ainsi, vous n avez plus besoin d avertir tous vos contacts lors d un changement d adresse mail. b. Paramètres personnels Ce menu permet d enregistrer : - une photo d identité visible sur la fiche d identité de l annuaire, - ses autres formations (ex : œnologue...), - ses décorations (ex : officier du mérite agricole...), - ses titres ou distinctions (ex : maire...), - ses paramètres de messagerie instantanée ou réseau professionnel, Pour être contacté par l Association, l ingénieur indique ses préférences pour l adresse postale et le mail. Il sélectionne aussi s il souhaite être informé des annonces du carnet du réseau (mobilité professionnelle, mariage, naissance, décès). c. Coordonnées personnelles et professionnelles Deux interfaces permettent de mettre à jour ses coordonnées personnelles (2 adresses) et professionnelles (plusieurs adresses pour les pluriactifs). Ces informations sont référencées dans l annuaire en ligne et papier selon vos choix. Notez qu un menu déroulant des entreprises déjà référencées est présent afin d éviter des erreurs ou doublon. Nous attirons votre attention sur l importance des champs «Siret», «Secteur d activité» et «Fonction» pour la bonne exploitation et pertinence des informations. Inutile de rappeler, que la force de l annuaire et du réseau réside dans la richesse de l information que les anciens mettent à disposition des membres de l Association et de sa fraîcheur. d. Situation familiale Le membre peut renseigner les informations sur sa situation familiale (célibataire, marié(e), vie maritale, veuf(ve), séparé(e), divorcé(e)). Il peut indiquer le nom de son conjoint. Si le conjoint est un ingénieur du réseau Ingénia, il est possible de sélectionner son identité via l interface de recherche. Un lien vers la fiche de cet ingénieur sera alors créé. Enfin, les prénoms et dates de Page 6/9

7 naissance des enfants sont gérés dans cet espace. 3. Cotisation Cet espace permet à tous de télécharger le bulletin complet de cotisation (avec les informations sur les 4 moyens de paiement : paiement en ligne, prélèvement, virement et chèque), de vérifier sa situation (historique des cotisations) et de cotiser via un système de paiement sécurisé. Il est aussi possible de faire un don en ligne. Le reçu de cotisation y est directement téléchargeable. 4. Espace emploi Ingénia Réservé aux cotisants, en lien avec le site Internet d Ingénia, cet espace vous permet d accéder aux services liés à l emploi. a. Consulter les offres d emploi Ingénia Chaque cotisant peut accéder à une base mise à jour en temps réel d annonces d offres d emplois destinées exclusivement aux anciens de notre fédération Ingénia. Différents critères de recherche permettent d affiner ses souhaits. b. Déposer son mini-cv et CV Vous pouvez héberger et remplir un mini-cv (très consultés) afin de résumer vos parcours professionnels. Ils sont notamment utilisés pour la constitution des groupes professionnels, et permettent d effectuer des recherches par mot clé par les cabinets de recrutements. Vous pouvez demander à ce que votre CV soit automatiquement envoyé aux recruteurs qui le demandent. c. Gérer des alertes Mail Emploi Un espace Push Mail Emploi est à disposition permettant de préciser ses choix de réception afin de cibler les offres reçues et surtout de permettre de ne les recevoir qu une fois par jour ou par semaine. d. Référencer ses domaines de compétences Vous pouvez référencer vos domaines de compétences afin d être référencé dans l annuaire selon vos compétences, et de participer à des groupes professionnels. Vous pouvez choisir d être référents dans un ou plusieurs domaines. C'est-à-dire que vous acceptez d apporter une certaine assistante bénévole à des ingénieurs en recherche d information sur des emplois..., par l écoute et la mise à Page 7/9

8 disposition de vos compétences et réseaux. Outre les informations sur leur secteur d activité, les référents peuvent être sollicités pour fournir des renseignements sur les fonctions d entreprise telles : production, marketing, recherche et développement, informatique et gestion informatique, finances et contrôle de gestion, ressources humaines, administration et direction générale. Merci de nous signaler toutes sollicitations excessives ou renseignements transmis bien en deçà des souhaits. e. Annuaire commun INGENIA Sur le site Ingénia, l annuaire à disposition permet d effectuer des recherches multicritères (zone géographique, compétences, secteur d activité, entreprises...) et d accéder aux fiches d identités des ingénieurs de tout le réseau (17000 ingénieurs en agriculture) (pour membre à jour de leur cotisation). Vous pouvez ainsi retrouver des anciens d une autre école dans votre région, votre entreprise... C est un outil puissant de mobilité et d accès aux anciens. 5. Echanges Cet espace propose différents outils de communication pour aider au développement du réseau. a. Mes groupes (professionnels, clubs, régionaux, promotion) Vous pouvez vous inscrire aux différents groupes professionnels gérés par des volontaires de l Association. Dans le menu gauche du site Internet, vous pouvez retrouver tous les clubs professionnels et découvrir leur réseau. Des photos, documents et forums seront disponibles dans la mesure de l animation du club. Un réseau de correspondants permettra d animer tous ces réseaux. Si vous êtes intéressé pour votre promotion, votre région, n hésitez pas à contacter l Association. b. Mes groupes d amis Vous pouvez créer vos groupes d amis et ajouter des membres en les sélectionnant parmi l annuaire commun aux 4 associations d anciens. Ceci vous permet d envoyer des mails entre vous et d être informé du changement de situation d un de vos amis. c. Mail à promo Vous souhaitez signaler un évènement à votre promo. Ce mail fédère tous les ingénieurs de votre promotion. L envoi du mail est subordonné à la validation par l Association. Cet outil ne sert donc pas de forum mais est utilisé pour l organisation de rencontres de promotions, l annonce de mariage... Page 8/9

9 d. Perdus de vue Pour garder contact avec le maximum d anciens, nous avons besoin de la mobilisation de tous. Avec une recherche par promotion, vous consultez les noms de ceux dont l Association a perdu la «trace». Si vous connaissez un de leurs coordonnées, vous pouvez informer le membre en question ou l Association pour effectuer les mises à jour. Cette rubrique vous permet de signaler à l association le mail d un ancien qui ne figurerait pas dans l annuaire. L association lui communiquera alors son login et son mot de passe. e. Carnet Les informations présentes en fin de Reflets&Trajectoires sont aussi en ligne. Vous nous informez de votre changement professionnel, de votre mariage, d une naissance ou d un décès. Ces informations sont en ligne avec une photo possible et le lien vers la fiche des ingénieurs concernés. En page d accueil du site Internet, le nombre d annonces est indiqué avec un lien direct pour les cotisants. 6. Annuaire L annuaire en ligne permet de rechercher selon plusieurs critères. Les résultats sont limités à 130 noms pour des raisons de sécurité. 7. Votre accès - mot de passe Vous pouvez gérer votre mot de passe, le modifier à votre guise. Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez le demander à nouveau dans l interface de connexion, «oubli de mot de passe?». Remplissez votre nom, votre promotion, l annuaire vous identifiera, insérez votre mail pour pouvoir recevoir vos nouveaux paramètres de connexion. Il peut exister un léger délai, lié à une phase de contrôle entre votre demande et la réception du login et du mot de passe. Page 9/9