COMMISSION DE GESTION DU GRAND CONSEIL

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1 Grand Conseil Commission de gestion Grosser Rat COMMISSION DE GESTION DU GRAND CONSEIL Rapport sur : Le Service du personnel et de l organisation Le Service cantonal de l informatique La gestion administrative et comptable 2004 du Service Cantonal de l Informatique L application informatique LORA du service des requérants d asile Les collaborations du SCI avec le RSV Session de mars 2006 Commission de gestion

2 2/16 TABLE DES MATIERES Page 1 SERVICE DU PERSONNEL ET DE L ORGANISATION (SPO) SERVICE CANTONAL DE L INFORMATIQUE (SCI) La gestion administrative et comptable 2004 du Service Cantonal de l Informatique Préambule L application des procédures en matière de marchés publics La politique des achats et de gestion des stocks en vue de maîtriser le parc micro-informatique Conclusions et recommandations de la COGEST L application informatique LORA du service des requérants d asile Préambule Conclusions des rapports de l IF et de PricewaterhouseCoopers Prise de position du SCI du et séance du Détermination du SAS du et précisions complémentaires apportées lors de la séance du 19 janvier Conclusions et recommandations de la COGEST Les collaborations du SCI avec le RSV Préambule Les collaborations existantes Mutualisation des équipements pour une diminution des coûts Centrale d achats commune Prise de position du RSV du 1 er février Prise de position du SSP du 6 février Conclusion et recommandation de la COGEST... 16

3 3/16 Monsieur le Président, Mesdames, Messieurs les Députés, La Commission de gestion formée de Mesdames et Messieurs, Brigitte Diserens, présidente, André Quinodoz, vice-président, Markus Truffer, rapporteur de langue allemande, Georges Darbellay, rapporteur de langue française, Pierre-Olivier Bourban, Andreas Biner, Enrique Caballero, German Eyer, René Imoberdorf, Margrit Picon-Furrer, Pascal Rey, Jean Rossier, Louis Ursprung, vous remet ci-après son rapport qu elle a établi au sens de l art. 44 du règlement du Grand Conseil, de la loi sur l organisation des conseils et les rapports entre les pouvoirs (LOCRP) ainsi que de la loi sur la gestion et le contrôle administratifs et financiers du canton (LGCAF).

4 4/16 1 SERVICE DU PERSONNEL ET DE L ORGANISATION (SPO) Rappel En mars 2004, la COGEST a examiné le fonctionnement du SPO et la politique du personnel de l'etat du Valais. Dans ses conclusions, la commission rappelle les principales suggestions et recommandations données tout au long du rapport : Au SPO (Service du Personnel et de l'organisation) d'étudier les possibilités de raccourcir la procédure d'engagement de procéder à l'inventaire des auxiliaires de longue durée une implication plus grande dans la politique de formation des apprentis Au Conseil d'etat d'étudier la modification de la loi de 1997 sur le traitement des fonctionnaires pour permettre une flexibilité plus grande et une révision de la prime à la performance de régulariser le statut des auxiliaires de longue durée de définir clairement la répartition des tâches entre SPO et services de définir clairement le rôle du SPO dans le contrôle et le respect des directives et des règlements. Au Grand Conseil Suivi de se prononcer sur l'opportunité d'une procédure d'engagement dans le cadre d'un mandat de définir le personnal stop en y adjoignant les institutions et l'enseignement de définir les règles pour la création et la modification des lois et règlements touchant l'effectif du personnel. AU SPO (Service du Personnel et de l'organisation) Procédure d'engagement Il a été constaté que la procédure d'engagement pouvait atteindre 4 à 5 mois dans les cas les plus longs. Elle a été complètement revue et certaines étapes regroupées. Les directives nécessaires ont été transmises à l'administration et la procédure ne devrait ainsi plus excéder sauf exception 2 mois à l'avenir. Politique des apprentis La modification de la loi fédérale sur la formation professionnelle imposait de fait l'obligation de revoir la formation des apprentis et une implication plus grande du SPO. Dans ce cadre, le Conseil d'etat a nommé une commission pour les cours interentreprises de la branche «Administration publique». Cette structure assure une charge beaucoup plus importante pour la formation des apprentis et des maîtres d'apprentissage. Le règlement sur les apprentis est en fin d'élaboration auprès du SPO. Par la suite, il fera l'objet d'une approbation par le Conseil d'etat et fera partie intégrante du contrat d'apprentissage.

5 5/16 AU CONSEIL D'ETAT Inventaire des auxiliaires et auxiliaires de longue durée Sur ce point, les demandes de la Commission de gestion n'ont toujours pas été suivies d'effets. Les discussions sur le budget 2006 ont montré qu'il s'agit d'un souci également du Parlement et que la situation actuelle va à l'encontre de la transparence. Si certains cas d'auxiliaires sont justifiés, il y a également d'autres cas qui ont plutôt servi à «contourner le personnal stop». Au moment de mettre en oeuvre la nouvelle gestion publique et les mesures structurelles, il importe de faire un état des lieux et de régulariser les cas qui doivent l'être. La commission de gestion réitère sa demande et prie le Conseil d'etat d'établir au plus tard pour le budget 2007 un inventaire des auxiliaires par service avec pour tous les auxiliaires de plus d'une année une justification du maintien du statut actuel. L'art. 3 du règlement fixant le statut des auxiliaires et du personnel engagé pour une durée indéterminée du 17 décembre 1997 (modification du 29 juin 2005 entrée en vigueur le ) règle la procédure d'engagement ou la délégation qui est faite par le Conseil d'etat. Les processus "engager un auxiliaire pour une durée indéterminée" et " engager un auxiliaire pour une durée déterminée" ont été clairement définis (cf. annexes 1 et 2). Prime liée à la prestation Suite aux remarques faites dans ce sens par la COGEST en mars 2004, mais également en novembre 2004 par l'inspection des finances, le Conseil d'etat a mandaté en janvier 2005 une société indépendante pour analyser le système actuel et faire des propositions d'améliorations. Un rapport de synthèse sur les adaptations et propositions, afin de permettre l'introduction d'un système d'appréciation adapté, sera transmis au Conseil d'etat à fin février Répartition des tâches entre le SPO et les services Le Conseil d'etat a établi en juin 2005 les lignes directrices répartissant clairement les tâches entre le SPO et les services.

6 6/16 AU GRAND CONSEIL Définition du personal stop La Commission de gestion demande au bureau du Grand Conseil de mandater une commission chargée de définir la notion de personal stop en liaison avec la nouvelle gestion publique et en y incluant les institutions et établissements. Si la maîtrise du personnel garde tout son sens, elle doit être adaptée aux nouvelles règles fixées et ne peut véritablement fonctionner que si l'on prend également en compte le personnel de tous les satellites de l'etat. Cette demande n'ayant pas été suivie d'effet, la COGEST adressera une demande au bureau afin qu'il prenne position sur ce point. De même, afin de maintenir une certaine cohérence entre l'évolution du personnel et les décisions prises par le Conseil d'etat ou le Grand Conseil, la COGEST réitère sa demande pour que le message accompagnant toutes modifications de textes de loi ou toute nouvelle loi comporte un chapitre sur les implications au niveau de la charge du personnel. Compléments au suivi du rapport sur le SPO IPVR / CVP Lors du suivi du rapport, il est apparu que la situation actuelle en ce qui concerne les IPVR et le CVP n'est pas satisfaisante. Tant que la décision de l'attachement de ces institutions au Réseau Santé n'est pas définitive, le Conseil d'etat devrait garder le contrôle sur la politique salariale qui y est appliquée. Si la loi sur la santé devait établir à l'échéance du décret le non-maintien des IPVR et du CVP dans le Réseau Santé (RSV), l'etat ne devrait pas avoir à «subir» des décisions prises par le Réseau Santé (RSV). En effet, à l'heure actuelle, l'etat n'a aucune influence sur l'engagement du personnel de ces institutions, ni sur les conditions y relatives mais sur la gestion administrative qui elle est assurée par le SPO. Dans la suite du processus, il y aura également lieu de clarifier le problème des caisses de pension de ces entités. Principe de comptabilisation des salaires Il est nécessaire de comptabiliser tant au budget qu'aux comptes les postes sous forme brute. C'est le seul moyen pour permettre aux parlementaires et aux personnes concernées de maintenir la vision des postes. Pour le SPO, il n'y a par ailleurs pas de retours sur les subventions allouées à certains postes de l'administration. La comptabilisation au brut des postes doit donc impérativement être maintenue pour assurer une transparence que la comptabilisation au net ne permettrait pas.

7 7/16 CONCLUSIONS Nous constatons que la prise en compte des suggestions et recommandations issues du rapport a été globalement suivie d'effets. Nous attendons encore pour clore le suivi lié à ce rapport que : pour juin 2006, le SPO informe la commission sur le résultat concret des travaux en cours sur la révision de la prime liée aux prestations ; le Conseil d'etat et le SPO donnent suite pour le budget 2007 au plus tard à la demande concernant l inventaire des auxiliaires.

8 8/16 2 SERVICE CANTONAL DE L INFORMATIQUE (SCI) 2.1 La gestion administrative et comptable 2004 du Service Cantonal de l Informatique Préambule L informatique cantonale est centralisée au SCI (Service cantonal de l informatique). Des hommes de liaison dans les services effectuent les dépannages de base ou évaluent les besoins en intervention comme en matériel (10-15% de leur temps est en moyenne consacré au suivi de proximité des besoins en informatique). Un coordinateur départemental fait parfois l interface entre le SCI et ces hommes de liaison dont le nombre dépend de la complexité des services où ils fonctionnent. Le SCI doit gérer quelque 2400 PC pour 3100 utilisateurs et quelque 60'000 s par jour. Il a aussi la responsabilité informatique de divers domaines sensibles tels que les réseaux informatiques des routes nationales, des tribunaux et des données de la police qui ne sauraient souffrir la moindre interruption sans conséquence où la responsabilité du SCI pourrait être invoquée. L ensemble de la téléphonie de l Etat est également sous la responsabilité du SCI. Depuis janvier 2001, le SCI a été entièrement réorganisé et audité pour la première fois par l Inspection des finances à propos de sa gestion administrative et comptable au terme de l exercice comptable L IF (Inspection cantonale des finances), dans son rapport concernant le SCI du 30 août 2005, faisait part d un certain nombre d améliorations à apporter, notamment en ce qui concerne : les bouclements annuels les procédures de gré à gré exceptionnel les commandes nécessitant une décision du Conseil d Etat la gestion du parc micro-informatique Certaines erreurs de procédure ont été identifiées par l IF et reconnues par le SCI comme erreurs de jeunesse. Elles sont par conséquence corrigées ou en voie de l être. La COGEST (Commission de gestion) a pris connaissance de la prise de position écrite du Service concerné (SCI) du 16 septembre 2005 et en a rencontré les responsables le 14 décembre 2005 afin de demander des informations complémentaires concernant l application des procédures en matière de marchés publics et la politique des achats et de gestion du parc micro-informatique.

9 9/ L application des procédures en matière de marchés publics Les procédures appliquées selon la loi des marchés publics l ont été parfois avec un manque de précision dans le détail de l article invoqué, notamment dans les marchés de gré à gré exceptionnel de l article 13 de la loi sur les marchés publics qui nécessitent une précision d item. (art 13, alinéa f le plus souvent invoqué dans le cadre d extension de programme ou de matériel). En cas de doute, les études justificatives des commandes dont le montant dépasse la compétence de signature du chef de service sont soumises à Me Spoerri et ses collaborateurs du Service juridique, avant de servir de base à une décision du Conseil d Etat (DCE). La clause de l urgence du besoin a été invoquée par le SCI pour certaines acquisitions qui n ont pas respecté les procédures habituelles sans toutefois que le Conseil d Etat ne les remette a posteriori en question La politique des achats et de gestion des stocks en vue de maîtriser le parc micro-informatique Des améliorations sont en cours afin d assurer le contrôle des achats et la gestion des stocks de tout le matériel informatique de son acquisition à son remplacement. La procédure passée consistait après chaque intervention ou acquisition de matériel à le porter sur des bases de données Excel au SCI. Cette façon de procéder insatisfaisante est en voie de remplacement, notamment par le logiciel Qualiparc qui est aujourd hui utilisé. Il permettra à terme au SCI de pouvoir récupérer directement depuis les PC en réseau leurs données matérielles et techniques, comme leurs programmes et leurs périphériques. Demeureront nécessaires des saisies manuelles pour le matériel hors réseau fixe, tels qu appareils photos numériques ou ordinateurs portables qui devront être répertoriés séparément. En matière de remplacement du matériel informatique, une décision du Conseil d Etat du 15 décembre 1999 prévoit 4 échelons. Les postes considérés comme obsolètes sont réattribués après 4 ans d utilisation selon les priorités suivantes : 1. Réaffectation dans les services qui ont moins de besoins techniques 2. Réaffectation dans les écoles 3. Vente aux collaborateurs de l Etat au profit de la Caisse de l Etat 4. Vente à des organisations caritatives selon demande à formuler auprès du SCI Conclusions et recommandations de la COGEST La COGEST demande que les procédures en matière de marchés publics soient respectées conformément aux engagements pris par le SCI et aux remarques de l IF. La COGEST demande que la politique de gestion des stocks et des achats se poursuive afin de maîtriser les aspects financiers de l informatique du canton du Valais et de gérer de façon efficiente le parc micro-informatique de notre canton.

10 10/ L application informatique LORA du service des requérants d asile Préambule Dans son audit réalisé avec le concours de la Société PricewaterhouseCoopers et concernant l application LORA "Logiciel pour la gestion des requérants d asile", l IF (Inspection cantonale des finances) a notamment posé la question de la pérennité de cette application informatique développée par une équipe informatique du Service de l action sociale. Cette question a particulièrement retenu l attention de la COGEST par le fait que les cantons de Neuchâtel et du Jura ont acquis cette application avec l assurance que le canton du Valais en assurerait la maintenance moyennant contribution. Afin d en saisir les enjeux, la COGEST a pris connaissance : du rapport de l IF du rapport d audit demandé par l IF à PriceWaterhouseCoopers de la prise de position écrite de l OCPS (Office de coordination des prestations sociales dépendant du Service de l action sociale et dont dépend le secteur de l asile) du de la prise de position du Service cantonal de l informatique (SCI) du La COGEST a également rencontré les responsables du Service cantonal de l informatique le 14 décembre 2005 et ceux de l action sociale le 19 janvier 2006 afin de pouvoir émettre ses recommandations en la matière Conclusions des rapports de l IF et de PricewaterhouseCoopers «PricewaterhouseCooperes a relevé dans son rapport un certain nombre de faiblesses pour partie dues à la petite structure de développement en place : Absence de méthodologie de développement Documentation lacunaire Autonomie et manque de communication avec le Service cantonal de l informatique Manquements au niveau de la sécurité informatique de l application Intégration dans SAP inexistante Le développement de l application LORA par une équipe informatique du Service de l action sociale, sans collaboration aucune avec le Service cantonal de l informatique, va à l encontre de la décision du Conseil d Etat du 8 avril 1998 qui avait logiquement chargé le SCI d assurer le soutien nécessaire à l Office de l aide sociale pour le développement de l application LORA, ceci par le souci de maintenir la cohérence entre les différentes applications informatiques». Le rapport de PricewaterhouseCoopers qui accompagne celui de l IF relève également quelques améliorations à apporter en matière de sécurité informatique, en matière de gestion des droits, des mots de passe et des accès. Les règles en matière de sécurité doivent absolument être respectées. Une division des compétences entre les personnes doit être envisagée au plus tôt par les personnes responsables de l informatique dans le domaine de l Asile qui ont développé la plateforme LORA.

11 11/ Séance du et prise de position du SCI du Lors de la séance du au Service cantonal de l informatique, la COGEST a demandé à ses responsables de préciser les modalités de reprise par le SCI de la gestion de la plateforme LORA si cette reprise par le SCI s avérait nécessaire. Une analyse est en cours et, pour le 31 mars 2006, le SCI proposera un plan d actions pour le suivi d audit qui devrait lui permettre de déterminer les documents à produire et les éventuelles mises à niveau à effectuer pour qu il puisse assurer la maintenance de la plateforme LORA et ce dans un délai raisonnable. Le souci premier du SCI relayé par les rapports traitant de l objet est l engagement pris par le canton du Valais d assurer moyennant compensation financière la maintenance de la plateforme LORA qui a été acquise par les cantons de Neuchâtel et du Jura. De plus, la reprise sur SAP des applications financières entraînera de fait l abandon du développement de LORA de ces mêmes applications financières dont le Valais devra cependant assurer la maintenance dans les cantons partenaires. Une détermination du SCI à l attention de l IF reprend une bonne partie des éléments développés lors de la rencontre du avec la COGEST. Sont de plus développées les précisions suivantes concernant SAP : Actuellement, SAP est géré à l Etat du Valais principalement par trois services : le Service du personnel et de l organisation l Administration cantonale des finances le Service cantonal de l informatique Le Service du personnel et de l organisation est responsable des programmes SAP de gestion des ressources humaines alors que l Administration cantonale des finances s occupe des aspects financiers traités par SAP. Quant au Service cantonal de l informatique, il est responsable de mettre à disposition des services cités plus haut l infrastructure technique (environnement matériel, développements spécifiques, etc.) servant à gérer les domaines des finances et des ressources humaines Détermination du SAS du 19 décembre 2005 et précisions complémentaires apportées lors de la séance du 19 janvier 2006 Dans sa détermination, le Service de l action sociale admet les manquements signalés en matière de méthodologie de développement du logiciel qui a été construit et adapté selon les contraintes liées à plusieurs facteurs, notamment 1. les nombreuses modifications des gestions administratives et financières imposées par les Autorités fédérales dans le domaine de l asile 2. l introduction du système de financement forfaitaire de l asile 3. le manque de ressources et de possibilités de développement disponibles auprès du SCI à l époque.

12 12/16 Des éléments compensatoires sont de même identifiés tels : 1. la mise en place détaillée des codes sources 2. un modèle de données précis 3. des protocoles de test adaptés. Tenant compte des remarques formulées par l IF et PricewaterhouseCoopers, le SAS a déjà demandé à son groupe de développement informatique 1. de tenir une documentation détaillée pour toute nouvelle adaptation du logiciel LORA 2. de documenter les interventions faites dans le système productif 3. d appliquer les standards dans la gestion des mots de passe et des droits d accès 4. d examiner avec le SCI et l Administration cantonale des finances les possibilités d intégration de la gestion financière de LORA dans SAP au travers des processus et des contrôles standards. Lors de la rencontre du 19 janvier 2006, le responsable de l Office de coordination des prestations sociales et le responsable informatique du service, responsable du projet LORA, ont apporté les précisions suivantes : En matière de sécurité, pour donner suite aux demandes de l IF, le responsable du développement de la plateforme LORA tient désormais des protocoles écrits lors de toutes les interventions faites dans le système productif. Les standards des mots de passe correspondent à ceux en vigueur dans les autres services de l Etat et les droits d accès ne sont pas en mains exclusives du responsable de projet comme mentionné dans les rapports. L engagement du canton à assurer la maintenance de LORA pour les cantons partenaires ne semble pas poser de grands problèmes de pérennité dans la mesure où les collaborateurs du SCI sont formés sur les mêmes outils de développement et que les codes sources de LORA sont clairs. La migration des applications financières de LORA sur SAP est recherchée. Des réflexions sont en cours au Service cantonal de l informatique visant à créer une interface SAP vers LORA pour un retour d information des pièces traitées par SAP vers LORA. Selon les responsables du domaine de l asile, le logiciel LORA devrait pouvoir comporter une deuxième interface en sens inverse, soit LORA-SAP pour introduire les données. Ainsi, une complémentarité des deux programmes est à rechercher. Selon les responsables de projet LORA du Service de l action sociale, une reprise de la maintenance par le SCI s avère tout à fait réalisable. De plus, le groupe de développement du SAS a développé avec la commune de Sion un nouveau programme gérant l'aide sociale, le logiciel ASP qui est à disposition des communes souhaitant l utiliser. Selon le SAS, ce programme permet également de répondre aux attentes du projet SOSTAT qui prévoit la centralisation au niveau cantonal des données de l aide sociale dès l année 2006.

13 13/ Conclusions et recommandations de la COGEST Le développement de la plateforme LORA pour le secteur des requérants d asile relevant du Service de l action sociale s est fait sur la base des besoins liés à l évolution du domaine de l asile. Cette plateforme a notamment permis à ce service, comme relevé par le rapport de l Office des réfugiés de 2002, la maîtrise totale de la population de l asile tant à la police des étrangers pour les questions de procédure qu à l action sociale pour les questions d assistance, d assurance maladie et de facturation à l ODR ; ce que relevait déjà la COGEST dans son rapport concernant l asile de novembre Les possibilités de ce logiciel développé pour et par les collaborateurs du domaine de l asile ont conduit les cantons de Neuchâtel et du Jura a en faire l acquisition et à conclure un contrat de partenariat avec la garantie que le Valais pourrait en assurer la maintenance durant 8 ans à compter du 1 er janvier 2004 et qui s étendrait jusqu au 31 décembre Le développement de logiciel par les services contrevient aux directives du Conseil d Etat qui, dans sa décision du , approuvait la centralisation des budgets informatiques et le regroupement des compétences informatiques. Considérant 1. la décision du Conseil d Etat du 8 avril 1998 de maintenir la cohérence entre les différentes applications informatiques, décision qui n a été respectée qu au début du processus de développement de l application LORA 2. la volonté exprimée par la commission de gestion de regroupement des affaires informatiques au SCI, stratégie approuvée par le Conseil d Etat le 18 juin 2003 et soutenue également par la Commission des finances 3. l engagement du Valais d assurer la maintenance de la plateforme LORA jusqu au 31 décembre 2011 auprès des cantons de Neuchâtel et du Jura 4. les développements informatiques en cours au Service de l action sociale la COGEST 1. exige que le Conseil d Etat fasse appliquer sa décision du 18 juin 2003 en matière de regroupement des affaires informatiques 2. demande que la maintenance informatique et la suite des développements des logiciels en cours auprès du SAS soient transférées au SCI 3. demande que le rattachement de l équipe informatique du SAS au SCI soit planifiée et réalisée en demande que les modalités de migration vers SAP de la gestion des salaires des personnels du domaine de l asile soient étudiées par le Conseil d Etat et le SPO avec les implications en matière de statuts qui pourraient en découler 5. propose que des interfaces entre les programmes LORA et SAP soient étudiées afin d optimiser les qualités intrinsèques et complémentaires des deux applications.

14 14/ Les collaborations du SCI avec le RSV Préambule Lors de la séance du avec les responsables du SCI, les membres de la COGEST ont souhaité aborder la problématique des collaborations existantes et envisageables avec le RSV Les collaborations existantes Le SCI n a plus aucune responsabilité envers le RSV en tant que service cantonal de l informatique. Des collaborations existent toutefois de par la participation de M Hatt comme délégué informatique qui fonctionne comme membre du comité directeur du projet Infoval. Un mandat a été attribué par le Service de la Santé Publique au bureau STS Sauter SA à Lausanne dans le but de présenter un rapport d évaluation du projet Infoval dans le cadre de son transfert du SSP au RSV Mutualisation des équipements pour une diminution des coûts Des synergies devraient être possibles notamment l hébergement du centre de calculs du RSV qui était prévu dans les locaux du Service cantonal de l informatique et qui n est plus actuellement envisagé. Des investissements du RSV ne devraient pas aller dans le sens de la constitution d un centre de calculs indépendant. Le centre de Backup et de sauvegarde du RSV pourrait lui aussi être hébergé par le SCI. Une analyse permettant d évaluer les économies et l accroissement de la sécurité des données informatiques du RSV devrait être faite Centrale d achats commune Une centrale des achats PAIR, (partenariat d achats informatiques romand) réunit 4 cantons et deux grandes villes, soit VD, GE, JU, VS, Lausanne, Genève. En Valais, 3 partenaires sont affiliés à cette centrale d achats, soit l Association des communes valaisannes, l Administration cantonale et le RSV. Les rabais moyens ainsi obtenus s élèvent à 48%. Tous les 2 ans, un appel d offre de l ordre de PC du PAIR permet d attribuer à deux constructeurs selon les produits (PC, imprimantes, écrans) un contrat d achat pour couvrir les besoins des partenaires. Les constructeurs passent par des revendeurs pour ne pas fausser le marché. PAIR doit garantir les meilleurs prix plafonnés sur 12 mois vers le haut et pouvant être abaissés selon l évolution du marché.

15 15/ Prise de position du RSV du 1 er février 2006 Selon une prise de position du 1 er février 2006, le RSV est ouvert à toutes les collaborations avec le SCI ; il fait d ailleurs partie du contrat PAIR et bénéficie ainsi déjà des synergies pour les achats de matériels. La modification de l hébergement actuel des centres de calculs, de sauvegarde et de back-up qui se trouvent actuellement à l institut central des hôpitaux valaisans au profit d une localisation au SCI ne paraît pas être de nature à générer un potentiel d économie notable. Au contraire, il faudrait peut-être à nouveau investir pour établir une ligne à haut débit, pour déménager et aménager des locaux qui se trouveraient de plus éloignés de leurs centres de décision (codage, simav, observatoire de la santé). Enfin et surtout le RSV ne veut pas «externaliser» des structures hospitalières les données informatiques du dossier patient pour des raisons de sauvegarde du secret médical dont le RSV est garant envers ses patients Prise de position du SSP du 6 février 2006 L informatique centralisée du Réseau Santé Valais (RSV), qui comprend également les applications mises en place par le projet Infoval d informatisation des hôpitaux, est hébergée à l Institut Central des Hôpitaux Valaisans à Sion. Le comité de direction du projet Infoval n a pas prévu d héberger les serveurs du RSV au Service Cantonal de l Informatique (SCI) compte tenu que les locaux et l infrastructure de base (alimentation électrique, onduleur, climatisation, contrôle des accès) existaient déjà à l ICHV. Seules des adaptations ont été effectuées au fur et à mesure des besoins. Les locaux informatiques de l ICHV offrent l avantage d être répartis dans 2 bâtiments séparés et le robot de sauvegarde repose lui-même dans un 3ème bâtiment. Cette infrastructure a été évaluée favorablement lors d un audit de sécurité par la société NetExpert. Pour mémoire, lors de la recherche d un prestataire pour le réseau informatique entre les hôpitaux, des offres avaient été demandées à plusieurs prestataires dont notamment le SCI. Après analyse, le choix du comité de direction du projet Infoval a été fait en faveur de l offre la plus avantageuse, celle de l entreprise Swisscom en l occurrence. Le contrat actuel avec Swisscom arrivant à échéance en août 2006, le choix d un nouveau prestataire devra, conformément aux dispositions cantonales sur les marchés publics, être approuvé par le Conseil d Etat. Le cahier des charges nécessaire pour lancer la procédure est actuellement en cours d élaboration. Il devra notamment faire mention des exigences concernant le respect de la confidentialité du traitement des données informatiques du dossier patient. La sauvegarde du secret médical est essentielle. Le RSV se doit de s y conformer impérativement. Le Conseil d administration du RSV est ouvert à toute forme de collaborations avec le SCI pour la recherche de la meilleure solution conforme au cahier des charges et devant apporter des économies réelles sans source de dysfonctionnement.

16 16/ Conclusion et recommandation de la COGEST La COGEST demande que toute collaboration permettant de rationaliser les investissements techniques et améliorer la sécurité des données soit étudiée par le RSV. Ce rapport a été adopté le 7 février 2006 à l'unanimité des 11 membres présents. Sion, le 8 février 2006 La présidente : Le vice-président : Brigitte Diserens André Quinodoz Le rapporteur de langue française : Le rapporteur de langue allemande : Georges Darbellay Markus Truffer Annexes ment.

17 Etat du Valais Service du personnel et de l'organisation Engager un auxiliaire à durée indéterminée Procédure Produit 1202 Recrutement du personnel Approuvé par le Conseil d'etat le Phases R Commentaires Documents Pour l'engagement d'un auxiliaire à durée déterminé la procédure s'applique Engager un auxiliaire pour une durée déterminée 1 Souhait d'engager un auxiliaire à durée indéterminée Service 1. Le Service a le souhait et le besoin d'engager un auxiliaire à durée indéterminée. Règlement fixant le statut des auxiliaires et du personnel engagé pour une durée indéterminée du Financem ent OK? Non 2 fin Service 2. Le financement pour l'engagement d'un auxiliaire à durée indéterminée doit être garanti avant la mise au concours du poste. Oui Voir la procédure Mettre au concours Tous les postes d'auxiliaires à durée indéterminée doivent être mis au concours. Procédure Mettre au concours Voir la procédure Sélectionner du personnel. Procédure Sélectionner du personnel 5 Rédaction du rapport de sélection et de la décision d'engagement Service 5. Suite à la sélection, un rapport destiné au Chef de département ainsi que la décision d'engagement sont à établir. Modèle de rapport de sélection Modèle de décision: engagement d'un auxiliaire 6 Prise de connaissance du rapport et de la décision d'engagement à durée indéterminée Chef de départ ement 6. Le Chef de Département prend connaissance: - du rapport de sélection; - de la simulation salariale signée; - du questionnaire sur la santé, les activités accessoires et les liens de parenté; - de la décision d'engagement et - des dossiers de candidatures. 7 Préavis SPO 7. Le SPO contrôle la décision, donne son préavis et retourne les documents au Chef de département en vue de la prochaine séance du Conseil d'etat. 8 Mise à l'ordre du jour Département 8. Le département inscrit le projet de décision à l'ordre du jour de la prochaine séance du Conseil d'etat. 9 Décision du Conseil d'etat CE 9. Le Conseil d'etat prend la décision d'engager la personne aux conditions fixées dans la décision. 10 Distribution aux services concernés Chanc ellerie 10. Dès que la décision est approuvée, celle-ci est distribuée au Dpt concerné, au SPO, à l'acf, à l'if et à la CPPEV. 11 Information au candidat / envoi de la décision Service 11. Le Service concerné informe le candidat de sa nomination en lui transmettant la décision y relative et détermine la date, l'heure, etc. de son entrée en fonction. 12 Rédaction et envoi des réponses négatives aux candidats non retenus SPO 12. Le SPO établit et envoie les réponses négatives aux candidats non retenus. Modèle de réponse négative 13 Pour des postes de cadres: Information au public Chef d'infor mation 13. Le Chef de l'information informe le public de la nomination des cadres de l'administration cantonale (notamment des Chefs de Services et des Directeurs des établissements / écoles) par le biais de différents médias. page 1 de 2

18 Etat du Valais Service du personnel et de l'organisation Engager un auxiliaire à durée indéterminée Procédure Produit 1202 Recrutement du personnel Approuvé par le Conseil d'etat le Phases 14 Envoi de la brochure NEWS pour les nouveaux collaborateurs ainsi que du questionnaire d'entrée au candidat retenu R SPO Commentaires 14. Le SPO envoie à la personne engagée la brochure NEWS pour les nouveaux collaborateurs, le classeur bleu avec toutes les bases légales ainsi que le questionnaire d'entrée. Documents NEWS (Brochure) pour les nouveaux collaborateurs / auxiliaires 15 Retour du questionnaire d'entrée rempli et de la carte AVS au SPO Collab orateu r 15. Le collaborateur retourne le questionnaire d'entrée rempli ainsi que sa carte AVS au SPO au plus tard 3 semaines avant l'entrée en fonction. 16 Invitation à la visite médicale Caiss e de pensio n 16. La Caisse de pension invite le nouveau collaborateur à la visite médicale auprès du Médecin-conseil afin de pouvoir être membre de la caisse de pension du personnel de l'etat du Valais La procédure suivante: Introduire des nouveaux collaborateurs Procédure Introduire des nouveaux collaborateurs page 2 de 2

19 Etat du Valais Service du personnel et de l'organisation Engager un auxiliaire pour une durée déterminée Procédure Produit 1202 Recrutement du personnel Approuvé par le Conseil d'etat le Phases R Commentaires Documents Le Chef de Service peut engager des auxiliaires pour une durée déterminée, si les conditions suivantes sont remplies: a) La durée maximale de l'engagement est d'une année, avec possibilité de prolongation pour une nouvelle année au maximum. b) Les auxiliaires doivent être affectés à la réalisation de tâches définies dans les mandats de prestations (niveau produit ou projet). c) Les auxiliaires ne peuvent être engagés que dans la limite du budget alloué pour les dépenses du personnel, et ayant été adopté par le Grand Conseil. d) Les postes des auxiliaires doivent être mis au concours si la durée de l'engagement dépasse 6 mois ou 1 année s il s agit d un remplacement d une personne absente pour des raisons de maladie ou d accident. L entrée en vigueur de ces dispositions est fixée au 1er août 2005 pour l office des améliorations foncières, le service de la santé publique, la haute école valaisanne, le service de la sécurité civile et militaire, le service des routes et des cours d eau et le service des bâtiments, monuments et archéologie. Pour les autres services gérés par mandats de prestations, l entrée en force interviendra dès l approbation par le Grand Conseil de leur mandat de prestations politiques." Art. 3 Règlement fixant le statut des auxiliaires et du personnel engagé pour une durée indéterminée du Souhait d'engager un auxiliaire à durée déterminée Service 1. Le Service a le souhait et le besoin d'engager un auxiliaire pour une durée maximale d'une année. Financeme nt OK? Non 2 fin Service 2. Le financement pour l'engagement d'un auxiliaire à durée déterminée doit être garanti avant la mise au concours du poste et l'engagement. Oui 3 Information au Chef de département 3. Avant la mise au concours d'un poste, le Chef de département doit être informé. Service Voir la procédure Mettre au concours. Une mise au concours est obligatoire pour l'engagement d'un auxiliaire pour une durée de 6 mois à 1 année. Une mise au concours n'est pas nécessaire pour l'engagement d'un auxiliaire pour une durée maximale de 6 mois. Si un engagement d'une durée de 6 mois est prolongé, une mise au concours est obligatoire. S il s agit d un remplacement d une personne absente pour des raisons de maladie ou d accident une mise au concours est obligatoire après une année. Voir la procédure Sélectionner du personnel. Procédure Mettre au concours Procédure Sélectionner du personnel 4 Rédaction du rapport de sélection, du mandat de prestation et de la décision d'engagement Service 4. Suite à la sélection, un rapport destiné au Chef de département, un mandat de prestation (niveau produit ou projet) ainsi que la décision d'engagement sont à établir. Modèle de rapport de sélection Modèle de décision: engagement d'un auxiliaire à durée détérminée 5 Prise de connaissance du rapport, du mandat de prestation et de la décision d'engagement à durée déterminée Chef de départ ement 5. Le Chef de département prend connaissance: - du rapport de sélection; - de la simulation salariale signée; - du questionnaire sur la santé, les activités accessoires et les liens de parenté; - du mandat de prestation (niveau produit ou projet) - de la décision d'engagement et - des dossiers de candidatures. page 1 de 2

20 6 Préavis SPO 6. Le SPO contrôle la décision, donne son préavis et retourne les documents au Chef de département en vue de la prochaine séance du Conseil d'etat. 7 Décision du Chef de Service Chef de Servic e 7. Le Chef de Service prend la décision d'engager la personne aux conditions fixées dans la décision. 8 Distribution aux services concernés Servic e 8. Dès que la décision est approuvée, celle-ci est distribuée au Dpt concerné, au SPO, à l'acf, à l'if et à la CPPEV. 9 Information au candidat / envoi de la décision au candidat Service 9. Le Service concerné informe le candidat de sa nomination en lui transmettant la décision y relative et détermine la date, l'heure, etc. de son entrée en fonction. 10 Rédaction et envoi des réponses négatives aux candidats non retenus SPO 10. Si le poste a été mis au concours, le SPO établit et envoie les réponses négatives aux candidats non retenus. Modèle de réponse négative 11 Envoi de la brochure NEWS pour les nouveaux collaborateurs ainsi que du questionnaire d'entrée au candidat retenu SPO 11. Le SPO envoie à la personne engagée la brochure NEWS pour les nouveaux collaborateurs ainsi que le questionnaire d'entrée. NEWS (Brochure) pour les nouveaux collaborateurs / auxiliaires Retour Retour du rempli questionnaire du formulaire d'entrée rempli et de d'engagement la carte AVS au SPO Collab orateu r 12. Le collaborateur retourne le formulaire d'entrée rempli ainsi que sa carte AVS au SPO au plus tard 3 semaines avant l'entrée en fonction. 13 Invitation à une visite médicale si l'engagement dure plus qu'une année Caiss e de pensio n 13. Si l'engagement dure plus qu'une année, la Caisse de pension invite le nouveau collaborateur pour la visite médicale auprès du Médecin-conseil afin de pouvoir être affilié à la caisse de pension du personnel de l'etat du Valais La procédure suivante: Introduire des nouveaux collaborateurs Procédure Introduire des nouveaux collaborateurs page 2 de 2