Agence comptable du lycée Marseilleveyre

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1 Agence comptable du lycée Marseilleveyre Le lycée Marseilleveyre CONVENTION DE GROUPEMENT COMPTABLE Représenté par M Pierre Mora, chef d établissement Le collège Marseilleveyre Représenté par M Charles Mongrand, chef d établissement Le lycée Poinso-Chapuis Représenté par Mme Nathalie Hamm, chef d établissement Le lycée Leau Représenté par Mme Fatiha Hachemi, chef d établissement Le lycée Mistral Représenté par M Thierry Perlot, chef d établissement Le collège Coin-Joli-Sévigné Représenté par M Serge Paugam, chef d établissement Le collège Pasteur Représenté par M Mehdi Ftouhi-Tani, chef d établissement Le collège Gyptis Représenté par Mme Arièle Cohen, chef d établissement VU l article R du code l éducation VU le décr N du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire comptable publique VU l Instruction n du 7 novembre 2013 annexes (instruction codificatrice M9-6), VU l arrêté du 11 octobre 1993 habilitant les chefs d établissement à instituer des régies de rectes des régies d avance VU l arrêté rectoral en date du 15 septembre 2014 constituant le groupement comptable du lycée Marseilleveyre VU la délibération du conseil d administration du lycée Marseilleveyre en date du 29 juin 2015 VU la délibération du conseil d administration du collège Marseilleveyre en date du 29 juin 2015 VU la délibération du conseil d administration du lycée Poinso-Chapuis en date du 1

2 VU la délibération du conseil d administration du lycée Leau en date du VU la délibération du conseil d administration du lycée Mistral en date du VU la délibération du conseil d administration du collège Coin-Joli-Sévigné en date du VU la délibération du conseil d administration du collège Gyptis en date du VU la délibération du conseil d administration du collège Pasteur en date du Il est convenu de qui suit : ARTICLE 1 OBJET DE LA CONVENTION La présente convention a pour obj de définir les modalités de fonctionnement de groupement de service «agence comptable du lycée Marseilleveyre» institué au lycée Marseilleveyre, siège du groupement. ARTICLE 2 - INSTANCE DE CONCERTATION Il est institué un «conseil technique d agence comptable» composé de l agent comptable, de l adjoint fondé de pouvoir de son équipe de chargés de comptabilité, des gestionnaires des établissements membres du groupement ainsi que de leurs collaborateurs. Ce conseil, présidé par l agent comptable, se réunit au moins deux fois par an pour examiner toute question liée au fonctionnement à l organisation de l agence comptable notamment : la définition du proj de service de l agence comptable l information la formation du personnel, la mise en place du contrôle interne comptable financier, la présentation du plan annuel d action, la présentation de référentiels de fiches de procédure de l agence comptable, perspectives objectifs de l année, le bilan annuel du contrôle interne comptable financier de l agence comptable. ARTICLE 3 - FONCTIONNEMENT : La comptabilité administrative, les opérations de dépenses de rectes les droits constatés sont réalisés dans les établissements rattachés. L ensemble des opérations de comptabilité générale, de règlement de recouvrement des rectes, l édition des documents comptables, la préparation, l élaboration l envoi du compte financier sont réalisés sous la responsabilité de l agent comptable par les chargés de comptabilité. La conservation des pièces générales justificatives se fait dans l établissement siège de l agence comptable. Chaque ordonnateur s engage : à assurer une tenue rigoureuse des engagements, à procéder à l émission régulière des ordres de rectes, accompagnés des pièces justifiant les éléments de liquidation (au moins mensuellement), à procéder de manière régulière au mandatement des dépenses, en veillant à joindre à 2

3 chaque mandat les pièces justificatives requises par la règlementation, à transmtre dès réception à l agent comptable : o le budg les décisions budgétaires modificatives certifiés exécutoires, o copies des notifications de subventions ou de toute autre ressource, avec indication pour les ressources affectées, du service d imputation budgétaire, ainsi que du code activité, o les délibérations du conseil d administration à caractère financier (contrats conventions, budg de voyage liste des participants, tarifs c.). à respecter impérativement le calendrier annuel de transmission des opérations établi par le conseil d agence comptable, afin de permtre la réalisation des opérations de paiement, de recouvrement l élaboration du compte financier dans les délais impartis. L agent comptable s engage : à communiquer chaque fin de mois à l ordonnateur la balance mensuelle de l établissement, assorties de ses explications sur les comptes de tiers sur la situation de la trésorerie de l établissement, à informer, le cas échéant, l ordonnateur des possibilités de placement des fonds de l établissement. En fin de mois, l agent comptable le gestionnaire vérifient conjointement : la concordance des développements de soldes établis par l agent comptable avec les états de gestion de l ordonnateur, lorsque le gestionnaire a reçu mandat à c eff, l état des créances faisant l obj d un recouvrement amiable. ARTICLE 4 DELAI DE REGLEMENT CONVENTIONNEL : En application du décr n du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les rards de paiement dans les contrats de la commande publique, il est convenu que : Le délai de règlement de 10 jours dévolu à l agent comptable est ramené à 5 jours, permtant à l ordonnateur de disposer d un délai de 25 jours à compter de la date de réception des factures, pour procéder au dépôt des mandats de paiement. En contrepartie, l ordonnateur s engage : à apposer sur les factures la date de réception par l établissement ou la date de réalisation du service, faisant courir le délai maximum de règlement, à isoler sur un mandatement particulier les factures urgentes à payer (pour lesquelles le délai global de paiement est susceptible d être dépassé). ARTICLE 5 COMPTABILITE MATIERE, PATRIMOINE DE L ETABLISSEMENT : Le suivi des stocks de l établissement (denrées, matières d œuvre, objs confectionnés) est effectué sous l autorité du chef d établissement le contrôle du gestionnaire par le responsable du magasin, le chef de travaux ou l enseignant concerné, sous la responsabilité de l agent comptable, qui procèdera périodiquement à la vérification du stock. Cte vérification donnera lieu à procèsverbal. 3

4 Le chef d établissement s engage à signaler sans délai à l agent comptable toute information relative à la conservation matérielle des biens constituant le patrimoine de l établissement (changements d affectation, prêt, vol, destruction). ARTICLE 6 REGIES Une régie de rectes d avance est instituée dans chacun des établissements rattachés à l agence comptable. Le régisseur son suppléant sont nommés par le chef d établissement après accord de l agent comptable. La liste des dépenses rectes autorisées est fixée par l arrêté portant institution de la régie. Chaque établissement veillera, sous le contrôle de l agent comptable, à la mise en place de dispositifs garantissant la sécurité des fonds valeurs de l établissement. Le régisseur assure quotidiennement la tenue du quittancier du registre de caisse, la saisie des opérations de régie, conformément aux instructions de l agent comptable. Les chèques sont remis à l encaissement sans délai, les espèces déposées à l agence comptable dès que le montant des encaissements atteint le montant prévu par l arrêté constitutif, au moins une fois par mois. Le régisseur justifie de l utilisation de l avance faite dès que le montant des dépenses atteint le montant de l avance, au minimum une fois par mois. Les dépenses ne peuvent en aucun cas dépasser le montant de l avance consentie. L agent comptable procèdera régulièrement à la vérification sur place des opérations de la régie, qui donnera lieu à procès-verbal. Afin de faciliter le fonctionnement de certains services (restaurants d applications, magasin de vente d objs confectionnés ) ou projs (voyages échanges), d autres régies permanentes ou temporaires pourront être crées. L agent comptable devra être sollicité au minimum 6 semaines avant la date de remise des fonds. Le chef d établissement s assurera qu aucun maniement de fonds ne soit effectué en dehors des personnes habilitées (régisseur ou mandataire) que celles-ci soient informées par écrit de leurs obligations. ARTICLE 7 RECOUVREMENT Avec l accord du chef d établissement, l agent comptable peut donner mandat au régisseur pour procéder aux démarches de recouvrement amiable des créances (ou de certaines créances) de l établissement. A défaut le recouvrement amiable est effectué par l agent comptable. L agent comptable donne mandat au régisseur pour procéder aux démarches de recouvrement amiable des créances du service de restauration d hébergement de l établissement. Le régisseur rend compte à l agent comptable des démarches effectuées. L ordonnateur délivre à l agent comptable les autorisations nécessaires aux actes de poursuite. A défaut, il proposera immédiatement au conseil d administration l admission en non valeur des créances concernées. ARTICLE 8 CONTROLE INTERNE COMPTABLE Les établissements rattachés mtent en place l analyse des risques le contrôle interne financier comptable pour la partie ordonnateur, élément du pilotage de l établissement participent à la mise en place du contrôle interne comptable pour la partie comptabilité générale. La coordination 4

5 est assurée par l agent comptable. L outil ODICE, mis à disposition par l Education Nationale est préconisé. Des fiches de procédure sont élaborées suivies par tous. Une revue annuelle collégiale de ces fiches de procédure est opérée au sein du groupement. ARTICLE 9 PARTICIPATION AUX CHARGES DE FONCTIONNEMENT DU GROUPEMENT DE SERVICE Chaque établissement membre du groupement participera : aux charges de fonctionnement du groupement, aux dépenses d équipement du groupement. sur présentation d une facture en année n+1, cotisation établie par l agence comptable. Un taux de 0.04 % des dépenses des comptes 60 à 65 de l année n au vu du compte financier détermine son montant. L établissement pratiquant l envoi direct au centre national de traitement des chèques à encaisser bénéficie d une remise de 30 %. La 1 ère facture sera datée prise en charge sur l exercice budgétaire 2016 au vu du compte financier Les charges couvertes par la cotisation sont les suivantes : équipement, entrien réparation du matériel de l agence comptable, pite paperie imprimés, photocopie, frais de téléphone, télécopie, frais postaux, notamment liés au recouvrement aux chèques à encaisser, frais de déplacement de l agent comptable ou de son adjoint, toute autre dépense liée au fonctionnement du groupement de service, amortissement des biens acquis par le groupement de service. Le lycée le collège Marseilleveyre ne font pas l obj d une facturation. ARTICLE 10 FRAIS DE DEPLACEMENT : Les frais de déplacements des gestionnaires des établissements rattachés de l agent comptable entre les EPLE membres du groupement seront, le cas échéant en fonction de la réglementation, imputés sur le budg de chaque établissement rattaché concerné. ARTICLE 12- DATE D EFFET, DUREE DE LA CONVENTION, CONDITIONS DE RESILIATION La présente convention prendra eff immédiatement. Elle est conclue pour la durée du groupement comptable. Elle pourra faire l obj d avenants en cours d exécution, sur proposition du conseil d agence comptable. Elle deviendra caduque en cas de dissolution du groupement comptable par l autorité académique. 5

6 Fait à Marseille, le Le lycée Marseilleveyre Représenté par M Pierre Mora, chef d établissement Le collège Marseilleveyre Représenté par M Charles Mongrand, chef d établissement Le lycée Poinso-Chapuis Représenté par Mme Nathalie Hamm, chef d établissement Le lycée Leau Représenté par Mme Fatiha Hachemi, chef d établissement Le lycée Mistral Représenté par M Thierry Perlot, chef d établissement Le collège Coin-Joli-Sévigné Représenté par M Serge Paugam, chef d établissement Le collège Pasteur Représenté par M Mehdi Ftouhi-Tani, chef d établissement Le collège Gyptis Représenté par Mme Arièle Cohen, chef d établissement L agent comptable, Raphaël Pétri 6