ESSENTIEL DE LA CAMPAGNE DE RÉADHÉSION

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1 Novembre 2014 Campagne biennale de réadhésion Programme flexible d assurance collective du 15 au 28 novembre 2014 Bulletin d information Membres de l état-major Il est temps de revoir : vos protections régime de base régime enrichi exemption garanties facultatives votre statut familial individuel monoparental couple familial l utilisation des crédits flexibles prime des régimes enrichis compte gestionsanté REER individuel votre désignation de bénéficiaires Si vous désirez conserver vos choix actuels et si vous désirez des heures de congé mobile, vous n avez rien à faire durant la campagne. La campagne de réadhésion pour 2015 et 2016 et celle sur l utilisation de votre rémunération annuelle flexible au 1 er janvier 2015 arrivent à grands pas. Vous serez invité à faire vos choix du 15 au 28 novembre ESSENTIEL DE LA CAMPAGNE DE RÉADHÉSION Durant la campagne de réadhésion, vous devrez accéder au site accès assurés de SSQ Groupe financier pour revoir ou modifier vos choix de protections. Suivez ces simples étapes afin de veiller à ce que vos choix de protections continuent à répondre à vos besoins personnels : 1. Consultez les dispositions du programme flexible à l aide de la brochure d assurance et du guide de l employé. 2. Passez en revue vos protections actuelles, ce qui vous aidera à déterminer les garanties dont vous aurez besoin en 2015 et Évaluez vos besoins pour les deux prochaines années et décidez si vous devez apporter des changements à vos garanties actuelles. Plus particulièrement, pensez : à l utilisation de vos crédits flexibles; au solde de votre compte gestion-santé; à vos protections d assurance vie, de soins de santé et soins dentaires; au niveau de protection voulu pour les garanties facultatives telles que l assurance vie pour vous et vos personnes à charge, l assurance décès et mutilation par accident, l assurance maladies graves et les soins de longue durée. 4. Renouvelez vos choix sur le site ssq.ca, cliquez sur CONNEXION et sur le lien Assurance collective situé sous ASSURÉ. 5. Remplissez le formulaire de désignation de bénéficiaires, s il y a lieu, et remettez-le au responsable de l administration du programme flexible de votre arrondissement, service ou direction. Les informations relatives à la campagne biennale de réadhésion sont disponibles dans la section Employés de l intranet et Internet, accessible de l externe : ville.montreal.qc.ca/sectionemployes Employés > Conditions de travail > Assurance collective > Cadre, état-major et personnel politique > Campagne biennale de réadhésion Vous aurez jusqu'au vendredi 28 novembre 2014 pour changer vos choix de protections ou d allocation des crédits flexibles pour 2015 et 2016 sur le site accès assurés.

2 QU EST-CE QUE LA CAMPAGNE DE RÉADHÉSION? Vous avez la possibilité de modifier les choix de protections que vous avez faits ainsi que l utilisation de vos crédits flexibles à tous les deux ans, et ce, conformément aux règles de participation du programme flexible d assurance collective. Ainsi, vous pouvez adapter vos choix selon l évolution de vos besoins. Les choix de protections prendront effet le 1 er janvier 2015 et seront en vigueur pour les deux prochaines années. Vous ne pourrez pas les modifier durant cette période à moins qu un changement de situation de vie admissible ne survienne. Dans ce cas, vous aurez 31 jours à compter de la date du changement de situation pour modifier vos choix de protection, s il y a lieu. QUELS SONT MES CHOIX DURANT LA CAMPAGNE DE RÉADHÉSION? Le programme flexible vous offre de multiples possibilités. Le guide de l employé, disponible sur l intranet et l Internet, est un outil précieux pour vous aider à revoir vos choix. Nous vous suggérons de le lire attentivement. Vous y trouverez : des renseignements généraux sur le programme; une description du partage des coûts du programme entre la Ville de Montréal et vous; une explication de chacune des composantes du programme; des pistes de réflexion pour vous aider à faire vos choix; des exemples pour illustrer les multiples possibilités du programme. Exemption Il vous est possible de vous exempter du régime de soins de santé et/ou du régime de soins dentaires. Pour ce faire, vous devrez être couvert par un autre régime (par exemple, celui de votre conjoint). En cas d exemption, la Ville vous accorde des crédits flexibles d exemption qui s ajoutent aux crédits flexibles de base. Régimes de base et enrichis Vous devez choisir entre les régimes de base et enrichis pour votre assurance vie, les soins de santé et les soins dentaires. Le régime de votre assurance décès et mutilation par accident est par défaut le même que votre assurance vie. L assurance salaire de longue durée comprend seulement un régime de base. Celle-ci est obligatoire et est payée en totalité par la Ville de Montréal. Vous bénéficiez également d une continuation salariale (100 % du salaire) d une durée maximale de 26 semaines (après un délai de carence de 5 jours ouvrables) pour une absence en raison de maladie ou d accident personnel. Pour les soins de santé et soins dentaires, vous pouvez choisir entre les quatre types de protection suivants : individuelle, couple, monoparentale et familiale. Il est à noter que vous pouvez choisir un régime différent (base ou enrichi) pour les soins de santé et les soins dentaires. Par contre, vous devez choisir le même type de protection pour ces deux régimes. Il est important de désigner un bénéficiaire en assurance vie et assurance décès et mutilation par accident pour qu à votre décès, la prestation d assurance soit bien versée à la personne à laquelle vous souhaitez qu elle le soit. Votre désignation de bénéficiaires est-elle à jour? En avez-vous rempli une? Voici l occasion de le faire. Employés > Conditions de travail > Assurance collective > Cadre, état-major et personnel politique > Formulaires

3 Régimes facultatifs Vous pouvez souscrire à l assurance vie facultative (pour vous et vos personnes à charge), à l assurance décès et mutilation par accident facultative (pour vous seulement) et à l assurance maladies graves (pour vous et votre conjoint). Des preuves d assurabilité sont requises pour tout montant d assurance vie facultative, d assurance maladies graves. Un représentant de SSQ communiquera alors avec vous afin de vous informer des étapes à suivre si vous choisissez ou augmentez l une ou l autre de ces protections. Il est à noter que vous pouvez souscrire aux régimes facultatifs ou en modifier les montants en tout temps. Vos choix n ont pas à être maintenus pendant une période de deux ans. Par contre, pour souscrire à l assurance vie facultative (pour vous seulement), vous devez d abord souscrire au régime enrichi de l assurance vie de base. Par exemple, si vous choisissez le régime de base pour votre assurance vie, ce choix sera maintenu pour une période de deux ans. Il vous sera donc impossible de souscrire à l assurance vie facultative pour vous durant cette période. Vous pourrez tout de même souscrire à l assurance vie facultative pour vos personnes à charge. De plus, si vous désirez ou prévoyez souscrire à l assurance vie facultative à la retraite (pour vous et vos personnes à charge), vous devez obligatoirement détenir préalablement cette protection en tant qu employé actif. Donc, si vous prévoyez prendre votre retraite d ici deux ans, il est préférable de choisir le régime enrichi pour votre assurance vie de base et d avoir de l assurance vie facultative avant la retraite. Crédits flexibles de base et d exemption La Ville vous attribue des crédits flexibles de 586 $ pour l année Vous décidez comment utiliser vos crédits flexibles pour les deux prochaines années. Des crédits d exemption en soins de santé de 567 $ et/ou en soins dentaires de 100 $ s ajoutent aux crédits flexibles de base si vous vous exemptez pour l une ou l autre de ces garanties. Vous pouvez utiliser vos crédits flexibles de base et d exemption pour : payer votre part du coût des régimes enrichis et déposer le solde, s il y a lieu, dans votre compte gestionsanté (CGS); payer votre part du coût des régimes enrichis et transférer le solde, s il y a lieu, dans un REER; déposer la totalité de vos crédits flexibles dans votre compte gestion-santé (CGS); transférer la totalité de vos crédits flexibles dans un REER. Si vous transférez une partie ou la totalité de vos crédits flexibles dans un REER, vous devrez également indiquer l institution financière où le REER devra être enregistré. QU EST-CE QUE LA RÉMUNÉRATION ANNUELLE FLEXIBLE? Vous avez droit, par anticipation, à une rémunération annuelle flexible équivalant à 40 heures de travail régulier pour le membre de l état-major qui travaille dans les services de soutien et à 58,8 heures de travail régulier pour celui assigné aux activités de lutte contre les sinistres. Durant la campagne, vous devez décider de l utilisation que vous ferez de votre rémunération annuelle flexible au moyen de laquelle vous pouvez : obtenir un certain nombre d heures de congés mobiles, jusqu'à concurrence du montant de rémunération disponible (ces heures doivent être prises avant le 31 décembre de l année suivante, le solde des heures non utilisées est perdu pour celui qui travaille dans les services de soutien et monnayable pour le membre de l état-major assigné aux activités de lutte contre les sinistres); allouer une portion ou la totalité de ces crédits à un REER; allouer une portion ou la totalité de ces crédits à un compte gestion-santé (CGS).

4 Au moment d effectuer votre choix, vous devez tout d abord choisir de diriger ou non une portion de votre rémunération annuelle flexible vers l octroi de congés mobiles. Le solde de votre rémunération annuelle flexible doit, par la suite, être transféré en entier au compte gestion-santé ou à un REER individuel, s il y a lieu. Pour obtenir plus d informations au sujet de votre rémunération annuelle flexible, veuillez consulter la section 13.3 du document «Politique régissant la rémunération et les conditions et avantages des membres de l étatmajor pompier» disponible sur l intranet sous la rubrique «Employés / Conditions de travail des cadres». CHOIX DE L INSTITUTION FINANCIÈRE Les institutions financières où votre REER peut être enregistré sont les suivantes : Caisse Desjardins du réseau municipal Fonds de solidarité F.T.Q. Industrielle Alliance (anciennement SSQ qui leur a transféré cette activité) La Capitale Banque Laurentienne Vous ne pouvez choisir qu une seule institution financière pour la totalité de votre transfert. Aucune combinaison de choix n est possible et votre décision est irrévocable. Pour l ouverture d un compte, vous devez communiquer avec un représentant de l une de ces institutions financières avant d effectuer votre choix, voici leurs coordonnées : Caisse Desjardins du réseau municipal M me Josée Dumais, , poste courriel : josee.z.dumais@desjardins.com Fonds de solidarité FTQ M me Nathalie Deneault, courriel : acmm@acmm.qc.ca Industrielle Alliance Service à la clientèle du lundi au vendredi de 8h à 20 h, courriel : pension@inalco.com La Capitale M me Johanne Beauchamp, ou (cellulaire) courriel : johanne.beauchamp@lacapitale.com Banque Laurentienne M me Diane Rodrigue, , poste 231 courriel : diane.rodrigue@banquelaurentienne.ca. Les contributions de l employé au Régime des rentes du Québec, au Régime québécois d assurance parentale et au Régime d assurance emploi seront prélevées du montant avant le transfert dans un REER. Le versement au REER vers l institution que vous aurez retenue sera effectué à la période de paie se terminant le 20 février 2015 (payable le 19 février 2015). COMMENT EFFECTUER VOS CHOIX LORS DE LA CAMPAGNE Vous pouvez effectuer vos choix en utilisant le site accès de SSQ Groupe financier. Pour y accéder, rendezvous à ssq.ca, cliquez sur CONNEXION et sur le lien Assurance collective situé sous ASSURÉ. Le lien est également disponible sur les sites intranet et Internet de la Ville. Vous devez saisir votre code d utilisateur ainsi que votre mot de passe pour accéder à votre dossier d assurance. Ces renseignements sont inscrits sur votre certificat d assurance émis par SSQ Groupe financier. Si vous n avez pas ces renseignements en mains, vous pouvez communiquer avec le centre d appels de SSQ Groupe financier, au , poste (nouveau numéro de poste). Des agents d information spécialement formés sur vos régimes répondront à vos questions, du lundi au vendredi entre 8 h 30 et 16 h 30. Vous aurez besoin de votre numéro de contrat, 70A00, et de votre numéro matricule de 9 chiffres pour vous identifier.

5 Outl d adhésion Pour confirmer vos choix à l assureur, vous devez compléter les cinq (5) étapes prévues à l outil d adhésion pour les événements Campagne biennale de réadhésion et Campagne annuelle de rémunération flexible qui seront identifiés dans l encadré une fois que vous aurez cliqué sur Mon contrat du menu Contrat. Le deuxième événement ne sera pas accessible tant que le premier ne sera pas complété. Ainsi, si vous désirez revoir vos choix seulement pour la Campagne annuelle de rémunération flexible, il faudra d abord effectuer les cinq (5) étapes de la Campagne biennale de réadhésion sans effectuer de modifications à vos choix. Étape 1 Vérifier vos renseignements personnels L outil d adhésion affichera vos données personnelles. Vous devez vous assurer que ces données sont exactes. Si des changements doivent être apportés, vous devez les communiquer à l administrateur du régime d assurance collective de votre arrondissement ou service. Cliquez sur Continuer pour passer à l étape 2. Étape 2 Enregistrer votre conjoint Cette étape vous permet d inscrire votre conjoint au dossier si ce n est déjà fait. Il est nécessaire de l inscrire seulement si vous détenez ou désirez une protection d assurance maladies graves du conjoint. Si un conjoint est déjà inscrit à votre dossier, ses informations s afficheront à l écran. Il vous sera alors possible de les confirmer ou de les modifier, s il y lieu, en cliquant sur l icône pour modifier le conjoint. Le conjoint inscrit peut également être supprimé de la base de données en cliquant sur le bouton prévu à cette fin. Si aucun conjoint n existe au dossier, l écran de l étape 2 n affichera aucun enregistrement. Cliquez sur Continuer pour passer à l étape 3 Étape 3 Effectuer vos choix de garanties Cette étape permet de faire vos choix de protections concernant vos régimes de base et enrichis, vos régimes facultatifs et de l utilisation de vos crédits flexibles. Vous pouvez indiquer vos choix à l aide des différents menus déroulants. Lorsque vous avez terminé vos choix, cliquez sur le bouton Recalculer pour voir l incidence de ces choix sur vos coûts et avantages imposables annuels correspondants. Si vous souhaitez vous exempter de la garantie «Soins de santé», une nouvelle fenêtre s affichera afin que vous fournissiez les informations requises à titre de preuve d assurance de votre couverture auprès d un autre régime, en accord avec la Loi sur l assurance médicaments du Québec. Si un renseignement n est pas fourni à cette fenêtre, vous ne pourrez pas être exempté de la garantie «Soins de santé» et vous ne pourrez accéder à l étape suivante. Si vous choisissez de transférer une partie ou la totalité de vos crédits flexibles dans un REER, vous devrez également indiquer l institution financière où le REER devra être enregistré. Le choix des institutions financières permises est indiqué au menu déroulant Choix d une institution financière. Si vous avez choisi de transférer un montant dans un REER et qu aucune institution financière n est choisie, un message apparaîtra pour vous rappeler de faire un choix. Cliquez sur Continuer pour passer à l étape 4.

6 Étape 4 Vérification Cette étape présente, sur une même page, les données et modifications apportées au cours des étapes 1 à 3. Vous devrez attester que les renseignements fournis sont exacts et que vous autorisez l administrateur à traiter vos choix en cochant la case à cet effet à la section «Déclaration et autorisation». Assurez-vous que tous les renseignements sont exacts et correspondent à vos choix avant de passer à l étape suivante puisque vous ne pourrez plus apporter de modifications une fois que vous aurez cliqué sur Continuer. Cliquez sur Continuer pour passer à l étape 5. Étape 5 Confirmation Cette dernière étape vous confirme que vos choix ont été effectués avec succès. Vous pouvez imprimer votre relevé de confirmation en cliquant sur le lien Sommaire de vos nouveaux choix afin d en conserver une copie à votre dossier. RENOUVELLEMENT DE LA TARIFICATION EN 2015 Le renouvellement de la tarification aura lieu au 1 er janvier La prime du Programme flexible d assurance collective remise à SSQ Groupe financier et à AIG subira une augmentation globale de 8,9 %. Cet ajustement est établi selon l expérience de chaque garantie et de chaque catégorie d employés. Les augmentations observées en soins de santé et dentaires s expliquent par une hausse attendue du coût des soins et par une utilisation accrue du programme, soit un nombre plus élevé de réclamations et une augmentation du montant par réclamation. Les ajustements applicables au programme flexible sont comme suit : GARANTIE AJUSTEMENT AU 1 ER JANVIER 2015 Assurance vie 0 % Assurance salaire de longue durée -6 % Soins de santé 20 % Soins dentaires 9 % Autres garanties 0 % La Ville paie la totalité du coût des régimes de base du programme flexible et verse annuellement des crédits flexibles que vous pouvez utiliser pour payer votre part du coût des régimes enrichis, si vous le voulez. Comme vous payez la différence entre le coût des régimes enrichis et celui des régimes de base, les ajustements de prime applicables à votre situation seront en fonction de vos choix de protection. Le sommaire des coûts et crédits 2015 est disponible sur les sites intranet et Internet de la Ville. Besoin de plus d information? Communiquez avec le responsable de l administration du programme flexible de votre service (les listes sont disponibles sur les sites intranet et Internet de la Ville). Communiquez avec le centre d appels de SSQ Groupe financier, au , poste (nouveau numéro de poste). Des agents d information spécialement formés sur vos régimes répondront à vos questions, du lundi au vendredi entre 8 h 30 et 16 h 30. Vous aurez besoin de votre numéro de certificat pour vous identifier, si vous ne les avez pas en mains, vous pouvez vous identifier avec votre numéro de contrat, 70A00, et de votre numéro matricule de 9 chiffres.