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2 Sommaire Présentation de l ALPI p. 3 - Ses adhérents - Ses missions La Convention de dématérialisation des états p. 4 de paye mensuels - Signature de la convention locale - Collectivités concernées - Objectifs et calendrier La dématérialisation des états de paye mensuels p. 6 - Principes généraux - Pôle de dématérialisation du Minefi - Direction générale de la modernisation de l Etat (DGME) - Commission landaise pour l administration électronique La dématérialisation, c est aussi p. 9 - Les marchés publics - Le contrôle de légalité - Les titres, mandats et factures - L archivage électronique - 2 -

3 Présentation de l ALPI 468 adhérents Créée en 1984, l Association landaise pour l informatique est devenue syndicat mixte le 31 décembre 2003, permettant ainsi le regroupement des services informatiques aux collectivités. L ALPI compte 468 collectivités landaises adhérentes dont : communes, - 25 communautés de communes dont une communauté d agglomération, - 26 CCAS, 7 CIAS, 11 maisons de retraite, 58 syndicats intercommunaux, - Le Conseil général des Landes, - La Chambre de commerce et d industrie des Landes (CCI), - L Office HLM, le Centre de gestion, le Centre hospitalier de Dax, l ADACL, le SDIS, le SYDEC ou l ENDML En 2005, l ALPI a enregistré 31 nouvelles adhésions. Les missions de l ALPI L ALPI a pour missions de promouvoir, de développer et de mutualiser l'outil informatique auprès des collectivités locales landaises. L ALPI compte 27 agents et 6 services : - Assistance matériel, - Assistance logiciels, - Formation, - Internet, - Extranet, - Administratif, juridique et financier. Président : M. Henri Emmanuelli Directeur : M. Renaud Lagrave Contacts ALPI Hôtel du département rue Victor Hugo Mont-de-Marsan

4 La convention de dématérialisation des états de paye mensuels SIGNATURE DE LA CONVENTION LOCALE La signature de la première convention d accord local de dématérialisation des états de paye mensuels dans le département des Landes aura lieu le: Vendredi 15 septembre 2006 à 16h00 Au Conseil général des Landes. Cet accord local, conforme à la convention cadre nationale de dématérialisation de la paye, Version 2 du 30 juin 2005, sera signé par : - M. Henri Emmanuelli, Président de l Agence landaise pour l informatique (ALPI), - M. Bernard Girel, Président de la Chambre régionale des comptes d Aquitaine, - M. Gérard Guiter, Trésorier payeur général des Landes. COLLECTIVITES CONCERNEES La convention concerne 270 collectivités adhérentes à l ALPI ayant opté pour le logiciel de paie dont l éditeur est l Agence française pour l informatique (AFI). Parmi ces collectivités, on compte : mairies, - 14 communautés de communes, - 6 CCAS/CIAS, - 6 établissements publics, - 20 SIVU, SIVOM

5 OBJECTIFS ET CALENDRIER Cette signature engage en premier lieu l ALPI dans la dématérialisation de la paye. Elle sera suivie par celle des collectivités landaises volontaires. L ALPI et la paierie départementale ont effectué une procédure test en juillet. La commune de Meilhan (1013 habitants) et la trésorerie de Tartas ont également procédé à un essai de paye dématérialisée cet été. La dématérialisation des états de paye mensuels sera donc officiellement opérationnelle dans les Landes après la signature de la convention locale de dématérialisation des états de paie mensuels, le 15 septembre prochain. Objectif : supprimer feuilles papier! - 5 -

6 La dématérialisation des états de paye mensuels PRINCIPES GENERAUX La dématérialisation de la paye permet de supprimer les exemplaires papiers des bulletins de salaires et des états mensuels transmis, par l ordonnateur à la trésorerie publique puis à la Chambre régionale des comptes. L agent continue, pour sa part, à recevoir son bulletin papier. Concrètement, il s agit pour l ordonnateur de transmettre mensuellement un fichier de données (bulletins de salaires et états de charges) sous format XML. De son côté, la trésorerie publique est équipée de l outil XéMéLios* permettant l exploitation du fichier XML envoyé par l ordonnateur. Dans les Landes, l éditeur du progiciel de ressources humaines AFI, dont la licence est distribuée par l ALPI aux 270 collectivités locales concernées, a d ores et déjà intégré le schéma XML de paye. * L'outil XéMéLios est un outil d exploitation de données au format XML mis gratuitement (logiciel libre) à la disposition des partenaires locaux de la dématérialisation de la chaîne comptable et financière (ordonnateurs, comptables, chambres régionales des comptes) par la direction générale de la Comptabilité publique du MINEFI. Il permet d'effectuer des tris et des recherches multicritères ainsi que de visualiser des fichiers XML

7 POLE DE DEMATERIALISATION Le pôle de dématérialisation a été créé en mai 2004 au sein de la Direction générale de la comptabilité publique. Son objectif est de promouvoir la dématérialisation dans le secteur public local en accompagnant les ordonnateurs et les comptables dans leur conduite d expérimentation portant notamment sur la dématérialisation de la paye. Outre la rédaction d une «Charte de la dématérialisation», le pôle élabore des conventions nationales pour chacune des catégories de pièces à dématérialiser (exemple : convention cadre nationale de dématérialisation de la paye, Version 2 du 30 juin 2005, pour ce qui concerne les états mensuels de paye). Ces conventions permettent de formaliser les modalités de la dématérialisation. DIRECTION GENERALE DE LA MODERNISATION DE L ETAT (DGME) La Direction générale de la modernisation de l Etat (DGME) est opérationnelle depuis le 3 janvier Elle est le résultat de la fusion de : - la Délégation aux usagers et aux simplifications administratives (DUSA), - la Délégation à la modernisation de la gestion publique et des structures de l Etat, - l Agence de développement de l administration électronique, - la Direction de la réforme budgétaire. La DGME, par le biais de son service de développement de l administration électronique, pilote en particulier le plan ADELE. Ce Plan gouvernemental de développement de l administration électronique comporte 140 mesures, parmi lesquelles la dématérialisation des états de paye mensuels, mais aussi, la dématérialisation des marchés publics, du contrôle de légalité ou encore des titres, mandats et factures - 7 -

8 COMMISSION LANDAISE POUR L ADMINISTRATION ELECTRONIQUE La commission landaise pour l administration électronique, créée à la demande de l ALPI et placée sous la présidence de M. le Préfet des Landes, a pour objectif de coordonner les actions départementales en matière de dématérialisation des procédures administratives. Cette commission est composée de représentants : - de l Etat, - du Conseil général des Landes, - de la Trésorerie générale, - des Archives départementales, - du Centre de gestion des Landes, - de l Association des maires des Landes, - de l ALPI, - des communautés de communes, - des communes. Mise en place en janvier 2006, la commission landaise pour l administration électronique a d ores et déjà engagé un travail de mise en situation locale concernant la notion de dématérialisation appliquée au contrôle de légalité (programme Actes p. 10), aux échanges comptables (voir p. 10), aux marchés publics (voir p. 9), à l état civil Depuis sa création, la commission s est réunie à deux reprises. Les travaux de la commission reprendront le mardi 5 septembre 2006 en Préfecture

9 La dématérialisation, c est aussi LES MARCHES PUBLICS La plate-forme de dématérialisation des procédures de marchés publics a été mise en ligne le 8 janvier Cet outil permet notamment aux collectivités landaises de publier leurs avis de marchés publics et de recevoir, en ligne, les réponses des candidats sous format électronique. L adresse de la plate-forme est : comptes créés De nombreuses collectivités utilisent cette plate-forme départementale : le Conseil général des Landes, l OPDHLM, le SYDEC, le SDIS, les mairies de Mont-de-Marsan, Saint-Paul-lès-Dax, Tarnos, Saint- Pierre-du-Mont, la Communauté d agglomération du Marsan, l hôpital de Dax Après un an et demi d existence, la plate-forme compte : collectivités adhérentes, comptes créés, consultations (1256 clôturées et 89 actives), - 11 réponses électroniques, entreprises enregistrées. Hotline et formations Afin d accompagner les collectivités utilisatrices de la plate-forme, 56 sessions de formation spécifiques ont été organisées. L ALPI a également participé à la mise en place du service «Cellule expert marchés publics» avec le Centre de gestion des Landes. Enfin, une hotline a été mise en service en direction des entreprises

10 LE CONTROLE DE LEGALITE La dématérialisation du contrôle de légalité est entreprise dans le cadre du projet ACTES (Aide au contrôle de légalité dématérialisé). Les collectivités peuvent décider soit de bâtir leur plate-forme, soit de recourir à un tiers de télétransmission, distributeur d un dispositif (postier électronique, signature électronique, stockage, archivage). Dans les Landes, la commission départementale de l administration électronique (cf p 8), créée début 2006, mène actuellement une réflexion sur les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation du contrôle de légalité dans le département. La nomenclature (liste de pièces à transmettre à la préfecture), réalisée en application du projet ACTES, a ainsi été acceptée, le 16 juin 2006, par la Chambre régionale des comptes d Aquitaine. Une convention d accord local devrait prochainement être signée pour la mise en place de la solution. Le ministère de l Intérieur et de l Aménagement du territoire a, par ailleurs, indiqué ne voir «que des avantages» à ce que l ALPI fasse partie du dispositif de télétransmission homologué (Tiers de confiance et de télétransmission) pour la sécurisation des flux de données dans le cadre de la dématérialisation du contrôle de légalité

11 LES TITRES, MANDATS ET FACTURES La convention cadre nationale relative à la dématérialisation des titres de recette, des mandats, de dépense et des factures (pièces justificatives) des collectivités et établissements publics locaux (Version n du 16 décembre 2005) est applicable à compter de début Les comptables du trésor public pour le secteur public local intègrent progressivement une application unique appelée Hélios. Ce programme de la Direction générale de la comptabilité publique vise, entre autres, à permettre la dématérialisation des titres de recette, des mandats de paiement et des pièces justificatives. Dans les Landes, la dématérialisation des titres, mandats et factures est à l étude. Les premiers tests devraient être effectués par l ALPI le 1 er janvier 2007 (temps d intégration par l éditeur de progiciel financier du protocole de communication entre ordonnateurs et trésoreries publiques). L ARCHIVAGE ELECTRONIQUE L archivage mutualisé Thème de la 2 ème édition des Rencontres Landespublic (septembre 2005), l archivage électronique fait l objet d une réflexion. L objectif est d aboutir à la mise en place d une plate-forme mutualisée à l échelle du département. Pour l heure, un cahier des charges est en cours de réalisation, s appuyant sur le standard d échanges de données pour l archivage énoncé par la DGME. Une plate-forme unique de dématérialisation L idée de mettre en place une plate-forme unique de dématérialisation est à l étude. L ALPI réalise actuellement un cahier des charges et devrait procéder à un marché cet automne. Il s agit de permettre la dématérialisation, par le biais d une seule plate-forme, du contrôle de légalité, des titres, mandats et factures, de la comptabilité publique

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