Transcription

1 Vous trouverez des aides détaillées et téléchargeables sur le site de la FFHB : Rubrique «Je recherche un club, une salle» Vous pouvez visualiser les données des clubs : ces données sont extraites de Gest hand : nombre licenciés, équipes, salle, techniciens, arbitres, ainsi que : les résultats par week-end calendriers par week-end classements des équipes Rubrique «trouver un match près de chez vous» : Possibilité d afficher les rencontres selon des critères (arborescence, niveau de jeu, etc ) Pour vous connecter au webmail de votre adresse standardisée (de la forme 10xxxxx@handball-france.eu) : Aide pour la configuration de votre webmail : guide_nouveau_webmail.pdf Quelques fonctionnalités : Possibilité d ajouter des déviations (redirections des mails vers vos mails perso), création d un répondeur 1

2 Comment vous connecter? - Connectez-vous sur le site saisissez vos identifiant et mot de passe - Choisissez la saison 2014/2015 (par défaut) Comment débuter et trouver de l aide? Vous pouvez consulter le guide en ligne à cette adresse : ou en cliquant sur la bouée «Formation» en page d accueil de Gest hand. Que faire prioritairement? Mettre à jour et vérifier les informations du club Allez dans Gestion des structures, gestion des clubs, Sélection d un club, onglet Information. Bouton de Commande MODIFIER. Compléter toutes les données manquantes. Siège Social = adresse de déclaration en préfecture de l association Correspondance courrier Organes (président, trésorier, secrétaire) lien site internet logo (format JPEG, taille max 100 ko octet) Attention, vous ne pourrez pas saisir certaines informations tant que vous ne serez pas licenciés (exemple : vous voulez indiquer un correspondant général. Attendre qu il soit licencié pour le saisir). Indiquer ou corriger le siège social, la correspondant courrier et le correspondant général, ainsi que de remplir le bloc «contact» (qui apparaissent sur les conclusions de matchs) Couleurs des maillots : Si les féminines et masculins n ont pas la même couleur de maillots, saisissez le 2ème jeu de maillot dans «maillots de remplacement». Vous pourrez toujours modifier la couleur des jeux de maillot à chaque saisie de conclusions de match. VALIDER. 2

3 Mettre à jour et vérifier les informations des organes de votre club Onglets ORGANES Organe Bureau Dirigeant L organe «Bureau Dirigeant» doit être alimenté par au moins 3 licenciés du club (de préférence : président, secrétaire, trésorier) A faire de toute urgence dès que vous aurez saisis vos licenciés et qu ils auront été validés par la ligue. Cliquez sur MODIFIER, puis saisissez les premières lettres de vos licenciés dans les cadres. Sélectionner le licencié. Coordonnées personnelles utilisables. Pensez à cocher OUI afin que les coordonnées de vos dirigeants soient visualisables par tous dans le RÉPERTOIRE. Bouton CRÉER Ce bouton sert à créer un organe ; vous pouvez en créer autant que vous souhaitez (exemple : commission technique etc ), et les alimenter. Mettre à jour vos équipes (facultatif) Cette fonction vous permet de gérer vos équipes et de pouvoir ainsi saisir un correspondant d équipe et un entraîneur qui recevront également les conclusions de matchs. Cela peut également vous permettre de gérer les listes de vos joueurs, de visualiser les sanctions et brûlages. Ne pas oublier de rattacher l équipe à une compétition!! Calendrier des rencontres Visualisation de toutes les rencontres par week-end (lorsque les conclusions sont saisies). Vous pouvez également imprimer directement vos conclusions de match. 3

4 CRÉATION DE LICENCE Procédure d établissement des licences Voir l article 30 des règlements généraux de la fédé : Impression des bordereaux Le bordereau de licence est constitué de deux documents imprimés en recto-verso : Divers documents (demande d adhésion vierge, conditions d assurance, demande de licence A, etc ) sont téléchargeables en page d accueil de gest hand, rubrique «formulaires et documents 2014/2015». DATE DE QUALIFICATION Vous devez impérativement envoyer à la Ligue le bordereau accompagné des pièces nécessaires (voir règlement fédéral), et imprimé au recto des «conditions d assurance». La Ligue validera la licence à réception de ces éléments. Tout dossier incomplet sera renvoyé. (le délai de qualification pour une création ou un renouvellement de licence est de UN jour (date du cachet de la poste). 4

5 ENVOI DES LICENCES A LA LIGUE Classer les bordereaux de la manière suivante : Masculins et féminins séparés Par ordre croissant de numéro de licences (4 derniers chiffres) Agrafer les pièces jointes (certificat ou photocopie de justificatif d identité) SAISIE DANS GEST HAND Quelques conseils et recommandations : Pour créer une licence, saisir le numéro d affiliation du club : 10xxxxx Faire bien attention aux champs du bloc «état civil». Saisie des prénoms composés : Saisir le prénom en entier, séparé par un trait d'union. Exemple : Jean-Claude. Les minuscules ou majuscules n'ont pas d'importance. Ville de Naissance : SAINT xx, parfois il faut taper ST Nature de la nationalité : Pour la nationalité française, laisser le champ "-". Saisir la latéralité et taille (pour les joueurs) Coordonnées Portez une attention particulière aux coordonnées de vos licenciés : pensez à saisir tous les champs demandés. N oubliez pas que cette base de données est avant tout VOTRE outil de travail. Numéro de téléphone Taper les numéros de téléphone sans espace ni point sous la forme " ". Assurance Lors du renouvèlement ou la création d'une licence, dans le bloc "détail licence", champ "Indicateur d'assurance" ; le champ est coché OUI par défaut. ATTENTION : ne pas modifier ce champ si vous souhaitez que votre licencié soit assuré par l'assureur fédéral MMA. Ce OUI, concerne la garantie de base et non pas les options auxquelles peut souscrire (individuellement) chaque licencié. Dans le cadre d une mutation, si vous ne trouvez pas le licencié dans la base de données, contactez-nous. Recherche de licenciés Possibilité de trier en cliquant sur les flèches (ex : par ordre alphabétique, par date de qualification, etc 5

6 Suppression de licences Possibilité de supprimer une licence créée ou renouvelée (mais pas encore qualifié) : exemple, si erreur de saisie SAISIE DES CONCLUSIONS DE MATCHS Gestion des compétitions, Gestion des rencontres, Gestion des conclusions Lorsque vous saisissez une conclusion de match, celle-ci apparait quelques instants plus tard sur le site de la fédé ( Les clubs ont pour obligation de saisir leurs conclusions de match : Fédé : 60 jours Ligue : 45 jours Comité : 30 jours Avant la date limite Possibilité pour le club de modifier cette conclusion Possibilité pour le club adverse et la structure de visualiser cette conclusion via Gest hand ou le site de la FFHB (conclusion non officielle) Date limite VALIDATION automatique de la conclusion et envoi automatisé par mail au Club recevant et Club adverse (Éventuellement correspondant équipes / entraîneur) Après la date limite Si conclusion non saisie : Envoi d un mail de relance La conclusion est envoyée par mail après validation par la structure. Toute modification (horaires, lieu ) après la date limite doit faire l objet d une demande de report (bouton «REPORT» dans Gestion des conclusions. Il est possible de dupliquer une conclusion pour toutes les conclusions d une compétition donnée (afin de conserver les éléments colle, couleur des maillots) Inversion d une rencontre Procéder à la demande d inversion directement dans gest hand. Pour tout report et inversion, n oubliez pas de nous envoyer en parallèle les pièces justificatives (ex : indisponibilité de salles) EXPORT DE DONNÉES Deux types d export sont possibles : Lettre-types et recherche/export. Les différentes lettre-types et requêtes sont rattachés à des écrans (exemple : export de licenciés se trouve dans le module «gestion des licences». 6

7 Lettre-types Ce sont des éditions au format texte (Word) Deux sortes de lettres : Immédiates : ex : bordereau de licence Planifiées : ex : annuaire sportif Les lettres planifiées sont téléchargeables dans la «gestion des lettre-types. ATTENTION : toutes les lettres planifiées utilisent des données à J-1. Recherche / export Requêtes (ensemble de données) dont on peut modifier les données de sortie et les exporter au format CSV, RTF ou PDF. Quelques exemples d exports possibles Quelques exports peuvent vous être utiles, exemples : Calendrier des compétitions, liste des rencontres jouées par individu, liste de tous vos licenciés avec leurs coordonnées Lettre-types Requêtes ACCUEIL Avis de démission (mutation) Dossier de mutation Liste des licenciés Liste des licences événementielles Liste des mutations LICENCES Avis de démission (mutation) Dossier de mutation Liste des licenciés Liste des licences événementielles Liste des mutations STRUCTURE Bordereaux de licences Bordereau de réaffiliation Statistiques du club Composition des organes Liste des membres d organes Annuaire sportif (= calendrier) Liste des rencontres jouées (par l individu) Classements et résultats Brûlage des joueurs ARBITRAGE TECHNICIENS Liste des arbitres 7

8 Liste des techniciens SALLES Liste des salles Comment récupérer ou changer votre mot de passe? Le mot de passe Gest hand est celui utilisé également pour Ihand, le logiciel Fdme et l espace de partage. Sur la page de connexion, déplier le cadre «identifiant ou mot de passe oublié» Remplir les informations et cocher soit «débloquer» soit réinitialiser». Les infos seront envoyées sur l adresse standardisée. 8

9 Le logiciel doit être installé sur chaque ordinateur qui sera utilisé dans les salles un portable par lieu de compétition Ne fonctionne que sous windows Toujours accepter les mises à jour du logiciel et mettre à jour la base de données avant chaque WE La FMDE est obligatoire pour tous niveaux de compétition. La GMDE est obligatoire pour les rencontres de Nationale et Régionale (Départementale : vous renseigner auprès de votre comité) Saisie de joueurs Il est possible de saisir un joueur non-licencié. La responsabilité du club est engagée (un arbitre n a pas le droit d empêcher la saisie d une personne non-licenciée) Récupération de l équipe du dernier match : clic droit sur le nom du club Vérification des licences case «INV» Il est de la responsabilité des arbitres de décocher ces cases Possibilité de tri (ordre alphabétique, numérique) Vérification saisie : il est impératif de faire une vérification de saisie avant le début de la rencontre afin de constater les anomalies éventuelles. Clubs en convention : Possibilité d utiliser plusieurs bases de données sur le même poste Sauvegardes Pensez à faire signer l arbitre (notamment vos JA clubs) avant le début de la rencontre => cela sauvegarde la Fdme. De préférence choisir l utilisation d une clé USB (double sauvegarde, pas de risque d oubli du mot de passe) Sauvegarder la Fdme sur une clé USB lors de vos rencontres à l extérieur Pour récupérer les FDME au format pdf => aller dans vos «documents», dossier «SauveFeuillesHand» puis dossier «pdf» 9

10 Ouverture de la GDME : Alt+T Paramétrage des données (ex : changement du temps de jeu) : en haut à gauche. Si modifications, pensez à faire «effacer la feuille de table» (en haut à gauche). Chronomètre : Le chrono peut être démarré et arrêté avec la barre d espace Pour réajuster le chrono : cliquer deux fois (le fond devient orange) puis flèches haut ou bas du clavier. Déroulé de la rencontre Bouton «annul» = annule la dernière action Changer une action (ex : supprimer un but, changer buteur) => clic droit dans le déroulé du match sur l action (arrêter le chrono) Ajout de joueur en cours de match : Clic droit sur une case vide. Une fois la feuille de match déverrouillée, message d avertissement pour ajouter le joueur arrivé en cours de match dans la fdme. Puis «import table» Si disqualification, cocher oui ou non pour rapport Raccourcis Clavier Le chrono peut être démarré et arrêté avec la barre d espace Touche J +CLICK sur le joueur = Avertissement (carton jaune) Touche 2 ou E + click sur le joueur = 2mn Touche R + click sur le joueur = Disqualification immédiate (carton rouge) Touche T ou SHIFT gauche+ click sur le joueur = Tir Touche B ou CTRL + click sur le joueur = BUT Touche 7 ou ALT ou P + click sur le joueur = but 7m Touche A ou W +click sur le joueur = Arrêt gardien «annul» = annule la dernière action Pour vous connecter : ID : (idem gest hand) : club10xxxxx Mot de passe : mot de passe gest hand 10

11 Vous trouverez deux types de documents : Fiche club : données sur le club sur plusieurs saisons CMCD : la fiche est actualisée tous les 15 jours (à partir de novembre ou décembre selon les niveaux de compétition) Possibilité d ajouter et de partager des documents dans l espace de partage (taille max : 50 m Attention aux obligations d arbitrage => les matchs sont comptabilisés en fonction du grade de l arbitre. Ex : arbitre de grade régional, seules les rencontres sifflées en région sont comptabilisées. Sur la fiche CMCD, lire le nombre d arbitrage : XX (nombre d arbitrages effectués à son niveau) (XX) (nbre total de matchs arbitrés) Pour se connecter : identiques à gest hand) (ID et mot de passe Ihand Arbitrage permet aux clubs : Visualiser la liste de ses arbitres Visualiser les disponibilités saisies par ses arbitres Visualiser la liste des rencontres du club par week-end (à domicile ou à l extérieur) Visualiser les désignations des arbitres du club Désigner vos arbitres (ex : JA), sur vos rencontres à domicile pour lesquelles le comité vous aura fait des délégations d arbitrage. Une aide détaillée est en ligne une fois connecté sur votre compte (menu aide) Support Gest Hand - Sophie Ardain Pour toute question ou dépannage (semaine et week-end en cas d urgence) support@ldshb.fr tél