PLANIFICATION GESTION DES TEMPS RH BOX PARTAGE DES SAVOIRS. Experts en efficacité RH

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1 PLANIFICATION GESTION DES TEMPS RH BOX PARTAGE DES SAVOIRS Experts en efficacité RH

2 Experts en efficacité RH Contexte et enjeux Toute entreprise, quel que soit son secteur d activité, doit penser à informatiser la gestion des plannings et des temps de son personnel. En effet, ces deux thèmes représentent des leviers majeurs pour optimiser, de manière durable, l efficacité de l ensemble du personnel, du salarié au manager et au service RH. C est le domaine d expertise de la société OCTIME. La mise en place de plannings prévisionnels cohérents améliore le service rendu, renforce l efficacité du personnel et assure l équité entre salariés. Le planning Octime permet de gérer et d optimiser la planification quotidienne de tous les services. Octime automatise le comptage des temps de présences et d'absences dans le respect des accords réglementaires. Octime simplifie l administration RH et pérennise la gestion du personnel dans le long terme. OCTIME, un partenaire de confiance Une société reconnue et pérenne dans le temps. La société OCTIME capitalise un savoir-faire dans le domaine de la gestion des temps et des plannings depuis plus de 20 ans. En 1998, le progiciel Octime a été créé pour répondre aux nouveaux besoins liés au cadre réglementaire de la loi Aubry et à ses nouvelles règles : annualisation, modulation, rtt, En l espace de quelques années, le progiciel Octime devient l outil de référence du marché et nos intervenants accompagnent des centaines de structures de tout secteur d activité. À ce jour, la sociéte OCTIME est le partenaire de plus de 7000 établissements et continue sa forte pénétration du marché avec une croissance annuelle à deux chiffres. Grâce à une gestion saine et rigoureuse, la société OCTIME bénéficie, depuis sa création, de la meilleure cotation Banque de France, ce qui pérennise et conforte les relations avec ses clients. Une solution progicialisée, modulable et évolutive La solution Octime est un progiciel immédiatement opérationnel dont la large couverture fonctionnelle est standardisée et ne nécessite pas de développements spécifiques lourds et coûteux. Ainsi, l ensemble des sites, équipés d Octime, utilise la même application, d où la garantie d une application fiable et pérenne. Les évolutions fonctionnelles sont regroupées dans une version annuelle qui, après une période de test poussée, est mise à disposition de l ensemble du parc client. Une offre réglementaire packagée Le progiciel Octime est livré avec un dossier de pré-paramétrage réglementaire adapté à chaque secteur d activité. A ce dossier standard, peuvent se rajouter des adaptations réglementaires spécifiques pour tenir compte des accords locaux. Des équipes expérimentées La réussite d un projet de gestion des plannings et des temps est le fruit d un progiciel efficace allié à un accompagnement terrain performant. L un ne va pas sans l autre. Les intervenants Octime sont des spécialistes dans leur domaine : chefs de projet, consultants organisationnels, installateurs, formateurs, consultants réglementaires, hot-liners. Chacun bénéficie d une longue expérience d accompagnement client dans chaque secteur d activité.

3 Une gam me modulable et Desc PLANNING Le Planning d Octime vous propose d optimiser la gestion et l organisation de vos services. La facilité d utilisation et la gestion des habilitations permettent de déployer, facilement et en toute sérénité, ce planning graphique dans les services. Les alertes réglementaires, les alertes sur le contrôle des effectifs, l aide au remplacement, la gestion des pools de remplacements, les renforts, les astreintes, l intégration de vos données métiers au cœur du planning sont autant de fonctionnalités avancées qui permettent d accéder à une véritable optimisation de la planification. Le planning est disponible en mode full-web, totalement intégré avec votre messagerie, intégrable avec vos applications métier et même accessible par votre mobile! GESTION DES TEMPS - BADGEAGE / EXTENSION CONTRÔLE D ACCÈS OCTIME ABSENCES - WEB EMPLOYÉ - WORKFLOW RÉGLEMENTAIRE STANDARD PERSONNALISABLE Le contrôle automatisé des temps de présence est réalisé grâce à l utilisation d outils de contrôle dédiés : badgeuse électronique (par badge ou en mode biométrique), badgeuse virtuelle économique, mode auto-déclaratif, intégration de sources externes (Production, Tachymètres ). Vous disposez ainsi d un dispositif indiscutable et infalsifiable qui vous permet, également, de mettre en œuvre aisément des systèmes d autogestion souples et modernes (horaires variables, par exemple). À noter, également, l existence d un module optionnel de Contrôle des Accès proposant l ouverture de matériels périphériques lors de la reconnaissance du badge. Jouez la carte de la communication et de l efficacité! Ouvrez l espace Web- Employé à vos collaborateurs afin qu ils puissent disposer d un outil moderne et performant : consultation de leurs soldes de temps individuels (heures, congés ), présentation des plannings individuels ou de service, dépôt des demandes d absences validés grâce à un processus de validation hiérarchique (Workflow), auto-déclaratif, saisie d activité Autant de tâches administratives qui sont simplifiées et rationnalisées! Et augmentez les possibilités de l espace Web-Employé grâce à la RH-BOX (ci-après). Gagnez du temps dans la définition de votre paramétrage réglementaire! Octime vous propose un réglementaire conventionnel standard qui vous évite un cahier des charges détaillé et vous fait gagner beaucoup de temps. Ce paramétrage standard reste totalement personnalisable afin de s adapter aux particularités de votre accord local d établissement.

4 évolutive iptif fonctionnel ALERTEURS RH ET TABLEAUX DE BORD RH BOX GESTION D ACTIVITÉ En tant que décideur, vous souhaitez porter votre vigilance sur certains indicateurs d activité RH? Grâce au module ALERTEURS RH, nous vous proposons une fonction push proactive. Ce module propose l élaboration des tableaux de bord périodiques, et la génération automatique d alertes définies selon vos propres indicateurs. Quelques exemples : rappel des absences de la semaine, liste des employés arrivant en fin de contrat, soldes des congés non épuisés, non respect des contraintes réglementaires, absentéisme en direct RH BOX est un module de suivi et de décentralisation des informations RH de chaque employé. Via cet espace d informations individualisées, des thèmes paramétrables (voir exemples ci-après) sont gérés par le responsable RH. Il pourra les décentraliser vers l encadrement ou vers l employé, déterminer des processus de validation collaboratifs (workflow), gérer l historique, exporter des outils bureautiques Quelques exemples d utilisation par nos clients : suivi visites médicales, dépôt et validation des notes de frais, suivi individuel de formation, historique des entretiens individuels, workflow de création de contrat de travail, recherche multicritères (compétences, carrière ), dotations de matériels, annuaire, organigramme Face à la complexité et au coût des applications métiers, RH BOX est une solution économique et innovante! La gestion d activité répond à toutes les entreprises ayant un besoin d analyse de l activité de leurs employés. Après le recueil quotidien ou hebdomadaire des temps d activité, des tableaux de pilotage proposent une analyse selon plusieurs axes métiers paramétrables : dossiers, tâches, projets, affaires À noter qu Octime propose également la possibilité de planifier l activité prévisionnelle, afin d effectuer des comparatifs entre prévisionnels et réalisés. INTERFACES RH ET PAIE OCTIME MOBILE Octime propose une intégration forte avec vos outils de Paie / GRH. Au-delà des interfaces classiques «Personnel» et «Eléments variables de paie», nous proposons des interfaces avancées pour intégrer les évènements (exemple de la formation), les soldes et autres compteurs provenant d autres progiciels, la création du contrat de travail (après l approbation de la Direction). Nouveauté : Octime peut désormais intégrer automatiquement vos données métiers (Chiffre d Affaire prévisionnel, Production prévisionnelle ) pour les proposer en affichage dans le planning et améliorer ainsi le processus de décision pour l optimisation des plannings! Des exports sont également possibles pour intégrer les données de planification dans des applications tierces : logiciels de gestion d alarmes, par exemple. Aucune solution RH ne peut ignorer la formidable évolution de la communication par les mobiles! Fort d une veille technologique attentive, Octime propose une solution innovante : désormais chaque employé peut désormais accéder à OCTIME-MOBILE et ses fonctions avancées : consultation de soldes individuels, planning personnel, demande d absence, badgeage! Il s agit notamment d une réponse très adaptée aux métiers où le personnel dispose d autonomie, de mobilité ou de responsabilités.

5 OCTIME dans votre secteur d activité Services - Distribution - Retail Plus de 400 références de sociétés de service dans tout secteur : Négoces divers, Automobiles, Formation, Banques, Laboratoires, Transports, Loisirs, Communication, Call-Centers, Aéroports... Industrie - Production Nombreuses PME et groupes industriels dans tout secteur : Textile, Sidérurgie, Métallurgie, Cartonnage, Agro-Alimentaire, Papier, Automobile Collectivités - Administrations Les membres de la Fonction Publique Administration Centrale et Territoriale utilisent quotidiennement OCTIME : Conseils Généraux, Préfectures, Ministères, Cours d'appel et TGI, URSSAF, Universités, Services SDIS, CCI, Musées Santé Privée - Santé Publique - Médico-social Plus de 500 établissements parmi lesquels : - des cliniques et CRF, - des Centres Hospitaliers et Hôpitaux Locaux, - des Maisons de Retraite et de Convalescence, - ADAPEI, APEI, APAJH, PEP, - des Foyers et CAT indépendants Quelques témoignages clients : OCTIME nous a fait basculer dans le XXI e siècle. OCTIME est un produit solide sur le créneau bien spécifique de l'hospitalier. OCTIME est un outil réactif, parfaitement adapté à notre activité. Les deux atouts du progiciel Octime : efficacité fonctionnelle et convivialité.

6 Le «+» d Octime : le progiciel Arbre des Savoirs Portail documentaire collaboratif Compte tenu des nouvelles organisations de travail (temps partiel, RTT, absences diverses, ) et du positionnement géographique des salariés (agences, personnel itinérant, services décentralisés, ), les compétences de chacun sont éclatées et ne sont pas toujours disponibles au moment souhaité. Le partage de ces connaissances et savoirs qui constituent la vraie valeur ajoutée de l entreprise rend les collaborateurs plus efficaces dans leurs activités. Le progiciel Arbre des Savoirs, d appropriation immédiate par la majorité du personnel, permet de créer un espace référentiel documentaire unique à travers lequel un ou plusieurs responsables de service pourront communiquer avec les salariés. Les enjeux du partage des savoirs : Efficacité accrue des collaborateurs, Gain de temps dans la diffusion et l échange des informations, Cohésion sociale et sentiment d appartenance, Image d entreprise novatrice, Equité face à l information. Nouveau service : OCTIME ON DEMAND Principe : L abonnement aux services OCTIME ON DEMAND donne droit à l accès à distance aux applications Octime avec une connexion internet classique. Chaque utilisateur autorisé aura accès aux fonctionnalités, correspondant à son profil, définies lors de la mise en place du service. Contenu de l offre : - Hébergement externalisé sécurisé comprenant l administration et le support technique, - Location des applications progicielles, - Maintenance applicative : mises à jour, assistance téléphonique Avantages économiques : - Investissement zéro : le mode ON DEMAND dédouane l établissement de tout investissement matériel (serveur) et logiciel (pas d achat de licence), - Réduction des besoins en ressources informatiques, - Maitrise et lissage du budget de fonctionnement sur la durée du contrat. Avantages techniques : - Accès à l information depuis n importe quel lieu, - Simplification du support maintenance et mise à jour, - Meilleure gestion de la sécurité et des risques informatiques, - Qualité de service accrue. Conception-Impression : Imp. Basse-Navarre - St-Palais Contacts OCTIME Agence Sud B.P SALIES DE BEARN tél. : fax : OCTIME Agence Nord 5-7, rue Marcelin-Berthelot ANTONY CEDEX tél. : fax :

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