Comment mettre en place un système de veille sur les marchés publics? Mardi 10 décembre Privas 10/12/13

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1 Comment mettre en place un système de veille sur les marchés publics? Mardi 10 décembre Privas 10/12/13

2 SOMMAIRE Définition de la veille Pourquoi faire de la veille? Typologies de veille Le cercle vertueux de la veille Ressources pour la mise en œuvre de la veille Petite réflexion avant de commencer sa veille Comment réaliser une recherche efficace? Pourquoi mettre en place une veille sur les marchés publics? Les différentes possibilités Recourir à un acteur de veille Les critères de choix d un prestataire de veille Utiliser des outils de recherche Les techniques de recherche Autres sources d information Comment établir son plan de recherche? Exemple de plan de recherche 10/12/13 2

3 Selon l AFNOR (Association Française de la Normalisation), il s agit d une : DEFINITION DE LA VEILLE «Activité continue en grande partie itérative (répétée plusieurs fois) visant à une surveillance active de l environnement technologique, commercial pour anticiper les évolutions.» La veille va permettre de collecter, de traiter, d analyser et de diffuser des informations stratégiques. L objectif est d anticiper les évolutions et les innovations du marché ou tout simplement de trouver des marchés publics. 10/12/13 3

4 POURQUOI FAIRE DE LA VEILLE? Constat d'un manque de visibilité - on travaille en mode «réactif» Evolution de la pression concurrentielle ou technologique Transfert des responsabilités par les donneurs d'ordres Risque d'évaporation de savoir-faire Recherche de productivité organisationnelle, conscience d'une disponibilité et d'un partage insuffisants de l'info Besoin d'innover Nouveaux modes de développement en réseau Problème de sécurité informationnelle et/ou économique Recherche de marchés publics 10/12/13 4

5 TYPOLOGIES DE VEILLE On distingue un certain nombre de veilles différentes qui possèdent chacune leurs propres caractéristiques : 10/12/13 La veille concurrentielle : veille qui permet de suivre ses concurrents. La veille stratégique : elle regroupe l ensemble des veilles qui vont permettre la prise de décisions stratégiques. La veille technologique : elle consiste à s informer en continu sur les nouveautés du secteur, les inventions des concurrents ainsi que les nouvelles technologies et ce dans le but d être le mieux informé. La veille sur l e-reputation : elle vise à se renseigner sur votre réputation numérique. La veille sur les marchés publics : elle vise à être informer des marchés publics correspondant à son activité. 5

6 LE CERCLE VERTUEUX DE LA VEILLE 10/12/13 6

7 RESSOURCES POUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA VEILLE Moyens techniques Moyens humains Un dirigeant impliqué Un animateur consensuel Le personnel sensibilisé Des capteurs et experts mobilisés = une démarche collective Prévoir des accès aux sources numériques Diffuser aux utilisateurs les procédures et outils choisis Mettre en place des indicateurs de suivi = une démarche structurée Moyens financiers Un budget temps/argent pour permettre aux veilleurs de mener leurs différentes fonctions de front Recourir à la sous- traitance Accéder aux sources payantes Utiliser des outils logiciel = une démarche budgétée 10/12/13 7

8 PETITE REFLEXION AVANT DE COMMENCER SA VEILLE Avant de commencer, une petite réflexion s impose pour cibler le thème de votre veille : Quel est votre sujet? Essayez de placer quelques phrases de contexte, quelques mot-clés sur le(s) thème(s) qui vous intéresse, ou trouvez quelques sites liés à votre thème. Pourquoi? Essayez de résumer votre objectif quelques mots. Pour qui? Faites-vous une veille pour vous uniquement, ou souhaitez-vous la diffuser plus largement? Combien de temps désirez (pourrez) vous y consacrer? La veille est une activité qui peut vite devenir chronophage. 10/12/13 8

9 COMMENT REALISER UNE RECHERCHE EFFICACE? Afin de détecter efficacement des marchés publics correspondant à votre activité, il faut mettre en place une veille sur les marchés publics efficace et adaptée à votre activité. Pour une recherche occasionnelle : cibler sa recherche à l aide de critères Pour systématiser la recherche : mettre en place une veille spécifique 10/12/13 9

10 POURQUOI METTRE EN PLACE UNE VEILLE SUR LES MARCHES PUBLICS? Gain de temps Ciblage des marchés relatifs à son activité 10/12/13 10

11 Recourir à un acteur de veille LES POSSIBILITES Utiliser des outils de recherche 10/12/13 11

12 RECOURIR A UN ACTEUR DE VEILLE Il existe plusieurs acteurs de veille sur le marché : Vecteurplus, Marchesonline, Doubletrade, Infotrade2000, e-marchespublics.com, Klekoon,... En général ces prestataires proposent des abonnements annuel. Le prix sera déterminé en fonction de votre zone géographique et les différentes activités que vous souhaitez cibler. 10/12/13 12

13 LES CRITERES DE CHOIX D UN PRESTATAIRE DE VEILLE Le degré d'automatisation des requêtes qui DOIVENT être modifiables en temps réel par l'utilisateur. à INCONTOURNABLE La possibilité pour l'utilisateur de créer, modifier et enregistrer facilement les critères de sélection, La variété et le nombre de critères de sélection des annonces, L'assistance éventuelle dans le choix des critères, La pertinence des résultats, La fréquence d'envoi des annonces d'alertes par (souvent journalière), Le nombre de supports de publication (dont la presse quotidienne régionale) concernés par la collecte, mais cette information est difficile à vérifier, et bien entendu, le prix. 10/12/13 13

14 UTILISER DES OUTILS DE RECHERCHE Si vous ne souhaitez pas recourir à un acteur de veille sur les marchés publics payant, il vous reste la possibilité d'utiliser des outils de recherche gratuit comme Klekoon (version gratuite) et Marchesonline. La limite de ces outils est qu'ils ne détectent pas tous les appels d'offres (surtout en dessous de euros) et que le système d'alerte n'est pas très fiable voir inexistant. Pour effectuer la veille sur les marchés publics et assurer une détection des marchés publics efficace, il existe 4 techniques de recherche. 10/12/13 14

15 LES TECHNIQUES DE RECHERCHE Détection des marchés publics par mots clefs 1/4 Cette méthode est la plus efficace et elle est indispensable. Il faut toutefois veiller à bien sélectionner les mots clefs que l'on utilise pour ne pas avoir trop d'avis de publicité de marchés publics ne correspondant pas à son activité et veiller à ne pas oublier de mentionner certains mots clefs. Par exemple, pour une entreprise de déménagement, il ne faut pas hésiter à étendre la liste de mots clefs au-delà du terme «déménagement». Ainsi afin de capter un maximum de marchés publics il faut mentionner tous type de mots clefs, comme par exemple dans notre cas : «déplacement de mobilier» A contrario, s'il s'agit d'une entreprise qui fournit des prestations générique ou ayant un domaine de compétences vaste, par exemple : formations en secourisme, il faut être suffisamment restrictif pour ne pas être inondé de centaines d'avis de marchés publics tous les jours qui ne correspondent à son activité 10/12/13 (formation informatique, formation en mangement ). 15

16 LES TECHNIQUES DE RECHERCHE Détection des marchés publics par catégories du BOAMP 2/4 Pour effectuer sa veille sur les marchés publics, il est également possible d'utiliser les catégories du BOAMP. Le BOAMP compte une centaine de catégories qui permettent d'affiner la recherche. Le problème de ces catégories est qu'elles sont principalement utilisées pour les marchés publics au-dessus des seuils (> euros). De plus, il existe des catégories fourretout comme la catégorie «services aux entreprises». Il faut donc utiliser cette technique en complément de la recherche par mots clefs. 10/12/13 16

17 LES TECHNIQUES DE RECHERCHE Détection des marchés publics par département 3/4 Il est possible d'effectuer des recherches sur les marchés publics par zone géographique en sélectionnant différents départements. Toutefois, il faut veiller à ne pas être trop restrictif. En effet, certains marchés publics qui sont exécutés dans un département, peuvent porter le numéro d'un autre département. Par exemple lorsque c'est le siège d'un organisme public qui lance la consultation alors que la réalisation du marché se déroule dans un autre département. Ainsi si l'entreprise intervient au niveau du département, il faut tout de même privilégier une veille sur les marchés publics au niveau régional. 10/12/13 17

18 LES TECHNIQUES DE RECHERCHE Détection des marchés publics par code CPV 4/4 Les codes CPV ( Commun Procurement Vocabulary) sont une nomenclature de chiffres qui permettent d'identifier précisément un objet de marché d'un pays de l'union européenne à un autre sans problème. Ce code est construit de 8 chiffres ( Exemple de code CPV : : Services d'assurance dommages ou pertes. Il est donc également intéressant d'effectuer une veille sur les marchés publics en utilisant les codes CPV ce qui permet d'identifier rapidement et efficacement une catégorie de marché public. 10/12/13 18

19 AUTRES SOURCES D INFORMATION Profils d acheteur Sites Internet des personnes publiques ( Sites Internet des journaux d annonces ( Definitions/Entrees/Journal-Annonces-Legales- JAL.htm) 10/12/13 19

20 COMMENT ETABLIR SON PLAN DE RECHERCHE? Qui? : Qui va parler de l information que je recherche? Quels types de sources mobiliser? Quel outil (annuaire, metamoteur, web visible, web invisible ) Quels motsclés? n n n n n Quoi? : La nature de l information. Une statistique, une publication scientifique, une adresse, un article d actualité, une expertise Où? : Les limites géographiques et linguistiques. Quand? : Les limites temporelles. Avec quelle antériorité faudra-t-il faire les recherches? Dans quels délais obtenir les informations? Pourquoi? : Les objectifs de la recherche : prise de décision? satisfaction de curiosité? Préparation d une intervention? Comment? : La méthode employée : Sous quelle forme rendre les résultats de recherche? Quels livrables (liste des sources d information)? 20

21 EXEMPLE DE PLAN DE RECHERCHE Thèmes de veille Marchés publics VRD Acteurs à surveiller Mairies, Communautés de communes, Département Besoins en information Coordonnées, Réglementations Enjeux Répondre aux appels d offres Sources Outils de recherche, BOAMP, Web 21

22 Il est conseillé d'utiliser ces différentes techniques en même temps afin d'être le plus efficace. CONCLUSION Il faut également veiller en permanence à actualiser sa liste de mots clefs. La détection des marchés publics est une étape sensible de la réponse à un marché public. Il est essentiel de ne pas la négliger. 10/12/13 22

23 Sylviane DESCHARMES - Coordination IE CCIR de Rhône-Alpes Marchés Publics PME à SOURCES Internet 10/12/13 23

24 POUR TOUTES INFORMATIONS 10/12/13 4, avenue de l Europe Unie - BP PRIVAS CEDEX Patrick LEBLANC, Conseiller TIC Frédéric SIMONNET, Directeur (0) [Tél] [Web] contact@cybardeche.fr [@] 24