Les ressources du benchmarking pour les achats

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1 Association des Responsables de Services Généraux Facilities Managers Association Les ressources du benchmarking pour les achats Avertissement : ce document est établi pour un besoin particulier. Il ne s'agit en aucun cas d'un modèle type élaboré par l'arseg. Nous vous recommandons de croiser plusieurs sources d'information pour affiner votre document et le conformer à vos besoins. Pensez à vos collègues : une fois votre propre document élaboré, pensez à le communiquer à l'arseg. Il servira à enrichir la base documentaire mise à disposition de l'ensemble des adhérents. D'avance merci. Paris Strasbourg Lille Nantes/Rennes Lyon Nice/Marseille 24 rue J. Ibert LEVALLOIS Tél. : Fax : arseg@arseg.asso.fr Site web : Association Loi 1901 N de déclaration 28/8176 à la Préfecture des Hauts-de-Seine en date du 19/06/75 N Siren

2 QU EST-CE QUE LE BENCHMARKING? 3 LES AVANTAGES DU BENCHMARKING 4 POUR COMPARER, IL FAUT : 4 PLUSIEURS ÉTAPES 4 LES APPORTS DU BENCHMARKING 5 HISTOIRE DRÔLE 5 1. NIVEAU DE SATISFACTION CLIENTS INTERNES 7 2. NIVEAU DE SATISFACTION DU SERVICE ACHAT 7

3 BENCHMARKING ET SERVICES GÉNÉRAUX QU EST-CE QUE LE BENCHMARKING? Comparaison, certes, mais de quoi, comment, et pourquoi faire? Les approches de comparaison traditionnelles étaient toutes basées sur la comparaison des coûts entre eux avec une vision de compétition entre les entreprises. Le benchmarking, c'est d'abord une démarche d'évaluation des performances opérationnelles et des méthodes de gestion, qui passe à la fois par un regard méthodique sur soi-même et par l'association avec d'autres sociétés ou organisations pour situer la performance sur une échelle de valeur. Analyse concurrentielle traditionnelle Benchmarking Comparaison d entreprises Comparaison de processus Comparaison sectorielle Comparaison intersectorielle Vision de l extérieur Vision de l intérieur Constate les différences de résultat Explique les écarts de performance Objectif : rattraper la concurrence Objectif : dépasser la concurrence Observation de la concurrence actuelle Anticipation de la concurrence future Implication mineure Implication majeure Indication de la position de la concurrence Détermination de son propre objectif et du saut qualitatif à entreprendre Sources Bipe Conseil

4 LES AVANTAGES DU BENCHMARKING Projet de groupe qui fédère autour d'un objectif commun Permet de remettre à plat une prestation Permet d'anticiper les besoins de l'entreprise Permet de déterminer des axes de progrès qualitatifs et/ou quantitatifs. POUR COMPARER, IL FAUT : Fixer la règle du jeu (but de la démarche). Déterminer les termes utilisés (parlons-nous toujours de la même chose : quels m 2 par exemple). Fixer les valeurs des ratios utilisés (les salaires seront-ils indiqués chargés ou non, par exemple). Délimiter le paramètre de l étude (si j examine la prestation reprographie, est-ce que j examine la reprographie centralisée et/ou la reprographie d étage?). Établir la liste des critères de comparaison (coûts, qualité, délais, disponibilité ). Cerner les volumes d'examen (si j'examine la prestation courrier départ, j'ai besoin des volumes par type de format d'envoi, par exemple). Choisir les entreprises qui seront comparées (internes et externes) en fonction de critères de choix à préciser (similarité de prestations ou de culture par exemple). Le benchmarking ne peut se faire que sur des bases solides, en ayant déterminé des paramètres communs indiscutables d examen. PLUSIEURS ÉTAPES Choix des entreprises (4 à 8 maximum) Constitution d'une base commune (périmètres étudiés) Collecte des données Analyse et comparaison souvent suivies de corrections liées à la fiabilité de la collecte des données

5 LES APPORTS DU BENCHMARKING Ordre de grandeur moyen des données de la prestation Mesure des progrès à accomplir Forces et faiblesses de l'entreprise sur la prestation examinée Le benchmarking est une opération de recherche et d'examen qui ne s'inscrit pas forcement dans le contexte de l'appel d'offre. Toutefois chaque appel d'offre est également une occasion de comparaison à saisir. HISTOIRE DRÔLE Comparaisons de trois fournisseurs de briquets : Dupont 15 (le moins cher?), Martin 18, Simon 22. L'Acheteur est séduit par Dupont le moins disant, mais demande à effectuer une comparaison d'où il ressort que : Dupont fait 800 allumages, Martin fait 900 allumages, Simon fait 1500 allumages. L'Acheteur pense qu'en établissant le ratio par allumage, il obtiendra le mieux disant. Soit : Dupont : 15/800 = 0,019 par allumage, Martin : 18/900 = 0,020 par allumage, Simon : 22/1500 = 0,015 par allumage. L'Acheteur, finaud, ne s'arrête pas là. Il va maintenant examiner d'autres critères : le conditionnement des articles, le volume de gaz, l'esthétisme de l'objet, les éléments de sécurité du briquet, la disponibilité des produits, la fiabilité dans le temps des entreprises soumissionnaires, les possibilités de retour marchandises,

6 QUI PEUT PRÉVOIR QUELLE SERA L'ISSUE DE LA CONSULTATION? L'acheteur dotera chacun de ces critères d'un coefficient en fonction de l'importance du critère et c'est le prestataire qui aura la note maximale qui l'emportera. Si cette histoire s'arrêtait là, il ne s'agirait que d'une technique d'achat et rien de plus. La philosophie du benchmarking fera se rencontrer des entreprises ayant le même souci qui compareront à la fois leurs techniques d'achat et leurs résultats et leur process de traitement interne.

7 Tableau de suivi des achats 1. Niveau de satisfaction clients internes Note sur 20 (à partir d une grille) Non satisfait - - (4) Peu satisfait - (8) Satisfait + (12) Très satisfait + +(18) 2. Niveau de satisfaction du service achat Note sur 20 (à partir d une grille) Non satisfait - - (4) Peu satisfait - (8) Satisfait + (12) Très satisfait + +(18) Respect des engagements Respect budget/prix Simplification administrative (avoirs/réclamations) Note finale ramenée sur 20 : Note globale (1+2)/2 = Commentaires : Proposition d action :! Maintenir la situation actuelle,! Maintenir le fournisseur mais améliorer le prix et/ou le service,! Procéder à une nouvelle consultation.