Guide pour l élaboration des profils d emplois ITA CAS DES RECRUTEMENTS
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- Claire Albert
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1 Les cahiers de l observatoire des métiers DU PROFIL DE L EMPLOI À L EMPLOI DU PROFIL Guide pour l élaboration des profils d emplois ITA CAS DES RECRUTEMENTS Direction des ressources humaines OCTOBRE 2001 CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE 3, RUE MICHEL-ANGE PARIS CEDEX 16 TÉL TÉLÉCOPIE CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE
2 Du profil d emploi à l emploi du profil 3 C e guide a pour objet de présenter la méthode à suivre pour rédiger un profil d emploi. La méthode est générale. Elle peut être utilisée tant pour un affichage de type AFIP, que pour des concours internes affectés ou externes, pour des demandes de moyens dans le cadre des contrats d association ou de contrats de recherche. Mais nous avons plus particulièrement insisté sur les contraintes des concours externes. Son public est large. Il s adresse à toutes les personnes devant, à un degré ou à un autre, intervenir dans cette procédure (directeurs d unités, chercheurs, responsables de services, responsables du personnel et des ressources humaines dans les délégations, départements scientifiques ). Sa finalité est de parvenir à des descriptifs d emplois plus clairs et plus objectifs des emplois, mais aussi mieux intégrés à la politique des ressources humaines des unités et des services. Cette harmonisation dans la rédaction des profils mieux formalisés rendra plus cohérentes et homogènes les pratiques en ce domaine Une bonne description des emplois à travers des profils précis et non équivoques est égale-ment un préalable pour asseoir l'évaluation sur des bases objectives et concrètes. La description d emploi, ainsi conçue, est un moyen d assurer l équité entre les candidats potentiels.
3 Du profil d emploi à l emploi du profil 4 Du profil d emploi à l emploi du profil 5 L élaboration du profil La définition précise des missions confiées à un agent et celle des différentes connaissances requises (en termes de savoir-faire, de formations initiales, d expériences ) pour les assumer constituent un des actes de gestion du personnel les plus difficiles et les plus lourds de conséquences pour l avenir. Cette définition de la mission est importante : elle conditionnera directement l efficacité du collectif de recherche au sein duquel l agent sera intégré. Elle doit tenir compte également des évolutions prévisibles de ces fonctions et des possibilités offertes de progression de carrière de l agent. Le «profil» n est pas le portrait idéalisé du collaborateur dont l on cherche à s attacher le service. Le «profil» doit d abord se comprendre comme une description des caractéristiques essentielles d un poste de travail. C est ensuite aux jurys de concours, ou aux différentes commissions de sélection, d apprécier la capacité des candidats à assumer les exigences de ce poste de travail dès lors qu ils remplissent les conditions pour y postuler. Le profil intervient au terme d une réflexion sur l organisation du collectif de recherche. La rédaction d un profil ne peut, par conséquent, intervenir qu à la suite d une réflexion collective préliminaire visant à répondre à deux séries de questions préalables : quel est le contenu et quelle est la nature du poste à pouvoir en fonction de sa place dans l organigramme fonctionnel de la structure? quelles évaluations de ce poste en termes de permanence du besoin et de volume de sa charge de travail sont-elles faites? L appréciation formulée sur ces deux types de considérants peut conduire à des solutions plus ou moins complexes en matière de gestion du personnel : mobilités, requalifications, formations, emplois temporaires ou demande d attribution d une ouverture de concours. La décision de demander l attribution d un tel emploi par voie de concours de recrutement doit être prise en fonction de ces différents paramètres pris ensemble dont ils constitueront à la fois la justification et le cadre de la rédaction du " profil ". Tous deux sont nécessaires au lancement de la procédure de recrutement. Ces deux éléments sont complémentaires, importants et nécessaires, même si, dans l ensemble de la procédure, ils peuvent paraître détachables l un de l autre. Ils doivent être rédigés en cohérence : le volet «justification» de la demande a pour fonction de démontrer la nécessité de l attribution à l unité du poste de travail. Ce document, qui resitue la demande dans un contexte de collectif de recherche spécifique, doit permettre aux instances scientifiques de pouvoir exercer leurs prérogatives en matière de pilotage et d arbitrage de l emploi. Elles doivent pouvoir apprécier le bien-fondé de la demande pour, selon le cas, ne pas donner suite, faire d autres propositions d organisation ou de coordination des moyens existants, ou intégrer la demande à leur liste de priorités (à un certain rang d ordre) ; le volet «profil» de la demande permet ensuite, si la proposition a été retenue, de déterminer les spécificités du concours de recrutement d un nouvel agent. Á partir des caractéristiques essentielles du profil, est alors déterminée la nature de l emploi «budgétaire» (IR, IE, AI ) et son rattachement à un emploi-type. Il est donc important que le niveau de l emploi demandé corresponde très exactement au descriptif des caractéristiques essentielles du profil car ce sont ces dernières qui primeront sur toute autre considération. Le dossier doit par conséquent démontrer que la demande d ouverture d un concours découle d une politique de ressources humaines maîtrisée par l unité et cohérente avec les contraintes matérielles et scientifiques de ses opérations de recherches programmées. Quels éléments doit contenir un profil? Les caractéristiques essentielles Le profil doit impérativement distinguer les caractéristiques essentielles du poste de travail (ce qui est indispensable et permanent pour la mission générale) de ce qui lui est accessoire et ponctuel. Le nombre d items contenus dans un profil pour préciser les finalités attendues d un poste de travail ne doit pas dépasser sept à huit au maximum. Ils doivent permettre de répondre aux différentes séries de questions suivantes : quelle(s) contribution(s) apporte-t-il au collectif de recherche? Quels résultats doit-il atteindre? quelles sont les activités nécessaires sous tendues par les missions? pour atteindre ces résultats, quels types de problèmes l agent doit-il savoir identifier, savoir interpréter et savoir résoudre? dans quel cadre agit-il? Sa place dans l organisation, ses liaisons internes et externes, son degré d autonomie de décision et d initiative? de quels moyens d action dispose-t-il? Quel rôle joue-t-il dans la définition de ces moyens? Il est important de tenir compte du fait que les concours externes recrutent des agents débutants. Ceci implique de ne pas introduire dans les profils des éléments de qualification qui ne peu-vent être détenus que par des agents... CNRS! Il faut donc que l unité prévoie un temps de formation et d adaptation de l agent à l exercice de l emploi auquel il est destiné.
4 Du profil d emploi à l emploi du profil 6 Du profil d emploi à l emploi du profil 7 La compétence comme point central d un profil d emploi La lecture d un profil doit permettre d identifier clairement les compétences nécessaires à la tenue normale de l emploi. Concrètement, il s agit de décrire les compétences nécessaires à l agent pour identifier, interpréter et savoir résoudre les problèmes ou situations de recherche auxquels il sera confronté dans ses activités. Les compétences à indiquer sont celles qui sont absolument nécessaires à l emploi dont elles constituent le noyau dur. Cet élément est important parce qu il permettra au jury de positionner les candidats par rapport à un niveau d expertise donné. Doivent être considérées comme des «compétences associées» et donc avoir une place seconde dans l énoncé des compétences, celles qui, pour importantes qu elles soient pour la qualité des résultats obtenus ou la rapidité d exécution, ne sont pas impératives pour atteindre les objectifs assignés à l emploi. Il s agit principalement de compétences cognitives (anticiper une panne, être à l écoute des visiteurs ) ou sociales (travailler en équipe, déléguer des tâches ). S il est rappelé que la loi interdit les caractéristiques personnelles à caractère ethnique, religieux, politique mais aussi ayant trait à la personnalité, aux mœurs et à des considérations floues et moralisantes (amabilité, discrétion ), certaines contraintes particulières à l exercice de l emploi peuvent être indiquées (être capable de soulever et transporter des charges ). L écriture du profil doit être précise, objective et non équivoque La rédaction doit être concise, précise et objective. Elle doit permettre d identifier de manière non ambiguë la famille professionnelle, le niveau de l emploi, le degré d autonomie et les missions principales. Il faut dès lors éviter les textes longs et préférer une présentation par items successifs (d une ligne ou deux) ordonnés par ordre d importance. Il faut éviter les verbes, et en général toute expression, qui ne précisent pas le niveau d intervention réelle et détaillée de l activité. Ainsi les expressions suivantes : participer à (la recherche), assumer, avoir la charge de..., assurer le développement de... doivent être écartées. En général, elles peuvent en effet être utilisées pour décrire les fonctions les plus diverses de la secrétaire au directeur, car chacun participe à la... recherche! Par conséquent, nous vous incitons à ne pas utiliser avec excès les verbes de la première ligne du tableau ci-contre, que nous retrouvons dans une grande partie des profils, car ils sont trop imprécis mais leur préférer ceux des lignes suivantes parce qu ils permettent d approcher de manière plus exacte la nature réelle de l activité : Chercher Créer Organiser... Analyser Adapter Coordonner Calculer Construire Distribuer Consulter Transformer Tester Observer Concevoir Valider Sonder Découvrir Vérifier Ainsi, nous pourrions rédiger le profil d un Ingénieur d étude en caractérisation des matériaux par microscopie électronique en décrivant ses activités de la manière suivante : préparer les échantillons pour l observation en microscopie électronique ; conduire les observations au microscope électronique ; interpréter les observations. La caractérisation professionnelle de l emploi Une fois, les précisions sur le contenu et le périmètre de l emploi effectuées, il faut le situer à un double niveau : il s agit de situer «l emploi- poste de travail» dans la hiérarchie des «emplois budgétaires». Les critères à utiliser pour effectuer le positionnement entre les différents corps (IR, IE, AI ) se rattachent à la combinaison des degrés d autonomie, de capacités de conception, de décision et de coordination. C est l ensemble de ces critères, et non le positionnement dans un organigramme, qui doit déterminer le corps de rattachement, ni le niveau possédé par une personne précédemment en place ; il s agit de rattacher le poste de travail à une des familles professionnelles composant les différentes Branches d Activités Professionnelles, et au sein de celle-ci, en fonction du corps retenu précédemment et des caractéristiques des missions, à un emploi-type de la nomenclature. De quels outils de références peut-on disposer pour rédiger un profil? L ensemble des métiers relevant du statut des ITA du CNRS est présenté de manière or-donnée dans le Répertoire des emplois-types des ingénieurs, des personnels techniques et d administration de la recherche du CNRS, en ligne sur le site Web de la direction des ressources humaines.
5 Du profil d emploi à l emploi du profil 8 Du profil d emploi à l emploi du profil 9 La structure du répertoire des métiers La cartographie complète des emplois ITA du CNRS Il s agit du principal document qu il faut impérativement consulter pour pouvoir rattacher correctement le descriptif du poste de travail à un corps, à une famille professionnelle et à un emploi-type, car c est sur la base de cette nomenclature que sont organisés les concours. Cette nomenclature permet de disposer de la cartographie complète de tous les emplois ITA du CNRS (agrégés par familles professionnelles au sein de BAP et par niveau de corps), de leurs descriptifs et de renseignements d ordres statistiques (effectifs, structures par âge, par sexe ; nombre de postes mis aux concours les années précédentes ). Chacune des fiches d emploi-type décrit le contenu de cet emploi de référence. Cette description intègre tous les emplois suffisamment proches les uns des autres dans la mise en œuvre de techniques, d'outils et de méthodes, pour être regroupés et analysés de façon globale. Autrement dit, c'est le plus " grand dénominateur commun " d'activités et de compétences au-delà de la diversité des structures et des situations concrètes de travail. L emploi-type correspond à un type d emploi (dit "moyen" ou "repère") considéré comme nécessaire au CNRS (ses laboratoires et ses services) pour l accomplissement de ses missions. Descriptif d'un emploi-type versus rédaction d'un profil Le contenu des fiches "d'emploi-type" fournit de nombreux renseignements descriptifs qui permettent de rédiger le profil de l emploi. Mais comme un emploi-type combine plusieurs situations concrètes de travail différentes mais suffisamment proches pour être regroupées, la fiche descriptive correspondante ne doit pas être reprise telle quelle. Elle ne doit rester qu'un référent pour situer correctement le niveau d'intervention de l'agent. Le profil doit correspondre précisément à la seule situation de travail que l on cherchera à pourvoir. Le référentiel des métiers se compose d'emplois-types rassemblés en familles professionnelles regroupées dans des branches d'activités professionnelles (BAP) Un emploi-type est un regroupement d emplois présentant des proximités d activités et donc de compétences suffisantes pour être étudiées et traitées de façon globale. C est donc un espace de mobilité à l intérieur duquel les agents occupant des postes dans des structures différentes, sont «substituables» dans un délai court. Tout emploi-type correspond à un niveau de classification. L emploi-type est indépendant de la structure d exercice. Une famille professionnelle regroupe l ensemble des emplois-types entre lesquels existe une proximité de compétences professionnelles. Elle détermine une zone naturelle de mobilité et d évolution de carrière. Une BAP regroupe plusieurs familles professionnelles. Ce niveau d'agrégation répond à une logique de gestion administrative des ressources humaines. Quelques exemples de familles de la BAP sciences de la vie et des milieux naturels Biologie Production Caractérisation végétale des systèmes naturels Ingénieur en méthode Ingénieur et développement en biologie en caractérisation des systèmes naturels Ingénieur Ingénieur Ingénieur en techniques en productions en techniques d études biologiques végétales des systèmes naturels Assistant Chef Assistant en techniques de productions en techniques d études biologiques végétales des systèmes naturels Technicien Technicien Technicien biologiste en productions végétales des systèmes naturels Préparateur Agent de productions en biologie végétales Agent d unité de production
6 Du profil d emploi à l emploi du profil 10 Du profil d emploi à l emploi du profil 11 Le suivi d un profil d emploi Acteurs Étapes de la procédure 1 Laboratoires Expression de la demande et élaboration des profils Délégation régionale SPRH* Conseils et aide à l élaboration des profils Recueil des profils 2 Département scientifique Constitution d'une liste hiérarchisée des besoins des laboratoires 3 Direction des ressources humaines Détermination des moyens disponibles Liste consolidée des demandes de postes 4 Direction générale Arbitrage des emplois 5 Attribution de postes 6 Information sur les postes attribués Éventuellement, ajustement des profils en fonction des attributions Finalité *SPRH : service du personel et des ressources humaines Publication de l arrêté d ouverture des concours
7 Du profil d emploi à l emploi du profil 12 Du profil d emploi à l emploi du profil 13 Comment remplir le formulaire? Cas d une demande d'affichage d'une fonction prioritaire ou d'ouverture de concours. Chaque profil sera décrit dans un formulaire type, téléchargeable sur le site Web de la DRH. L'architecture de ce formulaire permet une présentation claire de la mission, des activités principales et des compétences requises du poste mis à l'affichage ou ouvert au concours. Pour que le contenu du profil décrit soit cohérent, il faut : dans la mission, indiquer la contribution spécifique du poste de travail aux objectifs de l unité de travail ; dans les activités, décrire l'ensemble des actions et des opérations permettant d'accomplir l'objectif fixé dans la mission (les activités découlent de la mission) ; dans les compétences, sélectionner les savoirs et savoir-faire qui sous-tendent les activités décrites. 6 La rédaction des compétences doit faire apparaître l'ensemble des connaissances et des savoir-faire nécessaires à la réalisation des activités mentionnées. Elles peuvent se décliner : en savoir fondamentaux ( connaissances théoriques et/ou opérationnelles) ; en savoir-faire (maîtrise des différents outils et techniques acquis par la pratique et la formation professionnelle). Les compétences sont toujours décrites en référence à des activités dans lesquelles elles s'incarnent et qui les rendent constatables et évaluables. La rédaction des compétences variera selon qu'il s'agit d'un recrutement par voie de concours externe ou par mobilité interne. S'il s'agit d'un profil de débutant, il est légitime que les compétences relèvent davantage de connaissances théoriques alors qu'un profil pour la mobilité interne pourra exiger des savoir-faire liés à une pratique spécifique CNRS (ex : connaître Xlab ) 7 La rédaction du contexte consiste à décrire les conditions particulières de travail ou les contraintes liées au poste. Rubriques à remplir à l'aide de listes déroulantes (positionnement du poste dans la nomenclature des emplois du CNRS) Sélectionnez dans la liste une branche d'activité professionnelle. Celle-ci 1 regroupe différentes familles professionnelles regroupant les emplois-types. Sélectionnez dans la liste un niveau de corps. Un emploi est toujours en correspondance avec un niveau de corps. Les corps ( IR, IE, AI, T, AJT, AGT) sont 2 issus du statut de la fonction publique. Sélectionnez dans la liste l'emploi-type auquel se réfère le profil de poste 3 élaboré. Les emplois-types constituent la base de la nomenclature des métiers du CNRS. Rubriques à champs libres (expression de la demande du laboratoire) La rédaction de la mission permet d'indiquer la contribution spécifique du 4 poste de travail aux objectifs de l unité de travail. Elle définit le niveau et le champ d'intervention du candidat. Elle est la base sur laquelle s'opère l'engagement des deux parties. 5 La rédaction des activités consiste à détailler ce qui doit être accompli pour satisfaire à la mission. Les activités sont exprimées par des verbes d'action qui les rendent concrètes et observables. Elles fixent la responsabilité, l'autonomie, la technicité, les relations fonctionnelles LES RUBRIQUES MENTIONNÉES ICI CONCERNENT L'UNITÉ D'AFFECTATION
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