Plan de continuité d activité. Maysar Al-Samadi Vice-président, Normes professionnelles

Transcription

1 Plan de continuité d activité Maysar Al-Samadi Vice-président, Normes professionnelles 22 septembre 2004

2 Programme 1 Contexte Statut Lignes directrices sur l élaboration du PCA Liste de vérification du PCA Modèle pour les remisiers Centre de communication de l ACCOVAM en temps de crise Formation Foire aux questions

3 Contexte 2 Un certain nombre de pays ont déjà adopté des règles pour l établissement d un PCA ou sont en voie de le faire Le 1 er avril 2004, la SEC a approuvé les règles de la NASD et de la Bourse de New York qui obligent leurs membres à se doter d un PCA Les règles américaines sont plus normatives et incluent une obligation de divulgation aux clients

4 Article 19 du Statut 17 de l ACCOVAMl 3 Un membre doit établir et maintenir un plan de continuité d activité indiquant les procédures à appliquer en cas d urgence ou de perturbation importante de l activité. Ces procédures seront conçues raisonnablement en vue de permettre au membre de poursuivre son activité en cas de perturbation importante de celle-ci de manière à satisfaire à ses obligations à l endroit de ses clients et de ses contreparties sur les marchés.

5 Dates importantes 4 Présentation sur le PCA aux membres de la SAF en février 2004 Appui de la SAF au projet de Statut le 27 mai 2004 Adoption du Statut par le conseil d administration de l ACCOVAM le 13 juin 2004 Délai de mise en oeuvre de 12 mois suivant l adoption du Statut par les ACVM

6 Résultat attendu Permettre aux sociétés membres d établir les positions de leurs clients et garantir aux clients l accès à leur actif après une crise ou une interruption d activité importante 5

7 Plans de continuité d activité Exigences Plan de communication Site de reprise des activités (s il y a lieu) Exigences relatives aux systèmes Facteurs externes Dossiers essentiels Sensibilisation du personnel Mise à jour constante Examen et évaluation périodiques 6

8 Analyse des répercussions r sur les activités Une première étape importante Un modèle a été distribué aux sociétés membres et sera disponible sur le site Web de l ACCOVAM 7

9 Lignes directrices sur l él élaboration du PCA Document détaillé qui traite des différents aspects des plans de continuité d activité Description des composantes exigées et des normes à respecter 8

10 Liste de vérification v du PCA 1. Politique et normes du PCA clairement définies, documentées et officiellement approuvées 9 2. Responsabilités relatives au PCA bien définies et affectation de ressources suffisantes 3. PCA reconnu comme faisant partie des frais de fonctionnement d une entreprise 4. Programme du PCA axé sur les fonctions essentielles, telles que définies dans l analyse des répercussions sur les activités 5. Analyse des répercussions sur les activités exigée dans les processus d élaboration

11 Liste de vérification v du PCA Objectifs de temps de reprise des activités définis et documentés pour toutes les fonctions essentielles 7. Stratégies organisationnelles relatives au PCA définies et documentées pour les TI et les fonctions de gestion 8. Stratégies pour la protection et la récupération des données (électroniques et matérielles) 9. Bureaux de remplacement prédésignés situés à une distance prudente des bureaux principaux 10. Conformité à toutes les obligations réglementaires et juridiques applicables

12 Liste de vérification v du PCA Capacités et qualité des plans examinées, testées et vérifiées 12. Harmonisation avec le processus de contrôle du changement de l entreprise 13. Examen régulier des polices d assurance afin d assurer une couverture et une indemnité adéquates 14. Validation des capacités de reprise des activités des fournisseurs de services essentiels 15. Connaissance du PCA incluse dans l orientation des nouveaux employés

13 Liste de vérification v du PCA Procédures d intervention en cas d urgence 17. Processus structuré de notification, de transmission aux paliers d intervention et de mise en œuvre du plan 18. Listes à jour des contacts internes et externes, incluant des substituts 19. Principaux rôles, responsabilités et pouvoirs, incluant des substituts 20. Aspects reliés aux RH instructions ou lignes directrices pour le soutien au personnel, le PAE, etc.

14 Liste de vérification v du PCA Structure de gestion des crises bien définie (peut faire l objet d un plan distinct) 22. Établissement d un centre de contrôle et de coordination (centre de commandement) 23. Liens avec des groupes externes (p. ex. services d urgence) 24. Instructions et lignes directrices pour les communications internes et externes, incluant les médias 25. Exigences minimales en termes de ressources pour le rétablissement des fonctions essentielles

15 Liste de vérification v du PCA Procédures de secours claires pour les applications, le matériel et les données 27. Processus pour le traitement du travail en cours perdu ou du travail en retard 28. Détails pour le traitement manuel ou les stratégies et solutions de repli 29. Processus pour la restauration ou le remplacement de l information (sous forme électronique et sur papier) 30. Processus vérifiable permettant de suivre et d enregistrer les décisions et les tâches liées au rétablissement des activités

16 Centre de communication en cas de crise de l ACCOVAMl L ACCOVAM est responsable du Centre de communication en cas de crise Établir et maintenir les communications entre les sociétés membres en temps de crise Recueillir de l information auprès de plusieurs sources et la retransmettre aux sociétés membres Sources d information : sociétés membres de l ACCOVAM, gouvernements et principaux fournisseurs de services 15

17 Centre de communication en cas de crise de l ACCOVAMl Avantages pour les sociétés membres 16 Source unique d information essentielle Possibilité d alerte rapide Permet aux sociétés membres de réagir à de l information vérifiée plutôt qu à des spéculations Permet d obtenir de l information des fournisseurs de services Possibilité de réponse gérée centralisée Autorité accrue dans les interactions avec les groupes externes

18 Formation 17 Nous avons fait des présentations aux membres de la SAF Nous avons fait des présentations aux membres des conseils de section Nous avons fait des présentations aux sociétés membres Deux présentations sont prévues dans le cadre des séminaires aux sociétés membres qui auront lieu à Montréal, Toronto et Vancouver en septembre et octobre Une autre présentation est prévue à l occasion de la réunion annuelle de la SAF en septembre à Niagara-on-the-Lake Nous sommes en train d organiser des séances de formation technique sur la préparation d un PCA qui seront offertes à nos sociétés membres par des conseillers Nous sommes en train de concevoir un site Web réservé aux sociétés membres où toute la documentation pertinente relative au PCA sera affichée; entre-temps, ces documents seront affichés sur une nouvelle page PCA incluse dans le site Web de l ACCOVAM

19 Foire aux questions 18 Une couverture d assurance doit-elle être envisagée? La proposition prévoit-elle l obligation de se doter d un site de secours à des fins de conformité? Quelles mesures seront prises pour garantir un service continu de la part des fournisseurs de services dont nous sommes dans bien des cas entièrement dépendants?

20 Foire aux questions 19 Quels types de fournisseurs de services ou d organismes figureront sur la liste du Centre de communication de l ACCOVAM en cas de crise? En quoi les pratiques exemplaires touchant le PCA différeront-elles pour les remisiers et les courtiers chargés de comptes? De combien de temps disposeront les sociétés membres pour se conformer aux exigences du PCA une fois que celles-ci entreront en vigueur?

21 Foire aux questions 20 Qui sera responsable du Centre de communication en cas de crise? L ACCOVAM vérifiera-t-elle la conformité au Statut relatif au PCA? L ACCOVAM interviendra-t-elle pour s assurer que les courtiers chargés de comptes offrent tout ce qui est nécessaire à leurs courtiers remisiers concernant le PCA? Les petites sociétés membres seront-elles exemptées de l application du Statut relatif au PCA? Quel genre d urgences le PCA couvrira-t-il? Les PCA doivent-ils être mis à jour?