NOTE D INFORMATION DELEGATIONS DE SIGNATURE AUX FONCTIONNAIRES TERRITORIAUX

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1 Mise à jour le NOTE D INFORMATION CV/CV Réf. : II mars L:/CIRCULAIRES//Délégations de signature fonct.terr. DELEGATIONS DE SIGNATURE AUX FONCTIONNAIRES TERRITORIAUX Sources : *Code général des collectivités territoriales, articles L , L , L , L , L , L , L , L , L , L , L L , L , L , L , L , L , L , L , R , R , R *Code de l urbanisme, articles L , L , R *Loi n du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales, articles 151 et 167. *Loi n du 10 juillet 2000 tendant à préciser la définition des délits non intentionnels. *Loi n du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, article 4. *Loi n du 13 mai 1996 relative à la responsabilité pénale pour des faits d imprudence ou de négligence. *Loi n du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, article 28. *Décret n du 6 mai 1995 relatif aux centres communaux et intercommunaux d action sociale ainsi qu aux sections de CCAS des communes associées et portant dispositions particulières applicables aux CCAS de Marseille et de Lyon, articles 21, 23. *Loi n du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d allègement des procédures Dans le cadre du renouvellement des autorités territoriales, il incombe à ces dernières de réviser et réorganiser les délégations de signature consenties à leurs agents. La présente note rappelle les grands principes de délégation, propose un récapitulatif des délégations possibles selon le type de collectivité, selon les agents (fonctionnaires / non titulaires) et selon les matières. I RAPPEL : DEFINITION DES DELEGATIONS 1-1 LA DELEGATION DE POUVOIR La délégation de pouvoir consiste pour une autorité administrative à se dessaisir volontairement d une partie de ses pouvoirs pour en confier l exercice à une autorité qui lui est subordonnée et qui est désignée en raison des fonctions qu elle exerce. Elle n est pas possible pour les fonctionnaires territoriaux : Seuls les organes délibérants des collectivités territoriales ou des établissements publics locaux peuvent déléguer une partie de leurs pouvoirs. La délégation de pouvoir est faite au profit de l exécutif ou des membres du bureau le cas échéant. Par contre l organe exécutif, maire ou président étant seul chargé de l administration, il ne peut pas déléguer les pouvoirs qui en découlent, aucune disposition dans le ne le prévoyant. La personne bénéficiant de la délégation est désignée de façon abstraite ès qualités. La délégation n a pas de caractère personnel. Elle ne peut être remise en cause par un changement dans la personne du délégant ou du délégataire. Elle ne prend fin que par un retrait explicite. 1

2 1-2 LA DELEGATION DE FONCTIONS La délégation de fonctions est une forme intermédiaire de délégation comprise entre la délégation de pouvoir et la délégation de signature à laquelle elle peut être assimilée. Elle permet à l organe exécutif de confier à un élu ou un fonctionnaire, l exercice d une de ses compétences sans le priver de ses pouvoirs en la matière. Il ne peut être exonéré de la responsabilité qu il tient de sa qualité de chef de l administration. Conditions Ainsi, la délégation de fonctions se rapproche d une délégation de signature par différents aspects : La délégation de fonctions est accordée intuitu personae à une personne agissant individuellement et non à un organe collégial. C est à l exécutif qu il incombe de procéder librement au choix du délégataire ainsi qu au choix des fonctions déléguées. L organe délibérant ne peut limiter l exercice de cette faculté. Le délégataire n agit pas en son nom mais au nom du délégant, qui est tenu de contrôler la manière dont sont exécutées les fonctions déléguées et qui peut toujours intervenir dans le domaine qu il a délégué : la délégation se fait sous la surveillance et la responsabilité de l exécutif. Le délégant détermine librement les fonctions qu il souhaite déléguer à la condition qu il fixe les contours exacts de chaque délégation et en détermine avec précision le contenu. Il ne peut, en effet, déléguer la totalité de ses prérogatives. La délégation de fonctions donnée dans les conditions fixées par le, emporte délégation de signature des actes à prendre dans les matières déléguées. Bénéficiaires : La délégation de fonctions s exerce : Pour le maire au profit : *D un ou plusieurs fonctionnaires titulaires de la commune (donc à l exclusion des stagiaires et des non titulaires), pour les fonctions qu il exerce en tant qu officier d état civil, pour : - en matière de mariage, la réalisation ou la transcription de l audition commune ou des entretiens séparés, - en matière d actes d état civil, la réception des déclarations de naissance, de décès, d enfants sans vie, de reconnaissance d enfants et l établissement des actes en découlant, - en matière de changement de nom de l enfant, la déclaration parentale conjointe, le consentement de l enfant de plus de seize ans, - en matière de changement de filiation, le consentement de l enfant majeur, - en matière de registres d état civil, la transcription la mention en marge de tous actes ou jugements, - en matière de délivrance de copies, d extraits de tous les actes d état civil ( art R ) *Des fonctionnaires de la filière police municipale dans le domaine de la police des funérailles et des lieux de sépulture. *Dans les communes non dotées d un régime de police d État, les opérations d exhumation, de réinhumation et de translation de corps, s effectuent en présence de fonctionnaires ayant reçu délégation du maire. Ces fonctionnaires peuvent être un agent de police municipale ou un garde-champêtre. ( art L ). 2

3 Pour le président du conseil d administration d un centre communal d action sociale (CCAS) au profit du directeur (Décret du art 23) 1-3 LA DELEGATION DE SIGNATURE La délégation de signature vise à mieux répartir le travail et les responsabilités, à améliorer l organisation des services, à rationaliser l action administrative. C est une mesure d organisation interne permettant à l autorité supérieure de se décharger de certaines tâches sans être dessaisie de ses pouvoirs, ni de sa responsabilité. Elle a pour objet de permettre à une autorité subordonnée (délégataire) nominativement désignée de signer certaines des décisions relevant de l autorité délégante. Son domaine d application est limité, elle ne peut pas être générale. L autorité délégante conserve pleinement sa compétence dans les matières qui font l objet d une délégation de signature. En effet, la décision signée par le titulaire d une délégation de signature est prise au nom de l autorité délégante, «sous sa surveillance et sa responsabilité». Elle ne dessaisit donc pas l autorité administrative d une partie de sa compétence. Celle-ci peut ainsi à tout moment reprendre les dossiers gérés par le délégataire et décider en lieu et place du délégataire. Il n y a pas de transfert de responsabilité. Le bénéficiaire d une délégation de signature qui ne peut en disposer ne peut, par conséquent, subdéléguer son pouvoir de signature. II CONDITIONS DES DELEGATIONS DE SIGNATURE AUX AGENTS TERRITORIAUX 2.1DES CONDITIONS DE FOND QUI IMPOSENT QUE L ACTE : porte sur une matière délégable prévue par un texte, soit nécessairement partiel et ne réalise pas un transfert total de compétence. 2.2CONDITIONS DE FORME QUI IMPOSENT QUE L ACTE : soit écrit et signé (un arrêté du maire par exemple) : La décision conférant la délégation de signature doit viser les textes qui la fondent et être signée par le délégant. Elle doit désigner les matières déléguées. Le respect de cette obligation est rempli lorsque l arrêté mentionne la délégation pour signer «tous arrêtés, actes et décisions» ou «dans la limite des attributions» du service défini par ailleurs. comporte le nom du délégataire et ses attributions : Le délégataire doit être nommément désigné et la seule mention de ses fonctions ne suffit pas. Par contre, une délégation de signature peut s adresser à deux bénéficiaires quand elle leur permet de signer en cas d absence ou d empêchement du titulaire. Le bénéficiaire d une délégation de signature ne peut subdéléguer sa signature. Est donc illégale une délégation de signature autorisant la subdélégation. soit affiché : Les arrêtés portant délégation sont des actes de nature réglementaire. De ce fait, la délégation doit pour entrer en vigueur : -faire l objet d une publication, soit dans le recueil des actes de la collectivité lorsque celle-ci a plus de habitants ou de l établissement, soit d un affichage si la commune compte moins de habitants, -d une transmission au représentant de l État. 3

4 Les décisions portant délégation de signature, ne sont pas opposables aux tiers avant leur publication. Tant que la délégation n a pas été publiée, le délégataire ne peut légalement signer une décision individuelle au nom de l autorité qui lui a délégué sa signature. Un arrêté modifiant un précédent arrêté de délégation, qui n a pas été publié, est inopposable aux administrés même si cet arrêté modificatif a, lui, été dûment publié. De même, les décisions prises en vertu de la délégation doivent lui être postérieures. Si un délégataire est appelé à prendre par délégation, une décision par arrêté, celui-ci devra mentionner dans ses visas la décision de délégation même si l absence de cette mention n est pas de nature à influer sur la légalité de l arrêté. 2.3DUREE : Il convient de rappeler que l autorité qui délègue sa signature peut, à tout moment signer à la place du bénéficiaire de la délégation de signature. La durée de la délégation peut être fixée dans l arrêté de délégation. La délégation, dans ce cas, cessera de plein droit à l arrivée du terme. Si, par contre, aucune durée n a été fixée dans l acte, elle subsistera tant qu elle n aura pas été rapportée. En règle générale, la délégation étant accordée nominativement, elle prend fin de plein droit avec les fonctions du délégant ou du délégataire. Concernant le retrait de la délégation, les textes ne prévoient aucune exigence de forme. Cependant, dans un souci de sécurité juridique et de parallélisme des formes, il paraît utile d informer les tiers par arrêté régulièrement publié. Le retrait de la délégation peut intervenir à tout moment et n a pas à être motivé car il s agit d un acte réglementaire. 2.4CONTROLE DE LA DELEGATION : Pour permettre aux tiers de vérifier la capacité juridique du signataire, si ce n est le maire, il convient de préciser le nom et la qualité de celui qui a signé. La loi n du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations (article 4) exige que toute décision prise par une autorité administrative comporte, outre la signature de son auteur, la mention en caractères lisibles du prénom, du nom et de la qualité de celui-ci. Ainsi, par exemple, si la signature est apposée par un délégataire, elle devra être précédée de la mention «par délégation, le directeur général des services» etc. Toutefois, l absence de cette mention n entraîne pas la nullité de l acte. III-CHAMPS DES DELEGATIONS DE SIGNATURE AUX AGENTS TERRITORIAUX 3-1 AU SEIN DE LA COMMUNE : Le maire a la possibilité d accorder des délégations de signature en vertu des articles L et R du Délégations limitativement définies : Le maire peut accorder des délégations de signature, dans des matières particulières à des fonctionnaires, mais seulement en cas d absence ou d empêchement des adjoints. ( art R er alinéa). L arrêté de délégation doit mentionner explicitement l absence ou l empêchement des adjoints. 4

5 En matière d administration générale : A un ou plusieurs fonctionnaires titulaires de la commune (donc à l exclusion des stagiaires et des non titulaires) : -pour la délivrance des expéditions du registre des délibérations et des arrêtés municipaux, la certification matérielle et conforme des pièces et documents présentés à cet effet et, dans les conditions prévues à l article L du, la légalisation des signatures. ( art R ème alinéa). En matière de comptabilité : A un ou plusieurs fonctionnaires de catégorie A : -pour la certification de la conformité et de l exactitude des pièces justificatives produites à l appui des mandats de paiement ( art ème alinéa) Délégations de portée générale à des personnes limitativement énumérées : Le maire a la possibilité d octroyer par arrêté des délégations de signature de portée générale, c est-à-dire en toute matière : les délégations pouvant porter sur les attributions du maire en tant que chef de l administration communale, autorité de police administrative ou agent de l État. Mais, ces dernières ne peuvent être attribuées qu à des agents titulaires d emplois de direction : au directeur général des services, au directeur général adjoint des services, au directeur général des services techniques, au directeur des services techniques. aux responsables des services communaux (loi N du 12 mai 2009 de simplification du droit) ( art L ) Les bénéficiaires : La liste des bénéficiaires est exhaustive, une délégation donnée à d autres agents sur ce fondement serait illégale. Ces derniers peuvent être fonctionnaires ou contractuels. Cependant, hormis ces cas, les autres agents contractuels ne peuvent bénéficier d une délégation de signature. Le contenu de la délégation : La délégation peut porter aussi bien sur des attributions que le maire exerce au nom de l État que sur celles qu il exerce au titre de son mandat municipal. Par contre, le maire ne pourra pas donner délégation à l agent occupant l emploi fonctionnel si dans la matière un adjoint a déjà reçu une délégation Délégations concernant des domaines particuliers Caisse des écoles : Le maire, président de la caisse des écoles, peut déléguer sa signature à un ou plusieurs fonctionnaires appartenant à un cadre d emplois ou occupant un emploi de niveau de catégorie A ou B au sein de cet établissement communal. ( art R ). Urbanisme L urbanisme est un domaine pour lequel le maire peut déléguer sa signature à ses adjoints, à des conseillers municipaux ou à des fonctionnaires occupant un emploi fonctionnel. 5

6 En outre, l article L du Code de l urbanisme prévoit que le maire peut aussi déléguer sa signature aux agents chargés de l instruction des demandes d autorisation d occupation du sol qu ils soient de la commune ou extérieurs à celle-ci. En effet, la commune quand elle dispose d un plan d occupation des sols (POS) ou d un plan local d urbanisme (PLU) approuvé, peut confier l instruction des demandes, par voie de convention, aux services d un EPCI, d une autre collectivité ou de l État. (Code de l urbanisme - art R 490-2). Toutefois, ce type de convention ne peut tenir lieu de délégation de signature. Il est nécessaire de formaliser la délégation de signature par arrêté et, en tout état de cause, celle-ci ne vaudra que pour l instruction et non pour la délivrance des actes. 3-2 AU SEIN DES EPCI : Par analogie avec le régime des délégations accordées par le maire, il existe pour le président d un EPCI des possibilités de délégation de signature uniquement de portée générale à des personnes limitativement énumérées. Le président peut donner, sous sa surveillance et sa responsabilité, par arrêté, des délégations de signature de portée générale aux titulaires d emplois à responsabilité suivants : Directeur général. Directeur général adjoint. Directeur général des services techniques Responsables de service (loi N du 12 mai 2009 de simplification du droit) ( art L al 3 et R ) Dans le cas où un EPCI ne créerait pas l emploi fonctionnel mais en confierait les fonctions à un agent, ce dernier ne pourrait bénéficier d une délégation de signature, celle-ci étant réservée aux agents nommés dans un emploi fonctionnel. Dans les syndicats mixtes fermés (composés exclusivement de communes et d établissements publics de coopération intercommunale ou uniquement d EPCI), le président peut déléguer sa signature au seul directeur général de l établissement mais pas au directeur général des services techniques, ni aux responsables des services. Le président d un EPCI à fiscalité propre peut déléguer sa signature à un responsable de service. (Loi du art 167) Pour la consultation des textes sus-visés : Site 6

7 Modèle d Arrêté de délégation de signature ARRETE DE DELEGATION DE SIGNATURE DE M... GRADE... Le Maire (ou le Président) de..., Vu le code général des collectivités territoriales, Vu la loi n du 13 juillet 1983 modifiée, portant droits et obligations des fonctionnaires, Vu la loi n du 26 janvier 1984 modifiée, portant dispositions statutaires relatives à la Fonction Publique Territoriale, Vu le Code général des collectivités territoriales (communes), article L OU Vu le Code général des collectivités territoriales (EPCI), article L , Considérant que M..., (grade)..., exerce les fonctions de..., ARTICLE 1 : A R R E T E M... (le Maire ou le Président) de (nom de la collectivité ou de l établissement)......, donne sous sa surveillance et sa responsabilité, délégation de signature à M... (grade)..., pour : -..., -..., (désignation des pièces, actes, ou formalités) -..., à compter du... ARTICLE 2 : Le Directeur Général des services est chargé de l'exécution du présent arrêté qui sera : - Affiché dans la collectivité, - Publié au recueil des actes administratifs, - Notifié à l intéressé(e). Ampliation adressée au : - Comptable de la collectivité. Fait à..., le... Le Maire (ou le Président) Le Maire (ou le Président), certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte qui a été notifié à l'intéressé(e) le..., lui ayant été précisé que le présent arrêté peut faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif de Toulouse dans un délai de 2 mois à compter de cette notification. Signature de l agent : 7

8 Récapitulatif des principales distinctions entre les types de délégation DÉLÉGATION DE POUVOIR DÉLÉGATION DE FONCTIONS DÉLÉGATION DE SIGNATURE Définition Acte par lequel une autorité administrative se dessaisit dans les limites fixées par la loi, d un ou de plusieurs de ses pouvoirs en faveur d une autre autorité Acte par lequel une autorité administrative habilite dans les limites des textes, une autre autorité ou un agent à exercer concurremment avec elle une ou plusieurs de ses fonctions Acte par lequel une autorité administrative habilite dans les limites des textes un agent à exercer concurremment avec elle dans une ou plusieurs de ses attributions sa fonction de signature Délégant Organe délibérant : - Conseil municipal - Conseil général - Conseil régional - Conseil d administration - Comité Organe exécutif : - Maire - Président Organe exécutif : - Maire - Président Délégataire Organe exécutif : - Maire - Président Commission permanente - Adjoints - Vice-présidents - Conseillers - Bureau - Fonctionnaires titulaires des communes - Bénéficiaires d une délégation de fonctions - Fonctionnaires de catégorie A - Agents occupant un emploi fonctionnel, fonctionnaires ou contractuels - Chefs de service site 8

9 DÉLÉGATION DE POUVOIR DÉLÉGATION DE FONCTIONS DÉLÉGATION DE SIGNATURE Modification de l ordre des compétences Décharge partielle des tâches matérielles Décharge partielle des tâches matérielles Liée à une fonction Liée à une personne Liée à une personne Caractéristiques Subdélégation possible Champ de la prise de décision Pas de subdélégation Champ de l exécution de la décision Pas de subdélégation Champ de l exécution de la décision Peut couvrir le suivi des dossiers dans les matières déléguées Transfert juridique des compétences Pas de transfert juridique des compétences Pas de transfert juridique des compétences Répartition des compétences Le délégataire devient l auteur de la décision Incompétence du délégant dans les matières déléguées Possibilité d adresser des instructions au délégataire Le délégant reste l auteur de la décision prise par délégation Le délégant reste l auteur de la décision prise par délégation site 9

10 Champs de la délégation de signature aux agents publics COLLECTIVITÉS TERRITORIALES OU ETABLISSEMENTS LOCAUX DÉLÉGANT DÉLÉGATAIRE RÉFÉRENCES JURIDIQUES DOMAINES OÙ S EXERCE LA DÉLÉGATION DE SIGNATURE Commune Maire article R ème alinéa Administration générale : - délivrance des expéditions du registre des délibérations et des arrêtés municipaux, - certification matérielle et conforme des pièces et documents, - légalisation de signature. Fonctionnaires titulaires article R ème alinéa Comptabilité : - certifications de la conformité et de l exactitude des pièces justificatives produites à l appui des mandats de paiement. article R Certaines fonctions d état civil subordonnées à une délégation de fonctions expresse du maire Agents occupant un emploi de direction (fonctionnaires ou contractuels) et responsables de services communaux - DGS - DGA - DGST - DST article L Code de l urbanisme article L Si plan d occupation des sols approuvé dans la commune ou carte communale approuvée : - instruction des demandes de permis de construire Agents des services déconcentrés de l État mis gratuitement à la disposition pour élaborer des documents Code de l urbanisme articles L et R Si convention au service de l État dans le département, chargé de l urbanisme : - instruction des autorisations et actes relatifs à l occupation du sol sauf lettres emportant décision de rejet. site 10

11 COLLECTIVITÉS TERRITORIALES OU ETABLISSEMENTS LOCAUX DÉLÉGANT DÉLÉGATAIRE RÉFÉRENCES JURIDIQUES DOMAINES OÙ S EXERCE LA DÉLÉGATION DE SIGNATURE d urbanisme Commune Maire Agents d un EPCI ayant par délégation compétence pour délivrer les permis de construire Code de l urbanisme articles L et R Si délégation de compétence à un EPCI dont la commune fait partie : - instruction des demandes d autorisations et des actes d urbanisme sauf lettres emportant décision de rejet EPCI Président Agents occupant un emploi de direction (fonctionnaires ou contractuels) et responsables de services - DGS - DGA - DGST - DST article L Délégation de portée générale dans limitation de domaine - Communautés urbaines - Communautés d agglomérations nouvelles - Communautés d agglomérations - Communautés de communes de plus de habitants - Communautés de communes comprises entre et habitants ayant opté pour la TPV - Syndicats de communes assimilés à des communes Président Responsables de service articles L et R site 11

12 COLLECTIVITÉS TERRITORIALES OU ETABLISSEMENTS LOCAUX DÉLÉGANT DÉLÉGATAIRE RÉFÉRENCES JURIDIQUES DOMAINES OÙ S EXERCE LA DÉLÉGATION DE SIGNATURE de plus de habitants Syndicats mixtes fermés Président Directeur général EPCI à fiscalité propre Président Responsables de service article L Loi n du article 167 Départements Président du conseil général Responsables des services du Département Chefs des services déconcentrés de l État article L alinéa 3 article L alinéa 1 Délégation de portée limitée à la préparation et l exécution des délibérations du conseil général Régions Président du conseil régional Responsables des services de la Région Chefs des services de l État article L alinéa 3 article L 4251 Délégation de portée limitée à l exécution des missions confiées pour la préparation et l exécution des délibérations du conseil régional CNFPT Directeur Directeurs adjoints Directeurs des ENACT Décret n du article 18-2 Centres de gestion Président Directeurs généraux Chefs de service Décret n du article 29 CCAS Président Directeur Décret n du site 12

13 COLLECTIVITÉS TERRITORIALES OU ETABLISSEMENTS LOCAUX DÉLÉGANT DÉLÉGATAIRE RÉFÉRENCES JURIDIQUES DOMAINES OÙ S EXERCE LA DÉLÉGATION DE SIGNATURE article 23 site 13

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Le régime des délégations Délégations de pouvoir Délégations de fonction Délégations de signature NOTE JURIDIQUE AVRIL 2014 Le régime des délégations Délégations de pouvoir Délégations de fonction Délégations de signature Sommaire Quelques principes généraux : p. 1 Délégation de pouvoir : p. 2 Délégation

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