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1 Guide de l'utilisateur Gestion des absences Date de publication : Septembre 2014 Version: 2.3

2 Introduction... 3 Survol rapide... 4 Concepts... 6 Ajouter de nouvelles absences... 7 Modifier des absences existantes... 8 Tâches «normales» vs «garde» Rapports d'absences Requêtes d absence Limites et verrouillage Fonctions d administration Questions

3 Introduction Le système de gestion des absences de PetalMD facilite la tâche de gestion des vacances, congés et autres non-disponibilités pour l'horaire de travail pour tous. En utilisant le calendrier PetalMD, les médecins peuvent rapidement indiquer des dates et/ou des cases horaires pour lesquelles ils ne sont pas disponibles. Plusieurs configurations sont disponibles pour personnaliser le module d absences aux besoins spécifiques de votre groupe. Les fonctionnalités suivantes rendent la gestion des absences facile avec PetalMD : - Écrans de gestion plus visuels sous format calendrier - Rapports complets par date et type d'absence - Processus d'approbation des requêtes d absence totalement configurable - Catégories et limites personnalisées si nécessaire - Verrouillage de plages de dates durant la création de l horaire Ce guide présente un survol des principaux concepts du système pour ensuite décrire en détail la procédure d utilisation du nouveau module d absences afin que les médecins, administrateurs et planificateurs puissent profiter pleinement des nouvelles fonctionnalités dans le cadre du processus de création des horaires de travail. 3

4 Survol rapide La présente section vise à illustrer, en quelques étapes, la simplicité et la rapidité avec laquelle un médecin peut gérer ses absences avec PetalMD. Entrer une absence Dr Paul Leblanc désire entrer une semaine de vacances en mars prochain, ainsi qu'une conférence à laquelle il prévoit assister. Après avoir ouvert une session PetalMD, il se rend à la section Calendrier et clique sur "Demande d'absence...". Il saisit les dates pour chacune des ses absences et sélectionne la catégorie appropriée. En cliquant sur "Valider", le système indique qu'il respecte les limites établies par le groupe. Il peut donc ensuite compléter sa demande. Son calendrier affiche maintenant les absences nouvellement entrées, qui sont également disponibles au planificateur du groupe, assurant ainsi qu'aucune tâche ne lui sera attribuée. 1- Cliquez sur Calendrier 2- Demande d absence 3- Configurer les moments d absence 4- Valider L absence apparait en violet : 4

5 Modifier une absence Dr Leblanc peut facilement modifier ses absences en utilisant le lien "Modifier mes absences", également disponible à partir de la section Calendrier. Il peut, par exemple, déplacer sa semaine de vacances et ajouter une préférence de ne pas travailler la veille de son congrès. 1- Cliquez sur Calendrier 2- Modifier mes absences 3- Effectuer les changements 4- Valider Imprimer ses absences Finalement, Dr Leblanc peut aussi rapidement consulter et imprimer un sommaire de ses absences dans la section Absences. 1- Cliquez sur Absences 2- Imprimer les absences 3- Faire la sélection des paramètres du rapport voulu 4- Ouvrir 5

6 Concepts Absences vs autres évènements Votre calendrier peut contenir plusieurs types d évènements (réunions, congrès, rendezvous, etc.), lesquels peuvent influencer votre disponibilité pour accomplir des tâches de travail ou non. PetalMD gère ces évènements de façon différente; les absences utilisent des cases horaires alors que les autres types d évènements ont plutôt une heure de début et de fin concrète. Typiquement, ces cases horaires correspondent à l avant-midi (AM), l après-midi (PM) et certains groupes peuvent également avoir des cases de soir et/ou de nuit. De plus, chaque absence possède sa propre catégorie pour des raisons administratives (tel que vacances, personnel, congrès, etc.). Catégories Les catégories sont utilisées pour répertorier les absences selon leur type et pour donner une définition commune à tous les membres du groupe. Les catégories de base sont Vacances, Personnel et Congrès. De plus, une nouvelle catégorie «Préfère ne pas travailler» a été ajoutée à tous les groupes. Cette catégorie indique une préférence qui peut être ignorée par votre planificateur si le nombre de ressources disponibles est insuffisant. Requête d absence Chaque ajout d absence dans votre calendrier crée une requête de changement. Cette requête est utilisée pour faire le suivi des modifications, valider les limites et compléter le processus d approbation, si nécessaire. Cases horaires De façon générale, les cases horaires sont l avant-midi (AM), l après-midi (PM) ou Jour (si la distinction AM/PM n est pas nécessaire). Lorsque nécessaire, une case de Soir et une autre de Nuit sont aussi disponibles. NOTE : Les cases horaires disponibles pour votre groupe ont été déterminées par la structure de votre horaire ainsi que par votre administrateur. NOTE : La liste de catégories disponibles pour votre groupe a été déterminée par votre administrateur. Tâche vs Garde Certains groupes désirent permettre à leurs membres d entrer une non-disponibilité seulement pour les tâches de garde ou seulement pour les tâches cliniques. Ces deux types de restrictions sont affichés de façon distincte dans les rapports d absences. NOTE : Cette flexibilité n est pas requise pour tous les groupes; si toutes vos tâches cliniques se font durant le jour et que les seules tâches de soir sont des gardes, les cases horaires AM, PM et Soir répondent automatiquement à ce besoin de distinction sans devoir complexifier l écran de saisie ou les rapports. 6

7 Ajouter de nouvelles absences Pour ajouter de nouvelles absences, suivez la procédure ci-dessous. 1. Cliquez sur l icône Calendrier puis sur l option Demande d absence. ou Cliquez sur la date désirée dans le calendrier et sélectionnez l option Ajouter Une demande d absence. ou Dans les deux cas, l écran suivant apparait : 2. Sélectionnez les dates de début et de fin de l absence à ajouter. 3. Sélectionnez une catégorie d absence. 4. Décochez les cases horaires pour lesquelles vous demeurez disponible 5. Cliquez l option + Ajouter d autres dates pour ajouter une autre absence à la même requête. 6. Cliquez le bouton Valider puis Demander situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Le processus de validation vérifie que votre requête d absence ne dépasse pas les limites établies pour votre groupe. Les absences entrées sont ensuite affichées dans votre calendrier. Selon la configuration de votre groupe, vos absences peuvent demeurer en traitement jusqu à ce qu elles soient approuvées ou traitées. NOTE : Vous pouvez également accéder au même formulaire de saisie d absence à partir de la section Absences en cliquant l option Nouvelle demande d absence. NOTE : Vous pouvez également utiliser la procédure décrite dans la section suivante pour entrer de nouvelles absences. 7

8 Modifier des absences existantes Pour ajouter, modifier ou supprimer des absences, cliquez l option Modifier mes absences à partir de la section Calendrier. À partir de la liste déroulante de l option Modifier mes absences, sélectionnez le groupe pour lequel vous désirez faire des modifications. NOTE : Si vous êtes membre de plusieurs groupes horaires PetalMD, vous pouvez modifier vos absences de façon distincte pour chacun de vos groupes. La fenêtre ci-contre apparait. Cette nouvelle fenêtre vous permet de faire plusieurs sélections individuelles et multiples : 1. Sélection d une ou de plusieurs cases horaires en cliquant directement dans la case. 2. Sélection d une semaine complète en cliquant sur la date de la semaine. 3. Sélection d un jour spécifique pour un mois complet (tous les lundis du mois) en cliquant sur le nom de la journée. 4. Sélection d une case horaire spécifique pour une jour spécifique pour un mois complet (tous les lundis AM du mois) en cliquant sur le nom de la case. 5. Sélection d un mois complet en cliquant sur le nom du mois. Pour ajouter de nouvelles absences : 1. Cliquez sur les cases horaires (ou utilisez l une des méthodes de sélection multiples décrites ci-haut) pour lesquelles vous désirez ajouter une absence. 2. Modifiez la catégorie d absence à appliquer aux dates sélectionnées, si nécessaire. 3. Cliquez le bouton Ajouter. 4. Cliquez le bouton Valider, puis Appliquer pour compléter votre ajout. 8

9 Les absences existantes s affichent en mauve. Les absences nouvellement ajoutées s affichent dans une teinte de mauve plus foncée et la catégorie est en caractères gras. Si le processus d entrée d absence requiert l approbation de votre planificateur, vos absences non approuvées apparaitront en gris et ne seront pas modifiables. Les absences doivent d abord avoir été approuvées ou refusées avant que vous puissiez y apporter des modifications. Pour Supprimer des absences : 1. Cliquez sur les absences déjà en mauve dans votre calendrier 2. Cliquez sur Supprimer pour retirer les absences. Elles deviendront rouges, pour signifier que vous venez de les supprimer. 3. Cliquez sur Valider puis sur Appliquer pour compléter la suppression de vos absences. Pour Modifier des absences (changer la catégorie) : 1. Cliquez sur les absences déjà en mauve dans votre calendrier. 2. Sélectionnez la catégorie appropriée puis cliquez sur le bouton Ajouter 3. Cliquez sur Valider et par la suite sur Appliquer pour compléter vos changements. 9

10 Tâches «normales» vs «garde» Certains groupes désirent avoir l option d entrer des non-disponibilités seulement pour les tâches cliniques ou seulement pour la garde. Si c est le cas pour votre groupe, la fenêtre d entrée d absences s affiche avec les options illustrées ci-dessous. Par défaut, les cases horaires sélectionnées créeront une absence pour les deux types de tâches. Si vous désirez modifier votre disponibilité seulement pour l un des deux types de tâches, cliquez l option Tâches concernées Les options suivantes apparaissent : Et voici comment la dualité tâche versus garde s affiche dans la fenêtre Modifier mes absences. Les pastilles de calendrier cicontre démontrent la distinction entre une absence affectant, en ordre respectif, les deux types de tâches, les tâches cliniques «normales» et les tâches de garde.!!! Les deux Tâches cliniques «normales» Tâches de garde À partir de votre calendrier, vous pouvez cliquer sur une pastille d absence pour voir les détails et les actions possibles. 10

11 Rapports d'absences Vous pouvez voir votre rapport d absences à partir de la section Absences. Par défaut, le rapport d absence affiche la valeur des absences que vous avez entrées pour le prochain horaire. Vous pouvez consulter le rapport pour d autres dates en cliquant sur l option Modifier les dates ou options. Vous pouvez également générer un rapport PDF en cliquant sur l option Imprimer les absences... Vous pouvez générer deux types de rapport : 1. Par médecin : Rapport, sous format calendrier, présentant toutes les absences d un médecin sur une même page, un médecin par page. 2. Par semaine : Rapport, sous format calendrier, présentant les absences de tous les médecins sur une même page, une semaine par page. 11

12 Requêtes d absence Lorsque vous ajoutez ou modifiez une absence, une requête est créée afin d en assurer le suivi et de gérer le processus d approbation, si nécessaire. Voici quelques scénarios d approbation types : - Toutes les requêtes - Seulement les absences de catégorie «Congrès» - Seulement les absences qui dépassent les limites préétablies NOTE : Le processus d approbation spécifique à votre groupe a été déterminé par votre administrateur. Un message affiché audessus du calendrier vous informe que la requête d absence doit être approuvée, le cas échéant. Vous pouvez faire le suivi de vos requêtes d absences ainsi que consulter l historique de toutes vos requêtes à partir de la section Demandes en cours. 12

13 Limites et verrouillage Le module de gestion des absences permet de configurer un nombre maximum d absences, appelé limite. Voici quelques exemples de limites types : - Maximum de 6 semaines de vacances par année calendrier - Maximum de 8 jours de congrès par année calendrier - Maximum de 3 semaines de vacances durant la période d été NOTE : Les limites spécifiques à votre groupe ont été déterminées par votre administrateur. Lorsque des absences demandées dans une nouvelle requête d absence, additionnées à vos absences existantes, excèdent les limites établies, le processus de validation vous en informe, mais vous permet de compléter votre demande afin de l envoyer à votre planificateur pour approbation. De plus, pendant le processus de génération de l horaire, votre planificateur peut verrouiller les absences afin de s assurer qu elles ne seront pas modifiées et que de nouvelles absences ne pourront pas être saisies. Le processus de validation vous en informera de façon similaire. 13

14 Fonctions d administration Les administrateurs de groupe et/ou les planificateurs peuvent accéder aux fonctions de gestion à partir de la section Gestion de groupe. Rapports d absence Les administrateurs peuvent consulter les rapports d absence pour tous les membres du groupe et modifier les dates de la période de consultation en cliquant l option Modifier les dates ou options. NOTE : Contactez le support PetalMD pour ajouter, supprimer ou modifier les rapports configurés par défaut. 14

15 Imprimer les rapports d absence Les administrateurs peuvent imprimer les absences de tous les membres du groupe en cliquant le bouton Imprimer les absences. Deux formats de rapport sont disponibles tel qu illustré dans la fenêtre de sélection ci-dessous. Plages de dates Les administrateurs peuvent créer de nouvelles plages de dates en cliquant l option Gérer les plages de dates. Habituellement, celles-ci sont intimement reliées aux dates des périodes de planification, mais elles peuvent également refléter d autres besoins tels que la période des Fêtes, la période d été ou un total annuel. 15

16 Verrouiller les absences Les administrateurs peuvent verrouiller les absences pour une plage de dates afin de s assurer qu elles ne changeront pas durant le processus de planification. À partir de la page Modifier la plage de dates, cochez la case Verrouillée. Toute nouvelle demande d absence touchant une date à l intérieur de la plage de dates verrouillée sera automatiquement envoyée au planificateur pour approbation. Limites Les administrateurs peuvent configurer des limites pour chacun des rapports et chacune des plages de dates existantes. Pour ce faire, à partir de la page principale des rapports d absences, cliquez le bouton Modifier les limites correspondant à la plage de dates appropriée. Questions Pour toute question concernant les absences ou tout autre aspect de PetalMD, contactez le support par téléphone au ou en utilisant le bouton Support PetalMD disponible au bas de chacune des pages de la plateforme. 16

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