MR4G. Manuel utilisateur Gestion des immobilisations. Version

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1 MR4G Manuel utilisateur Gestion des immobilisations Version 2.5-1

2 Fiche documentaire Organisme (s) commanditaires(s): Ministère de L Équipement, des Transports, de l'aménagement du Territoire, du Tourisme et de la Mer Direction des Routes / Bureau de l Entretien et de la Gestion du Patrimoine Bureau suiveur :Centre d Études Techniques de l Équipement - Normandie Centre / DGTI PND tél mél. Pnd-vie-des-services.AS.DGTI.CETE-NC@equipement.gouv.fr Auteur(s) :Daniel Delaitre, CETE Normandie Centre, DGTI, Groupe Etudes et Développement Titre et sous-titre du document : MR4G Objet : Ce document présente la description des fonctions du module Gestion des immobilisations Date de publication : Décembre 2003 Nombre de pages :30 Diffusion : Proposition de mots-clés : MR4G Manuel utilisateur Parc Gestion des immobilisations - 2

3 Table des mises à jour du document Version de l'application Indice de révision du document Date octobre novembre 2003 Objet de la mise à jour Intégration des captures d écrans et des modifications fonctionnelles Diffusion sur site Intranet juillet 2004 Non impacté mars 2004 Non impacté par la version Juillet 2005 Module non impacté par la version Août 2007 Traitement nouveau site intranet - 3

4 Table des matières INITIALISATION I-1 Initialisation des immobilisations I-2 MOUVEMENTS SUR IMMOBILISATIONS II-1 Acquisition II-2 Cession d'actifs II-4 Régularisation sur omission (Gain) II-5 Régularisation sur retrait (Perte) II-8 Régularisation sur modification (Gain et Perte) II-9 Modification non comptable d'une immobilisation II-10 EDITIONS III-1 Édition des tableaux d'amortissements III-2 Calcul des annuités sans édition III-3 Édition des effectifs III-4 BASCULEMENT D'EXERCICE IV-1 Basculement d'exercice IV-2 EXEMPLES D EDITIONS V-3-4

5 Introduction Liens avec les autres modules et les autres applications REP CASSIOPEE Gestion prévisionnelle Titres / Mandats Comptabilité générale GESFIN Facturation Gestion des stocks MR4G Sitecentral Gestion des immobilisations OPA : Frais de déplacement Éléments variables des salaires Comptabilité analytique Suivi technique des véhicules CORAIL Généralités Le module Gestion des immobilisations MR4G est interfacé avec le module Comptabilité générale et le module Comptabilité analytique. Les résultats issus du calcul des amortissements doivent être intégrés manuellement en comptabilité générale. - 5

6 Lors de l'édition du compte de résultat, MR4G vérifie la cohérence entre les annuités calculées dans le module Gestion des immobilisations et les dotations aux amortissements. Cette vérification est pratiquée au niveau le plus fin du plan comptable général. Lors de l'édition du bilan, MR4G vérifie la cohérence entre les soldes des comptes d'immobilisations et des comptes d'amortissements d'une part et les tableaux d'immobilisations d'autre part. Cette vérification est pratiquée au niveau le plus fin du plan comptable général. Les résultats issus du calcul des amortissements des engins sont intégrés automatiquement dans la comptabilité analytique :l'annuité d'amortissement applicable à chaque engin est intégrée dans le calcul des charges fixes avec un abonnement mensuel. Pour les immobilisations financés par le Compte de commerce, les résultats issus du calcul des amortissements servent de référence pour déterminer les redevances d usage des engins et des immobilisations affectées aux sections. (cf. exemple d édition). Les résultats du calcul des amortissements des immobilisations affectées aux sections donnent lieu à l édition d un document récapitulant à saisir en charges des sections en comptabilité analytique (cf. exemple d édition). Les amortissements pratiqués sont toujours des amortissements linéaires. - 6

7 Procédure d'accès Pour accéder au module Gestion des immobilisations : Saisissez IMMO. Pour quitter le module Gestion des immobilisations : Revenez au menu général en appuyant sur la touche F12 ; Appuyez sur la touche F12 pour quitter l'application. - 7

8 - 8

9 Chapitre I Initialisation Initialisation des immobilisations I - 1

10 Initialisation Initialisation des immobilisations Initialisation des immobilisations Objet Cette fonction permet, lors du démarrage du module Gestion des immobilisations, d'intégrer les immobilisations gérées de façon manuelle ou dans un autre système ou encore pour repositionner un engin annulé par erreur dans la table Véhicules et engins. Accès Module :IMMO Menu Gestion des immobilisations : Choix I I - 2

11 Initialisation Initialisation des immobilisations Description L'identification et la gestion d'une immobilisation dépend de sa nature : - Les codes engins pour les véhicules et engins ; la gestion des codes engins est réalisée dans le module Gestion des tables communes ; - Les éléments rattachés aux engins, par exemple les étraves à neige ; pour créer un élément amortissable rattaché à un engin, il faut saisir le code de l'élément à créer et le code de l'engin de rattachement ; - Les numéros d'inventaire pour les immobilisations qui ne sont ni des engins ni des éléments rattachés ; la saisie de la section de rattachement est facultative mais conseillée pour obtenir les dotations aux amortissements à affecter en frais de section (Cf. module Comptabilité analytique) ; elle ne doit être effectuée que pour des immobilisations affectées à demeure dans des sections. Le numéro de compte d'immobilisation doit être cohérent avec la nature de l'immobilisation concernée. MR4G vérifie cette cohérence lors de la saisie du numéro de compte. Exemple : Un matériel de bureau ne peut être enregistré comme engin. La terminaison du compte désigne le «propriétaire» de l immobilisation (3 Département, 4 État, 5 Compte de commerce). I - 3

12 Initialisation Initialisation des immobilisations I - 4

13 Chapitre II Mouvements sur immobilisations Acquisition Cession d'actifs Régularisation sur omission (gain) Régularisation sur retrait (perte) Régularisation sur modification (gain et perte) Modification non comptable d'une immobilisation II - 1

14 Mouvements sur immobilisations Acquisition Acquisition Objet Cette fonction permet de créer, de modifier ou d'annuler les enregistrements correspondant aux acquisitions de l'année. Accès Module : IMMO Menu Gestion des immobilisations : Choix A II - 2

15 Mouvements sur immobilisations Acquisition Description L'identification et la gestion d'une immobilisation dépend de sa nature : - Les codes engins pour les véhicules et engins ;la gestion des codes engins est réalisée dans le module Gestion des tables communes ; - Les éléments rattachés aux engins, par exemple les étraves à neige ; pour créer un élément amortissable rattaché à un engin, il faut saisir le code de l'élément à créer et le code de l'engin de rattachement ; - Les numéros d'inventaire pour les autres immobilisations qui ne sont ni des engins ni des éléments rattachés ; la saisie de la section de rattachement est facultative mais conseillée pour obtenir les dotations aux amortissements à affecter en frais de section (Cf. module Comptabilité analytique) ;elle ne doit être effectuée que pour des immobilisations affectées à demeure dans des sections. Le numéro du compte d'immobilisation doit être cohérent avec la nature de l'immobilisation concernée. MR4G vérifie cette cohérence lors de la saisie du numéro de compte. Exemple : Un matériel de bureau ne peut être enregistré comme engin. La terminaison du compte désigne le «propriétaire» de l immobilisation (3 Département, 4 État, 5 Compte de commerce. La date de début d'amortissement doit, en principe, être représentative de la date de mise en service. Si le quantième est inférieur ou égal au 15 du mois, le calcul de la première annuité d'amortissement débute le 1er du mois en cours. Si le quantième est supérieur au 15, le calcul de la première annuité d'amortissement est différé au 1er du mois suivant. La durée d'amortissement suit les règles habituelles définies dans la comptabilité générale. II - 3

16 Mouvements sur immobilisations Cession d'actifs Cession d'actifs Objet Cette fonction permet de créer, de modifier ou d'annuler les enregistrements correspondant à des disparitions d'actif cession, destruction, perte de l'année en cours. Accès Module : IMMO Menu Gestion des immobilisations :Choix C II - 4

17 Mouvements sur immobilisations Cession d'actifs Description Pour éviter de créer des incohérences avec la comptabilité générale, passez sans attendre les écritures de régularisation. Il convient cependant de s'assurer que les saisies analytiques sur cette immobilisation sont toutes réalisées (par exemple, dans le cas d'un engin). En effet, toute immobilisation positionnée comme "cédée" ne peut plus faire l'objet de saisie analytique. Une immobilisation cédée disparaît lors du basculement de fin d'exercice. En cas d'erreur, cession intempestive, il est possible d'annuler la cession et ce, jusqu'au basculement. II - 5

18 Mouvements sur immobilisations Régularisation sur omission (Gain) Régularisation sur omission (Gain) Objet Cette fonction permet de régulariser l'enregistrement d'une acquisition réalisée antérieurement à l'exercice en cours et non intégrée dans les immobilisations Pour éviter de créer des incohérences avec la comptabilité générale, passez sans attendre les écritures de régularisation. En cas d'erreur, régularisation intempestive, il est possible d'annuler la régularisation et ce, jusqu'au basculement de l'exercice. Accès Module : IMMO Menu Gestion des immobilisations : Choix G II - 6

19 Mouvements sur immobilisations Régularisation sur omission (Gain) Description L'identification et la gestion d'une immobilisation dépend de sa nature : - Les codes engins pour les véhicules et engins ; la gestion des codes engins est réalisée dans le module Gestion des tables communes ; - Les éléments rattachés aux engins, par exemple les étraves à neige ; pour créer un élément amortissable rattaché à un engin, il faut saisir le code de l'élément à créer et le code de l'engin de rattachement ; - Les numéros d'inventaire pour les immobilisations qui ne sont ni des engins ni des éléments rattachés ; la saisie de la section de rattachement est facultative mais conseillée pour obtenir les dotations aux amortissements à affecter en frais de section (Cf. module Comptabilité analytique) ; elle ne doit être effectuée que pour des immobilisations affectées à demeure dans des sections. Le numéro du compte d'immobilisation doit être cohérent avec la nature de l'immobilisation concernée. MR4G vérifie cette cohérence lors de la saisie du numéro de compte. Exemple : Un matériel de bureau ne peut être enregistré comme engin. II - 7

20 Mouvements sur immobilisations Régularisation sur retrait (Perte) Régularisation sur retrait (Perte) Objet Cette fonction permet de régulariser l'enregistrement d'une cession d'actif réalisée antérieurement à l'exercice comptable en cours. Pour éviter de créer des incohérences avec la comptabilité générale, passez sans attendre les écritures de régularisation. En cas d'erreur, régularisation intempestive, il est possible d'annuler la régularisation et ce, jusqu'au basculement de l'exercice. Accès Module : IMMO Menu Gestion des immobilisations : Choix P II - 8

21 Mouvements sur immobilisations Régularisation sur modification (Gain et Perte) Régularisation sur modification (Gain et Perte) Objet Cette fonction permet de régulariser l'ensemble des informations comptables d'une immobilisation enregistrée sur un exercice comptable antérieur. Exemple : Enregistrement d'une immobilisation sur un compte de l'état au lieu d'un compte du Département. La régularisation s'analyse comme une omission (gain) pour le Département et un retrait (perte) pour le compte de l'état. Pour éviter de créer des incohérences avec la comptabilité générale, passez sans attendre les écritures de régularisation (la cohérence est vérifiée au niveau le plus fin du plan comptable général). La création d'une régularisation n'est définitive qu'après le basculement du module Gestion des immobilisations. En cas d'erreur, vous pouvez modifier ou annuler la saisie (choix modification ou annulation). Accès Module : IMMO Menu Gestion des immobilisations : Choix R Description L'identification et la gestion d'une immobilisation dépend de sa nature : - Les codes engins pour les véhicules et engins ;la gestion des codes engins est réalisée dans le module Gestion des tables communes ; - Les éléments rattachés aux engins, par exemple les étraves à neige ; pour créer un élément amortissable rattaché à un engin, il faut saisir le code de l'élément à créer et le code de l'engin de rattachement ; - Les numéros d'inventaire pour les immobilisations qui ne sont ni des engins ni des éléments rattachés ; la saisie de la section de rattachement est facultative mais conseillée pour obtenir les dotations aux amortissements à affecter en frais de section (Cf. module Comptabilité analytique) ; elle ne doit être effectuée que pour des immobilisations affectées à demeure dans des sections. II - 9

22 Mouvements sur immobilisations Modification non comptable d'une immobilisation Modification non comptable d'une immobilisation Objet Cette fonction permet de corriger les erreurs de saisie d'une immobilisation si ces erreurs n'ont pas d'incidence comptable. Ces modifications ne concernent pas les engins -les modifications non comptables des engins sont traitées dans le module Gestion des tables communes. Accès Module : IMMO Menu Gestion des immobilisations : Choix M Description Seuls le libellé et la classification d'un élément rattaché à un engin sont modifiables. Seuls le libellé et la section de rattachement d'une immobilisation qui n'est ni un engin ni un élément rattaché sont modifiables. II - 10

23 Chapitre III Calculs et éditions Édition des tableaux d'amortissements Calcul des annuités sans édition Édition des effectifs III - 1

24 Calculs et éditions Édition des tableaux d'amortissements Édition des tableaux d'amortissements Objet L'édition des tableaux d'amortissements peut être intégrale (tous les tableaux disponibles sont édités) ou partielle (seuls les tableaux sélectionnés sont édités). Toute demande d'édition entraîne un nouveau calcul de l'ensemble des tableaux d'amortissements. Accès Module : IMMO Menu Gestion des immobilisations : Choix E Choix 1 : Édition intégrale Choix 2 : Édition partielle Les choix 6 : Intégralité des tableaux prévisionnels et 7 : édition partielle des tableaux prévisionnels permettent de réaliser le calcul des annuités d amortissements et l édition des tableaux d immobilisations pour l exercice n+1. Description La nature des informations éditées est similaire pour l'ensemble des tableaux. Pour chaque immobilisation, MR4G édite : - La valeur d'acquisition ; - La date de début d'amortissement ; - La durée de l'amortissement ; - Le montant de l'annuité ; - La valeur amortie ; - La valeur résiduelle. MR4G édite le cumul par compte d immobilisation, c'est-à-dire le niveau le plus fin du plan comptable général. Ces cumuls doivent être reportés manuellement dans les écritures d'immobilisations et d'amortissements de fin d'année. III - 2

25 Calculs et éditions Calcul des annuités sans édition Calcul des annuités sans édition Objet Cette fonction permet de calculer les amortissements sans éditer les tableaux correspondants. Ainsi la base des immobilisations au titre des charges fixes correspondant à l'immobilisation des engins est mise à jour. Accès Module : IMMO Menu Gestion des immobilisations : Choix E Menu Éditions des tableaux d'amortissements : Choix 3 Description MR4G calcule l'annuité correspondant à chaque immobilisation et l'affecte dans les informations de la comptabilité analytique. III - 3

26 Calculs et éditions Édition des effectifs Édition des effectifs Objet Ces fonctions permettent d'éditer l'effectif des véhicules et des engins du Parc. Accès Module : IMMO Menu Gestion des immobilisations : Choix E Choix 4 : Effectif du Parc par catégories d'engins Choix 5 : Effectif des véhicules et engins par catégories et types Description L'effectif par catégorie d'engins est une synthèse qui donne l'âge moyen et dénombre les engins par : - Propriétaire (État ou Département) ; - Utilisateur ou affectataire (Parc ou autre utilisateur). L'effectif par catégories et par types d'engins est une synthèse qui donne l'âge moyen et dénombre les engins par : - Types (fourgons, camions ) ; - Propriétaire (État ou Département) ; - Utilisateur (Parc ou autre utilisateur). III - 4

27 Chapitre IV Basculement d'exercice Basculement d'exercice IV - 1

28 Basculement d'exercice Basculement d'exercice Basculement d'exercice Objet Cette fonction permet de clôturer définitivement l'exercice de la gestion des immobilisations Accès Module : BASCUL Menu Basculement : Choix I Description Le basculement entraîne un nouveau calcul de l'ensemble des tableaux d'amortissements et l apurement des immobilisations cédées au cours de l exercice. Le basculement de la gestion des immobilisations doit être réalisé après le basculement de la comptabilité générale 1. Le basculement est autodocumenté. Pour accéder à l'aide : Choisissez l'option "I". Appuyez sur la touche "Aide". Après basculement, il n'est plus possible d'accéder à l'exercice ;il est recommandé d'effectuer une sauvegarde de la base de données avant de lancer ce traitement. 1 L ordre de basculement des différents modules de gestion est : gestion des stocks, comptabilité générale, comptabilité analytique, gestion des immobilisations et comptabilité budgétaire. IV - 2

29 Chapitre V Exemples d éditions Tableau d amortissement Variations du patrimoine du Compte de Commerce Augmentations Effectifs véhicules et engins par catégorie Effectifs véhicules et engins par catégorie et type V - 3

30 Exemples d éditions Basculement d'exercice V - 4