COMITÉ D ALLOCATION DES RESSOURCES ET DE SUIVI DES ENTENTES DE GESTION (CAR)

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1 RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DATE : Mardi 14 février 2012 HEURE : 18 h SALLE : RAPPORT DU COMITÉ D ALLOCATION DES RESSOURCES ET DE SUIVI DES ENTENTES DE GESTION 9.5 Proposition sur une recommandation d approbation relative à un contrat à intervenir avec la firme Daniel Roberge pour l engagement d une ressource professionnelle pour les activités du Technocentre régional de Montréal dans le cadre du projet du Répertoire d Imagerie Diagnostique (RID) pour le RUIS Montréal et le RUIS McGill Vous trouverez ci-joints, pour information, les documents suivants : Fiche synthèse portant sur l «Embauche d une ressource senior suite à un appel d offres pour un administrateur RID PACS et technologies de l information pour le Répertoire d Imagerie Diagnostique pour le RUIS Montréal et le RUIS McGill», datée du 16 janvier 2012; Formulaire d informations supplémentaires dans le cas d appel d offres (suivant les directives de la loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C- 65.1), daté du 25 novembre 2011; Correspondance de M me Lise Verreault, sous-ministre associée, Bureau de programme pour l informatisation du réseau de la santé et des services sociaux du MSSS, datée du 18 juillet PROJET DE RÉSOLUTION CONSIDÉRANT que le ministre de la Santé et des Services sociaux a désigné les deux sites du Technocentre régional de Montréal comme sites hébergeurs des informations contenues dans le Répertoire d Imagerie Diagnostique (RID) pour le RUIS Montréal et le RUIS McGill; CONSIDÉRANT les responsabilités que le Technocentre régional de Montréal doit assumer dans le projet du Répertoire d Imagerie Diagnostique (RID) pour le RUIS Montréal et le RUIS McGill; CONSIDÉRANT l importance de compter sur des ressources qualifiées pour la continuité des activités du Technocentre régional de Montréal; CONSIDÉRANT que la mission du Technocentre régional de Montréal est de supporter le continuum des soins et des services à la population offerts par les établissements de la région de Montréal; À la suite de sa quarante-huitième (48 e ) réunion, le comité d allocation des ressources et de suivi des ententes de gestion de l Agence PROPOSE au conseil d administration d autoriser le président-directeur général, M. David Levine, à signer le contrat à intervenir avec la firme Daniel Roberge et d approuver l envoi d un bon de commande pour l engagement de la ressource Daniel Roberge sur une période de deux ans afin de combler les besoins du projet du Répertoire d Imagerie Diagnostique (RID) pour le RUIS Montréal et le RUIS McGill, pour un montant de $ avant taxes.

2 COMITÉ D ALLOCATION DES RESSOURCES ET DE SUIVI DES ENTENTES DE GESTION (CAR) FICHE SYNTHÈSE 1. RESPONSABLE(S) DU DOSSIER : M me Johanne Leduc, adjointe au directeur adjoint, Technologies et systèmes d information, Direction des ressources humaines, information, planification et affaires juridiques M me Edith Laflamme, responsable du RID des RUIS Montréal et RUIS McGill 2. SUJET : Embauche d une ressource senior suite à un appel d offres pour un administrateur RID PACS et technologies de l information pour le Répertoire d Imagerie Diagnostique pour le RUIS Montréal et le RUIS McGill. 3. BUT DE LA PRÉSENTATION : Information Approbation Durée : Pièce jointe 4. DESCRIPTION ET ÉLÉMENTS DE CONTEXTE : Le ministre de la Santé et des Services sociaux a désigné les deux sites du Technocentre de l Agence de Montréal comme sites hébergeurs des informations contenues dans le Répertoire d imagerie diagnostique pour le RUIS Montréal et le RUIS McGill. Le Répertoire d imagerie diagnostique pour le RUIS Montréal et le RUIS McGill assure les services d archivage à long terme pour 11 agences de la santé et des services sociaux, tel que spécifié dans la lettre de désignation ainsi que pour les établissements qui offrent des services d imagerie et les laboratoires d imagerie médicale (LIM) qui desservent ces régions. Le Technocentre de l Agence de Montréal a la responsabilité d assurer la disponibilité et la sécurité des informations contenues dans les RID. Quant aux établissements et aux LIM qui hébergent des informations dans les RID, ils ont la responsabilité de s assurer que leurs données sont intègres en tout temps et que la gestion des droits d accès, des privilèges et de la sécurité est assurée. Dans le cadre du projet du Répertoire d Imagerie Diagnostique pour le RUIS Montréal et le RUIS McGill, l embauche d une ressource senior est requise pour assumer le rôle d expert PACS et technologie de l information dans le cadre du projet. La ressource retenue travaillera sous l autorité du gestionnaire responsable du RID et devra rendre des comptes périodiquement ou sur demande. Dans cet ordre d idées, l Agence de Montréal assurera la responsabilité de la mission globale et en exercera la gouverne. Les livrables finaux au niveau du contenu TI quant à eux, permettront au gestionnaire du RID de formuler les recommandations appropriées aux instances concernées. Les services du prestataire seront retenus afin d assumer le rôle d expert PACS et TI pour le Répertoire d Imagerie Diagnostique RUIS Montréal et RUIS McGill. Les services du prestataire seront retenus afin de contribuer à l élaboration de règles opérationnelles claires concernant, notamment, la sécurité des systèmes et des informations cliniques, le soutien aux utilisateurs et les niveaux de services, le financement des frais récurrents et l évolution des composantes du système. Il assure en complémentarité avec l administrateur RID PACS clinique, le soutien technique, niveau expert, pour les actifs communs du RID Montréal McGill et du PACS partagé de Montréal, incluant les engins d interfaces xdl. Cela représente plus de 93 établissements publics avec plusieurs fournisseurs différents dans des contextes technologiques complexes. Il assure les activités de recherche nécessaires à l identification et à l évaluation des ressources et des besoins. Il conçoit et propose les plans et programmes de développement en vue d assurer une planification adéquate du RID. Il fournit ses conseils relativement à l implantation ou à l amélioration du RID. Il peut participer aux différentes activités d enseignement et de formation. Page 1 sur 2

3 Il agit en support du TCR à la gestion des projets pour la réalisation et le déploiement des projets d informatisation relié au RID. Il assume également, au besoin, la responsabilité de la gestion des changements pour des actifs informationnels, qui sont déjà en opération. Il devra comprendre les particularités technologiques des PACS existants dans le réseau et être au fait des technologies existantes actuellement sur le marché. Il participera également aux activités d interopérabilité lesquelles visent à ce que les PACS du réseau deviennent acteur-consommateurs du registre XDS-i et puissent afficher les images des PACS alternatifs. Enfin, les activités requises inscrites à la planification devront être exécutées de sorte que le RUIS de l Université de Montréal et le RUIS de l Université McGill puissent bénéficier d un Workflow régional, et ce, conformément aux ententes avec nos partenaires. Suite à la publication de l appel d offres «TCR pour les services professionnelles d expert PACS et TI pour le Répertoire d Imagerie Diagnostique des RUIS Montréal et RUIS McGill», la firme Daniel Roberge a présenté l offre de services la plus avantageuse. Un engagement de 2 ans serait pris auprès du fournisseur Daniel Roberge pour la ressource présentée, pour un montant de $ avant taxes. Pour le financement de la gestion opérationnelle des Répertoires d Imagerie diagnostiques (RID et xdsi) du RUIS Montréal et du RUIS McGill, le MSSS nous invite à leur présenter une nouvelle demande au début de chaque année financière en tenant compte du rythme de mise en production du RID et, au besoin, d une réévaluation de ces frais d exploitation. Voir la lettre de M me Lise Verreault du 18 juillet 2011 à ce sujet. 5. CHEMINEMENT DU DOSSIER (ÉTAPES FRANCHIES ET À VENIR) : Appel d offres TCR dûment complété. 6. RECOMMANDATIONS : Autoriser le président-directeur général, M. David Levine, à signer le contrat avec la firme proposée et approuver l envoi d un bon de commande pour l engagement de la ressource recherchée afin de combler les besoins d expert PACS et technologie de l information du projet du Répertoire d Imagerie Diagnostique pour le RUIS Montréal et le RUIS McGill. PRÉPARÉE PAR : M me Johanne Leduc Date : 16 janvier 2012 AUTORISÉE PAR : M. Diamantino De Sousa Date : 16 janvier 2012 Page 2 sur 2

4 Formulaire d informations supplémentaires dans le cas d appel d offre (suivant les directives de la loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C- 65.1)) Renseignements sur l appel d offre : Date de publication : 25 novembre 2011 N o : TCR Objet : Services professionnels d un expert PACS et TI pour le répertoire d imagerie diagnostique des RUIS Montréal et McGill. Valeur estimé: $ Type d appel d offre: o Public o Sur invitation L ouverture des soumissions : Critères d attribution, méthodes d évaluation : o Prix o Prix ajusté le plus bas o Qualité-prix o Prix le plus bas parmi les fournisseurs qui ont atteint le niveau de qualité demandé o Qualité seulement Date : 13 décembre 2011 Lieu : 400 De Maisonneuve Ouest, bureau 300 Nombre de firmes ayant demandé le document : 11 Nombre et noms des firmes ayant soumissionné : : 5 : Dempton, Daniel Roberge, CGI, CIM, Daigle et associés : Composition du comité de sélection : Serge Laniel, Edith Laflamme, Raymond Carrier, Fresia Aguilera Décision du comité : Après évaluation et suite au calcul du prix ajusté le plus bas, le Fournisseur Daniel Roberge a obtenu la candidature recherchée. Les membres du comité de sélection recommandent à l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal l engagement du fournisseur et de la ressource Daniel Roberge. Merci de remplir ce formulaire en suivant les indications spécifiques prescrites au verso

5 Liste de contrôle : Aide-mémoire : o Le formulaire d informations supplémentaires o Le contrat o La réquisition de matériel o Le résultat de l appel d offre selon le cas o La recommandation du comité Éléments devant se retrouver sur les documents : o Inscription des coordonnées complètes (Nom de l intermédiaire aux achats, adresse, téléphone, télécopie etc.) du fournisseur sur le bon de commande manuel. o N o de TPS et TVQ Délibération et choix de la firme retenue : Veuillez rajouter en annexe la manière dont vous avez délibéré Les critères de votre évaluation qui vous ont permis de faire votre choix o Exemple de grille évaluation Qualité: Évaluation de la qualité Poids du critère Compagnie X Compagnie Y Critères Note obtenue 0 à 100 Note pondérée P & N Horaire 40% Qualité de service 20% Qualité de produit 20% Appréciation générale 20% o Exemple de grille d évaluation Prix : Soumissionnaires Prix / unité Remplacement Total Compagnie X 0,835 0,06 0,895 Compagnie Y 0,98 0,01 0,99 Compagnie Z 0,84 0,16 1 Compagnie Z' 0,94 0,12 1,06

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