Management des systèmes d informationd

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1 Management des systèmes d informationd Intranet, Groupware: : le bureau électronique. L émergence du bureau virtuel Organisation et technologies de l information. L intranet : son rôle et ses fonctionnalités. Le management à l ère du bureau virtuel.

2 Introduction. Datawarehouse ERP Intranet Extranet Internet

3 Contexte de l organisationl L organisation interne électronique. Les organisations actuelles recherchent : Productivité. Réactivité. Adaptativité. Transversalité. L intranet est un outil qui permet de répondre en partie à ces besoins

4 Organisation et TIC Organisation: Choix d une structure. Choix du degré de différenciation. Choix du degré de décentralisation. Choix des modes de coordination. Choix des modes de contrôle. Technologies de l information: Homogénéisation des procédures (consultation, application). Facilite l accès à l information (disponibilité, accessibilité). Facilite la communication (asynchrone, ubiquité). Réduit les asymétries d information (traçabilité) Réduit les coûts d agence (transparence). Modifie l espace-temps (travail désynchronisé,délocalisé).

5 TIC et espace-temps Même lieu Lieux différents Synchrone Réunion Téléphone Visioconférence Chat Asynchrone Courrier électronique Courrier électronique Groupware

6 Intranet, groupware. Intranet : variante de l'internet pour les réseaux privés d'entreprise. Utilisation des protocoles et des outils de l'internet dans les réseaux d'entreprise et la mise en oeuvre d'applications internes au format HTML, Java. Groupware : ensemble de logiciels et de technologies qui permet à un groupe d individus de travail ensemble dans des lieux différents. Lotus Notes est une application de groupware. Autre nom: Computer Supported Cooperative Work (CSCW).

7 Variété des tâches t collectives Génération (Mc Grath,, 1984) coopération Choix Génération d idées Recherche de sol. correcte Recherche de sol. préférée Génération de plans Contexte de performance Contexte de compétition Exécution conflit Conflit de pt. de vue Conflit d intérêt Négociation conceptuel opérationnel

8 Intranet : de plus en plus envisagé comme un portail d entreprise. d Exemple. Un exemple de portail d entreprise.

9 Intranet : portail d entreprise. d Définitions Portail d entreprise : accès unifié aux informations internes et/ou externes dont les sources peuvent être : le web, les applications métier. Portail décisionnel : en plus du précédent inclus l accès au datawarehouse ou aux datamarts Portail informationnel : diffuse de l information non structurées (communiqués de presse, dossier produits, revues internes, etc ).

10 Que trouve-t-on dans les Intranets? Présence & fonctions de l intranet Accès à 1 ou +sieurs Intranet(s) Information générale sur l entreprise Enquête auprès des salariés N= ,4% 84,7% Enquête auprès des entreprises N=505 70,1% 73,2% Information métier 53,4% 65,5% Base de connaissance 47,2% 51,1% Module de formation en ligne 22,1% 17,2% 2002, Observatoire Dauphine Cegos du e-management

11 Les fonctionnalités s de l intranetl Fonctionnalités de l intranet de votre entreprise Accès Internet Moteurs de recherche Agenda partagé Travail coll. à distance Ajout de docs à KDB Enquête auprès des salariés n= ,4% 67,9% 57,9% 59% 56,7% Enquête auprès des entreprises n= ,4% 59,6% 53,1% 55,4% , Observatoire Dauphine Cegos du e-management

12 Management et bureau virtuel Le management et le bureau virtuel. Utilisation de la messagerie électronique: outil de communication dont la pénétration augmente. Par jour 0 < à 5 6 à à à à à 50 > à 50 Messages reçus 0 % 18,4 % 27,6 % 21 % 14,8 % 10,7% 5,3% 2,1% Messages envoyés 0 % 28,4 % 32,2 % 18,5 % 11,4 % 6,3 % 2,7 % 0,6 %

13 Courrier électronique et communication Un outil très utilisé mais parfois mal maîtrisé: 37,7% des salariés déclarent recevoir trop de méls 39,8% des salariés déclarent recevoir trop de méls ne les concernant pas. Régulation de l outil: Charte d utilisation des TIC: 33,7% (enquête salariés) Charte d utilisation des TIC: 25,1% (enquête entreprises) 22,6 % des entreprises contrôlent systématiquement les méls. CIGREF: 84% des entreprises ont des règles d utilisation de la messagerie 26% ont un comité d éthique. 22% ont formalisé les règles d observation des messages. 6% des messages échangés concernent la vie privée et non les activités professionnelles (CIGREF).

14 Théorie de la richesse des médiasm Riche Face à face Téléphone Ecrit mél Pauvre

15 Collaboration, coordination et TIC Travail de groupe et réunions: Davantage de travail en groupe : 32,6% Les réunions sont: Moins fréquentes 19,6 % Mieux préparées 36,7 % Plus efficaces 29,4 % Plus courtes 18,5% Se prolongent dans des forums 11,3% Recherche prioritairement l informations / métiers auprès: D un collaborateur : 86 % Dans une base de connaissance : 61,8 % Annuaire électronique d experts: 14,2% Visibilité du planning des collaborateurs 37,7%

16 Circulation partage de l information l & TIC Amélioration de la circulation : Dans l entreprise: 71,7% Entre les collaborateurs de mon service: 65,7% Entre les membres d un groupe projet: 59,9 % Avec les partenaires extérieurs: 68,6% Avec ma hiérarchie: 50,7% Partage d information Je partage plus l information : 80% Je bénéficie d un partage d information supérieur 73,3%

17 Nature, volume du travail Perception des salariés Je traite plus d informations : 78 % Je passe plus de temps à classer l information : 45,1% J ai moins de tâches administratives à effectuer:17,6% Je suis plus disponibles pour mes collaborateurs:33,8% Je constate une diminution du nombre de niveaux hiérarchiques : 11,5% Conclusions