Lien GED depuis Office

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1 Produit(s)...: Cegid Bureau Expert N Version Produit(s)... : Cegid Expert Edition Septembre 2013 Date...: 14/09/2012 Mise à jour...: 23/01/2013 Lien GED depuis Office Sommaire INTRODUCTION SAUVEGARDER EN GED SAUVEGARDER DANS UN RÉPERTOIRE DE DÉPÔT OPTIONS OFFICE... 5 Note technique - Lien GED depuis Office Page 1 / 7

2 Introduction Le but de cette note technique est de décrire les paramétrages et procédures, permettant à partir de Microsoft Office Word, Excel et Outlook de sauvegarder le document, message dans la GED CEGID Expert ou dans un répertoire de dépôt GED. Le lien GED depuis Office est applicable à partir de Microsoft Office 2007 SP2. Note technique - Lien GED depuis Office Page 2 / 7

3 1. Sauvegarder en GED Dans Microsoft Office Word et Excel, en complément des onglets existants, vous avez un onglet CEGID comportant deux boutons, permettant de sauvegarder dans la GED Cegid Expert : - le document en format Original (docx, xslx ) - le document en format PDF. Dans Microsoft Office Outlook, en complément des onglets existants, vous avez un onglet CEGID comportant trois boutons, permettant de sauvegarder dans la GED Cegid Expert : - le(s) message(s) complet(s) (fichier MSG comportant le message + les pièces jointes) - les pièces jointes des messages - le message (sans les pièces jointes) en format PDF - La sauvegarde en PDF nécessite la présence dans Microsoft Office du Complément de Microsoft Office 2007 : «Enregistrement en PDF dans Microsoft». - Le document Office doit être préalablement enregistré sur le disque dur (faire nouveau document Office puis sauvegarder en GED ne fonctionnera pas). - Le module GED doit être sérialisée dans Cegid Expert. Cette sauvegarde ouvre la fenêtre permettant par la suite d enregistrer le document en GED. Si le Bureau Cegid Expert n est pas ouvert il y a une tentative d ouverture de l application. Note technique - Lien GED depuis Office Page 3 / 7

4 2. Sauvegarder dans un répertoire de dépôt Dans Microsoft Office Word, Excel et Outlook, en complément des onglets existants, vous avez un onglet CEGID comportant la partie «options GED distante», permettant de sauvegarder les documents, messages dans un répertoire de dépôts en lieu et place de la GED Cegid Expert. Vous devez sélectionner votre chemin de dépôt par l icône. Ensuite cocher afin de générer (via les options format original, message complet(msg) ) les documents, messages dans le répertoire de dépôt. La case à cocher et le chemin sont stockés en registre par utilisateur et par application Office. C'est-à-dire que si par exemple vous cochez l option dans Word, cette information sera conservée pour vos futures utilisations mais uniquement dans Word. Note technique - Lien GED depuis Office Page 4 / 7

5 3. Options Office Onglet CEGID dans Office L onglet CEGID dans Office est visible grace à la présence du complément «Cegid Expert Office Add-in» dans les options de Word, Excel et Outlook. Si l onglet CEGID n est pas présent dans Office Word et\ou Excel, vérifier la présence du complément «Cegid Expert Office Add-in». S il n est pas présent dans la liste des compléments, sélectionner «Compléments Com» et cliquer sur «atteindre». Note technique - Lien GED depuis Office Page 5 / 7

6 Cocher Le complément «Cegid Expert Office Add-in» et cliquer sur OK. Si le complément «Cegid Expert Office Add-in» n est pas présent revenir dans la liste des compléments, et dans gérer sélectionner «éléments désactivés» puis cliquer sur «atteindre». Sélectionner le complément et l activer. Avertissement de sécurité En ouverture d un document Office l onglet CEGID n est pas présent et vous avez le bandeau suivant : D activer le contenu fera apparaitre l onglet CEGID. Cela correspond dans l option Office à un paramétrage du centre de gestion de la confidentialité. Note technique - Lien GED depuis Office Page 6 / 7

7 Note technique - Lien GED depuis Office Page 7 / 7