COMMUNICATION : DEVOIR 1

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1 COMMUNICATION : DEVOIR 1 Dossier 1 Question 1 : Sélection des documents qui nécessitent une modélisation et précision des fonctionnalités de l application à utiliser Les documents qui nécessitent une modélisation sont les suivants : Bon de commande de fournitures de bureau Télécopie de commande Fiche de message téléphonique Devis envoyé à M. et Mme Briançon Courrier de convocation à la réunion mensuel des chefs d agence Courrier adressé à la Médecine du travail pour l obtention de rendez-vous pour visite médicale Réponse à la candidature spontanée Certificat de travail de M. Marcel Reçu pour solde tout compte de M. Marcel qui a quitté l entreprise le mois dernier Fiche de remboursement de frais Afin de modéliser chaque document, on utilisera l application Word et on enregistrera avec une extension «.dot»

2 Question 2 : Arborescence de tous les documents Service administratif et RH Document administratifs : Fournitures Liste des fournitures Bon de commande de fournitures de bureau Télécopie de commande de vêtements de travail Gestion administrative et commerciale Fiche de message téléphonique Demande de devis de M. et Mme Briançon Devis envoyé à M. et Mme Briançon Véhicules Courriel à Autovision PL pour la demande de rendez-vous pour le contrôle technique d un des camions Bordereau d envoi du chèque de paiement de l assurance véhicules Rapport d études sur le coût des contrats d entretien des véhicules Factures de cotisation annuelle d assurance des véhicules Fiche de remboursement de frais Réclamation Courrier de réclamation de M. Lilian Réponse au courriel de M. Lilian Gestion comptable Liste des chiffres d affaires des six derniers mois Facture du fournisseur Art Imprim Documents RH : Réunion Courrier de convocation à la réunion mensuel des chefs d agence Compte rendu de la réunion mensuelle des responsables d agence Gestion du temps Lettre de demande de congé de M. Vincent Décomptage horaire du temps de travail des salariés pour le calcul des salaires Planning des emplois du temps des chauffeurs Médecine du travail Courrier adressé à la Médecine du travail pour l obtention de rendez-vous pour visite médicale Courrier reçu de la Médecine du travail indiquant les dates de visites médicales Lettre de convocation à la visite médicale pour trois chauffeurs

3 Recrutement/ Embauche/ Départ Candidature spontanée pour un poste de chauffeur Réponse à la candidature spontanée Reçu pour solde tout compte de M. Marcel qui a quitté l entreprise le mois dernier Certificat de travail de M. Marcel Politique RH Diaporama de présentation de l entreprise

4 DOSSIER 2 Question 1 : Formulaire de demande de congé DEMANDE DE CONGÉ Nom du salarié : Prénom : Nombre de jours demandés : Nature du congé : Dates : Du Au Date de la demande : Signature du salarié AUTORISATION DE CONGÉ Nom du salarié : Prénom : Nombre de jours demandés : Nature du congé : Dates : Du Au Date de la réponse : Signature du responsable Solde après congé :

5 REFUS DE CONGÉ Nom du salarié : Prénom : Nombre de jours demandés : Nature du congé : Dates : Du Au Date de la réponse : Motif du refus : Signature du responsable Solde congé :

6 Question 2 : Procédure de mise en place ARTOIS DEMENAGEMENT Date : 10 Juin 2012 NOTE DE SERVICE N Objet : Rappel des règles de demande de congé En raison d une désorganisation au niveau des demandes de congés de tout type, il a été constaté à plusieurs reprises qu il y avait un nombre insuffisant de personne par équipe de déménagement pour assurer une prestation de qualité. Par conséquent, il convient de rappeler les règles de demande de congé. Les règles de prise de congés, conformément à la convention collective dont dépend l entreprise sont les suivantes : Congé annuel : la période des congés doit être portée à la connaissance des chefs d agence au moins deux mois à l avance et ne saurait être modifiée ; Pour les absences pour évènements familiaux (mariage, naissance, décès) : ces absences sont prises au moment où intervient l évènement et l autorisation d absence sera accordée sur présentation d un justificatif. La procédure à respecter est désormais la suivante : Demander le formulaire de demande/accord de congés auprès de l assistant(e) de gestion de chaque agence ; Renseigner précisément chaque rubrique : identification du salarié, dates de début et de fin de congés, nombre de jours ouvrables pris, nature du congé, justificatif à fournir ; Signer et dater la demande et la remettre au chef d agence pour accord Suite à cela, le chef donnera un avis favorable ou non et justifiera son refus. Assistante de gestion

7 Question 1 : Encart publicitaire DOSSIER 3