OpsMailmanager : la solution de référence pour la gestion des s dans Alfresco

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1 : la solution de référence pour la gestion des s dans Alfresco Les fonctionnalités d Comparatif avec Alfresco 3.2

2 Consultation de la base de documents depuis le client de messagerie Extraction des pièces jointes Outlook Implémentation de la fonction «glisser-déposer» des s Abonnement automatique des utilisateurs aux dossiers d Alfresco Mozilla Thunderbird Permet à l utilisateur de visualiser les métadonnées d un document dans le client de messagerie. Il peut ensuite décider s il désire télécharger le document ou non. Extraction des pièces jointes pour transformation et stockage dans des dossiers configurables. Supporte Outlook Express, 97 / 2003 / «glissez-déposez» des s dans un dossier pour un déplacement automatique dans la base de documents centrale Alfresco. Automatise le processus d abonnement d un utilisateur aux dossiers d Alfresco. Supporte Mozilla Thunderbird v2 ou plus récent. Permet de naviguer au sein de la base de documents sans avoir besoin de s identifier auprès d Alfresco. Très utile pour naviguer dans la base de documents à partir de périphériques mobiles avec une bande passante limitée. Permet aux utilisateurs de stocker et de gérer leurs pièces jointes de manière simple dans l applicatif Alfresco, fournissant ainsi une gestion de l information plus complète et plus compréhensible. Permet aux utilisateurs d Outlook de Expérience utilisateur améliorée par des actions simples ne nécessitant aucune formation. Les utilisateurs n ont pas à se préoccuper de paramétrer leur compte de messagerie pour chaque dossier d Alfresco qu ils souhaitent consulter. Permet aux utilisateurs de Thunderbird de Alfresco 3.2 génère ces documents en encapsulant les s à la volée à chaque fois que vous cliquez sur un dossier, ce qui ralentit fortement le système lorsque le nombre d utilisateurs augmente. Le client de messagerie interroge périodiquement et systématiquement le serveur Alfresco, ce qui impacte également la disponibilité. Alfresco 3.2 extrait chaque pièce jointe de chaque dans des dossiers séparés, entrainant ainsi une hausse rapide du nombre de dossiers pouvant causer des problèmes au niveau des performances de l applicatif si le nombre de pièces jointes est conséquent et rendre la navigation dans les fichiers plus lente et difficile. Alfresco 3.2 intègre cette même Alfresco 3.2 intègre cette même Alfresco 3.2 intègre cette même Alfresco 3.2 intègre cette même

3 Lotus Notes Connexion sécurisée Mise en cache des messages et des boîtes de réception Plug-in de nommage personnalisé Suppression des pièces jointes Supporte Lotus V8 ou plus récent. Connexion sécurisée à Alfresco via SLL. Mise en cache de toutes les boîtes de réception et de tous les messages dès leur première ouverture. Possibilité de personnaliser la convention de nommage des s dans la base de documents d Alfresco lors du paramétrage. Permet aux utilisateurs de supprimer les pièces jointes indésirables suivant certaines règles : schémas, métadonnées, logos... Permet aux utilisateurs de Lotus Notes de Permet de conserver la confidentialité des données. Améliore la disponibilité et la performance. Les clients ont des exigences différentes en ce qui concerne le nommage des s dans la base de documents d Alfresco. Le plug-in fournit une méthode de personnalisation des noms en correspondance avec les besoin du client, rendant l utilisation du système plus facile et plus intuitive, ainsi qu améliorant la recherche d s. Permet aux utilisateurs d économiser de l espace de stockage et d améliorer la performance d Alfresco, réduisant les coûts associés au stockage d informations. Alfresco 3.2 ne répond pas correctement aux requêtes de type MIME à partir du client de messagerie. Par exemple, un contenant simultanément un corps au format texte et en HTML affichera les deux versions et non pas uniquement le HTML. Les s avec des pièces jointes ne verront que celles-ci affichées et non le corps de l . Alfresco 3.2 ne supporte pas les connexions sécurisées à partir d un client de messagerie, ce qui peut être incompatible avec certaines règles de sécurité du système d information en place. A chaque accès à une boite de réception, Alfresco 3.2 charge les données depuis le disque. Ceci a pour conséquence l utilisation de mémoire et cause une charge supplémentaire au système. Alfresco 3.2 fournit seulement un nommage basique, constitué d une séquence de lettres et de chiffres (ex : abc, 123,...). Par conséquent, les noms sont sans signification pour l utilisateur final souhaitant effectuer des recherches efficaces. Alfresco 3.2, ne permet pas de libérer de l espace utilisé par les pièces jointes indésirables.

4 Support des versions 2.1 à 3.1 d Alfresco Extraction des pièces jointes au format ZIP Déplacement automatique des s dans les dossiers correspondants Identification automatique des doublons Plug-in de personnalisation de gestion des messages Fonctionne avec toutes les versions d Alfresco à partir de la version 2.1. Permet d extraire tous les documents contenus dans les pièces jointes au format ZIP dans leur format d origine. Déplacement automatique des s dans les dossiers correspondants (ex : dossier «sinistres», dossier «projet»...) dans l applicatif Alfresco selon les informations correspondantes telles que le destinataire ou l expéditeur du message ou toute information contenue dans l objet. Détecte automatiquement les s en double et agit en conséquence pour économiser de l espace de stockage. améliore ainsi la recherche dans Alfresco. Lors du paramétrage, possibilité de personnaliser la manière dont les messages sont traités par le système de classement automatique des s, suivant les exigences du client. Permet l utilisation de toutes les fonctionnalités de gestion des s d Alfresco sans avoir à migrer vers Alfresco 3.2. Simplifie la tâche des utilisateurs quant à l extraction et la sauvegarde manuelle de chaque document à partir d un fichier au format ZIP. Permet aux utilisateurs de classer rapidement et en toute sécurité plusieurs s dans un seul et même espace de stockage. déplace ensuite les fichiers automatiquement dans les dossiers correspondants. Véritable gain de temps pour les utilisateurs et amélioration de la fréquence et de la précision du classement des s. Permet d améliorer le travail collaboratif puisque les utilisateurs ne peuvent pas déplacer le même à plusieurs reprises. Améliore également la recherche dans Alfresco puisque l utilisateur ne récupère pas plusieurs exemplaires dans le résultat de sa recherche. Chaque client possède ses propres critères quant au classement automatique des s. L architecture plug-in d permet de répondre à un grand nombre d exigences pour un classement automatique personnalisé. Le système peut donc être configuré de façon à s adapter aux différentes gestions d s d entreprises. Les clients Alfresco ne souhaitant pas migrer sur la dernière version 3.2 ne peuvent pas obtenir la fonctionnalité de gestion des s incluse dans cette version. Ces clients pourront l obtenir sur leur version d Alfresco uniquement via.

5 Hiérarchisation personnalisée des dossiers par utilisateur s entrants compatibles avec Démarrer des workflows Alfresco à partir du client de messagerie Visualisation des documents depuis le client de messagerie Plug-in de nommage personnalisé des pièces jointes Chaque utilisateur peut définir au sein d Alfresco le dossier le plus important dans son compte de messagerie. Les s envoyés dans l applicatif Alfresco par SMTP sont compatibles avec le protocole standard et peuvent être consultés depuis tout client de messagerie. peut être utilisé pour démarrer des workflows dans Alfresco à partir du client de messagerie. Possibilité de consulter le document complet depuis le client de messagerie, et pas seulement les métadonnées. Possibilité de personnaliser la convention de nommage des pièces jointes extraites dans la base de documents d Alfresco lors du paramétrage. Permet une vue d ensemble plus claire et plus précise de la base de documents d Alfresco pour l utilisateur qui visualise uniquement les dossiers qui lui sont les plus pertinents. Les utilisateurs peuvent visualiser des s envoyés dans l applicatif Alfresco par SMTP depuis leur compte de messagerie. Les s entrants seront aussi classés automatiquement par le système. L utilisateur n a pas besoin de se connecter à l applicatif Alfresco pour démarrer un workflow. Permet aux utilisateurs de parcourir les documents dans la base d Alfresco et d ouvrir ceux-ci par un double-clic au sein du client de messagerie. Les clients ont des exigences différentes en ce qui concerne le nommage des pièces jointes dans la base de documents d Alfresco. Le plugin fournit une méthode de personnalisation des noms en correspondance avec les besoin du client, rendant l utilisation du système plus facile et plus intuitive., ce qui signifie qu il n y a aucune possibilité de visualiser un entrant par SMTP depuis un client de messagerie. dispose de cette fonction sur les clients de messagerie Thunderbird, Lotus Notes et Outlook 2003.

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