VII COMMANDES/LIVRAISONS 1 Création-Modification du bon de commande 2 Création-Modification du détail du bon de commande

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1 INTRODUCTION I - FONCTIONNALITES II LES TABLES III LE FICHIER DES ENGINS 1 Création-Modification d un engin 2 Suppression d un engin IV LES ORDRES DE TRAVAIL (OT) 1 Création-Modification du bon de commande 2 Saisie d une note (commentaire) pour un dossier 3 - Création-Modification du détail de l ordre de travail (OT) V LOCATIONS 1 Création-Modification du bon de location 2 Création-Modification du détail du bon de location VI LES STOCKS Création-Modification des références en stock VII COMMANDES/LIVRAISONS 1 Création-Modification du bon de commande 2 Création-Modification du détail du bon de commande VIII LES SORTIES 1 Création-Modification d un bon de sortie de stock 2 Création-Modification d une ligne de bon de sortie de stock IX LES ETATS X LES ALERTES XI LA SECURITE 1 Gestion des utilisateurs 2 Le droit d accès 3 Ré indexation de fichier XII LE PARAMETRAGE 1 - Imprimante 2 - Site XIII ANNEXE Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

2 INTRODUCTION Le présent document a pour objet de rappeler de façon aussi complète que possible toutes les règles de gestion inhérentes à ce logiciel (nombreuses du fait de la relative complexité de l activité transit) et de fournir aux exploitants un guide d utilisation. Toutefois, l utilisation pratique de GESTPARC est sous Windows et se veut donc «intuitive» (souris et convivialité des écrans) : nous insistons donc plus sur le fond du logiciel que sur sa forme. I FONCTIONNALITES Les grandes fonctionnalités assurées par GESTPARC sont les suivantes : - saisie contrôlée des engins - exploitation des engins (commande/livraison, bon de commande, bon de livraison, bon de sortie de stock ) - gestion des ordres de travails - gestion des stocks - gestion des conditions commerciales client (facturation spécifique) - états statistiques - gestion de la sécurité - outils d aide à l utilisation (recherche sélective d engins, recherche de commande, ) II LES TABLES L option TABLES permet de gérer toutes les tables de références utilisées dans l application GestFact afin d avoir une saisie simplifiée et contrôlée des différents éléments. - Client - Fournisseur - Pays - Agents - Services - Familles de références - Unité de mesure - Catégorie d engins - Type de panne - Marque d engins - Type de commande Elle permet également d intégrer dans la base de données locale, le fichier manifeste EDI format GestFact. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

3 Clients Donne les paramètres de chaque client : code, nom, adresse, N de téléphone, fax, , personne à contacter et activité. Liste de tous les clients saisis dans le module, tri possible par code client et téléphone client. - La mise à jour d un client (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table client Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

4 Fournisseurs Liste les paramètres de chaque fournisseur : code, nom, adresse, N de téléphone. Base de tous les fournisseurs saisie dans le module, tri possible par code fournisseur et téléphone fournisseurs. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

5 La mise à jour d un client (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table fournisseurs. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

6 Pays Base de tous les pays saisis dans le module. Permet aussi de spécifier pour chaque agent son pays de provenance. La mise à jour d un pays (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table pays. Agents Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

7 Table de référence de tous les agents saisis dans le module ; tri possible par le matricule ou le service de l agent. La mise à jour d un agent (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table agent. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

8 Services Liste tous les services saisis dans le module. Donne les paramètres du service : code et libellé. Permet de spécifier également pour chaque agent le service auquel il appartient. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

9 La mise à jour d un service (nouveau et modifier) donne accès à la fiche table service suivante. Famille de références Table des familles et de sous-famille associée. Permet de regrouper les différents engins en famille tout en listant les familles saisies dans le module. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

10 Remarque : Ici il faut dire qu une famille de référence est associée à une sous-famille ; par conséquent une fois la saisie de la sous-famille est faite il faut renseigner les différentes sous-familles qui lui sont associées via le bouton «sous-famille». La saisie et mise à jours des sous-familles se fait de même manière que la famille. La mise à jour d une famille de référence (nouveau et modifier) donne accès à la fiche table famille de référence suivante : Ici il est à noter que le code famille est généré automatiquement. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

11 Unité de mesure Donne les paramètres de l unité de mesure : code et libellé. Permet de spécifier pour chaque engin référencé en stock son unité de mesure. La mise à jour d une unité de mesure (nouveau, modifié) donne accès à la table des unités de mesure. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

12 Catégories d engins Base des différentes catégories d engins existant dans le système. Ces engins sont saisis à travers leurs codes, libellés et le calcul de TVA sur l engin correspondant. La mise à jour d une catégorie d engin (nouveau modifier) donne accès à la table de catégorie d engins suivant : Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

13 Type de pannes Donne les paramètres du type de panne : code et libellé. Liste de toutes les catégories de panne saisies dans le système. La mise à jour d une catégorie de panne (nouveau modifier) donne accès au fichier des catégories de panne suivante : Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

14 Marques d engins Base de toutes les marques d engins. Donne les paramètres de la marque de l engin : code et libellé. Permet de spécifier pour chaque engin enregistré sa marque. La mise à jour de marque d engin (nouveau modifier) donne accès à la table marque d engin suivante : Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

15 Type de commande Donne les paramètres du type de commande : code et libellé. Permet de spécifier pour chaque commande son type. La mise à jour d un type de commande (nouveau modifier) donne accès à la table type de commande suivante : Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

16 Opération sur engins Base des opérations effectuées sur un engin ; Donne les paramètres de l engin : code et libellé. Permet de spécifier pour chaque ordre de travail l engin sur lequel l opération a lieu. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

17 III LE FICHIER DES ENGINS Le fichier des engins permet de lister tous les engins dans le système On accède à la saisie d un nouvel engin à travers l option «ENGINS» du menu principal. Cette table se présente comme suit : On peut alors : créer un nouvel engin modifier un engin existant supprimer un engin existant sélectionner un engin sur lequel on effectue un ordre de travail (OT) effectuer une recherche automatique selon une clé de tri en haut de la table. Remarque Il est possible de trier les engins suivant un certain nombre de paramètres (N engin, immatriculation, type ) juste en cliquant sur le paramètre voulu en haut à gauche de la table) permet également de renseigner le début de la valeur recherchée pour un accès immédiat au(x) engin(s) correspondant. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

18 Cette option de recherche rapide dans une table (sélection d un critère de tri saisie d une valeur recherche) se retrouve sur les principales tables de GESTPARC : nous n y reviendrons donc pas. 1) Création Modification d un engin A la demande de création (ou modification) d un engin, on accède à l écran suivant qui constitue la fenêtre de création (ou modification). A noter que les 2 boutons «valider» et «annuler» qui figurent à droite de l écran n apparaissent qu à la création (ou modification) d un engin et permet de valider un nouvel enregistrement ou une modification effectuée. On peut préciser les points suivants : - pour tous les champs contrôlés dans une table, un bouton «F1» apparaît sur la fenêtre lorsque le curseur se positionne sur le dit champ (voir ci-dessus la zone «service»). Cliquer alors sur le bouton ou appuyer sur la touche «F1» permettant d accéder à la table associée ; 2) La suppression d un engin Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

19 A la demande de suppression d un engin, sélectionner l engin correspondant puis cliquer sur le «bouton supprimer» et c est fait. Faut-il noter que toute action de suppression d un engin se fait de la même manière et par conséquent nous n y reviendrons plus. IV) L ORDRE DE TRAVAIL (OT) Cette fenêtre permet de saisir les différents ordres de travaux effectués sur un engin et les détails de celui-ci. La création d un ordre de travail se fait par l option «ORDRE DE TRAVAIL» des lors on se trouve en face d une fenêtre qui constitue la gestion des ordres de travails ; où nous avons en haut la liste des ordres de travail puis en bas à gauche le détail des OT et enfin à droite la liste des sorties. On peut alors : o Créer un nouvel ordre de travail o Modifier un ordre de travail existant (option inactif) o Supprimer un ordre de travail existant (option inactif) o Imprimer une fiche OT vierge comme remplie (option inactif) Remarque Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

20 Tous les boutons sont pratiquement inactifs sur cette fiche parce qu avant de faire toute action il faut saisir au moins un ordre de travail pour que ces différents boutons soient actifs. Une fois cela est fait vous avez la possibilité de saisir les détails des OT ainsi que le bon de sortie. 1) Création Modification d un ordre de travail A la demande de création (ou modification) d un ordre de travail, on accède à l écran suivant qui constitue la fenêtre de création (ou modification). A noter que les 2 boutons «valider» et «annuler» qui figurent à droite de l écran n apparaissent qu à la création (ou modification) d un engin vous permettent de valider le nouvel enregistrement ou modification effectué. On peut préciser les points suivants : - pour tous les champs contrôlés dans une table, un bouton «F1» apparaît sur la fenêtre lorsque le curseur se positionne sur le dit champ (voir ci-dessus la zone «service»). Cliquer alors sur le bouton ou appuyer sur la touche «F1» permet d accéder à la table associée. 2) Saisie d une note (commentaire) pour un dossier Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

21 Afin de mémoriser les éventuels problèmes rencontrés dans la gestion d un OT, il a été prévue la possibilité de saisir une (ou plusieurs) note associée à cet ordre de travail. Ainsi, à l ouverture du dossier d un client sujet à suspicion par exemple, on peut immédiatement connaître ses antécédents (à condition bien sûr que cette option de saisie de note soit utilisée avec attention ). 3) Création Modification du détail de l OT A la demande de création (ou modification) du détail d un ordre de travail, on accède à l écran suivant qui constitue la fiche de création (ou modification). A noter que les 2 boutons «valider» et «annuler» qui figurent à droite de l écran n apparaissent qu à la création (ou modification) d un détail d intervention et vous permettent de valider le nouvel enregistrement ou modification effectué. On peut préciser les points suivants : - pour tous les champs contrôlés dans une table, un bouton «F1» apparaît sur la fenêtre lorsque le curseur se positionne sur le dit champ (voir ci-dessus la Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

22 zone «intervenant»). Cliquer alors sur le bouton ou appuyer sur la touche «F1» permet d accéder à la table associée. V) LOCATION Ici il s agit de l enregistrement des bons de location d engin que la structure effectue à un client ainsi que ces détails. La création d un bon de location se fait par l option «LOCATIONS» du menu principal. Dès lors on se trouve en face d une fiche qui constitue la gestion des bons de location et de ces détails. On peut alors : o créer un bon de location d engin o Modifier ou supprimer un bon existant (option inactif) o Imprimer un bon de location d engins Remarque Ici tous les boutons sont inactifs sauf «Nouveau» sur le bon de location. Ce qui voudrait dire que vous devrez enregistrer au moins un bon de location pour que les boutons du détail puissent s activer. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

23 1) Création Modification d un bon de location A la demande de création (ou modification) d un bon de location, on clique sur le bouton correspondant et on accède à la fenêtre suivante qui constitue la fiche de bon de location. A noter que les deux boutons «valider» et «annuler» qui figurent à droite de l écran n apparaissent qu à la création (ou modification) d un bon de location et vous permettent de valider le nouvel enregistrement ou modification effectué. On peut préciser les points suivants : - pour tous les champs contrôlés dans une table, un bouton «F1» apparaît sur la fenêtre lorsque le curseur se positionne sur le dit champ (voir ci-dessus la zone «Client»). Cliquer alors sur le bouton ou appuyer sur la touche «F1» permet d accéder à la table associée. - Une fois un bon de location est saisi, les boutons du détail du bon deviennent actif ainsi on pourra saisir un nouveau «bouton Nouveau» détail du bon de location et y faire les mises à jours correspondantes dans la partie du détail du bon de location. 2) Création Modification du détail du bon de location A la demande de création (ou modification) d un bon de location, on clique sur le bouton correspondant et on accède à la fenêtre suivante qui constitue la fiche de bon de location. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

24 A noter que les deux boutons «valider» et «annuler» qui figurent à droite de l écran n apparaissent qu à la création (ou modification) d un bon de location et permettent de valider le nouvel enregistrement ou modification effectué. On peut préciser les points suivants : - pour tous les champs contrôlés dans une table, un bouton «F1» apparaît sur la fenêtre lorsque le curseur se positionne sur le dit champ (voir ci-dessus la zone «Numéro Engin»). Cliquer alors sur le bouton ou appuyer sur la touche «F1» permet d accéder à la table associée. En cliquant ou en appuyant «F1» vous obtenez la fiche suivante qui constitue la fiche sélection d engin. - Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

25 VI) STOCKS Cette fiche permet de lister dans un premier temps les différentes familles et sousfamilles des engins existants dans le système puis en second temps faire la saisie et mise à jours des références de stock d engins dans notre garage. La création d un nouveau stock se fait par l option «STOCKS» du menu principal. Dès lors on accède la fenêtre qui constitue la fiche des stocks. On peut alors : o Créer une nouvelle référence de stock ; o Modifier/ supprimer une référence de stock existante (option inactif) o Sélectionner une référence de stock existante (option inactif) Remarque Les options de modification de stock et suppression ne sont pas activées pour des raisons de sécurité (vous pouvez les utiliser qu après avoir saisie au moins une référence de stock ) Création Modification des références en stock A la demande de création (ou modification) d une référence de stock, on clique sur le bouton correspondant et on accède à la fenêtre suivante qui constitue la fiche de saisie des références en stock. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

26 A noter qu on rempli la fiche correspondant et on la valide en cliquant sur le «bouton valider» ou sur le «bouton annuler» pour annuler et fermer cette fiche. VII) COMMANDES/LIVRAISONS Ici il s agit de l enregistrement des bons de commande d engin que la structure effectue auprès d un fournisseur ainsi que ces détails. La création d un bon de commande se fait par l option «COMMANDES/LOCATIONS» du menu principal. Dès lors on accède à la fiche qui constitue la fiche des bons de commandes et de ces détails. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

27 On peut alors : o Créer un nouveau bon de commande o Modifier / Supprimer un bon de commande existant (option inactif) o Livrer une commande effectuée (option inactif) o Réceptionner une commande livrée (option inactif) o Imprimer un bon de commande. Remarque Une commande, lorsqu elle est passée auprès du fournisseur, celui-ci la livre en fonction de la quantité disponible du matériel correspondant et c est à celui qui va réceptionner de tenir compte des mises à jours à effectuées au niveau de la réception (quantité livrée) afin de s assurer que la commande a été livré en totalité ou pas. 1) Création Modification du bon de commande A la demande de création (ou modification) d un bon de commande, on clique sur le bouton correspondant et on accède à la fenêtre suivante qui constitue la fiche de saisie des bons de commandes. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

28 A noter qu on rempli la fiche correspondant et on la valide en cliquant sur le «bouton valider» ou sur le «bouton annuler» pour annuler et fermer cette fiche. 2) Création Modification du détail du bon de commande A la demande de création (ou modification) du détail du bon de commande, on clique sur le bouton correspondant en bas de la fiche et on accède à la fenêtre suivante qui constitue la fiche de saisie des détails du bon de commandes. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

29 A noter qu on rempli la fiche correspondant et on la valide en cliquant sur le «bouton valider» ou sur le «bouton annuler» pour annuler et fermer cette fiche. VIII) LES SORTIES Dans cette partie, il s agit de saisir tous les bons de sorties de stock ainsi que leurs détails. Pour faire une saisie/mise à jours de bon de sortie de stock, on clique sur l option «SORTIES» du menu principal puis sur «saisie/mise à jours» et on accède à la fiche qui constitue la fiche de bon de sortie de stock. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

30 On peut alors : o Créer un nouveau bon de sortie de stock o Modifier / Supprimer un bon de sortie de stock existant (option inactif) o Imprimer un bon de sortie de stock (option inactif) o Dupliquer un détail de bon de sortie (option inactif) 1) Création Modification du bon de sortie de stock A la demande de création (ou modification) d un bon de commande, on clique sur le bouton correspondant et on accède à la fenêtre suivante qui constitue la fiche de saisie des bons de commandes. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

31 A noter qu on rempli la fiche correspondant et on la valide en cliquant sur le «bouton valider» ou sur le «bouton annuler» pour annuler et fermer cette fiche. 2) Création Modification d une ligne de bon de sortie de stock A la demande de création (ou modification) d un bon de commande, on clique sur le bouton correspondant et on accède à la fenêtre suivante qui constitue la fiche de saisie des bons de commandes A Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

32 noter qu on rempli la fiche correspondant et on la valide en cliquant sur le «bouton valider» ou sur le «bouton annuler» pour annuler et fermer cette fiche. IX) LES ETATS Il s agit dans cette partie de l impression des états respectifs. Ce sont : - Etat périodique des ordres de travail (OT) sur engins ; - Etat périodique des locations engins ; - Etat des engins par services ; - Etat des engins acquis par type ; - Etat théorique du stock ; - Etat des références en stock d alerte - Etat des commandes en cours; - Etat périodique des consommations par engin ; - Etat périodique des consommations par type d engin ; - Etat des livraisons stock sans facture fournisseur ; - Etat des livraisons stock avec facture fournisseur ; - Etat des dépenses par engin ; - Etat des dépenses par type OT; - Etat périodique des bons de sortie. X) LES ALERTES Il s agit dans cette partie de lister les différents engins dont l assurance ou la visite technique ou encore l entretien sera échu dans moins d une semaine. Dès lors, l on vous seulement la possibilité de consulter cette fiche et de l imprimer en cas de besoin. - Liste des engins avec assurances échues dans moins de 7 jours Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

33 - Liste des engins avec visite technique dans moins de 7 jours Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

34 - Liste des engins avec entretiens échues dans moins de 7 jours XI) LA SECURITE Cette fiche permet de définir les comptes utilisateurs qui seront autorisés à l application (nom, prénom), ainsi que les droits d accès applicatifs liés à chaque utilisateur. On y accède par l option «SECURITES» du menu principal. Cependant cette tâche est strictement réservée à l administrateur du système. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

35 On peut alors : - Créer un nouvel utilisateur - Modifier ou Supprimer un utilisateur existant dans le système - Donner un droit d accès à cet utilisateur via le bouton «Droits d accès» 1) La gestion des utilisateurs A la création/modification d un utilisateur on clique sur le bouton correspondant et on accède à la fiche qui constitue la «Fiche Utilisateur». On renseigne convenablement les champs correspondants puis on valide pour enregistrer cet utilisateur ou «Annuler» pour annuler la saisie en cour. NB : La suppression d un utilisateur est très simple, il suffit de sélectionner l utilisateur en question et cliquer sur le bouton «droits d accès» et supprimé d abord le droit de celui-ci ensuite revenir sur la fiche utilisateur pour le supprimer (l utilisateur). Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

36 2) Le droit d accès Dans cette partie que l administrateur définit les droits d accès applicatifs liés à chaque utilisateur, on y accède par l option : SECURITE Utilisateur Droits d accès ; ce qui constitue la fiche de «droits d accès d un utilisateur» Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

37 3) Ré indexer un fichier Option de maintenance de la base de données de l application qui permet de reconstituer les index des fichiers de la base de données de l application. Option à lancer périodiquement, afin de : - garantir une rapidité toujours constante malgré l augmentation de la taille des fichiers. - Réparer ponctuellement un fichier index corrompu (mauvaise sortie du programme, incident réseau ou matériel) Cette option ne doit être lancée que si aucun autre utilisateur n est connecté à l application. NB : On accède à cette possibilité par l option «SECURITES» du menu principal. XII) LE PARAMETRAGE 1) Imprimante Prend en compte l imprimante par défaut connecté sur la machine sur laquelle est installée l application. 2) Site Cette fiche permet de saisir le site sur lequel l on est en ce moment, enregistre les paramètres code de site, localisation, taux horaire de main d œuvre. Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

38 XIII ANNEXE Quelques états 1) Etat périodique des ordres de travail OT sur engins 2) Etat périodique des locations d engins Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

39 Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

40 3) Etat Théorique du stock Créé par WEBTECH-COPYRIGHT

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