Organiser une manifestation

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1 Organiser une manifestation Bals, concerts, spectacles, représentations théâtrales, expositions, loteries, tombolas etc L organisation d une manifestation est un moment particulièrement important dans la vie d une association. Elle est très réglementée afin de sécuriser au maximum l évènement et d encadrer la responsabilité de l association et de ses dirigeants. Des démarches doivent être effectuées par l organisateur avant, pendant et après la manifestation. Avant la manifestation : Etablir un rétro planning bien en amont afin de ne rien oublier! - Donner priorité aux questions de sécurité. Parce qu elle se déroule souvent dans un lieu ouvert au public, la sécurité est primordiale. C est pourquoi il est essentiel de prévenir la police et la gendarmerie. Si la mairie ou la préfecture vous ont accordé une autorisation, les forces de l ordre ne peuvent s opposer à l organisation du spectacle. Pour certains spectacles, il est préférable de travailler avec les forces de l ordre et le fait de les prévenir, de donner des indications sur le déroulement de la manifestation, permet de prévoir les risques éventuels et de mettre en place les réponses adaptées. - Bâtir un budget prévisionnel. (Voir fiche budget). - dget_previsionnel_manifestation.pdf - Définir une stratégie de communication La réussite d une manifestation dépend en partie d une communication efficace. - Courriers. - Affiches / Plaquettes («tract(s)» ou «flyer(s)»). - Information des organes de presse : communiqués, dossiers, conférence de presse. - Tous supports Internet : site, blog, newsletter, petites annonces en ligne sur sites spécialisés, réseaux sociaux, (A prioriser afin de limiter les supports papiers). - Radio, télévision Sur tous les documents, penser à favoriser le co-voiturage! ( - Prendre connaissance de la réglementation. La réglementation met l accent sur la sécurité des biens et des personnes. Toute manifestation sur la voie publique doit faire l objet de déclarations préalables et de demandes d autorisations. Des règles spécifiques existent pour l organisation de manifestations sportives et de spectacles vivants (voir pages 6 et 7) Si une manifestation a lieu sans avoir été déclarée, elle devient juridiquement un attroupement pouvant être dissous et les organisateurs encourent jusqu à six mois d emprisonnement et d amendes. 1

2 L organisateur d une manifestation qui accueille du public dans un endroit clos, même partiellement est soumis au règlement de sécurité imposé par la réglementation des ERP (Etablissements Recevant du Public) S il existe un risque particulier d accident, l organisateur doit mettre en place un dispositif prévisionnel de secours (DPS). - Prévenir La Compagnie d assurance à laquelle l association est affiliée Il est obligatoire de souscrire une assurance responsabilité civile organisateur (RCO) couvrant les dommages occasionnés à la salle, aux biens et aux personnes. Cette assurance doit inclure la période de montage et de démontage. Pour le matériel de son, d éclairage et scénique, il est possible de souscrire une assurance tous risques matériels qui couvrira tous bris, destructions ou pertes soudaines et fortuites des biens assurés. Lorsque les frais engagés sont importants, une assurance annulation peut être nécessaire. Il est possible de s assurer pour les frais engagés irrécupérables : - suite à un cas de force majeure (événement imprévisible, irrésistible extérieur à l assuré), - suite à un cas fortuit (accident), - en cas d indisponibilité des personnes indispensables, - en cas d intempéries. La SACEM Quinze jours au moins avant la manifestation (spectacle divers, concert, récital, gala, bal, même gratuit), demander à la Sacem l autorisation d utilisation en public d oeuvres de son répertoire. La Sacem adresse alors un contrat qui permet de bénéficier d une réduction de 20 % sur le tarif applicable. Si la manifestation ne comprend aucune œuvre du répertoire de la Sacem (ou d une société étrangère ayant avec la Sacem un accord de représentation réciproque), il n y aura aucune redevance à payer. - Passer contrat avec les intervenants et les artistes Penser à signer les contrats avec les intervenants et artistes si possible trois mois à l avance et à les déclarer. Depuis le 1 er janvier 2004, les organisateurs occasionnels doivent obligatoirement passer par le GUSO (Guichet unique du spectacle occasionnel : pour les déclarations sociales liées aux spectacles. Pendant la manifestation : Veiller à la sécurité du public et des artistes À partir de l heure d ouverture des portes au public, l organisateur a la responsabilité de la sécurité dans l enceinte du spectacle, mais aussi dans un rayon de 50 mètres autour de l entrée. Il peut ainsi être tenu pour responsable des tapages nocturnes, dégradations ou actes de vandalisme se produisant à la sortie du spectacle. Il peut faire appel à un service d ordre et recourir à un service de gardiennage pour protéger les biens qui lui sont confiés. 2

3 Tenir une billetterie Tout spectateur qui se présente dans un établissement de spectacle comportant un prix d entrée, doit être porteur d un billet, délivré avant l entrée dans cet établissement ou avant l accès au lieu du spectacle (Code général des impôts). Le billet constitue un contrat formé entre le spectateur et le producteur ou diffuseur du spectacle, par lequel ce dernier s engage à présenter au spectateur un spectacle dans les conditions précisées sur le billet. Le billet est obligatoire lorsque le spectacle est payant. Pour les spectacles entièrement gratuits, un billet n est pas nécessaire mais conseillé. Un billet doit être délivré au spectateur invité et la mention de gratuité devra apparaître sur le billet. Deux types de billets : les billets informatisés, issus d un distributeur automatique et imprimés ; les billets manuels, extraits d un carnet à souches. Le billet comporte obligatoirement deux parties, voire trois en cas de billetterie manuelle. L une est retenue au contrôle, l autre reste entre les mains du spectateur. Chacune de ces parties, ainsi que la souche dans le cas d utilisation de carnets, doit obligatoirement comporter les mentions suivantes : le nom de l établissement ; le numéro d ordre du billet (les billets doivent être numérotés suivant une série ininterrompue et utilisés suivant leur ordre numérique) ; la catégorie de places ; le nom du fabricant ou de l importateur des billets ; le prix global payé par le spectateur ou la mention de la gratuité. Par ailleurs, les billets doivent mentionner le numéro de la licence de l un au moins des entrepreneurs de spectacles vivants qui produisent ou qui diffusent le spectacle. Outre ces mentions décrites précédemment, les billets doivent indiquer la séance pour laquelle ils sont valables s ils sont vendus en abonnement ou en location. Tenir un stand buvette L exploitation d un débit de boissons occasionnel nécessite d obtenir une autorisation auprès de la mairie de déclarer l ouverture du débit de boissons à la recette locale des impôts et de régler le montant éventuel de la taxe spéciale. Il existe deux licences pour les débits de boissons temporaires. La licence de 1 re catégorie (sans alcool) concerne les boissons du premier groupe : eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentés, limonade, sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat, etc. La licence de 2 e catégorie autorise la vente à consommer sur place des boissons du deuxième groupe : vin, bière, cidre, hydromel, poiré, vin doux naturel, comportant de 1 à 3 degrés d alcool. L obtention des licences 1 et 2 est gratuite. Ces autorisations sont limitées à 5 par an et par association, seules les associations sportives peuvent obtenir l autorisation d ouvrir jusqu à dix buvettes temporaires où elles peuvent offrir des boissons des trois premiers groupes. Soyez éco-responsable, pensez à utiliser des gobelets réutilisables pour vos manifestations. Réutilisables 150 fois, ils sont prêtés gratuitement aux associations par le Conseil général pour une commande d au moins 500 gobelets (se renseigner auprès du service communication) 3

4 Mettre en place une restauration 2 types de restauration : «à consommer sur place» ou de type «restaurant». Pour les licences «restaurants» - La «petite licence restaurant» (gratuite) permet de servir, pour consommer sur place des boissons du premier groupe (sans alcool) et du deuxième groupe (fermentées non distillées) - La «grande licence restaurant» (payante) permet de servir pour consommer sur place, l ensemble des boissons des quatre groupes. Respecter des normes d hygiène concernant le transport, la conservation des aliments et la préparation des repas où il sera nécessaire de mettre en place des circuits séparés dans les locaux en distinguant les secteurs «propre» et «sale», «chaud» et «froid». (Voir textes : décret du 26 avril 1991, arrêté du 09 mai 1995, arrêté du 20 juillet 1998). Toujours dans une démarche éco-responsable, se rendre à l adresse Internet ( favorisez les produits locaux et issus de l agriculture biologique. Pensez également à minimiser la quantité de vaisselle jetable et à installer des containers pour le tri des déchets. Après la manifestation : Le calendrier des déclarations et des paiements Dans les huit jours suivants Renvoyez les imprimés aux organismes sociaux accompagnés du montant de la cotisation. - à l URSSAF, - au GRISS (gestion administrative et comptable pour la retraite et la prévoyance), - à l ASSEDIC, - à l AFDAS. - Congés spectacles ( Renvoyer l imprimé de déclaration de recettes aux impôts de la ville de résidence de l organisateur. Retourner à la SACEM l état des recettes et des dépenses en joignant le programme des recettes exécutées. Etablir un bordereau des recettes à partir des carnets à souche de billets. Faire les comptes et établir un compte de résultat de l opération. 1 mois après Régler le montant des droits d auteur à la SACEM. En janvier février de l année suivante Compléter la DADS qui récapitule les cotisations versées ainsi que les salaires perçus dans l année. Elle est à retourner avant le 31 janvier de l année suivante. La fiscalité des manifestations Les recettes de six manifestations organisées dans l année (bals, lotos, kermesse, concerts ), qui n entrent pas dans l objet de l association et qui sont au profit exclusif de l association sont exonérées de TVA et de l impôt sur les sociétés. Les rémunérations des personnes recrutées à cette occasion sont exonérées de taxe sur les salaires. Une comptabilité précise des recettes et dépenses relatives à chaque manifestation doit être tenue. Les taxes sur les spectacles Les organisateurs de spectacles à entrées payantes (dont les manifestations sportives) sont redevables d une taxe particulière : l impôt sur les spectacles. Dans le domaine sportif, certaines activités sportives sont exonérées. 4

5 Bilans Proposer une réunion de bilan avec l ensemble des membres de l association. Les remercier. Remercier les partenaires. Adresses utiles Congés spectacles 7 rue du Helder PARIS CEDEX 9 Tel : Sources Direction des services fiscaux Mme Christine MAMPRIN 108 Bd Carnot Agen Cedex GUSO TSA LYON CEDEX 20 Site de l IRMA «Fiches pratiques» ( Revue Juris Association N 416 Organisation de manif estations «Jour de fête» Guide pratique de l organisateur édition 2010 (Collection Aquitaine Sport Pour Tous) Informations pratiques Stratégie de communication J-3 mois à plus si nécessaire : élaboration du plan de communication, mettre en ligne le plus tôt possible. Communication 1 mois avant Tirage des outils de publicité 3 mois avant Informer la presse, réseaux sociaux. Conception des documents, mise en ligne sur réseaux sociaux. Jour J Accueillir la presse, remettre des dossiers de presse, se rendre disponible. J 3 jours Rappel auprès de la presse J- 8 jours tractage J - 15 jours passage radios locales, réseaux sociaux. Envoi par courrier et , invitations presse, Conférence de presse, remise des dossiers de presse Affichage, réseaux sociaux, tractage. 5

6 Réglementation des ERP Demande d autorisation d occupation du domaine public : La demande doit être faite deux mois avant la manifestation à la mairie où va se dérouler la manifestation.ce dossier est ensuite transmis par le maire à la commission consultative départementale de la protection civile qui choisira ou non de visiter les installations avant leur ouverture. Le maire notifie sa décision après avis de la commission. Accueillir, la presse, remettre des dossiers de presse, se rendre disponible. L installation d un chapiteau est soumise à l autorisation du maire. Le courrier devra préciser le lieu, la date, la capacité d accueil et les caractéristiques techniques du chapiteau. Tout spectacle doit être autorisé par le maire. L autorisation peut être refusée pour différents motifs : nonrespect de la sécurité publique (lieu, salles non conformes...) de l ordre public, de la législation... L obtention de cette autorisation implique que la salle ait une habilitation ERP (établissement recevant du public) et/ou ait fait l objet d une visite par une commission de sécurité. Certains spectacles ou impératifs techniques nécessiteront d autres formalités administratives, on peut citer : les interdictions de circuler ou de stationner (mairie) ; les implantations de calicots ou de panneaux sur la voie publique (mairie) ; l usage d une sonorisation sur la voie publique (mairie ou préfecture) ; l installation d un chapiteau (mairie et préfecture) : le courrier devra préciser le lieu, la date, la capacité d accueil et les caractéristiques techniques du chapiteau. Dispositif prévisionnel de secours : Il est confié obligatoirement depuis le 1 er janvier 2007 à une association de sécurité civile ayant obtenu un agrément de type D13. Tout DPS doit faire l objet d une demande écrite et signée par l organisateur à l association civile «prestataire». Dans les petites salles, la présence d un service de secours n est pas obligatoire. Il est toutefois nécessaire de tenir à la disposition du régisseur la liste des numéros d urgence et une trousse de premiers secours. Pour les rassemblements importants, il est indispensable de disposer d une infirmerie qui pourra accueillir des secouristes ou, plus simplement, de solliciter la Croix-Rouge et de faire appel aux pompiers. À partir de l heure d ouverture des portes au public, l organisateur a la responsabilité de la sécurité dans l enceinte du spectacle, mais aussi dans un rayon de 50 mètres autour de l entrée. Il peut ainsi être tenu pour responsable des tapages nocturnes, dégradations ou actes de vandalisme se produisant à la sortie du spectacle. Service d ordre Le service d ordre est requis pour la sécurité des artistes, des techniciens, du public dans l enceinte du spectacle, du matériel de scène et des régies, des véhicules affectés à la réalisation du spectacle, des guichets et des recettes. Les activités de la sécurité sont des professions réglementées (loi n du 12 juillet 1983). Un m ois avant la date prévue, les organisateurs de manifestations culturelles dont le public et le personnel dépassent les personnes sont tenus de déclarer à la mairie la mise en place d un service d ordre. Cette déclaration doit préciser : le nom et les coordonnées de l organisateur, la nature de la manifestation, la date et l heure, la capacité d accueil du lieu, le nombre de personnes concourant à sa réalisation, le nombre de spectateurs attendus, le détail du service d ordre et des mesures de sécurité prévues. Les entreprises de sécurité ne peuvent exercer leur activité qu après avoir obtenu une autorisation administrative. Cette autorisation, qui ne leur confère aucun caractère officiel, doit être mentionnée sur tous les documents émanant de ces entreprises. Si l organisateur emploie lui-même directement des agents de sécurité, il est considéré comme une entreprise qui dispose «d un service interne chargé d une activité de surveillance...» et doit, à ce titre, se conformer à la 6

7 réglementation des «entreprises de sécurité et de gardiennage» en demandant une autorisation administrative (le descriptif des activités de ce service interne sera joint à la demande). Son personnel sera recruté selon les mêmes conditions que le personnel des entreprises de sécurité et de gardiennage. Règles spécifiques des manifestations sportives Selon le type de manifestation sportive : - manifestation basée sur une compétition et/ou un classement : elle est soumise à une autorisation administrative préalable, 3 mois avant la date prévue pour le déroulement de l épreuve déposée auprès de la sous-préfecture compétente. Ce délai est réduit à 6 semaines si l épreuve se déroule sur un seul département. Cas particuliers si l épreuve se déroule sur plusieurs départements Pour les épreuves motorisées, le dossier doit être déposé trois mois avant la date prévue auprès de la préfecture du département concerné et si l épreuve traverse plusieurs départements dans chaque préfecture des départements traversés. - manifestation sans caractère de compétition Mentions obligatoires billetterie nom du lieu de représentation du spectacle et date (jour et heure) ; titre du spectacle ; n d ordre du billet (numérotation suivant une sér ie ininterrompue et utilisation dans l ordre numérique : utilisation de chaque billet uniquement pour la place qui y est indiquée) ou numéro d opération attribué par le système de billetterie ; n préimprimé porté par l imprimeur sur le fond de billet (c est-à-dire sur la matrice qui va servir de base à l impression du billet) ; catégorie de la place à laquelle le billet donne droit ; prix global payé par le spectateur (à savoir droit d entrée + compléments de prix tels que rémunération du vendeur, souvent appelée «commission» ou «droits de location») ; mention éventuelle de gratuité (le terme «gratuit» doit être utilisé) ; nom du fabricant ou de l importateur de billets ; n de licence d au moins un des entrepreneurs qui produisent ou diffusent le spectacle ; Nom de l exploitant ; en cas d abonnement ou de location, mention de la séance pour laquelle le billet est valable. Pour les préventes via des systèmes imprimant des billets, on retrouvera en plus la date et le lieu de vente. Normes d hygiène Les règles qu il faut s efforcer de respecter : Utiliser des véhicules agréés par les services vétérinaires et posséder un certificat attestant leur aptitude au transport de denrées alimentaires. Transporter et entreposer des denrées périssables aux températures réglementaires. S assurer du maintien des températures réglementaires dans les glacières, chambres froides, camions ou remorques frigorifiques, ou vitrines réfrigérées. Préparer et stocker dans de bonnes conditions d hygiène les produits tranchés à l avance. Transvaser le contenu des boites de conserve non immédiatement utilisé dans des récipients de type alimentaire munis d un couvercle et les stocker au froid. Protéger les denrées des souillures lors de leur exposition à la vente (vitrines). Couvrir les plans de travail d un matériau résistant au chocs, lisse, facilement lavable et imputrescible. Equiper les emplacements prévus pour la préparation des plats d un lave-main équipé d un dispositif hygiénique de nettoyage et de séchage des mains. Ne pas entreposer les denrées à même le sol. Entretenir et nettoyer de façon correcte et régulière les équipements et matériels utilisés pour la préparation, l entreposage et la mise en vente des denrées. Stocker les produits alimentaires et le matériel d entretien dans des endroits distincts Utiliser des désinfectants (eau de javel ) et détergents agréés. 7

8 Demandes et autorisations préalables Mairie Préfecture Avant la manifestation Déclarations Autorisations - Déclaration manifestation 2 ou 3 mois à l avance. - Déclaration pour ouvrir un débit de boisson occasionnel. Demande d occupation du domaine public 2 mois avant la manifestation. Manifestations sur la voie publique Manifestations festives Rave Parties Déclaration préalable en préfecture 1 mois avant la manifestation + autorisation d occupation des lieux. Apéro Géant - déclaration préalable auprès de la préfecture. Manifestations sportives Si l épreuve se déroule sur plusieurs départements : autorisation 6 semaines avant la manifestation (sinon c est 3 mois) - Si les épreuves se disputent en totalité ou en partie sur la voie publique et avec véhicules à moteur : autorisation préalable. Gendarmerie/Police SACEM Service des douanes Sécurité Assurances Embauche du personnel DRAC Aquitaine - Déclarer et donner des indications sur le déroulement de la manifestation. - Demander le passage d une ronde de police. Ouverture d un contrat - Ouverture d une buvette. - Billetterie : déclaration envoyée par l imprimeur aux services fiscaux. - Déclarer à la mairie le service d ordre et le service de gardiennage - Prévenir les pompiers et la Croix Rouge. Déclarer la manifestation et prendre les assurances nécessaires responsabilité civile, assurance tout risques, assurance annulation Déclaration Préalable A l Embauche (DPAE). GUSO (organisateurs occasionnels) et chèque intermittent. 15 jours avant : demander l autorisation de représenter devant un public les œuvres de son répertoire. Demande de licence d entrepreneur de spectacles (spectacle vivant). 8