Présentation des catalogues 2013.

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1 Présentation des catalogues A. INSCRIPTIONS 1/ diffusion et périodes d inscriptions Le catalogue pour tous Hiver-printemps (parution mi septembre) couvre la période des vacances de Noël au 11 mai (fin des vacances de printemps). Ce catalogue est diffusé à tous les clients inscrits dans Ithaque depuis délégations + points financiers Les inscriptions peuvent être prises pour tous les sites EPAF ou partenaires ouverts pendant cette période sauf les sites de montagne pendant la période des vacances scolaires d hiver. Les inscriptions pour Agay, la Baule, Cap-Ferret et les gitepaf ouverts en février relèvent de ce catalogue. St-Raphaël y figure, avec la mention en travaux. Le catalogue Familles Hiver-été (parution mi-octobre) couvre strictement les périodes des vacances scolaires d hiver ( sites de montagne, 16 février-16 mars) et d été (tous sites du 6 juillet-31 août) pour les prestations hôtelière et location. Il regroupe le principal de l offre en partenariat. Ce catalogue est diffusé aux clients Ithaque ayant au moins un enfant de moins de 18 ans dans les participants + délégations + points financiers. Les inscriptions se font à des périodes particulières fixées dans le catalogue pour chaque période (hiver, été) et par prestation pour l été (pension, location). Les séjours en campings et les gitepaf ne figurent pas dans ce catalogue, le renvoi au 1 er catalogue pour l hiver et au 3 ème catalogue pour l été sont précisés dans le tableau récapitulatif des inscriptions Ouverture des inscriptions pour les sites de montagne EPAF aux demandes non prioritaires le 5 décembre. Le catalogue pour tous Eté-Automne (parution mi février) couvre la période du 11 mai à la fermeture d automne pour tous les sites ouverts pendant cette période. Ce catalogue est diffusé à tous les clients ayant déposé une demande de séjours hors des périodes de vacances scolaires prioritaires (février-juillet-août), plus les personnes ayant déposé une demande de séjour en gîte ou en camping pendant cette même période). Il couvre les sites EPAF pendant la période des VS d été, sur les disponibilités restant après les affectations prioritaires. 2/Extranet Ithaque: Pour les catalogues Hiver-Printemps et Eté-Automne, les préinscriptions en ligne et la consultation des disponibilités pour les périodes qu il couvrent sont ouvertes dès la diffusion du catalogue papier. Catalogue Familles Hiver-Eté : Des périodes d inscription précises sont fixées pour chaque période, et pour chaque prestation pour l été. Les ates de préinscription en ligne sont identiques à celles des inscriptions «papier». Un délai maximum est fixé après les inscriptions pour la réception des pièces justificatives. 1

2 3/ Inscriptions directes sur sites Les demandes d inscription en séjour court doivent être adressées directement aux résidences, sauf pendant leurs périodes de fermeture. B. TRAITEMENT PAR ORDRE DE PRIORITE OU «BATCH» (VACANCES SCOLAIRES HIVER-ETE) 1/ calendrier : Inscriptions aux séjours VS d hiver : du 15 octobre au 5 novembre. Notification des réponses (affectations, refus) à/c du 16 novembre Inscriptions aux séjours VS été location : inscriptions du 12 novembre au 30 novembre. Notification à/c du 14 décembre. Inscriptions aux séjours VS été pension complète : inscriptions du 12 décembre au 4 janvier. Notification à/c du 18 janvier. Les dossiers parvenus après la date de clôture des inscriptions seront traités en fil de l eau après l ensemble des dossiers parvenus dans les délais. Les inscriptions pour les campings ouvriront le 4 mars. 2/ durée des séjours Les séjours sont limités à 1 semaine pour les vacances d hiver et 2 semaines aux vacances d été. La possibilité d effectuer une semaine de séjour supplémentaire en été sur les sites EPAF seulement est reconduite. La semaine supplémentaire peut être continue ou non et se dérouler sur un site différent de la ou des autres semaines. La demande pourra être faite à partir du 8 avril / priorités de traitement des demandes 4 critères de priorité sont appliqués : Familles comprenant au moins un enfant de moins de 18 ans Ensuite, traitement des dossiers en 4 grands groupes. Tous les dossiers inclus dans un groupe sont triés en fonction des critères et avant traitement du groupe suivant. En 2013 la répartition des 7 tranches de QF dans les 4 groupes est modifiée. Les tranches 1 et 2 sont traitées ensemble et la 4 ème tranche de QF est intégrée dans le traitement différencié des demandes Groupe 1 Tranche de QF 1 (QF< 500 ) Tranches de QF 1 et 2 (QF< 587 ) Groupe 2 Tranche de QF 2 ( 501 <QF< 587 ) Tranche de QF 3 (588 < QF< 770 ) Groupe 3 Tranche de QF 3 (588 < QF<> 770 ) Tranche de QF 4 (771 < QF< 984 ) Groupe 4 Tranches de QF 4,5,6,7 (QF > 770 ) Tranches de QF 5,6,7 (QF> 984 ) 2

3 A l intérieur de chaque groupe, les demandes sont classées en fonction de l historique des séjours 2011 et 2012 : séjour(s) refusé(s), pas de demande, séjour(s) effectué(s). Puis en fonction de l ordre de choix et de l environnement des séjours effectués Ces critères sont modifiés en 2013 pour les séjours d été, avec comme résultat souhaité d augmenter le poids de la destination obtenue sur l ordre de choix (faire passer ceux qui n ont demandé et obtenu que la mer, même en 9 ème choix, après ceux qui ont demandé et obtenu la montagne ou le tourisme vert). Pour l environnement, le critères mer est divisé en mer/méditerranée et mer /Atlantique-Manche avec une pondération plus favorable pour le second. C. DESTINATIONS EPAF D importants travaux de rénovation à Saint-Raphaël vont commencer à la fermeture de la résidence, en septembre La réouverture aura lieu le 13 juillet Pour les sites ouverts à cette période, les vacances de la Toussaint 2013 ont été programmées sur deux semaines complètes, et pour parer à toute éventualité de calendrier (non encore connu), prolongées jusqu au 9 novembre. PARTENARIATS La remise en concurrence réalisée pour la période amène un certain nombre de changements dans les partenariats, sachant que la capacité globale offerte diminue légèrement en termes de lits (2967 lits contre 3028 en 2012) mais augmente en termes de nuitées disponibles ( nuitées au lieu de en 2012) par le jeu des durées des réservations de 8 à 10 semaines. Certains changements correspondant à une évolution souhaitée de l offre. Eté Sites non reconduits Nouveaux sites Commentaires Cabourg suppression d 1 site Normandie Bretagne Cap d'agde St-Loup Cap d'agde (Belambra) Collonges la Rouge Les Estables (VVF Villages) Déconcentration du tourisme vert vers le sud-est du massif Central et l Ardèche Gassin Gassin - St-Tropez (Odalys) Gruissan Narbonne (Odalys) Les Issambres Saint-Aygulf (Odalys) Les Sables Amirauté Saint-Jean de Luz (Châdotel) Augmentation de la capacité offerte sur le Pays basque Moliets Seignosse (Belambra) Saint-Cast-le-Guildo Biscarosse (Campéole) diversification côte Atlantique Saint-Philibert Saint-Hilaire de Riez (Vacanciel) diversification côte Atlantique Saint-Privat de Vallongue Murs (VVF Villages) Déconcentration du tourisme vert du Sud- Ouest vers le Luberon Bonmont (Pierre & Vacances) nouveauté Espagne 3

4 Hiver Sites non reconduits Nouveaux sites Commentaires Les 2 Alpes Les 2 Alpes (Odalys) Les Saisies Les 2 Alpes (Pierre&vacances) Saint-Sorlin-d Arves Valloire (Odalys) Vaujany Vars (Odalys) => Déconcentration vers le Sud des Alpes D. FORMULES COMMERCIALES LA FORMULE DUO A certaines périodes, elle permet la facturation des plus petits appartements 2 pièces au tarif d un studio (studio 2/3 personnes ou studio 4 personnes selon les sites). Elle s applique : s il y a 1 ou 2 participants maximum + 1 enfant de moins de 2 ans aux séjours hebdomadaires et aux séjours courts CHAMBRE INDIVIDUELLE OFFERTE Dans toutes les résidences hôtelières EPAF, en séjour libre en basse saison, le supplément chambre individuelle n est plus facturé aux personnes partant seules. Cette offre ne s applique pas à un dossier comportant 2 participants ou plus et choisissant de prendre des chambres individuelles. ELEVES DES ECOLES DU MINISTERE - Hors vacances scolaires d hiver et d été - Pour les nouveaux clients en scolarité dans les écoles des ministères économiques et financiers - pour tous les séjours hebdomadaires (libres ou à thème) : Une journée est offerte aux participants ayants-droit. SEJOURS ENFANTS SEULS Peuvent séjourner sans leurs parents les enfants d agents ou retraités finances âgés de 18 à 24 ans (moins de 25 ans), fiscalement à charge de l un ou l autre des parents (justificatif demandé) Pour un séjour hebdomadaire ou un séjour court En site EPAF, pour toutes les prestations : hôtelier, location, camping, ou séjour à thème. Pour les périodes des vacances scolaires d hiver ou d été, ils accèdent à la prestation dans les mêmes conditions de délai que les familles non-prioritaires. pour les prestations tarifées à la personne, l enfant paie le tarif «finances», les accompagnants qui ne sont pas des ayant-droits de son parent le tarif «hors finances». 4

5 E. INFORMATIONS DIVERSES Enfants majeurs handicapés : Au vu du nombre et de la configuration de ce type de demandes, pour les enfants majeurs handicapés de plus de 25 ans accompagnant leurs parents il ne sera plus demandé qu ils soient fiscalement à charge pour bénéficier du tarif finances. Il leur sera par contre demandé un justificatif du handicap (carte d invalidité ). Remboursements Pour harmoniser le fonctionnement avec VE et simplifier le travail de trésorerie, à partir des séjours 2013, la plupart des remboursements, sauf cas spécifiques seront effectués par virement bancaire. Durée des séjours Les séjours hôteliers à Agay seront limités à deux semaines maximum pour le mois de juin. F EVOLUTION DES TARIFS En 2013, les tarifs évoluent de 2,5% à 4% en fonction des prestations et des saisons. Pour les sites en partenariat en location, reconduction du système de tarification pour limiter le subventionnement d un séjour à 50%, qui conduit à individualiser les tarifs par site, en fonction du prix facturé par le prestataire. Le principe général est que tant que le taux de subventionnement est inférieur ou égal à 50%, le tarif appliqué est le tarif «EPAF» ; lorsque le taux de subventionnement dépasse les 50%, le tarif est calculé à 50% du prix facturé. G CONSULTATION DES DISPONIBILITÉS SUR LE SITE En rappel, la procédure mise à votre disposition pour la consultation des disponibilités Vacances -Familles 1/ En haut de la page d accueil du site internet, saisir les coordonnées du compte client suivant : Adresse disponibilites@epaf.com Mot de passe (case d à côté) : epaf 2/ Dans la page qui s affiche «Bienvenue disponibilités vacances familles» Cliquer sur «mon compte», puis «mon compte vacances» : accès direct à la recherche de disponibilités Merci de ne modifier aucune information du compte client. 5