Apprentissage (APPR) du Système d information d Emploi Ontario (SIEO) Guide pour les fournisseurs de services

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1 Apprentissage (APPR) du Système d information d Emploi Ontario (SIEO) Guide pour les fournisseurs de services Trousse d information pour les employeurs qui offrent une formation modulaire Version 1.2 Décembre 2015

2 Table des Matières Trousse d information pour les employeurs qui offrent une formation modulaire... 1 Historique du document Introduction... 4 Documents requis et directives... 5 Travailler de votre page d accueil... 6 Signaler un stagiaire en formation modulaire Écran des renseignements personnels Renseignements concernant l adresse postale Impression des rapports... 7 Conseils sur l utilisation du système Barre d adresse Messages d erreur Délai d inactivité Service Delivery Office Hours... Error! Bookmark not defined. Annexe Questions et réponses... 9 Version 1.2 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 2 de 10

3 Historique du document Nº de version Date Description 1.0 Octobre 2010 Première version 1.1 Avril 2012 Mises à jour 1.2 Décembre 2015 Mises à jour du format et de la lisibilité Version 1.2 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 3 de 10

4 1 Introduction Au début du mois de décembre 2007, le lancement progressif du Système d information d Emploi Ontario apprentissage (SIEO-APPR) a permis à un certain nombre d employeurs offrant une formation modulaire de bénéficier d un accès en ligne. L accès en ligne est maintenant disponible pour tous les employeurs de la province qui offrent une formation modulaire. Un abonné de l employeur pourra accéder à ses dossiers de formation modulaire dans le Système d information d Emploi Ontario apprentissage (SIEO-APPR). Les utilisateurs autorisés peuvent accéder au système, imprimer les demandes de formation modulaire et les rapports de formation modulaire et présenter une demande de signataire autorisé. Les utilisateurs peuvent également mettre à jour l adresse et les coordonnées de l entreprise, consulter leur programme, la liste des personnes qui sont désignées comme signataires autorisés ainsi que les dossiers de l abonné de l employeur. Ces caractéristiques sont accessibles à partir de la page d accueil. Ce système comporte un mécanisme d accès doté de deux niveaux de sécurité. Le premier niveau est assuré lors de l ouverture de session du service ONe-key de Service Ontario. Vous trouverez les renseignements pertinents dans le Guide d utilisation ONe-key pour tous les services. Ce document est une ressource qui vous présente les faits en bref suivants sur le système : Documents requis et directives Travailler de votre page d accueil Signaler un stagiaire en formation modulaire Écran des renseignements personnels Renseignements concernant l adresse postale Impression des rapports Conseils sur l utilisation du système Questions et réponses Version 1.2 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 4 de 10

5 2 Documents requis et directives Le formulaire Avis de collecte de renseignements personnels et de consentement à la collecte, à l utilisation et à la divulgation des renseignements doit être signé par chaque stagiaire avant que tout renseignement personnel ne soit consigné dans le SIEO-APPR. Un exemplaire du formulaire doit être remis au stagiaire. Ce formulaire autorise l employeur à communiquer au MFCU les renseignements personnels du stagiaire et il remplace l autorisation que le stagiaire a déjà donnée dans la version papier de la demande de formation modulaire et du rapport de formation modulaire. L employeur doit conserver un exemplaire du formulaire pendant une période d au moins une année après que le stagiaire ait terminé sa formation et obtenu un certificat, qu il cesse de travailler pour l employeur ou qu il n a plus besoin d une formation modulaire parce l employeur lui a confié un nouveau poste. La version électronique de la demande de formation modulaire doit être signée par le signataire autorisé désigné uniquement lorsque la version papier n a pas été remplie et signée. Il incombe au signataire autorisé désigné de veiller à ce que la partie 4 soit remplie pour tous les stagiaires inscrits aux programmes de formation en foresterie. La version électronique de la demande de formation modulaire doit être signée par le stagiaire lorsque la version papier n a pas été remplie et signée. On suggère que cette demande soit remplie en même temps que les autres documents à remplir concernant les nouveaux employés. Ce processus est conforme à la Loi sur la santé et la sécurité au travail, qui prévoit que les stagiaires doivent être inscrits au programme de formation modulaire dans le cadre duquel ils recevront leur formation. La version électronique du rapport de formation modulaire doit être signée par le signataire autorisé désigné. Cela constitue l attestation de la compétence du stagiaire. Il n est pas nécessaire que la version électronique du rapport de formation modulaire soit signée par le stagiaire, dans la mesure où ce dernier a signé d autres documents appropriés dans lesquels il a confirmé les dates et le contenu de la formation qu il a reçue (numéro du module). Une fois signé, ce document devrait être joint à la version électronique du rapport de formation modulaire, qui est conservé dans les dossiers de l employeur. En tant qu employeur, vous pouvez utiliser un document que vous avez conçu afin de confirmer que les modules de formation ont été complétés. Toutefois, il est suggéré de continuer d utiliser les pages des Normes de formation modulaire. Les relevés de formation modulaire continueront d être demandés par les bureaux de prestation de services conformément à la marche à suivre habituelle. Version 1.2 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 5 de 10

6 3 Travailler de votre page d accueil Trois options sont disponibles sur le panneau de navigation de gauche: Page d accueil: pour revenir à cette page. Consulter les bureaux de prestation de services: ouvre une fenêtre présentant tous les bureaux en Ontario. Fermeture de session: pour fermer votre session. Cliquez sur l un des liens de la page d accueil pour ouvrir votre dossier d employeur. Pour obtenir de l aide avec n importe quelle page, cliquez sur le lien Besoin d aide avec cette page? Une fois dans votre dossier, utilisez les onglets situés dans le haut de l écran pour vous déplacer. Grâce aux liens présentés sur cette page, vous pouvez : Visualiser et mettre à jour vos coordonnées à l aide des fonctions présentées sur la page permettant d ajouter une personne-ressource, de mettre à jour les coordonnées d une personne-ressource ou de modifier l adresse postale. Visualiser les programmes de formation que votre entreprise est autorisée à offrir. Signaler stagiaire en formation modulaire. Ce lien vous permettra de préparer une demande de formation modulaire ou un rapport de formation modulaire au nom d un stagiaire. À la dernière page de ce processus, un bouton permet d imprimer la demande ou le rapport, selon la nature des données qui ont été consignées. Après l impression, la demande ou le rapport peut être daté et signé, au besoin. Visualiser la liste des personnes désignées pour attester les compétences professionnelles. Cette page indiquera le nom et les coordonnées du signataire autorisé désigné. Visualiser la liste des personnes autorisées à ouvrir une session dans le SIEO-APPR. Cette page indiquera le nom de la ou des personnes de votre organisme dont le statut «d abonné de l employeur» a été approuvé. Présenter une demande d autorisation afin d offrir un programme de formation modulaire que vous n êtes pas autorisé à offrir à l heure actuelle. Version 1.2 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 6 de 10

7 4 Signaler un stagiaire en formation modulaire 4.1 Écran des renseignements personnels Si cet écran contient déjà des données, cela indique qu une demande de formation modulaire a été remplie et que le stagiaire est déjà inscrit au programme. Si cet écran ne contient pas des données, cela indique que c est la première fois que le stagiaire est signalé et inscrit au programme. 4.2 Renseignements concernant l adresse postale Lorsque vous entrez l adresse d un stagiaire, veuillez entrer le code postal et cliquer sur le bouton Chercher l adresse. Vous serez redirigé vers l écran de recherche des codes postaux, une interface de Postes Canada. Vous y verrez le nom de la rue correspondant au code postal que vous avez entré. Vous devez indiquer le numéro municipal, le numéro d appartement ou d unité, le cas échéant. Si vous ne trouvez pas l adresse correspondant au code postal indiqué, allez sur le site Web de Postes Canada et utilisez l outil de recherche de code postal qui s y trouve. Le champ supplémentaire peut comprendre toute note nécessaire pour assurer que la correspondance est livrée correctement (p. ex., a/s, À l attention de :, l adresse municipale du stagiaire si l adresse postale est une case postale). Rappelez-vous que ces renseignements figureront dans le coin inférieur gauche de l étiquette d adresse de tous les envois que le stagiaire recevra de la part du ministère. 4.3 Impression des rapports L abonné de l employeur a la possibilité de créer une demande de formation modulaire individuelle ou de la combiner à un rapport de formation modulaire si le stagiaire s inscrit à plusieurs modules lorsque les données de sa demande sont entrées. Lorsqu il n ajoute qu une demande de formation modulaire, l abonné de l employeur n a qu à sélectionner Prochaine étape au bas de la page des exigences du programme sans indiquer les dates de fin. La première fois qu un stagiaire est signalé, la demande de formation modulaire et le rapport de formation modulaire pourront être imprimés. Lorsque la fin d autres modules sera signalée, le système ne produira qu un rapport de formation modulaire. Important: L abonné de l employeur n a qu une seule occasion d imprimer la demande de formation modulaire et le rapport de formation modulaire. À l écran Sommaire de la demande, l utilisateur doit cliquer sur le bouton Version imprimable avant de choisir l option de signaler un autre stagiaire ou de quitter la page. Version 1.2 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 7 de 10

8 5 Conseils sur l utilisation du système 5.1 Barre d adresse La barre d adresse, qui est située au haut de l écran, est pratique lorsque vous apportez des modifications pendant que vous entrez des données. Elle vous permet de revenir à une page précédente afin de modifier des données qui ont déjà été entrées. Il suffit de retourner à la page précédente en cliquant sur le nom de la page. 5.2 Messages d erreur Le système a été conçu pour être facile à utiliser. Si vous omettez de remplir certains champs obligatoires sur un écran et que vous cliquez sur SUIVANT ou SAUVEGARDER, un message d erreur apparaîtra au haut de la page afin de vous rappeler d entrer les données manquantes ou inexactes. Par exemple, si vous entrez 1997 comme année de naissance d un stagiaire, le système vous indiquera que l erreur suivante est survenue : «L âge entré ne répond pas aux exigences. Vérifier si la date de naissance entrée est exacte.» 5.3 Délai d inactivité Par mesure de sécurité, le système vous déconnecte automatiquement s'il reste inactif pendant 15 minutes. 5.4 Heures de bureau Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h. Remarque : le SIEO-APPR est fermé le vendredi de 16 h 30 à 17 h afin que l'on puisse procéder à l'entretien du système. Version 1.2 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 8 de 10

9 6 Annexe 6.1 Questions et réponses Q : L abonné de l employeur est-il touché si le signataire autorisé désigné quitte l entreprise? R : Oui. Le statut du signataire autorisé désigné est lié à celui de l abonné de l employeur. Le signataire autorisé désigné doit être actif par rapport aux programmes auxquels l abonné de l employeur est lié afin de permettre à ce dernier d accéder au SIEO-APPR. Lorsqu un signataire autorisé désigné devient inactif par rapport à un programme, l abonné de l employeur correspondant sera automatiquement désactivé pour ce même programme, mais il continuera d être actif par rapport aux programmes pour lesquels le signataire autorisé désigné reste actif. Q : Mon employeur ne veut plus que je sois l abonné de l employeur pour un des programmes. Puis-je continuer d avoir accès au SIEO-APPR? R : Oui. La désactivation d un abonné de l employeur à un programme n a pas pour effet d annuler son NIP, dans la mesure où la personne concernée reste active par rapport à un autre programme. Toutefois, si l abonné de l employeur devient inactif par rapport à tous les programmes, son NIP sera automatiquement désactivé. Le processus permettant de rétablir l abonné de l employeur déclenchera l envoi de nouveaux courriels indiquant le nouveau numéro d inscription et le nouveau NIP. Remarque : L employeur doit informer immédiatement le bureau local de prestation des services de désactiver l abonné de l employeur par rapport au programme auquel l employeur ne veut plus que l abonné soit associé. Q : Puis-je accéder au SIEO-APPR à partir des bureaux satellites de notre entreprise? R : Oui. L abonné de l employeur peut accéder au SIEO-APPR partout où un accès Internet est disponible. Q : Lorsqu un rapport au sujet d un stagiaire recevant une formation modulaire est consigné, pour quelle raison l écran Renseignements personnels affiche-t-il des données uniquement à certaines occasions? R : Lorsque l écran Renseignements personnels comporte des données, cela indique qu une demande de formation modulaire a déjà été présentée pour ce stagiaire, pour le programme qui est signalé. Lorsque l écran ne comporte aucune donnée, cela indique qu une demande de formation modulaire n a pas été présentée pour ce stagiaire, pour le programme qui est signalé. Par conséquent, tous les renseignements doivent être entrés. Version 1.2 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 9 de 10

10 Q : Puis-je changer l adresse d un stagiaire recevant une formation modulaire qui travaille pour notre entreprise? R : Lorsque vous signalez un stagiaire recevant une formation modulaire, vous avez la possibilité de mettre à jour l adresse et le numéro de téléphone du stagiaire. Toutefois, vous ne pouvez pas accéder directement au dossier du stagiaire pour le modifier. Vous devez demander à la personne concernée de communiquer avec le bureau local de prestation des services, qui veillera à mettre à jour le dossier du stagiaire. Q : Si les stagiaires de votre entreprise signent les versions électroniques de la demande de formation modulaire et du rapport de formation modulaire, est-il nécessaire de les faire signer le formulaire Avis de collecte de renseignements personnels et de consentement à la collecte, à l utilisation et à la divulgation des renseignements? R : Oui. Ce formulaire de consentement doit être signé devant vous, pendant que l abonné de l employeur entre les renseignements personnels du stagiaire dans le SIEO-APPR. Version 1.2 Imprimeur de la Reine, 2015 Page 10 de 10

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