Séminaire d initiation aux techniques de la comptabilité matières

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1 RÉPUBLIQUE DU CAMEROUN Paix - Travail Patrie REPUBLIC OF CAMEROON Peace - Work - Fatherland DIRECTION GENERALE Séminaire d initiation aux techniques de la comptabilité matières Yaoundé, CICM, 31 mars-02 avril 2014 SYNTHESE DES TRAVAUX 1

2 Du 31 mars au 03 avril 2014, le FEICOM en partenariat avec le Ministère des Finances via la Direction de la Normalisation et de la Comptabilité-Matières, a organisé à la Congrégation du Cœur Immaculé de Marie de Mvolyé à Yaoundé, un séminaire de formation à l intention de son personnel Placé sous la présidence de M. AKOA Philippe Camille, Directeur Général du FEICOM et la supervision de M. ZE AKAM Urbain Anastase, Directeur de la Normalisation et de la Comptabilité-Matières, Représentant du Ministre des Finances, ce séminaire avait pour thème : «Initiation aux techniques de la Comptabilité-Matières.» L objectif général était de donner aux personnels du FEICOM des connaissances de base leur permettant d asseoir une gestion matières conforme à la législation et à la règlementation en vigueur. De manière spécifique il s agissait de permettre aux participants : De mieux intégrer les concepts et les techniques de la Comptabilité-matières ; D avoir acquis les connaissances indispensables pour une bonne réalisation des opérations de la comptabilité-matières ; De tenir les livres et documents comptables conformément aux textes législatifs et règlementaires en vigueur ; De produire les comptabilités mensuelles et les comptes de gestion-matières à date et dans les règles de l art ; De contribuer efficacement à la maitrise et à la sécurisation du patrimoine du FEICOM à travers une lisibilité et une traçabilité de la gestion-matières, de l acquisition à l aliénation des biens. Dans son allocution d ouverture, Monsieur le Directeur Général du FEICOM a entretenu l assistance sur le contexte de la tenue du présent séminaire et ses attentes. A cet effet, il a précisé que la tenue de cette session de formation résulte des constats de la mission de contrôle de la gestion matières pour les trois premiers trimestres de l exercice budgétaire 2O14 instruite par le Ministre des Finances. En effet, cette mission a insisté sur la nécessité pour le FEICOM de doter ses services de personnels ayant des connaissances en comptabilitématières afin d assurer la traçabilité et la lisibilité dans la gestion d une part, et la sécurisation du patrimoine du FEICOM d autre part. Y faisant suite, il a saisi le Ministre des Finances pour l accompagnement du FEICOM dans la formation en comptabilité-matières et la confection de son Inventaire Général de Base (IGB). Pour cela, Monsieur le Directeur Général et le Représentant du Ministre des Finances ont prescrit aux séminaristes ce qui suit : Etre ponctuels et assidus ; Participer activement aux travaux du séminaire ; 2

3 Etre respectueux et courtois ; Poser des questions sans complexe. Afin de répondre aux attentes de Monsieur le Directeur Général du FEICOM, le Ministre des Finances a mis à sa disposition une équipe d experts de haut vol, et le thème du séminaire a été décliné en cinq modules dont la présentation (I) a été suivie de débats et de travaux dirigés qui ont permis de faire des observations (II) ainsi que des recommandations subséquentes (III) à l attention de la haute hiérarchie du Ministère des Finances. I Présentation des modules a- les notions fondamentales de la CM Pour ce premier module, Il s est agi de rappeler et de définir les concepts de base usités en comptabilité matières. Ont ainsi été passées au crible, les notions se rapportant : - aux généralités : définition empirique (observation ) ou soutenue (juridique, technique ou de la Technique) de la comptabilité; - aux intervenants (ordonnateur principaux, secondaires et délégués, magasinier, gérant d annexe, détenteur ) ; - aux biens (leur position, leur mesure, leur classification), - aux opérations (acquisitions, maniement, aliénation) et documents (livres universels, auxiliaires ) ; reddition des comptes (mensuelle, annuelle et quinquennale ) - à la dématérialisation (passage du support papier aux supports numériques). b- les techniques de classification des biens Le second exposé a concerné les techniques de classification des biens. A ce titre, le cadre légal et règlementaire, ainsi que les normes et procédures relatives à la tenue de la comptabilité-matières ont été précisées. Un bref historique de l évolution du cadre légal a été fait, partant de l instruction Générale du 16 janvier 1905, en passant par la réforme de 1977 portant sur classification des biens jusqu à l instruction du MINFI de 2012 édictant les normes et procédures relatives à la tenue de la comptabilité-matières. Les 20 classes ou numéros de comptes utilisés en comptabilité-matières ont été passés en revue. Ils se répartissent en 03 nomenclatures sommaires à savoir : la Nomenclature Sommaire 1 (NS-1) relative au matériel militaire des forces armées et de police, la Nomenclature Sommaire 2 (NS-2) relative aux biens corporels meubles des Administrations civiles et des Collectivités et des Etablissements Publics et, la Nomenclature Sommaire 3 (NS- 3) relative aux biens corporels, immeubles bâtis et non bâtis. c- les opérations de la comptabilité-matières 3

4 Il est ressorti de cet exposé que la technique de gestion publique des matières s articule autour de 03 principales opérations : - Les opérations d acquisition qui constituent les opérations d exécution du budget et du patrimoine avec pour finalité l accroissement du volume des biens de l organisme. Ces opérations entrainent la prise en charge des biens matières et denrées qui n existaient pas avant. Cette prise en charge se matérialise par la passation d écritures comptables dans les documents requis. - Les opérations de maniement sont des mouvements des biens durables à l intérieur du poste de gestion. Il s agit du changement de position d un bien et de son responsable ; on passe de l approvisionnement à l affectation du bien à un service. - Les opérations d aliénation sont des actes de gestion ayant pour finalité la sortie définitive des biens d un poste de gestion donné. Cette sortie peut être la consommation sur place, une perte, la donation, la cession ou la reforme. Ces opérations entrainent une diminution des quantités et des valeurs du patrimoine. d- la tenue des livres et documents comptables Cette intervention a mis en exergue l exigence et la nécessité de la tenue des livres et documents de la Comptabilité-Matières dans chaque administration ou organisme ayant des biens à gérer, ainsi que l usage qui leur est destiné. Elle a particulièrement insisté sur le pourquoi de la tenue des livres et documents de la Comptabilité-Matières; la présentation des livres et documents réglementaires en Comptabilité-Matières; leur usage et l importance de leur conservation. e- La reddition des comptes en comptabilité-matières L ultime exposé a relevé que la reddition des comptes est une étape importante de la gestion matières. Elle aboutit à la production des comptabilités mensuelles et d un compte annuel : le compte gestion-matières qui sont des documents légaux annexés au compte administratif de l ordonnateur. Le délai de production des comptes mensuelles (15 du mois) et leurs pièces constitutives ont été précisés tant pour les pièces administratives pour le compte sur pièces que pour celui sur chiffres. Pour ce qui est du compte de gestion matière annuel, il comprend les pièces administratives, le compte sur chiffres et le compte sur pièces et il est produit au plus tard le 31 mars de chaque année. Dans le cas d un EPA, il est adressé directement au MINFI/DCNM par l Ordonnateur pour apurement. Pour les Comptables Matières en postes dans les Services déconcentrés, les comptes sont adressés aux Contrôleurs Financiers compétents où les équipes spécialisées de la DNCM/MINFI procéderont à leur apurement. 4

5 Le compte de gestion-matières consolidé et apuré est le pendant du compte du comptable public du Trésor. Si la gestion est bonne, quitus est accordé, sinon le compte est rejeté avec les conséquences qu une telle décision peut avoir sur les auteurs de la gestion. Des travaux dirigés Il convient de souligner que six séances de travaux ont été organisées autour des concepts abordés pendant les exposés magistraux. Ils ont consisté en des cas pratiques de situation réelle de poste en matière de classification des biens, des opérations de comptabilités matières, de la tenue des livres et documents comptables, de la reddition des comptes, de la production des comptes mensuels et de la production du compte de gestion. II- Des échanges et observations Les échanges ont porté sur les aspects relatifs entre autres à : La place des inventaires dans un EPA L inventaire concerne le recensement du patrimoine qui s effectue à travers 03 types d inventaire : *l inventaire général de base qui nécessite l utilisation des fiches de stock et des fiches de détenteur *l inventaire de récolement est une actualisation de l Inventaire General de Base (IGB) qui consiste en le rapprochement entre les écritures et l existant et le document produit est le PV de recensement *l inventaire de fin d exercice qui récence l existant en fin de période. La commission d inventaire est coordonnée par l Ordonnateur de l organisme sous la tutelle du MINFI. Si l IGB et l Inventaire de récolement ne concerne que les biens durables, l Inventaire de Fin d exercice récence les biens durables et consumptibles. - Concernant l ordre chronologique entre les opérations de certification et celles de liquidation, il faut préciser que depuis 2007, ces attributions sont désormais de la compétence de l ordonnateur qui atteste de la régularité de la dépense et liquide la facture en une seule opération : l opération de liquidation. - L existence d une application pouvant aider à la gestion de la caisse de la régie d avance et la tenue des livres auxiliaires dans le cadre de la gestion des régies d avances. L informatisation de la gestion des caisses de régie d avance n a pas encore été mise en place. S agissant de la tenue des livres auxiliaires, elle est assurée par le comptable matières car les régies font partie intégrante du budget de l organisme. Le rôle du régisseur de caisse d avance est de s assurer du respect des règles de la dépense publique dans la mise en exécution de la régie. 5

6 - L existence de livres comptables appropriés pour la tenue des caisses d avance. A cet effet, il a été précisé que les opérations effectuées à travers la régie d avance sont enregistrés dans les livres journaux par le Comptable matière. Cependant le régisseur de caisse peut tenir à son niveau un journal de caisse d avance pour l enregistrement de toutes les dépenses effectuées. - L utilisation de grand livre dans les Agences Régionales quand on sait qu un organisme ne peut tenir qu un seul grand livre. Chaque AR devrait tenir un grand livre au niveau de la comptabilité matière de l Agence ; toutefois ces grands livres seront consolidés pour l établissement du grand livre de l organisme. - L enregistrement en Agences Régionales des biens en provenance de la Direction Générale ne ferait-il pas l objet d un double emploi? Le déplacement d un bien de la DG à l AR donne lieu à un jeu d écritures comptables entre les deux Comptables Matières qui n entraine pas un double emploi. Au niveau de la DG, le CM établit un ordre de sortie du bien qui servira d ordre d entrée au niveau de l AR. - La détermination des stocks minimal ou stock de sécurité afin d éviter la rupture des stocks en magasin. C est l Organisme qui doit déterminer ses stocks minimaux par biens. La méthode retenue pour la sortie des biens en stock est celle du FIFO (First in first out) ou PEPS (premier entré - premier sorti). - Le rôle du Chef de Bureau des Approvisionnement et des Moyens Généraux et le Comptable Matière. Le C/BAMG a pour rôle d éclairer l ordonnateur sur les acquisitions et les attributions des biens. Il peut tenir à son niveau un registre pour le suivi de ses activités. Quant au CM il tient les livres comptables et travaille en collaboration avec le BAMG. - La prise en charge des pièces défectueuses changées dans les véhicules du patrimoine. Ces pièces doivent être enregistrées et placées en attente et sortiront au moment de la réforme. Un livre auxiliaire de contrôle des réparations sera tenu dans seront consignées toutes les réparations afin de permettre leur rationalisation. - Les documents servant de base à l établissement d un ordre d entrée. En général le document de référence pour la prise en charge d un bien en entrée est la facture. Toutefois, dans des situations exceptionnelles, en l absence de facture tout document pouvant attester que le bien est effectivement entré dans le patrimoine de l organisme peut faire fois ; cela peut être le cas d un PV. - Concernant les responsables en charge de la gestion des biens au sein de l organisme, il est revenu que la réception et la prise en charge du bien est assurée par le Comptable matière qui transmet les documents d entrée à l Ordonnateur pour validation. L Ordonnateur ordonne les sorties de biens et le CM met lesdits biens à la disposition des bénéficiaires après une décharge de ceux-ci III- Des recommandations et souhaits subséquents Vers la hiérarchie du FEICOM d une part, les participants, après avoir exprimé leur gratitude ont souhaité : L organisation des séminaires à l intention des ordonnateurs afin de leur permettre de comprendre les textes relatifs à la Comptabilité-matières et d appréhender leurs prérogatives ainsi que leurs responsabilités en ce qui concerne la gestion matières 6

7 notamment la fourniture d un bureau, d un magasin, de tous les documents et livres comptables ainsi que la prise en charge des indemnités pour travaux spéciaux des Comptables-matières ; A l intention de la tutelle financière d autre part, les participants ont souhaité: La clarification de la gestion de carrière des Comptables-matières ; La saisine du Ministre de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative aux fins de revalorisation de la fonction de Comptable-matières, en précisant son rang administratif et en insérant ce poste de travail dans les organigrammes des différentes structures. L accélération du processus d informatisation de la gestion matières ; SYNTHESE PREPAREE PAR L'EQUIPE DE CAPITALISATION: - Ines EVOULOU ADEBADA - Eric MEKINDA BILOUNGA - Joseph Pascal NOAH NDJANA - Gervais Prosper YINDA YINDA et Armand ENOGA Avec la collaboration de Line POOCH et Pierre Alain ABESSOLO du MINFI. 7