Pas à pas Feuilles de temps

Transcription

1 SOFE RH Pas à pas Feuilles de temps Service des ressources humaines et financières Avril 2013

2 PAS À PAS «MES FEUILLES DE TEMPS» Introduction : Les formulaires de gestion de temps seront maintenant saisis par les employées et employés de soutien de l Université de Sherbrooke par l Intranet. Ils se nomment maintenant «Mes feuilles de temps». Aucune copie papier ne sera acheminée au service des ressources humaines, sauf les billets médicaux, preuves de décès ou toute autre preuve exigée par le service des ressources humaines. Lorsqu elles seront complétées par les employés, les feuilles de temps seront soumises à l approbation de leur supérieur immédiat, et ensuite par le service des ressources humaines si la situation le nécessite. Les feuilles de temps ne servent pas à payer des heures mais à couper des heures.

3 1. Étapes d entrée au système. 2. Choisir par le menu Ressources humaines Mon emploi UdeS

4 3. Inscrire votre CIP et mot de passe : Vous aurez alors accès aux Emplois disponibles, Mes candidatures, Mes bulletins de paie, relevés fiscaux et autres en plus des feuilles de temps.

5 4. Cliquer sur Mes feuilles de temps. 5. Toutes les feuilles de temps qui ont déjà été entrées apparaissent. 6. Vous pouvez consulter les feuilles de temps qui ont déjà été créées ou en créer une nouvelle. Allez à l étape suivante pour la création d une nouvelle feuille de temps. 7. Cliquer sur «Ajouter» pour créer une nouvelle feuille de temps.

6 8. Choisir la période pour laquelle la nouvelle feuille de temps doit être créée. 9. La feuille de temps qui apparaît est alors vide, c est-à-dire qu aucune heure de travail n a été entrée. Les heures travaillées au cours de la semaine doivent être saisies manuellement. Il est important d enregistrer AVANT de, soit changer de semaine ou entrer un code d absence. Les données seront alors perdues si cet enregistrement n est pas fait.

7 Exemple de feuille de temps avec les heures entrées pour la semaine 1 : Enregistrer. Les heures ont été entrées et enregistrées pour la semaine 1, il reste à entrer les heures pour la semaine 2. Le solde en début de période est visible et la variation des minutes à partir du solde de départ se lit dans la dernière colonne. Écart AM : Cumul des minutes pour le quart de l avant-midi Écart PM : Cumul des minutes pour le quart de l après-midi Écart : Total des écarts AM et PM pour la journée Util. : Déductions des minutes utilisées lors de la prise d une demi-variable. Toujours enregistrer.

8 Pour retourner à la page précédente, utiliser l arborescence. Ex. :

9 CODES D ABSENCE S il y a des codes d absence, cliquer sur!! pour le quart de travail ciblé. Ensuite, il suffit de cliquer sur le code correspondant à l absence. Pour l absence d une journée complète, cliquer sur le!! pour l avant-midi et celui de l après-midi. Le code sera visible vis-à-vis, soit l avant-midi ou l après-midi. Ne pas utiliser la troisième colonne de code d absence!!.

10 Code d absence 1 er exemple : Congé de maladie Choisir le code d absence, dans ce cas-ci, le 300 pour congé de maladie. Nous sommes dans le tableau «Ajout d exception.»

11 Par défaut, les heures de référence s inscrivent. Modifier l heure de début et de fin au besoin. Inscrire un commentaire si nécessaire et enregistrer. Après avoir enregistré, nous sommes de retour à la feuille de temps avec le code d absence inscrit. On peut le consulter, le modifier ou le supprimer en cliquant sur le code d absence, le panneau se nomme alors «Modification d exception». Pour retourner à la page précédente, on utilise le menu arborescent. On peut également supprimer l exception. Toujours utiliser le menu arborescent dans la feuille de temps, et non celui de l explorateur à côté de la barre d adresse Internet. Toujours enregistrer avant de passer à une autre étape.

12 Code d absence 2 ème exemple : Congé personnel Dans le panneau «Ajout d exception», choisir le code d absence, dans ce cas-ci, le code 750 Congé personnel. Par défaut, les heures de référence s inscrivent. Écrire un commentaire si désiré et ensuite, enregistrer.

13 Code d absence 3ème exemple : Vacances Dans le panneau «Ajout d exception», choisir le code d absence, dans ce cas-ci, le code 500 Vacances. Par défaut, les heures de référence s inscrivent et ne peuvent être modifiées. De retour à la feuille de temps :

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15 Code d absence 4 ème exemple : Rendez-vous médical : A) Départ pour un rendez-vous médical sans retour au travail (ou avec retour au travail après l heure prévue pour le repas) : Écrire l heure d arrivée et heure de départ sur la feuille de temps :

16 Cliquer sur le code d absence, inscrire les heures qui correspondent au rendez-vous médical. Écrire un commentaire. Heure de sortie = heure de début du rendez-vous médical : Enregistrer.

17 B) Départ pour un rendez-vous médical au milieu du période de travail (avec retour au travail) : - Écrire heure de début du quart jusqu à l heure de départ pour rendez-vous médical. Enregistrer. - Créer un code d absence 740 pour la période d absence et inscrire les heures pour laquelle vous étiez absent :

18 Enregistrer. - Créer un autre code d absence 740R (retour de visite médical) pour les heures travaillées au retour de la visite médicale Enregistrer. De retour à la feuille de temps : 2 codes sont alors créés : un pour l absence et l autre pour les heures travaillées au retour. Il ne doit pas y avoir d écart entre l heure de fin du rendez-vous médical et le début du retour au travail (code 740R).

19 Inscrire tous les codes d absence pour la semaine en cours. Lorsque la période est terminée et que toutes les heures et codes d absences sont entrés, cliquer sur «Enregistrer» une dernière fois et ensuite sur «Compléter». La feuille est maintenant à l état Complété. Si toutefois il y a des erreurs, un message sera affiché dans le haut de la page et il sera impossible de compléter tant que les erreurs ne seront pas corrigées. Si aucun message d erreur n apparaît, la feuille à l état «Complété» est transmise directement dans SOFE pour être approuvée par le supérieur immédiat. Pour certains codes, une approbation supplémentaire par le service des ressources humaines sera nécessaire dans SOFE. L état «Complété» est votre dernière étape.

20 Tant que la feuille de temps est à l état «Initial», il est possible de la consulter et la modifier. Lorsqu elle est à l état «Complété», il est possible de retourner à l état initial et corriger. Il est impossible de modifier ou de retourner en arrière si à l état «Officiel». Vous devez communiquer avec le secteur de la paie aux ressources humaines et financières si cette situation se produit. Une version imprimable de la feuille de gestion de temps est disponible. Exemple de la version imprimable :

21 Lorsque la feuille de temps est à l état Officiel : Il est possible de conserver dans vos dossier personnels une copie des ces feuilles de temps. Dans la version imprimable, il suffit d enregistrer sous :

22 Renommer le fichier et enregistrer. Toutefois, les feuilles de temps se conservent toutes dans votre dossier personnel. Aucune règle d archivage n a encore été établie.

23 MESSAGES D ERREURS POSSIBLES a- Banque de congé personnel insuffisante b- Banque de vacances insuffisante (même message que les congés personnels) c- La limite de congé de déménagement est atteinte (pour le personnel régulier seulement) d- On ne peut avoir une absence et une présence en même temps pour la même période. Si tel est le cas, il y aura un message d erreur. Lors d un message d erreur, la feuille de temps demeure à l état Initial jusqu à la correction de cette erreur. Certains messages d erreur ne seront visibles que dans le tableau de bord des supérieurs immédiats. Ex. : Horaire variable qui excède 600 minutes.

24 Solde de vacances : Le solde en début de période indique le solde de vacances disponible lorsque la période débute. Le solde réel est le solde de vacances restantes + le solde de vacances qui sera disponible au 1 er juin. Ce solde sera accessible seulement au 1 juin suivant. Au 1 er juin, ce solde sera transféré dans le solde en début de période car il sera disponible. INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES 1- Il est important de toujours enregistrer avant de faire une autre action. Si vous n enregistrez pas avant d entrer un code d absence, de quitter ou de changer de semaine, toutes les données seront perdues. 2- Un avis par courriel sera envoyé si une feuille de temps est toujours à l état Initial. Cet avis est envoyé 3 jours après la fin de la période. 3- Lors d un congé de longue durée, les feuilles de temps sont suspendues. 4- Si 2 affectations se chevauchent, 2 feuilles de temps pour cette période seront accessibles. Il s agit de consulter le «Rattachement» et inscrire les heures et codes d absence qui correspondent au bon rattachement d horaire. 5- Les feuilles de temps ne peuvent être créées d avance mais peuvent être créées en retard. Ex : Vacances. Les feuilles de temps sont alors créées au retour des vacances. 6- Vous avez accès à votre banque de congés personnels, vacances, congé de déménagement et banque de temps directement sur le formulaire de gestion de temps. Ces données sont mises à jour à chaque fois que vous compléter une feuille de temps. La consultation est rapide et accessible. 7- Tout dépendant si vous êtes un employé régulier ou temporaire, seulement les codes d absence qui s adressent à votre statut seront disponibles. 8- Les codes de congés fériés sont automatiquement indiqués.