CONTRAT ET DÉCLARATION DE FIDUCIE passé le premier jour de janvier 2002

Transcription

1 CONTRAT ET DÉCLARATION DE FIDUCIE passé le premier jour de janvier 2002 ENTRE : L UNION INTERNATIONALE DES EMPLOYÉS DE SERVICE DE LA PREMIÈRE PART, LE SYNDICAT CANADIEN DE LA FONCTION PUBLIQUE - - et - DE LA DEUXIÈME PART ROBERT DAVIDSON MARCELLE GOLDENBERG DARCIE BEGGS IAN THOMPSON DE LA TROISIÈME PART ATTENDU QUE : L accès à un régime de retraite adéquat est un droit que tous les travailleurs canadiens devraient avoir; L Union internationale des employés de service et le Syndicat canadien de la fonction publique (les «syndicats») ont identifié de grands segments de la main d œuvre qui n ont pas de régime de retraite ou dont les régimes sont inadéquats, particulièrement pour les employés des entreprises de petite et moyenne envergure. Les syndicats ont déjà collaboré pour établir le Régime de retraite des foyers d accueil et établissements connexes (RRFAEC); le régime est en vigueur depuis plus de 10 ans, et assure une rente indispensable à une industrie marquée par l absence d un régime de retraite. Les syndicats ont convenu que le régime de retraite devrait être établi selon une formule semblable à celle du RRFAEC dans l anticipation qu il peut jouer le rôle que le RRFAEC assume en ce moment dans le secteur des soins de la santé. Selon les syndicats, il est au mieux des intérêts de ses membres que les syndicats collaborent pour établir un régime de retraite en fiducie exclusif aux syndicats qui sera offert aux membres partout dans le pays.

2 PAR CONSÉQUENT en contrepartie maintenant de la prémisse et des engagements mutuels aux présentes, les parties aux présentes s engagent et s entendent comme suit : ARTICLE 1 DÉFINITIONS Sauf si le contexte ou la matière l exige autrement, les définitions suivantes s appliquent au présent document. Par «acceptation du mandat de fiduciaire», on entend un instrument selon la forme jointe aux présentes à titre «d Annexe A» qui fait partie des présentes, lorsqu elle est exécutée par une personne qui a consenti à agir comme fiduciaire de la Caisse en fiducie. Par «Acte et déclaration de fiducie» ou «Acte», on entend le présent instrument, dont tous ses amendements ou modifications. Par «actuaire», on entend une personne qui est un «Fellow» de l'institut canadien des actuaires ou une firme ou société commerciale dont au moins un de ses employés détient ce titre, qui peut être désignée de temps à autre par les fiduciaires aux fins de conseiller et d'assister les fiduciaires dans la mise sur pied et le maintien d un régime selon des principes actuariels sains. Par «administrateur», on entend la personne, firme ou société incorporée qui peut, de temps à autre, être retenue par les fiduciaires, aux fins d'administrer le régime et la Caisse en fiducie, conformément aux dispositions du présent document. Par «Caisse», «Caisse en fiducie» ou «Régime de retraite», on entend le Régime de retraite multi-secteur. Ces expressions incluent l actif intégral de la Caisse détenu par les fiduciaires en vertu de l entente, tous les fonds reçus sous forme de cotisations, le cas échéant, tous les intérêts des fiduciaires dans tous les contrats (y compris les dividendes, intérêts, remboursements et autres sommes payables aux fiduciaires suite à ces contrats), tous les placements effectués et détenus par les fiduciaires, tous leurs revenus, majorations, gains et profits et tous les biens ou fonds reçus et détenus par les fiduciaires par suite de leur acceptation des fiducies crées par l entente. Par «consultant», on entend une personne, firme ou société incorporée qui peut être désignée, de temps à autre, par les fiduciaires, aux fins de consultation et de conseil aux fiduciaires à l'égard du régime. Par «convention collective», on entend une convention collective, un protocole d accord ou une autre entente ou décision exécutoire à titre de convention collective passée entre un syndicat ou section locale et un employeur, selon la forme acceptable aux fiduciaires, qui 2

3 prévoit, entre autres, le versement de cotisations à la Caisse en fiducie avec tous ses amendements, suppléments, modifications, renouvellements et nouveaux accords. Par «cotisations», on entend les paiements à la Caisse en fiducie : (c) par un employeur, conformément aux dispositions d'une convention collective ou autre entente, telle que permise en vertu des présentes; en vertu d une entente réciproque; par un employeur en vertu des dispositions du régime ou d une convention collective. Par «critères d'admissibilité», on entend les règles, règlements et procédures établis de temps à autre par les fiduciaires pour constater l'admissibilité aux prestations. Par «employé», on entend l une des personnes suivantes : une personne couverte par : (I) une convention collective; ou (ii) une entente d affiliation ou de participation dans la forme autorisée par les fiduciaires qui travaille dans un emploi visé par une convention collective, entente d affiliation ou entente de participation selon laquelle l employeur est tenu de verser des cotisations à la Caisse en fiducie et qui verse ou doit verser des cotisations à la Caisse en fiducie. (c) Une personne embauchée par l employeur qui a signé un protocole d entente incluant, par référence, les dispositions d une convention collective ou les dispositions d une entente selon laquelle cette personne est couverte et selon laquelle l employeur verse ou doit verser des cotisations à la Caisse en fiducie. La personne en faveur de qui des cotisations sont versées, est considérée comme employé dans la mesure où des cotisations sont versées par l employé ou en son nom et qu elles sont acceptables à la Caisse. Par «employé affilié», on entend un employé auprès d un employeur dont l emploi n est pas couvert par une convention collective, mais plutôt par une entente d affiliation, qui a adhéré au régime conformément à ses dispositions et dont la participation au régime n a pas été annulée. 3

4 Par «employeur», on entend un employeur qui : (c) est partie à une convention collective ou lié par elle, qui adopte et accepte par écrit d être lié par les dispositions et les conditions de la convention pouvant être amendée de temps à autre, en exécutant une entente de participation avec les fiduciaires dans la forme autorisée par les fiduciaires; est partie à un protocole d entente, protocole d accord ou instrument semblable, ou lié par lui, passé avec le syndicat ou ses sections locales, qui par ses dispositions incorpore une convention collective par référence a des employés engagés dans l administration d un régime de retraite ou d autres régimes d avantages sociaux ou des employés d un conseil, d un organisme de coordination, d une association régionale ou organisme semblable établi ou parrainé par un syndicat. Par «entente d affiliation», on entend un instrument dûment exécuté qui stipule le versement de cotisations au nom des employés qui ne font pas partie d une unité de négociation. Par «entente de participation», on entend un instrument dûment exécuté en grande partie selon la forme jointe comme «Annexe B1 ou B2» entre l employeur et les fiduciaires dans laquelle l employeur convient de verser des cotisations à la Caisse et d être lié par les dispositions de l entente. Par «fiduciaire», «Conseil de fiduciaires» ou «Conseil», on entend une personne désignée en vertu de l article III des présentes pour administrer la Caisse en fiducie ainsi que son successeur, remplaçant, fiduciaire additionnel conformément aux dispositions des présentes, et inclut les fiduciaires substituts agissant comme fiduciaires. Par «fiduciaire substitut», on entend les fiduciaires substituts désignés en vertu de l Article III. Par «loi», on entend la Loi sur les régimes de retraite de l Ontario et ses règlements, tels qu amendés ou remis en vigueur de temps à autre. Par «participant», on entend une personne qui est participant au régime conformément à ses dispositions. Par «période de mise en route», on entend la période qui commence à la date d effet des présentes et qui se termine le 30 juin

5 Par «prestations», on entend les prestations de retraite et complémentaires de retraite, dont les prestations de décès, les prestations de survie avant la retraite et les prestations semblables à être prévues en faveur des participants, des anciens participants, de leurs conjoints, bénéficiaires ou personnes à charge. Par «régime» ou «régime de retraite», on entend le Régime de retraite multi-secteur et tous ses amendements établi et adopté par les fiduciaires pour prévoir des prestations de retraite et complémentaires de retraite en plus des programmes, méthodes, règles et procédures et leurs amendements établis et adoptés par les fiduciaires en vue de verser les prestations de retraite et complémentaires de retraite de la Caisse de retraite en vertu du régime de retraite. Par «section locale», on entend une section locale affiliée à l Union internationale des employés de service, au Syndicat canadien de la fonction publique ou à la section locale de tout autre syndicat que les fiduciaires pourront désigner. Par «syndicat», on entend l Union internationale des employés de service et le Syndicat canadien de la fonction publique et tout autre syndicat que les fiduciaires pourront désigner de temps à autre. Par «vérificateur», on entend un comptable agréé ou une firme de comptables agréés désigné par le Conseil de fiduciaires en vertu des présentes Création de la Caisse en fiducie ARTICLE II CRÉATION / CONSTITUTION ET OBJECTIF DE LA CAISSE EN FIDUCIE Une Caisse en fiducie est établie et créée aux présentes aux fins de prévoir des prestations de retraite en vertu du régime Constitution de la Caisse en fiducie Les fiduciaires peuvent détenir des biens conjointement, passer des contrats et agir à tous égards au nom de la Caisse en fiducie sous le nom de «Fiduciaires de la Caisse de retraite multi-secteur». Le titre de tous les éléments d actif de la Caisse en fiducie est dévolu conjointement aux fiduciaires et demeure exclusivement avec les fiduciaires, sauf toute stipulation du contraire aux présentes. La réception par les fiduciaires de toutes les sommes versées de temps à autre dans la Caisse en fiducie et leurs revenus constitue un fonds en fiducie à être administré par les fiduciaires conformément aux dispositions de l Acte de fiducie et du régime de retraite. 5

6 2.03 Objectif de la Caisse en fiducie Les fiduciaires conviennent de recevoir, détenir et administrer la Caisse en fiducie aux fins de prévoir des prestations de retraite pour les employés et leurs bénéficiaires conformément aux dispositions du régime de retraite adoptées de temps à autre par les fiduciaires et d acquitter tous les coûts d administration de la Caisse et du régime engagés par les fiduciaires en vertu des dispositions des présentes Mandat des parties Il est convenu aux présentes que l Acte de fiducie lie les sections locales, syndicats, employeurs, employés et fiduciaires Droits et obligations des parties (c) Tous les paiements et cotisations sont libellés payables aux Fiduciaires de la Caisse de retraite multi-secteur. Aucune des parties aux présentes, tout syndicat, toute section locale, tout employeur, tout participant et toute autre personne, association, firme ou société commerciale, n ont de droit, privilège ou intérêt sur les avoirs de la Caisse, sauf tel que prévu spécifiquement par le régime de retraite et sa réglementation applicable adoptée par les fiduciaires. Sous réserve de l article 2.05(d), aucune somme d argent, biens ou équité de quelque nature que ce soit dans la Caisse, politiques, prestations ou argents payables, n est soumis d aucune façon par un employé ou personne présentant une demande par le biais de cet employé ou autrement, à une anticipation, aliénation, vente, transfert, cession, nantissement, servitude, saisie, saisie-arrêt, exécution, hypothèque, sûreté ou charge. De plus, si la prestation devient payable à quiconque n est pas le bénéficiaire de la prestation de retraite du régime à la suite d'une saisie, vente ou tentative de vente par procédé légal, équitable ou autre, poursuite ou procédure, les fiduciaires ont le droit de refuser le paiement de la prestation jusqu'à ce que l'anticipation, aliénation, vente, transfert, cession, nantissement, servitude, saisie, saisie-arrêt, hypothèque, sûreté, charge ou mainmise ou autre voie judiciaire soit annulé ou retiré. Les fiduciaires ont aussi le droit d'utiliser et d'imputer le montant de la prestation durant la période en cause, de la façon que les fiduciaires jugent le mieux adapté au soutien financier du participant, pourvu toutefois que les fiduciaires établissent une procédure selon laquelle l employé puisse instruire de verser les paiements qui lui sont échus à un bénéficiaire désigné si son emploi cesse par suite d un décès. 6

7 (d) (e) En ce qui concerne la prestation d un participant soumis à un ordre de la Cour ou à une entente entre les conjoints sur la répartition de leur patrimoine à la suite d un échec de la relation conjugale, une répartition de la valeur de la prestation du participant en vertu du régime pourra être effectuée dans la mesure où la loi le permet. De plus, le régime respecte l ordre de la Cour ou l entente entre les conjoints, dans la mesure prescrite par la loi, pour le paiement de soutien ou la cession des prestations du participant. Le syndicat, les sections locales, l employeur ou l employé ne sont pas responsables des dettes, passifs ou obligations de la Caisse, sauf ce qui est défini dans l Acte de fiducie Admissibilité à participer à d autres régimes Il est prévu que le régime contemplé aux présentes ne sera pas offert aux employés qui sont admissibles à participer au Régime de retraite des foyers d accueil et établissements connexes ou à un régime de retraite du secteur public. Ces employés admissibles ne participeront pas au régime sans le consentement des fiduciaires Nomination des fiduciaires ARTICLE III - FIDUCIAIRES Les fiduciaires sont nommés par l Union internationale des employés de service et par le Syndicat canadien de la fonction publique conformément aux dispositions du présent article Fiduciaires durant la période de mise en route Durant la période de mise en route, l Union internationale des employés de service et le Syndicat canadien de la fonction publique peuvent nommer deux (2) fiduciaires chacun. L Union internationale des employés de service a désigné Robert Davidson et Marcelle Goldenberg et le Syndicat canadien de la fonction publique a désigné Darcie Beggs et Ian Thompson. Tous les fiduciaires seront en fonction durant la période de mise en route, sauf si le fiduciaire décède, démissionne, cesse d être admissible comme fiduciaire ou est destitué en vertu des présentes. Les fiduciaires en fonction durant la période de mise en route sont nommés et destitués, ont les critères d admissibilité et les droits et responsabilités des fiduciaires en vertu des présentes. Le mandat du fiduciaire désigné durant la période de mise en route arrive à échéance à la fin de la période de mise en route, à moins d avoir été retiré plus tôt. Le fiduciaire désigné pour agir durant la période de mise en route est admissible à être renommé Fiduciaires substituts durant la période de mise en route 7

8 L Union internationale des employés de service et le Syndicat canadien de la fonction publique peuvent nommer deux fiduciaires substituts chacun pour servir durant la période de mise en route. Ces fiduciaires substituts sont soumis aux mêmes conditions et ont les mêmes droits que les fiduciaires substituts en vertu des présentes. Le terme du fiduciaire substitut désigné durant la période de mise en route arrive à échéance à la fin de la période de mise en route, à moins d avoir été retiré plus tôt. Le fiduciaire substitut désigné pour agir durant la période de mise en route est admissible à être renommé comme fiduciaire substitut ou fiduciaire Admissibilité des fiduciaires L Union internationale des employés de service et le Syndicat canadien de la fonction publique ont tous deux droit de nommer des fiduciaires d après le nombre de participants actifs du régime de retraite représentés par l Union internationale des employés de service ou le Syndicat canadien de la fonction publique à la date limite de 30 jours avant la fin de la période de mise en route et le 30 mai de chaque année par la suite. L administrateur du régime identifiera le nombre de participants actifs et sa décision sera concluante. À cette fin, par «participant actif», on entend un participant du régime au nom de qui des cotisations sont versées au régime. Chacun des employés représentés par l Union internationale des employés de service ou le Syndicat canadien de la fonction publique a droit de nommer un fiduciaire conformément à ce qui suit : Nombre de participants actifs Nombre de fiduciaires 1 à à à à à Par tranche additionnelle de participants 1 fiduciaire additionnel La personne ainsi désignée assume les fonctions de fiduciaires jusqu au premier de : (i) (ii) l expiration de la durée du mandat de ce fiduciaire, telle que définie dans la présente entente; et la date à laquelle le fiduciaire décède, démissionne, cesse d être admissible comme fiduciaire ou est destitué conformément aux présentes. 8

9 3.06 Coprésidents du conseil de fiduciaires Dans la mesure où ils ont droit de nommer au moins un fiduciaire, l Union internationale des employés de service et le Syndicat canadien de la fonction publique ont tous deux le droit de désigner un coprésident. Les coprésidents ainsi nommés assument en alternance la fonction de président de l assemblée et en l absence d un coprésident, l autre agit comme président de l assemblée. Le président du conseil dirige toutes les réunions des fiduciaires. En l absence des deux coprésidents du conseil lors d une réunion, les autres fiduciaires élisent un fiduciaire qui assumera les fonctions de président. Les coprésidents initiaux seront Ian Thompson du Syndicat canadien de la fonction publique et Marcelle Goldenberg de l Union internationale des employés de service Acceptation des fiduciaires La personne nommée comme fiduciaire confirme l acceptation de cette nomination en exécutant une Acceptation du mandat de fiduciaire et est ainsi réputée avoir accepté les fiducies créées et établies par les présentes et d avoir consenti à agir comme fiduciaire Nomination d un fiduciaire substitut L Union internationale des employés de service a le droit de nommer un fiduciaire substitut (substitut de l Union internationale des employés de service) et le Syndicat canadien de la fonction publique a le droit de nommer un fiduciaire substitut (substitut du Syndicat canadien de la fonction publique) pour chacun des fiduciaires qu ils ont le droit de nommer en vertu des présentes, jusqu à un maximum de trois fiduciaires substituts par syndicat. Les fiduciaires substituts ont le droit de participer à toutes les réunions des fiduciaires et d obtenir le paiement des frais engagés pour participer à ces réunions en vertu de la politique de dépenses des fiduciaires pour participer aux réunions. Un fiduciaire substitut n a pas le droit de voter à une réunion, sauf s il a été désigné pour agir comme fiduciaire à ladite réunion par suite de l absence d un fiduciaire Fiduciaires substituts Participation aux réunions Si pour une raison quelconque un fiduciaire nommé par l Union internationale des employés de service n est pas en mesure de participer à une réunion des fiduciaires, le coprésident de l Union internationale des employés de service peut désigner un fiduciaire substitut de l Union internationale des employés de service pour participer à cette réunion comme fiduciaire substitut à la place du fiduciaire. En participant à la réunion pour laquelle il a été nommé, le fiduciaire substitut de l Union internationale des employés de service a et exécute tous les droits, pouvoirs et fonctions du fiduciaire et, sous réserve de l Article V, alinéa 5.07, il assume toutes les responsabilités et engagements rattachés à un fiduciaire en 9

10 vertu des présentes. Si pour une raison quelconque un fiduciaire nommé par le Syndicat canadien de la fonction publique n est pas en mesure de participer à une réunion des fiduciaires, le coprésident du Syndicat canadien de la fonction publique peut désigner un fiduciaire substitut du Syndicat canadien de la fonction publique pour participer à cette réunion comme fiduciaire substitut à la place du fiduciaire. En participant à la réunion pour laquelle il a été nommé, le fiduciaire substitut du Syndicat canadien de la fonction publique a et exécute tous les droits, pouvoirs et fonctions du fiduciaire et, sous réserve de l Article V, alinéa 5.07, il assume toutes les responsabilités et engagements attachés à un fiduciaire en vertu des présentes Mandat et destitution d un fiduciaire Le mandat du fiduciaire désigné pour la période de mise en route prend fin le 30 juin Par la suite, chaque fiduciaire est nommé pour un mandat d une année qui prend fin le 30 juin de chaque année. Le fiduciaire exerce ses fonctions pendant la durée de sa nomination, sauf si le fiduciaire démissionne, est destitué, décède ou n est plus admissible à la fonction de fiduciaire. (c) (e) (f) Un fiduciaire peut être renommé pour d autres mandats, sans limites quant au nombre de mandats, de la même façon et sous réserve des mêmes conditions définies aux présentes. Un fiduciaire peut démissionner en donnant avis par écrit aux autres fiduciaires et au syndicat qui l a désigné et cet avis devra indiquer la date d effet de cette démission; le fiduciaire sera libéré de ces fonctions, responsabilités ou engagements aux présentes à la plus éloignée de la date de l avis ou de la date où il cesse d agir comme fiduciaire. Un fiduciaire nommé par l Union internationale des employés de service peut être destitué avant l échéance de son mandat par l Union internationale des employés de service et les autres fiduciaires seront notifiés par écrit de cette destitution et de la personne désignée par l Union internationale des employés de service pour le remplacer comme fiduciaire. Le fiduciaire destitué, ses héritiers, exécuteurs, administrateurs et ayants droit sont pleinement libérés de tous les devoirs, responsabilités et engagements à l égard des présentes à la plus éloignée de la date de l avis ou de la date où il cesse d agir comme fiduciaire. Un fiduciaire nommé par le Syndicat canadien de la fonction publique peut être destitué avant l échéance de son mandat par le Syndicat canadien de la fonction 10

11 publique et les autres fiduciaires seront notifiés par écrit de cette destitution et de la personne désignée par le Syndicat canadien de la fonction publique pour le remplacer comme fiduciaire. Le fiduciaire destitué, ses héritiers, exécuteurs, administrateurs et ayants droit sont pleinement libérés de tous les devoirs, responsabilités et engagements à l égard des présentes à la plus éloignée de la date de l avis ou de la date où il cesse d agir comme fiduciaire. (g) (h) Dans le cas d un fiduciaire qui est dans l incapacité d agir comme fiduciaire, sa nomination comme fiduciaire est annulée par avis de la part de son représentant personnel ou de l Union internationale des employés de service ou du Syndicat canadien de la fonction publique aux autres fiduciaires, laquelle entre en vigueur à la plus éloignée de la date de l avis ou de la date où il cesse d agir comme fiduciaire. Advenant le décès, la démission ou la destitution d un ou de plusieurs fiduciaires, les autres fiduciaires auront conjointement tous les pouvoirs, droits, patrimoines et intérêt des fiduciaires tels que prévus aux présentes et seront chargés de toutes les fonctions des fiduciaires aux présentes Fiduciaires succédants et remise des dossiers Advenant le décès, la démission, la destitution ou la discontinuation du mandat d un fiduciaire nommé par l Union internationale des employés de service, l Union internationale des employés de service peut immédiatement nommer un fiduciaire succédant et en donner avis aux autres fiduciaires. Après avoir accepté le mandat, le fiduciaire succédant ainsi désigné pour agir comme fiduciaire est investi de tous les droits, pouvoirs et fonctions des autres fiduciaires en vertu des présentes avec le même effet que s il avait été nommé fiduciaire à l origine. Advenant le décès, la démission, la destitution ou la discontinuation du mandat d un fiduciaire nommé par le Syndicat canadien de la fonction publique, le Syndicat canadien de la fonction publique peut immédiatement nommer un fiduciaire succédant et en donner avis aux autres fiduciaires. Après avoir accepté le mandat, le fiduciaire succédant ainsi désigné pour agir comme fiduciaire est investi de tous les droits, pouvoirs et fonctions des autres fiduciaires en vertu des présentes avec le même effet que s il avait été nommé fiduciaire à l origine. 11

12 (c) Tout fiduciaire qui démissionne, qui est révoqué ou dont la nomination est automatiquement annulée et les représentants personnels du fiduciaire décédé remettent immédiatement aux autres fiduciaires tous les dossiers, registres, documents, argents et autres biens et avoirs en sa possession qui font partie de la Caisse de retraite, ou qui sont liés à ses fonctions comme fiduciaire en vertu des présentes ou reliés à l administration de la Caisse en fiducie Adoption de procédures (c) (d) Les fiduciaires peuvent adopter les procédures, les statuts, les règles ou règlements qu ils jugent nécessaires pour administrer la fiducie, qui sont conformes à l Acte de fiducie et aux dispositions du régime de retraite et aux prescriptions des lois provinciales et fédérales applicables. Le quorum d une réunion des fiduciaires est atteint lorsque 60 % des fiduciaires alors en exercice sont présents, et doit inclure au moins un fiduciaire désigné par l UIES et un fiduciaire désigné par le SCFP (pas un fiduciaire substitut) dans la mesure où ils ont droit de nommer un fiduciaire. Les fiduciaires substituts peuvent compter pour établir l exigence d un quorum de 60 %. Sauf les dispositions contraires des présentes, toutes les actions de fiduciaires sont entérinées par vote majoritaire des fiduciaires. Le président du conseil d une réunion des fiduciaires a droit de voter, mais il n a pas droit de voter une deuxième fois en cas d égalité des voix ou d impasse Assemblée annuelle Les fiduciaires tiennent une réunion chaque année, laquelle est désignée comme assemblée annuelle des fiduciaires. Les fiduciaires ont la responsabilité d établir les dates de chacune de ces assemblées annuelles, pourvu que l assemblée annuelle soit tenue dans les six mois de la fin de l année financière de la Caisse de fiducie Ordre du jour de l assemblée annuelle À chacune des assemblées annuelles des fiduciaires, entre autres: les états financiers vérifiés de la Caisse couvrant l année financière immédiatement précédent de la Caisse sont présentés; 12

13 (c) (d) l'administrateur soumet son rapport sur la période depuis la date de la dernière assemblée annuelle précédente, selon le cas; un vérificateur est nommé; les membres des comités de vérification et des placements sont désignés Nomination du secrétaire archiviste Les fiduciaires nomment un secrétaire archiviste qui n est pas nécessairement un fiduciaire et qui rédige le procès-verbal de toutes les réunions, des délibérations et actions des fiduciaires. Il n est pas nécessaire que ce procès-verbal soit mot à mot, et l acceptation du procès-verbal est signifiée par les signatures de deux fiduciaires, dont l un est le président d assemblée Amendement des prestations et des dispositions du régime Les fiduciaires peuvent, de temps à autre, amender par résolution les prestations prévues en vertu du régime de retraite et les dispositions du régime de retraite Répartition et délégation de certaines responsabilités Les fiduciaires peuvent, de temps à autre, répartir par résolution certaines responsabilités, tâches administratives et autorité de décider à : des comités ou sous-comités du Conseil de fiduciaires; ou d autres individus, qu ils jugent nécessaires ou appropriés à l égard des opérations de la Caisse. Après avoir accepté cette délégation, la partie agit de la manière et selon la norme de diligence d un fiduciaire nommé en vertu des présentes Comités du conseil Le conseil de fiduciaires peut nommer des comités comprenant des fiduciaires et des fiduciaires substituts que les fiduciaires jugent utiles aux fins d investigation, d examen, de recherche ou de préparation de rapports sur les questions qui intéressent le conseil. Le conseil établit un comité des placements pour examiner le rendement des placements et la façon d investir l avoir de la Caisse. 13

14 (c) (d) Le conseil établit un comité de vérification pour préparer un budget pour l administration de la Caisse, pour examiner les états financiers et les vérifications sur place préparées par les vérificateurs, et pour établir les politiques et procédures sur le personnel au nom de la Caisse. Chaque comité a droit d établir ses propres procédures sous réserve des directives du conseil adressées au comité. À moins d une autorisation précise de la part du conseil ou autrement, un comité n a pas l autorité de prendre des décisions ou de dépenser des fonds au nom du conseil, et son rôle se limite à soumettre des recommandations au conseil Secrétaire Les fiduciaires élisent un secrétaire entre eux qui conserve et maintient tous les registres et dossiers des fiduciaires. Le secrétaire peut nommer une personne ou agent pour l aider à maintenir les registres, dossiers et procès-verbaux. ARTICLE IV POUVOIRS, DEVOIRS ET OBLIGATIONS DES FIDUCIAIRES 4.01 Pouvoirs généraux Les fiduciaires ont tous les pouvoirs, devoirs et obligations des fiduciaires pour exploiter et administrer un régime de retraite et pour plus de certitude, ils ont les pouvoirs suivants : (c) (d) d adopter et administrer le régime de retraite à l avantage des employés et de leurs bénéficiaires ou charges de famille, selon le cas, lequel est défini par écrit et comprend les critères d admissibilité, les modalités de paiement et toute autre question que les fiduciaires jugent nécessaire d inclure; de passer des contrats et conclure des ententes avec des assureurs ayant un permis d opérer au Canada aux fins de prévoir des prestations en vertu des dispositions du régime; de conclure des ententes avec les banques, les sociétés de fiducie, assureurs ou consultants en placement sélectionnés par les fiduciaires aux fins de prévoir des prestations en vertu des dispositions du régime de retraite, aux fins d agir comme dépositaire pour la sauvegarde de l'actif de la Caisse en fiducie; de verser ou prévoir le versement des prestations de retraite ou apparentées aux personnes admissibles à les recevoir; 14

15 (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) d'établir les procédures à respecter pour consigner les demandes de prestations et fournir et authentifier les preuves nécessaires pour établir le droit à ces prestations; d'acquitter avec les fonds de la Caisse tous les frais raisonnables pour la perception des cotisations et l'administration de la Caisse; cela inclut, sans toutefois s'y limiter, la rémunération et les coûts et honoraires nécessaires et raisonnables des services juridiques, comptables, cléricaux et d'experts que les fiduciaires, à leur discrétion, jugent nécessaires ou expéditifs dans l'exécution de leurs fonctions, peu importe que ce personnel professionnel ou autre puisse avoir été ou soit à l emploi du syndicat. d'adopter les procédures, statuts, règles et règlements qu'ils jugent nécessaires pour remplir leur mandat, conformément aux dispositions des présentes, pourvu qu ils soient compatibles avec les dispositions des présentes; de passer les contrats et conventions en vue d exécuter les dispositions des présentes et administrer la Caisse, et poser tous les gestes qu'ils jugent nécessaires et judicieux, à leur discrétion; de faire des compromis, de régler, arbitrer et libérer les réclamations ou demandes en faveur ou contre la Caisse ou les fiduciaires, aux dispositions et conditions que les fiduciaires jugent judicieuses; d'établir et d'accumuler comme partie de la Caisse, toute réserve ou réserves qui, de l'avis des fiduciaires, sont au mieux des meilleurs intérêts de la Caisse; d acquitter à même la Caisse, toutes les taxes foncières et personnelles, impôts sur le revenu et autres taxes de tous genres, levées ou évaluées en vertu des lois actuelles ou futures, sur la Caisse ou à son égard ou sur tous argents, biens ou titres en formant partie intégrante; de recevoir des paiements de toutes sources quelconques, dans la mesure permise par la loi, le régime et les présentes; d'investir et réinvestir l avoir de la Caisse non requis pour les dépenses courantes dans les types de placements permis par les lois d une province sur les placements par les fiduciaires, pourvu que ces placements soient permis par la Loi de l impôt sur le revenu et ses règlements tels qu amendés et par la Politique et les lignes directrices sur les placements adoptées par les fiduciaires, amendés de temps à autre; de prendre toute action et actions pour la détention, 15

16 l achat, la vente ou l échange de ces placements dans la mesure qu'ils jugent appropriée ou nécessaire, à leur seule discrétion; en particulier, sans limiter la généralité de ce qui précède: (i) (ii) d'exercer tous les pouvoirs de propriétaire à l'égard des actions, obligations, débentures, hypothèques ou autres placements et biens détenus dans la Caisse en fiducie et, en particulier, mais sans toutefois limiter la généralité de ce qui précède, d'exercer tout droit qu'il pourrait y avoir de voter à leur égard; de donner des procurations générales ou spécifiques ou procurations avec ou sans pouvoirs de substitution; d'exercer tout privilège de conversion, droits de souscription ou autres options, et de verser les paiements qui en résultent; de consentir ou autrement participer aux réorganisations d'entreprise ou autres changements ayant un effet sur les actions ou autres titres; de déléguer des pouvoirs discrétionnaires et de payer toutes taxations à leur égard; et d accepter et de détenir des actions ou titres qui peuvent être émis par suite des réorganisations d'entreprises ou modifications ayant un impact sur les actions ou titres d'entreprise; de renouveler, prolonger ou participer au renouvellement ou prolongation d une hypothèque, d'après les dispositions qui sont jugées judicieuses; de convenir à une réduction du taux d'intérêt d une hypothèque, à toute autre modification ou changement des dispositions d une hypothèque, de toute garantie y afférente, de la manière et dans la mesure qui peuvent être jugées judicieuses pour protéger la Caisse en fiducie ou préserver la valeur d'un placement; d exonérer tout défaut, que ce soit dans l exécution d une convention accessoire ou condition d une hypothèque ou dans l exécution d une garantie ou pour faire valoir les droits à l égard de ce défaut, de la manière et dans la mesure qu ils jugent judicieuses; d exercer et faire valoir tout droit et droits de saisie en réalisation de garantie; de présenter une offre sur une propriété dans une vente judiciaire; de passer un contrat plutôt qu une saisie en réalisation de garantie avec ou sans considération; et à leur égard de libérer toute personne ou personnes de leur convention accessoire ou garantie donnée en relation avec cette hypothèque, et d exercer et faire valoir par toute action, poursuite ou procédure de droit et d équité tous droits ou obligations ou de prendre les mesures appropriées par voie de procédures juridiques ou autrement pour le recouvrement ou la réalisation de tout placement. (n) de détenir des liquidités non investies, sans engagement pour l'intérêt y applicable, selon les montants qu'ils jugent nécessaires ou judicieux pour les 16

17 besoins courants de liquidités raisonnables de la Caisse; (o) (p) (q) (r) (s) (t) à leur discrétion et dans la mesure qu'ils jugent sage, bénéfique ou nécessaire, de nommer une banque, société de fiducie, compagnie d'assurance ou consultant en placements à désigner comme «fiduciaire constitué en société» et de passer et exécuter une ou des conventions avec cette banque, société de fiducie, compagnie d assurance ou consultant en placements; de prévoir l'investissement et le réinvestissement des avoirs de la Caisse, sous réserve toujours des dispositions des présentes et des dispositions limitatrices ou réglementaires incorporées aux présentes, lesquelles pourront être jugées souhaitables par les fiduciaires; et après ladite exécution, d'acheminer et transférer au fiduciaire constitué en société les avoirs de la Caisse, ainsi que les pleins ou moindres pouvoirs d'administrer, investir et réinvestir ces avoirs que les fiduciaires détiennent aux termes des présentes. Les fiduciaires sont exonérés et libérés de toute responsabilité ou engagement à l'égard des avoirs qu'ils peuvent transférer au fiduciaire constitué en société, à moins ou jusqu'à ce que ces avoirs et additions à ceux-ci soient retournés aux fiduciaires par le fiduciaire constitué en société; de développer des procédures pour établir les droits à retraite des employés, y compris les moyens d accorder aux employés et employeurs l opportunité de s y objecter, et d avoir établi ces faits de façon irréfutable; d exercer tous les droits ou privilèges accordés par les dispositions d un contrat passé par les fiduciaires avec une compagnie d assurance, banque, société de fiducie ou consultant en placements et de convenir avec cette compagnie d assurance, banque, société de fiducie ou consultant en placements de toute altération, modification, amendement ou annulation dudit contrat, ou pour prendre toute autre mesure à l égard dudit contrat qu ils jugent nécessaires ou judicieuses, à leur discrétion; de poser tous les gestes, qu ils soient expressément autorisés ou non aux présentes, que les fiduciaires jugent nécessaires ou appropriés pour assurer la protection des avoirs détenus aux présentes; de passer des arrangements ou ententes réciproques avec d autres fonds ou régimes similaires de la façon et selon les dispositions et conditions que les fiduciaires jugent souhaitables; de déléguer l un ou l autre de leurs pouvoirs administratifs ou devoirs à l un ou l autre de leurs agents ou employés; 17

18 (u) (v) (w) (x) (y) (z) (aa) (bb) de louer ou acheter les terrains, lieux, matériaux, fournitures et équipements et d embaucher, employer et retenir les conseillers juridiques, administrateurs, comptables, actuaires, personnel de soutien et autres agents ou employés que les fiduciaires jugent nécessaires ou appropriés dans l'exécution de leurs fonctions; de payer les frais raisonnables de rémunération de ceux-ci; de déléguer à ces agents ou employés les devoirs qu ils jugent appropriés. Les fiduciaires sont complètement et pleinement protégés dans les décisions prises sur la foi des opinions ou conseils des personnes susmentionnées. d interpréter les dispositions des présentes et les expressions utilisées aux présentes, et toute interprétation adoptée par les fiduciaires de bonne foi lie les parties aux présentes et tout employeur et employé, leurs familles, personnes à charge, bénéficiaires et ou représentants juridiques; d utiliser les argents disponibles dans la Caisse pour régler tous les déboursés raisonnables et prévoir le paiement des prestations; de contrôler et diriger toute personne, associé, firme ou société retenue ou employée par les fiduciaires dans l exécution de leurs fonctions, et d annuler les services ou l emploi de cette personne, associé, firme ou société; de fusionner ou provoquer la fusion avec la Caisse de retraite, des caisses en fiducie de tout régime de retraite semblable établi pour prévoir des prestations de retraite en faveur des membres du syndicat ou employés couverts par une convention collective au Canada, leurs bénéficiaires et personnes à charge; de procurer, si cela est judicieux, un contrat de rente individuelle ou collective dans le but de prévoir la totalité ou une partie des prestations en vertu du régime; de résoudre toutes les questions d admissibilité, durée des services, continuité des services, dates de naissance, affiliation, droits aux prestations et leur nature, montant et durée des prestations et les questions semblables ayant rapport avec l administration du régime; et d obtenir de l employeur, syndicat, section locale, participant ou ancien participant, agence gouvernementale ou organisme de réglementation les informations qui sont nécessaires pour la bonne administration de la Caisse de retraite et du régime. 18

19 4.02 Assurances détournement et vol Les fiduciaires peuvent souscrire des assurances détournement et vol en leur faveur et en faveur des personnes autorisées à recevoir, transiger ou tirer des fonds de la Caisse pour quelque motif que ce soit. Ces personnes sont assurées pour les montants et de la façon jugés conformes par les fiduciaires. Le coût de cette assurance est défrayé par la Caisse Assurance de la responsabilité civile professionnelle Les fiduciaires souscrivent l'assurance de la responsabilité civile professionnelle qu'ils jugent nécessaire à l égard des pertes qui pourraient survenir par suite de leur propre comportement ou celui du personnel embauché par les fiduciaires. Le coût de cette assurance peut être défrayé par la Caisse Nomination d un vérificateur Les fiduciaires nomment un comptable agréé et le maintiennent en fonction en tout temps à titre de vérificateur du régime. Le comptable agréé ainsi nommé sert jusqu à ce que son successeur soit nommé Consignation des informations Les fiduciaires conservent des dossiers appropriés et adéquats de l'administration de la Caisse et à son égard. Les fiduciaires peuvent exiger que le syndicat ou tout employeur ou participant leur soumettent les informations, données, rapports ou documents appropriés aux fins d'administrer la Caisse; POURVU, toutefois, que le syndicat ne soit pas tenu de soumettre les listes des membres du syndicat. Les parties conviennent qu elles feront tous les efforts nécessaires pour obtenir le respect des demandes raisonnables des fiduciaires à l égard de ces informations, données, rapports ou documents Registres de compte Les registres de compte et les dossiers des fiduciaires, dont les registres de compte et dossiers relatifs à la Caisse, sont vérifiés au moins une fois par année par le vérificateur de la Caisse, à la clôture de l année financière de la Caisse. Un état des résultats de la vérification annuelle est disponible aux fins d'inspection par les personnes habilitées à voir cette information en vertu des présentes au bureau de la Caisse et à tout autre endroit adéquat que le Conseil peut désigner de temps à autre. 19

20 4.07 Nomination d un administrateur Le Conseil de fiducie peut, à sa discrétion, nommer un administrateur et peut, en tout temps, mais sous réserve de toute entente entre les fiduciaires et l'administrateur, avec ou sans motif, relever l administrateur de ses fonctions et nommer un successeur. L'administrateur assume la responsabilité de comptabiliser les paiements et d exécuter les fonctions et responsabilités qui pourront lui être déléguées aux présentes, ou de temps à autre, par le Conseil de fiducie. Sans limiter la généralité de ce qui précède, les droits, devoirs et obligations de l'administrateur pourront être: (c) (d) (e) (f) de soumettre un rapport au Conseil de fiducie dès que possible après la clôture de chaque année financière de la Caisse sur la situation financière de la Caisse et de soumettre des rapports intermédiaires de la situation financière de la Caisse qui pourront être demandés par le Conseil de fiduciaires; de participer aux réunions du Conseil de fiduciaires ou des comités de celui-ci, tel que requis par ordre du Conseil de fiduciaires, d'exécuter les instructions qui pourront lui être données, et de participer à ces réunions ayant rapport avec la Caisse, tel que requis par ordre du Conseil de fiduciaires; de conserver les dossiers qui sont nécessaires pour identifier les droits de prestations de chaque participant en vertu du régime et d'identifier le montant de ces prestations qui deviennent exigibles; de s'occuper de toutes les communications en provenance des participants et autres, à l'égard de la Caisse et des dispositions des présentes; d'authentifier toutes les réclamations contre la Caisse et en vertu des dispositions des présentes et d'obtenir toutes les déclarations, certificats et autres preuves nécessaires et requises pour la bonne administration de la Caisse; et d'en informer les fiduciaires si un employeur ne verse pas ses cotisations à la Caisse conformément aux dispositions d une entente collective, autre document ou entente Utilisation du nom de la Caisse en fiducie Le nom de la Caisse peut être utilisé pour désigner les fiduciaires collectivement, et tous les instruments pourront être exécutés par les fiduciaires ou en leur nom sous ce vocable. 20

21 4.09 Dépendance vis-à-vis les décisions des fiduciaires et du conseil exécutif Les parties transigeant avec les fiduciaires peuvent se fier à tous les instruments exécutés par les fiduciaires ou sous leurs directives, comme étant conclusifs à l égard de ce qui suit : (c) qu au moment de la livraison de l instrument, le présent document était en vigueur; que l instrument a été exécuté conformément aux dispositions et conditions des présentes; et que le conseil de fiduciaires était pleinement autorisé à exécuter l instrument ou à diriger son exécution Exécution de chèques Tous les retraits de fonds d un compte de la Caisse ou par les fiduciaires s effectuent seulement par chèque signé par les personnes qui sont autorisées par les fiduciaires par écrit Exécution de documents Les fiduciaires peuvent autoriser un fiduciaire ou des fiduciaires à exécuter un avis ou autre instrument par écrit et toutes les personnes, sociétés en nom collectif, sociétés constituées ou associations peuvent se fier que cet avis ou instrument a été dûment autorisé et qu il lie la Caisse et les fiduciaires Pouvoirs susceptibles d exercice par l Union internationale des employés de service et le Syndicat canadien de la fonction publique Lorsque l Union internationale des employés de service ou le Syndicat canadien de la fonction publique a droit d exercer un droit ou de prendre action, les fiduciaires ont le droit de se fier à l avis du Vice-président international pour le Canada, dans le cas de l Union internationale des employés de service, et du Président du Syndicat canadien de la fonction publique dans le cas du Syndicat canadien de la fonction publique, sans avoir à faire enquête si cette personne est autorisée à exercer ce droit ou à prendre action; de plus, les fiduciaires n en sont pas tenus responsables. 21

22 4.13 Impasse Une impasse est réputée exister lorsqu'une proposition, motion ou résolution présentée par un fiduciaire n'est ni adoptée ni rejetée par vote majoritaire ou lorsqu'une proposition, motion ou résolution ne peut être soumise à une réunion par suite d'une absence de quorum lors de deux réunions convoquées consécutivement. Advenant une impasse, une réunion des fiduciaires est convoquée par les coprésidents et tenue pas plus tard que trente jours après l'impasse, aux fins de résoudre l objet du litige. Si le litige n'est pas réglé à la réunion, un fiduciaire peut demander que la question soit référée par les coprésidents à un arbitre impartial. Cette demande doit se faire dans les 14 jours de la réunion. Les coprésidents tenteront de convenir d un arbitre dans les 10 jours de cet avis. Si les coprésidents ne peuvent convenir d'un arbitre impartial dans ce délai de temps, l arbitre est sélectionné à partir de la liste suivante, avec une demande présentée au premier arbitre nommé sur la liste et si ce dernier ne veut pas entendre le litige, la demande est soumise au nom suivant sur la liste. Richard McLaren Kevin Whittaker Morton Mitchnick Martin Teplisky Jane Devlin William Kaplan Louise Davie (c) (d) (e) L'arbitre impartial commence à entendre le litige entre les fiduciaires et décide du litige. Le jugement par écrit de cet arbitre impartial doit être compatible avec les dispositions des présentes et du régime et lie les fiduciaires, les employeurs, le syndicat, la section locale et les bénéficiaires du régime. La rémunération raisonnable de l'arbitre est réglée par la Caisse de fiducie. L'arbitre a juridiction pour ordonner que les coûts raisonnables des parties paraissant devant lui soient engagés par la Caisse de fiducie. Aucune des limites de temps établies aux présentes ne peut être modifiée par l arbitre, mais elle peut être modifiée avec le consentement unanime des fiduciaires. ARTICLE V RESPONSABILITÉS ET DEVOIR DES FIDUCIAIRES 22

23 5.01 Responsabilité de la Caisse en fiducie La responsabilité de l'exploitation et de l'administration du régime et de la Caisse est assumée par les fiduciaires et ils reçoivent aux présentes l'autorisation et le pouvoir à ces fins, sous réserve toujours des limites et conditions contenues aux présentes Protection des fiduciaires Les fiduciaires n engagent aucune responsabilité, collectivement ou individuellement, en agissant sur tout document, données ou information qu ils croient authentiques et précis qui auront été exécutés, délivrés ou assemblés par les parties appropriées. Si la norme de diligence prescrite aux présentes a été respectée, aucun fiduciaire n est responsable des gestes, reçus, négligences ou défauts d un autre fiduciaire; pour la perte ou les frais occasionnés pour le régime de retraite par l insuffisance ou la déficience de titre à un bien acquis par ordre du conseil de fiduciaires pour le régime de retraite ou en son nom; pour l insuffisance ou la déficience d un titre dans lequel sont investis des fonds de la Caisse de retraite; pour la perte ou le dommage provenant d une faillite, insolvabilité ou acte délictueux de toute personne avec qui l un ou l autre des fonds, titres ou effets du régime de retraite ont été déposés; ou de toute personne, agent ou conseiller juridique nommé par le conseil de fiduciaires ou agissant en son nom Indemnisation des fiduciaires La Caisse indemnise et dégage les fiduciaires, leurs héritiers, exécuteurs, administrateurs et représentants personnels de toute responsabilité à la suite de la perte, des frais, réclamation, demande, action ou geste quelconque émanant de l'exécution ou prétendue exécution de leurs fonctions et responsabilités aux présentes; par contre, la présente indemnisation ne se prolonge en aucun cas dans le but de protéger tout fiduciaire pour tout manquement à une obligation ou responsabilité imposée aux présentes, à moins que toute action intentée contre ce fiduciaire en sa capacité de fiduciaire lui ait permis d obtenir un succès complet ou substantiel comme défendeur Protection des parties Aucun employé, syndicat, section locale ou fiduciaire n est responsable de : la validité des présentes; 23