EN DATE DU MARDI 19 JANVIER 2016

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1 1 EN DATE DU MARDI 19 JANVIER O - O - O - Les membres du Comité du Syndicat Mixte pour l'informatisation Communale dans le Département des Vosges se sont réunis le Mardi 19 Janvier 2016 à 18h00 en salle des délibérations du Conseil Général à EPINAL pour l assemblée générale du Syndicat, sous la présidence de Monsieur Christophe JACOB. A noter : deuxième réunion du Comité Syndical,compte tenu du fait que le quorum n était pas atteint lors de la première réunion en date du 12 Janvier SONT PRESENTS ((déllégués ttiittullaiirres ou supplléantts)) :: ALEM Serge CLAUDON Jean Yves GUYOT Jacques MONGAILLARD Laurent ALLAIN Francis DEFER Jacques HAUTCOEUR Guy PANOT Lionel BARETH Jeannine DUCHENE Laetitia HOCQUARD Michel RAMBAUT Patrick BARTHEL Jocelyne DURAND Jean Pierre JACOB Christophe ROBERT Dorine BARTHEL Jocelyne FENARD Jean Pierre LABREUCHE Marie Madeleine SCHMITT Jacques BECK Martial FLOHR Charles LEBONDE Sylvain STAPPIGLIA Denise BONNE Gilles FOURNIER Jacques L'HUILLIER Vincent TISSERAND Max BOTZUNG Fréderic GAXATTE Delphine LOUIS Christian TOUSSAINT Nicolas BOUCHEZ Jean Luc GERARD Michelle MARSAL Claude BRAUN Arthur GRANDGIRARD David MATHIEU Bruno CANEPA Jacky GREGOIRE Christian MICHALOVITCH Françoise

2 SONT EXCUSES ((déllégués ttiittullaiirres ett supplléantts)) :: 2 AMBROISE Françoise GERVAIS François MALLERET Fabien PREVOT David ARNOULD Nicole GILLET Florence MARCHAL Lucette ROBIN Patrice BARTH Anne Marie GRIMILLOT Patricia MAYOUD Stéphane MARIE SAINT GERMAIN Mikael BEGIN Dominique JACQUEMIN Anicet MICHEL Gérard SIMONET André DIDIER Bruno LEROY Dominique PERRIN Eric FLIELLER Catherine LOUIS Catherine PHILIPPE Claude Assistent également à la réunion: Madame Marion GARZIA, Adjoint Administratif du Syndicat Monsieur Etienne BODEZ, Agent de Maîtrise principal du S.M.I.C., Monsieur Christophe JACOB remercie les membres présents d'avoir répondu à l'invitation qui leur a été adressée pour participer à cette réunion. Il excuse ensuite Madame Odile DURANT-FRECHIN, Receveur du Syndicat, de ne pas avoir pu assister à cette réunion. Ensuite, le Président fait procéder à la nomination d un secrétaire de séance. C est Madame Jocelyne BARTHEL, déléguée titulaire du canton d EPINAL OUEST, qui est nommée à cet effet. Avant d aborder l ordre du jour, Monsieur Christophe JACOB demande aux membres du Comité de se prononcer sur le compte-rendu qui leur a été adressé le 17 Décembre 2015, à la suite de la réunion du Comité Syndical du 29 Octobre Aucune observation n est formulée concernant ce compte-rendu.. Il remercie l assemblée et aborde ensuite l ordre du jour de cette séance de travail, qui est le suivant : 1. Débat d orientations budgétaires, 2. Etat d avancement du groupement de commandes de signatures électroniques RGS**, 3. Création de la commission de réforme des statuts du SMIC, 4. Questions diverses. 1 Débats d Orientations budgétaires. EN MATIERE DE DEPENSES : PRESENTATION ET RAPPEL DES REGLES BUDGETAIRES Conformément au Code général des collectivités territoriales (article L ), les communes de plus de habitants et les établissements publics de coopération intercommunale, doivent organiser un débat sur

3 les orientations générales du budget. Monsieur JACOB commence ce débat d orientations budgétaires en détaillant les dépenses prévues sur l année 2016 : 3 Déménagement du SMIC des Vosges : Monsieur JACOB explique que le SMIC des Vosges doit déménager dans le courant de l année Une proposition de relogement a été proposée par le Conseil Départemental des Vosges. Cette proposition a été faite également au SDANC (Syndicat d Assainissement Non Collectif), à l Association des Maires des Vosges, ainsi qu à l Association des Communes Forestières des Vosges. Le SMIC ne partira donc pas seul, mais déménagera dans des locaux communs à ces quatre structures. Comme indiqué lors du Comité du 29 octobre dernier, les coûts liés à ce déménagement d après nos estimations (comprenant le loyer avec ses charges, l électricité, le gaz de ville, l eau, internet et téléphonie, assurance des locaux ainsi que le coût de location annuel d un copieur) se montent à environ A cela, il convient d ajouter les frais de mobilier (bureaux, luminaires, frais divers de déménagement..) estimé entre et Poursuite de la remise en face à face des signatures électronique : Afin de faciliter cette étape, le personnel du SMIC des Vosges va se déplacer une fois par mois dans les 14 points de livraison qui ont été choisi par nos soins. (NEUFCHATEAU, CONTREXEVILLE, LAMARCHE, DARNEY, MIRECOURT, CHARMES, SENONES, SAINT DIE, GERARDMER, XERTIGNY, SAULXURES SUR MOSELOTTE, SAINT ETIENNE LES REMIREMONT, RAMBERVILLERS, BRUYERES) Reconduction des formations pour les personnels techniques et administratifs des collectivités adhérentes : Pour l année 2016 des formations sur différents logiciels de traitement de texte, tableur, communication, seront reconduite en partenariat avec le CNFPT. Suite de la Dématérialisation : Dématérialisation des finances publiques PESV2. Les collectivités adhérentes au SMIC pourront bientôt utiliser la plateforme PESV2 du SMIC pour transmettre leurs flux vers leurs différentes trésoreries. Cette plateforme viendra se greffer à la plateforme de dématérialisation des actes au contrôle de légalité. A l aide du même identifiant et suivant une procédure très proche de celle des envois des actes, les mandats, titres et pièces jointes transiteront des collectivités du SMIC vers leurs trésoreries. Cette plateforme est en cours de test actuellement et sera proposée très prochainement aux adhérents du SMIC. Poursuite de la Mises à jour des données du cadastre digitalisé : En accord avec le Comité de pilotage de la digitalisation du cadastre chapeauté par le Conseil Général des Vosges, il a été convenu que le SMIC s occupe, depuis janvier 2010, de la diffusion des mises à jour des données du cadastre digitalisé. Ces données, disponibles à partir du mois d Août de chaque année, sont envoyées directement aux communautés de communes vosgiennes qui seront en charge de les diffuser auprès de leurs adhérents. Pour les communes qui n adhèrent à aucune communauté de commune, ces dernières doivent faire leur demande de mise à jour au SMIC par courrier.

4 Poursuite de la réflexion sur les sauvegardes de nos collectivités adhérentes et de la possibilité de la mise en place du serveur de sauvegarde à distance : 4 Le SMIC des Vosges souhaite, cette année, mettre à disposition de ses communes adhérentes, un serveur de sauvegarde de données afin de garantir à ces dernières la récupération de leurs données en cas de crash du disque dur. POURQUOI LA TELE-SAUVEGARDE? Monsieur JACOB explique que les données informatiques données des collectivités sont exposées à de multiples dangers : virus, vol, incendie, dégât des eaux, crash matériel, chocs électriques, malveillances... Pour protéger leurs données, les collectivités utilisent majoritairement des supports physiques type bandes. Ces méthodes de sauvegarde présentent pourtant de nombreuses limites en termes de sécurité et de contraintes! Seule une sauvegarde automatique et externalisée garantit aux collectivités une restauration rapide et complète de leurs données en cas de sinistre informatique. La télé-sauvegarde permet aux collectivités de sauvegarder à distance et de manière automatique leurs données informatiques sur des serveurs d hébergement externalisés et sécurisés. Plus qu un confort, la télé sauvegarde garantit aux collectivités la sécurité à plusieurs niveaux : une reprise d activité immédiate en cas de sinistre, la sécurisation et la confidentialité des données critiques. Le coût de ce projet n est pas encore chiffré précisément. La commission informatique va se réunir pour établir un cahier des charges. Les membres du Comité seront avertis de l état d avancement de ce projet au cours des prochaines réunions du Comité Syndical du SMIC. Suite à la présentation des futures dépenses de l année 2016, Monsieur JACOB détaille la proposition qui va être faite lors du prochain Comité du SMIC en matière de recettes. EN MATIERE DE RECETTES : Le budget du Syndicat est alimenté par les seules recettes émanant des cotisations des collectivités adhérentes, en conséquence et pour abonder aux dépenses proposées ci-dessus et conformément à la délibération de principe du Comité Syndical du 29 octobre 2015 les recettes pourraient être les suivantes : 1. Pour les communes : 0,48 par habitant plus un droit d adhésion de Pour les Syndicats : Droit d adhésion de 50 + Forfait de % x [(nombre d habitants des communes composant le groupement, non adhérentes à titre individuel) x 0.48 /an] 3. Pour les Communautés de Communes: 50 de forfait par habitant. 4. reconduite du plafond aux contributions versées par les adhérents du SMIC des Vosges (communes, syndicats et communautés de communes). Ce plafond pourrait être maintenu à Aucune remarque n est formulée par les membres présents. Monsieur JACOB propose aux membres présents d examiner les chiffres des dépenses et des recettes de

5 l année 2015 en fonctionnement et investissement. 5 DEPENSE BP 2015 FONCTIONNEMENT CODE LIBELE Prévu Réalisé Chapitre 011 Charges à caractère général , ,18 Chapitre 012 Charges de personnel , ,86 Chapitre 022 Dépenses imprévues 755,53 Chapitre 042 Opération d'ordre 2 725, ,48 Chapitre 65 Autre charge de gestion courante , ,30 Chapitre 66 Charges financières 200,00 Total des dépenses , ,82 INVESTISSEMENT Chapitre 21 Immobilisation corporelles ,05 TOTAL DES DEPENSES ,06 RECETTES BP 2015 FONCTIONNEMENT CODE LIBELE Prévu Réalisé Chapitre 002 Chapitre 74 INVESTISSEMENT Chapitre 001 Chapitre 040 Résultat d'exploitation reporté Dotations, subventions, participations Solde d'exécution reportée Opération d'ordre ,41 0, , , , , , ,48 TOTAL RECETTES , ,24

6 Monsieur JACOB explique aux membres présents que le budget du SMIC 2015 est en léger déficit de C est ce qui implique que les contributions annuelles doivent être revues à la hausse pour l année Monsieur JACOB détail ensuite ce qui pourrait être la proposition du BP Vous trouverez les informations concernant cette proposition en pièces jointes à ce compte-rendu. Monsieur JACOB explique que des nouveaux articles comptables vont être ouverts pour faire face aux dépenses liées au déménagement. Il s agit des articles 60611, 60612, et le Cette présentation n amène aucune remarque des membres du Comité. Ces chiffres seront soumis au vote lors de la prochaine réunion du Comité syndical du SMIC des Vosges. 2 Etat d avancement du groupement de commandes de signatures électroniques RGS**. Monsieur JACOB cède ensuite la parole à Monsieur Etienne BODEZ afin de faire un point sur l état d avancement du projet des signatures électroniques RGS**. Monsieur BODEZ explique aux membres présents que le retard de prise en compte des commandes de signatures que le personnel du syndicat accusait au mois de décembre a été résorbé. Les commandes passées par les collectivités adhérentes ont toutes été prises en compte par le personnel du SMIC des Vosges. Sur les 250 commandes effectuées, plus de 150 signatures ont été remises en face à face à ce jour, 50 sont en attente de livraison sur les points de passages fixés au mois de Mars et 50 environ sont en retard de production de la part de notre fournisseur OPENTRUST. Monsieur BODEZ explique que la dernière session de livraison dans nos points de retrait se déroulera dans le courant du mois d avril. Les dates de passage ne sont pas encore connues à ce jour, les collectivités en seront informées dès qu elles auront été planifiées. 3- Création de la commission de réforme des statuts du SMIC. Monsieur JACOB souhaite la création d une commission de réflexion afin d avancer sur ces modifications statutaires. Cette commission va jouer un rôle important puisqu elle aura comme objectif de proposer une modification en profondeur des statuts du SMIC qui permettra, à terme à des collectivités comme les CCAS, les commissions de gestion de bien indivisibles, le CNFPT, le Centre de Gestion, le SDIS de pouvoir bénéficier des services du Syndicat. Monsieur JACOB demande aux membres présents qui souhaitent intégrer cette commission de se faire connaître. Plusieurs délégués se portent volontaires. Il s agit de : Madame Nicole ARNOULD déléguée titulaire de la Communauté de Communes de la Vôge vers les rives de la Moselle, Madame Marie Madeleine LABREUCHE déléguée titulaire du canton de Le THILLOT Monsieur Francis ALLAIN délégué titulaire du canton de Chatel sur Moselle

7 Monsieur JACOB précise qu il présidera lui-même cette commission. Il propose aux membres présents de valider la composition de la commission de réforme des statuts du SMIC. Les membres du Comité acceptent à l unanimité cette proposition Questions diverses. Monsieur JACOB explique que les membres du Bureau souhaitent rencontrer l ensemble des fournisseurs de logiciels référencés. Ces réunions se dérouleront à partir du mois d avril A la suite de cette annonce, l ordre du jour étant épuisé, le Président Christophe JACOB lève la séance à 19h00 et donne rendez-vous aux délégués du SMIC pour le vote du budget au début du mois de Mars. Vu, le Président, Christophe JACOB