EXTRACTION DE DONNEES A PARTIR DE DIA SQL

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1 EXTRACTION DE DONNEES A PARTIR DE DIA SQL I/ Extraction des données de la gestion interne dans Excel Positionnez-vous sur le volet «Cabinet» Module «Etats» : Cliquez sur le «+» de «SUIVI D ACTIVITE» pour déplier la liste des états. Cliquez ensuite sur «Synthèse paramétrable» 1

2 Cliquez sur le bouton droite de l écran : pour créer une nouvelle requête dans la barre d outils située à Un premier écran apparaît vous permettant de faire la sélection des colonnes à afficher dans le tableau résultat : Double-cliquez sur la rubrique ou cliquez sur le bouton le tableau résultat. pour la faire apparaître dans Lorsque vous avez terminé la sélection sur un onglet, passez à l onglet suivant. 2

3 Dans l exemple suivant nous avons sélectionné : Sur l onglet «Temps» : - Durée temps nommé Durée dans le tableau résultat - Coût de revient total nommé Pr. - Prix de vente total nommé Pv. Sur l onglet «Budget» : - Durée Budget nommé Durée dans le tableau résultat - Coût de revient budget nommé PR - Prix de vente budget nommé PV Sur l onglet «Honoraire» : - Total prévu sur Honoraires nommé Total prév. dans le tableau résultat Sur l onglet «Facture» : - Total facturé nommé Total dans le tableau résultat Vous pouvez renommer une rubrique, la déplacer, la masquer ou la supprimer en la sélectionnant dans la partie «Tableau résultat» et en faisant un clic droit pour faire apparaître le menu contextuel : Résultat : 3

4 Positionnez-vous sur l écran 2/8 à l aide du bouton pour sélectionner les colonnes de regroupement comme Dossier, Collaborateur, Prestation, Période Ces rubriques vous permettent de faire des ruptures et des sous-totaux. Double-cliquez sur la rubrique ou cliquez sur le bouton Une nouvelle fenêtre apparaît.si vous souhaitez avoir code et libellé, il faudra cliquez une 1 ère fois sur le bouton en cochant «Afficher le code», puis une seconde fois en cochant «Afficher le libellé». La ou les rubriques sélectionnées apparaissent alors dans le tableau résultat devant les colonnes sélectionnées dans l écran 1/8. Cliquez ensuite sur les onglets suivants pour sélectionner d autres rubriques. Tout comme sur le 1 er écran, vous pouvez en sélectionnant une rubrique et en faisant un clic droit : la renommer, la déplacer, la masquer ou la supprimer. 4

5 Les écrans 3/8 à 8/8 vous permettent de faire une sélection des enregistrements à traiter. Une fois votre sélection faite, cliquez sur «Go» pour lancer le traitement. L écran suivant vous indique que le traitement est en cours : Le traitement terminé, les données apparaissent à l écran. 5

6 Enregistrez la requête à l aide du bouton : Donnez-lui un nom, cliquez sur «Privé (visible uniquement par vous) ou «Publique» (visible par tous les collaborateurs). Cliquez à nouveau sur le bouton pour faire apparaître votre requête dans la liste des requêtes déjà enregistrées dans l arborescence de la synthèse paramétrable. Cliquez ensuite sur le bouton menu contextuel : (situé en haut à gauche du tableau) pour afficher le Choisissez l option «Exporter la table vers Excel», donnez un nom et précisez le chemin où vous souhaitez enregistrer votre fichier. Votre fichier est prêt à être importé dans XLTAB. 6

7 II/ Extraction des données de la GRC Positionnez-vous sur le volet «Mon bureau» - Module «Mes listes» Cliquez sur l onglet «Dossier», puis sur le bouton informations que vous souhaitez extraire. pour sélectionner les La liste de toutes les rubriques disponibles sur un dossier client apparaît, il vous suffit de cocher celles à retenir puis de cliquer sur le bouton pour valider. 7

8 L entête des colonnes apparaît : Cliquez ensuite sur le lien hypertexte en bleu pour créer la requête et faire votre sélection de critères à l aide des 3 écrans 1/3 à 3/3, puis cliquez sur «Go» Donnez un nom à la requête : - cliquez sur «Privé» (visible uniquement par vous) ou «Publique» (visible par tous les collaborateurs) - enregistrez la requête à l aide du bouton 8

9 La requête apparaîtra dans la liste des requêtes disponibles : Résultat de la requête : Cliquez ensuite sur le bouton pour afficher le menu contextuel. Choisissez l option «Exporter la table vers Excel», donnez un nom et précisez le chemin où vous souhaitez enregistrer votre fichier. Votre fichier est prêt à être importé dans XL TAB. III/ Faire une jointure de ces deux extractions XL TAB permet d effectuer une jointure de deux fichiers sur un code clé primaire : ici en l occurrence, ce sera le code dossier. Pour connaître la procédure, veuillez consulter la vidéo n 3 sur le site rubrique «Experts-comptables». Pour pourrez ainsi croiser des analyses très puissantes entre vos données de gestion et des critères clients : Exemple : analyser votre rentabilité (ou vos bonis/malis) par segments clients. 9