EMAC SG/DI Utilisation des ordinateurs portables apprentissage 29/09/2015. Utilisation des ordinateurs portables mis à disposition des apprentis

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1 Utilisation des ordinateurs portables mis à disposition des apprentis Responsabilités/Assurance/Usage Les ordinateurs qui vous ont été remis appartiennent à l'école et sont mis à votre disposition pendant la durée de vos études pour accéder à certains services et sous certaines conditions. Ce document a pour but de préciser ces conditions et la façon d'utiliser ces services. A l issu de vos 3 années d apprentissage, vous devez rendre IMPERATIVEMENT l ordinateur au Service Informatique de l école. En cas de casse, de vol ou de perte, vous devez faire intervenir votre assurance. La garantie ne couvre pas ces dégâts. En cas de vol, apportez une copie du procès-verbal rédigés par les forces de l ordre. Pour utiliser cet ordinateur à mon domicile Il est indispensable de disposer à votre domicile d'une liaison internet de bonne qualité (ADSL); certains téléchargements (données de base pour un travail à effectuer, machines virtuelles) ou la prise de contact par visioconférence requièrent un débit élevé. Pour utiliser cet ordinateur dans mon entreprise Votre entreprise peut avoir des règles de sécurité strictes qui limitent voire interdisent l'utilisation de postes de travail venant de l'extérieur. Avant toute utilisation, et a fortiori si vous connectez ce poste au réseau de l'entreprise, renseignezvous sur ces règles. Si les règles de mon entreprise m'interdisent de connecter cet ordinateur au réseau Vous pourrez alors utiliser l'ordinateur fourni par l'entreprise pour la majorité des tâches qui vous sont demandées, à condition que le service informatique de votre entreprise accepte: pour accéder à certains serveurs de documentation à abonnement, de créer un profil de navigateur accédant au serveur cache de l'école (cf le chapitre du mode d'emploi «comment accéder aux bases de données auxquelles est abonnée l 'école»), que vous utilisiez sur cet ordinateur les applications qui vous sont nécessaires pour participer aux enseignements. Ces applications peuvent vous être fournies sous la forme de "packages" téléchargables prêts à l'emploi, ce qui permet de les utiliser en perturbant au minimum le poste de base. Une autre possibilité est d'utiliser ces applications sur l'ordinateur portable école, non connecté au réseau, en utilisant alors un moyen de stockage externe (clé USB) pour effectuer de votre domicile les transferts de données de et vers l'école. Pour utiliser ces ordinateurs à l'école des mines Ils sont configurés et relativement sécurisés pour fonctionner au sein de l école, vous donnant accès aux ressources de stockage, sauvegarde et impression de l école. Il se peut que la configuration ne soit pas compatible avec les règles de sécurité de l établissement ou entreprise qui vous accueille en alternance, il suffira de créer un autre profil avec les directives de celle-ci. Mais évitez de toucher au profil Administrateur et à la configuration réseau au risque de ne pouvoir vous connecter au réseau de l école. Ne pas installer d autres antivirus que celui installé car risque de conflit et pas de support du service informatique. En cas de panne. Nous avons souscrit pour votre ordinateur portable un contrat de support pour 3 ans incluant un support téléphonique ou par courriel, un service de réparation avec prise en charge et retour sur 1 / 10

2 place du matériel. Nous vous donnerons ultérieurement le numéro à appeler ou l'adresse de courriel à utiliser en cas de panne. Attention, le prestataire qui réparera votre ordinateur n'est en aucun cas responsable des données qui se trouvent sur votre disque, ni de leur sauvegarde au cas où le disque devrait être changé. Si le Service Informatique intervient sur votre pc et doit changer le système ou le disque, il ne transférera pas vos données. Il vous appartient de sauvegarder régulièrement vos données, en utilisant par exemple un disque externe, votre compte Unix, le bureau numérique de l Université de Toulouse ou le Cloud privé. Il est vivement recommandé de faire des DVD de restauration le plus tôt possible. Un utilitaire pour graver ces DVD est disponible par défaut Première installation du PC. Lancer l installation à l allumage du pc. Taper «SUIVANT» jusqu à la page «Personnaliser». Taper le nom du pc : Ixxxx (xxxx est le n inscrit sur l étiquette qui se trouve en bas de l écran) : «Suivant». Choisir le réseau : «Suivant» Paramètres : cliquer sur «OUI» Taper sur «Suivant» jusqu à la page «Se connecter à un compte Microsoft» Cliquer sur «Créer un nouveau compte» Sur la page «Créer un compte Microsoft», ne rien inscrire et cliquer sur «se connecter sans compte Microsoft» ( tout en bas) Sur la page «Votre compte», taper votre login.vous pourrez mettre un mot de passe plus tard et il est conseillé de mettre le même que votre messagerie, ce qui permet d avoir accès aux services du réseau : partage, imprimante. Attention, si vous changez votre mot de passe sur intranet, pensez à le changer aussi sur le pc. Cliquer sur «Terminer» Quelques instructions Comment accéder au serveur intranet pour changer son mot de passe. Ouvrir un navigateur et saisir dans la barre d'adresse: intranet.mines-albi.fr S'identifier pour accéder à votre espace intranet, Aller sur "Comment", puis "changer votre mot de passe" Comment accéder au serveur de contenus pédagogiques «campus» Ouvrir un navigateur et saisir dans la barre d'adresse: Comment accéder aux serveurs de documentation à abonnement Les serveurs de bases de données à abonnement n'autorisent que les accès venant de l'intérieur de l'école. Ils nous ont autorisés à rendre accessibles leurs serveurs à des utilisateurs non situés dans l'école, mais identifiés comme élèves. Paramétrer votre navigateur pour qu'il accède à internet en passant par le serveur cache (proxy) de l'école: 2 / 10

3 Firefox, outils, options, avancé, réseau, configurer la façon dont Firefox se connecte à internet cocher configuration manuelle du proxy, proxyhttp: proxy.mines-albi.fr, port 3128 A partir de ce moment, toute requête envoyée par votre navigateur à un serveur à abonnement sera d'abord dirigée vers notre serveur cache, qui se chargera de demander au serveur final la page voulue, puis de vous renvoyer le résultat. Le serveur final «voit» donc une requête venir de l'intérieur de l'école, et accepte donc de répondre. A la première connexion à notre serveur cache, une identification vous sera demandée: indiquer votre identifiant et mot de passe habituels. Tous les services de documentation sont accessibles à partir du serveur de l' école des mines: Comment créer un profil Firefox dédié à l'accès par proxy Cliquer sur démarrer, exécuter Taper: firefox.exe /p créer un nouveau profil, nommé par exemple «accès par proxy EMAC» décocher «ne pas demander au démarrage» cliquer sur «démarrer firefox» paramétrer l'accès par proxy comme indiqué ci-dessus A chaque démarrage, vous pourrez maintenant choisir d'accéder directement à l'internet ou de passer par le proxy de l'école des mines. Comment accéder à l'emploi du temps Ouvrir un navigateur et saisir dans la barre d'adresse: S'identifier Sur la colonne à gauche, cliquer sur «Elèves (Students)» Puis «Consulter un emploi du temps» ou «Accéder directement à mon emploi du temps» Utilisation de la messagerie électronique (courriel) Préambule La messagerie électronique est utilisée quotidiennement à l intérieur de l école pour transmettre des informations importantes concernant la scolarité. Les élèves doivent donc lire quotidiennement leur courriel, garder une boîte de réception avec une taille raisonnable et faire un usage de la messagerie conforme au règlement intérieur. UNE LIMITATION AUTOMATIQUE SUR L ENSEMBLE DES BOÎTES DE RÉCEPTION A ÉTÉ MISE EN PLACE. La limite atteinte, les messages qui vous sont destinés seront refusés par le serveur : un message de non-remise est adressé à l expéditeur. Vous pouvez consulter la taille de votre boîte de réception sur La saturation de la boîte de réception doit rester exceptionnelle, car elle occasionne une gêne auprès des autres utilisateurs qui reçoivent une réponse automatique à chaque fois qu ils envoient un message à un alias dont vous faites partie. AU-DELÀ D UN MOIS DE SATURATION DE LA BOITE DE RECEPTION VOTRE BOITE DE RECEPTION PEUT ETRE SUPPRIMEE SANS SOMMATION PAR LES ADMINISTRATEURS SYSTEME. 3 / 10

4 Principes généraux Pour lire les messages de votre boite aux lettres de l école, il suffit de paramétrer une application mail de la façon suivante : en réception : paramétrage du serveur de courrier entrant : Choix du protocole : IMAP nom du serveur : imap.mines-albi.fr nom d utilisateur : votre login (celui que l on vous a donné sur le certificat de scolarité) utiliser une connexion sécurisée SSL (port 993) en envoi : paramétrage du serveur sortant (SMTP) : nom du serveur : smtp.mines-albi.fr ne pas demander de connexion sécurisée SSL (port 25) Le paramétrage de thunderbird (courrier) REMARQUE : Vous avez deux adresses de mél : et Lorsque vous communiquez votre adresse à des personnes à l extérieur de l école, donnez-la sous la forme car en cas d arrivée d un homonyme à l école, votre login peut être modifié. Un assistant de création de compte courrier se lance automatiquement. 4 / 10

5 Cliquer sur «Passer cette étape et utiliser mon adresse existante» 5 / 10

6 Dans la fenêtre qui s ouvre, compléter les champs comme il est indiqué dans la figure en remplaçant «nom» «votre adresse» par les vôtres et en fournissant votre mot de passe puis cliquer sur «continuer». 6 / 10

7 Modifier la configuration de façon à obtenir exactement la configuration qui apparait dans la figure ci-dessus pour le serveur entrant et le serveur sortant. Remplacer «l identifiant» par votre login et cliquer sur «Terminer». Le serveur SMTP actuel n utilise pas de chiffrement. Cliquer sur «Je comprends les risques» et «Terminer». A ce niveau, vous devez pouvoir lire les messages qui apparaissent dans «Courrier entrant». Il ne reste plus au à configurer le serveur d annuaire : Pour utiliser le serveur d annuaire interne pour rechercher des adresses mails des personnes de l école : dans le menu Edition -> Préférences, choisir l icone «Rédaction», puis «Adressage», cocher «Un serveur d annuaire», cliquer sur le bouton «Modifier les annuaires» puis sur «Ajouter», saisir le nom «ldap», le nom d hôte «ldap.mines-albi.fr», nom distinct de base «ou=people,dc=enstimac,dc=fr», numéro de port «389», pas de nom d utilisateur pour la connexion puis «OK» «OK», sélectionner «ldap» dans la liste «un serveur d annuaire» puis cliquer sur «Fermer». Pour utiliser la recherche dans l annuaire, cliquer sur «Ecrire» et commencer à saisir le nom de votre destinataire dans le champ «Pour», une liste de personnes doit vous être proposée. Pour vider automatiquement la corbeille en quittant Thunderbird, dans le menu «Edition», choisir «Paramètres des comptes», sélectionner «Paramètres serveur» de votre compte et cocher «Vider la corbeille en quittant». 7 / 10

8 Gérer ses messages, les classer, les jeter Les messages ne doivent pas rester indéfiniment dans le dossier «courrier entrant» : il faut soit les détruire, soit les ranger dans des classeurs, sinon cela peut compromettre le bon fonctionnement du serveur de messagerie. Afficher la taille des messages : cliquer sur la grille en fin de ligne après le sujet et l expéditeur et demander la taille). Trier les messages par la taille Détruire un message : le sélectionner puis «Supprimer». Le message passe alors dans le dossier «Corbeille» Comment récupérer un message détruit : le faire glisser de la corbeille vers le dossier de son choix créer un dossier, par exemple «Perso» : sélectionner votre compte courrier puis Fichier -> Nouveau ->Dossier Déplacer un message du dossier «Courrier entrant» vers votre dossier «Perso» : le déplacer par glisser-déposer. Créer une arborescence dans les dossiers : Fichier -> Nouveau > Dossier et donner comme nom de dossier«archives/2009» Envoyer un message à une personne connectée sur une machine proche de la votre ; vérifier que cette personne l a bien reçu et réciproquement, demander lui de vous envoyer un message et vérifier que vous l avez bien reçu. Utiliser le service d annuaire LDAP pour rechercher une adresse mail. Utiliser un filtre pour classer automatiquement lors de la relève de la boite aux lettres les messages étiquetéscomme étant probablement du SPAM dans un dossier «SPAM» : Créer un dossier «SPAM» Appeler «Outils» -> «Filtres de Messages» et cliquer sur «Nouveau» Dans le champ nom, mettre «SPAM» Sélectionner «Sujet» puis «contient» et entrer «Spam?» Cliquer sur «Déplacer le message vers» et sélectionner «votre compte courrier -> SPAM Cliquer sur «OK» Sélectionner le filtre «SPAM», dans «Exécuter le filtre sélectionné sur» choisir «Courrier entrant» et cliquer sur «exécuter». Vérifier le contenu du dossier «SPAM». Définir un autre filtre pour classer dans un classeur «FILENAME» tous les messages qui contiennent dans le sujet «Filename?» (messages dont les fichiers attachés ont été bloqués par le serveur de courrier) A FAIRE REGULIEREMENT : éliminer définitivement les messages du classeur corbeille (Fichier -> Vider la corbeille) ou configurer Thunderbird pour le faire automatiquement en fermant l application. NB : pour ceux qui installeront Thunderbird sur leur machine personnelle, il est nécessaire d installer le module complémentaire «Extra Folder Columns»pour afficher la taille des boites. Envoi de pièces attachées Le serveur de messagerie refusera d envoyer des pièces attachées dont la taille dépasse 10 Mo. 8 / 10

9 De manière générale, il est préférable d envoyer un lien vers un site internet où vous aurez déposé la pièce attachée plutôt que de l envoyer directement avec le message car cela entraine une saturation des boites et une surcharge pour le serveur de messagerie. Pour vous y aider, rendez-vous sur Consulter ses messages depuis l extérieur avec un navigateur web Utiliser le webmail de l école : S abonner aux classeurs IMAP que vous avez créés pour consulter les mails déjà reçus. Utilisation du serveur d'échange de gros fichiers Le serveur de messagerie refusera d'envoyer des pièces attachées de plus de 10 Mo. De manière générale,, pour échanger des fichiers attachés, il est préférable de les déposer sur le serveur FileX. Ouvrez votre navigateur et demandez : filex.mines-albi.fr Quand vous déposez votre fichier, un URL vous est donné : il vous suffit de le copier et de le coller dans le corps de votre message. Vous souhaitez accéder à votre compte UNIX Pour échanger des fichiers entre utilisateurs ou entre machines, une solution consiste à passer par un serveur FTP (qui utilise le protocole File Transfert Protocol). Les 2 serveurs FTP qui sont mis à votre disposition à l'emac sont : le serveur "ftp-perso.mines-albi.fr" : il permet de vous connecter sur votre compte Unix et de transférer des fichiers de votre machine personnelle vers les serveurs de l'école, ou inversement des serveurs vers votre machine personnelle. le serveur "ftp-public.mines-albi.fr" : il vous permet d'échanger des fichiers avec tout utilisateur d'internet. Pour vous connecter à ces serveurs et réaliser vos transferts de fichiers, il suffit d'utiliser un logiciel client FTP (comme FileZilla par exemple) et d'ouvrir des connexions sécurisées à chiffrement explicite en mode passif. Utiliser le gestionnaire de sites sous FileZilla vous permettra d'enregistrer le paramétrage de vos connexions. Si vous rencontrez des problèmes de connexion, vérifiez que vous utilisez une version récente de FileZilla. Entrer en nom d'hôte : ftp-perso.mines-albi.fr Choisir le protocole FTP Choisir une connexion FTP plus explicite sur TLS En type d'authentification : Demander le mot de passe En identifiant, fournir votre login Choisir le mode passif (onglet "paramètres de transfert" ) Lancer la connexion Accepter le certificat Mise à disposition de logiciels par l école L école a souscrit des accords permettant l utilisation de certains logiciels par les élèves. Ces logiciels sont mis à votre disposition de plusieurs manières : 9 / 10

10 Téléchargement sur le site intranet de l école de packages ou de machines virtuelles, à l adresse : Téléchargement du site de l éditeur, à la demande de l enseignant, Accès au programme MSDN-AA où vous pourrez télécharger tous les systèmes d exploitation et tous les logiciels Microsoft, sauf MS Office ; vos identifiants d accès et l adresse du site vous seront communiqués prochainement par courriel. Prendre contact avec le bureau numérique Le bureau numérique de l Université de Toulouse met à notre disposition des espaces collaboratifs personnels ou de groupe. Ouvrez le navigateur Firefox et connectez-vous sur but.univ-toulouse.fr, en spécifiant que vous venez de l école des mines (EMAC) Vous disposez dans votre espace personnel : d un client webmail, que vous pouvez paramétrer pour recevoir vos mails de l école, d un espace de stockage de documents accessible de partout, d un calendrier avec possibilité de publier vers ou de s abonner à d autres calendriers de gestionnaires de contacts, forums, de liens internet (favoris), de taches. 10 / 10

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