COLLECTICIEL INSTITUTIONNEL ET ENVIRONEMENT PEDAGOGIQUE NOMADE : UNE EXPERIENCE A L UNIVERSITE PARIS 5 ET A L ESC ROUEN

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1 COLLECTICIEL INSTITUTIONNEL ET ENVIRONEMENT PEDAGOGIQUE NOMADE : UNE EXPERIENCE A L UNIVERSITE PARIS 5 ET A L ESC ROUEN JEAN-PATRICK MATHERON 1, PHILIPPE LAFAGE 2 1 Direction des Systèmes d Information de l Université Paris 5 45, Rue des Saints-Pères, Paris, France 2 Ecole Supérieure de Commerce de Rouen Bd André Siegfried, BP 188, Mont-Saint-Aignan Cedex, France Jean-Patrick.Matheron@dsi.univ-paris5.fr, Philippe.lafage@esc-rouen.fr, Résumé Face aux déploiements pointus et onéreux actuels du e- learning, l objectif de cette communication est de présenter une expérience pédagogique graduelle, généralisable à l ensemble de l institution grâce à un environnement de travail nomade avec le logiciel ShareObject. Cette expérience a été menée à l université Paris 5 et à l ESC Rouen Elle a fait émerger de nouveaux problèmes : nouvel enjeu d équilibre entre autonomie des acteurs et exigences de l institution, difficultés d appropriation et d émergence de nouvelles pratiques. Le premier problème a conduit au choix de trois types d espaces : des espaces privés où enseignants et étudiants peuvent stocker et retrouver de n importe où leurs travaux, des espaces permettant une diffusion massive de l information institutionnelle et des espaces ponctuels de travail collaboratif. Le second, renvoyant à celui de la conduite du changement, a donné lieu à des dispositifs d accompagnement dont on s est aperçu qu ils ne pouvaient se réduire à de simples formations pré-définies mais devaient répondre aux besoins nés de l action. Ce constat est à l origine d une réflexion sur l «alphabétisation numérique» des utilisateurs Je m informe Je participe Mots clés Extranet, travail collaboratif, Bureau nomade, partage, conduite du changement D où que je me trouve

2 I. INTRODUCTION On croit souvent que pour introduire et exploiter les NTIC dans l enseignement, il faut mettre en œuvre des plates formes d enseignement à distance [1]. De nombreuses plates formes existent [5]. On peut se référer à l étude comparative menée par la Direction de la Technologie[4]. Sans nier leur intérêt, force est de constater que ce type de chantier est extrêmement onéreux et fait appel à de multiples compétences qu on ne peut faire coopérer que dans le cadre de projets lourds. Membre d un consortium réuni autour d un projet de bureau nomade étudiant réunissant treize universités[8] 1, l Université Paris 5 a acquis la conviction que l enjeu ne consistait pas à se réfugier derrière quelques projets «high tech» mais à généraliser les nouvelles pratiques par un usage de masse dans les universités. Cet objectif s est traduit par une volonté politique forte exprimée dans le nouveau projet de contrat quadriennal de cette université. Il repose sur l idée que tous les acteurs de la coopération pédagogique doivent pouvoir, de n importe où, retrouver leur environnement de travail pour communiquer et pour partager leurs informations. Ceci est possible au moyen d un extranet permettant à ces acteurs de collaborer pour offrir à l usager (et donc à l étudiant) les services liés au processus pédagogique. appel à projets de la Direction de la Technologie [3 ]qui vise à un déploiement massif. II. PRESENTATION DE SHAREOBJECT A. Les fonctionnalités 4 ShareObject permet de nombreux modes d accès, offre de nombreux types d objet que l utilisateur peut manipuler et des fonctionnalités pour retrouver ces objets. En début de session, l utilisateur doit s identifier. L identification se fait à partir d un annuaire électronique (33000 personnes à Paris 5). Une fois identifié, l utilisateur dispose de l ensemble des vues qui correspondent à son profil (son statut, ses fonctions, les sites où il travaille, les groupes de travail auquel il appartient, etc..). 1) Modes d accès L extranet se présente par défaut sous la forme d une arborescence de répertoires. Le menu déroulant qui se trouve en haut de l écran permet d obtenir trois types de présentation : Fort de l expérience de l ESC Rouen[6] qui avait déjà œuvré dans ce sens avec le collecticiel ShareObject 2, Paris 5 a décidé de mettre en place son extranet avec ce logiciel, tout en faisant développer celui-ci pour qu il corresponde mieux aux besoins spécifiques de l université ( étudiants), notamment en permettant à chaque utilisateur identifié dans un annuaire électronique sophistiqué, d accéder à (ou de modifier) des documents partagés selon les permissions (vision, publication) qui correspondent à son profil. L expérimentation a commencé avec les services administratifs du siège, la faculté de Pharmacie, l Institut Universitaire de Technologie et la faculté d Odontologie. Elle va progressivement s étendre à l ensemble de l université. Paris 5 et Rouen viennent de s associer dans le cadre du projet EPPUN 3 en réponse au volet 2 du troisième 1 Projet BNE (Bureau Nomade Etudiant) regroupant les universités et établissements suivants : René Descartes (Paris 5), Louis Lumière (Lyon 2), Louis Pasteur (Strasbourg 1), Robert Schuman (Strasbourg 3), Joseph Fourier (Grenoble 1), Pierre Mendès-France (Grenoble 2), Stendhal (Grenoble 3), Institut National Polytechnique de Grenoble, Université de Poitiers, Université de Savoie, IUFM d Alsace 2 Logiciel conçu par Jean Dufranne, ancien directeur général d Alexid. 3 Espaces Pédagogiques pour l Université Numérique, projet retenu dans le cadre de Campus numérique 2002 [3] et réunissant les universités de Strasbourg, Paris 5, Paris 1, l ESC Rouen, l IUFM d Alsace et la société Microsoft. - un bureau virtuel simple fenêtre (arborescence de répertoires, accès à une seule fenêtre à la fois) - un bureau virtuel multi-fenêtre (arborescence de répertoires, accès à plusieurs fenêtres en même temps) - les mini-sites (présentation des informations contenues dans les répertoires à travers un site web) 4 Pour une présentation plus détaillée, consulter le manuel d utilisation de Fabienne Leroy, chef de projet à la Direction des Systèmes d Information de Paris 5 [7].

3 La page web : Elle permet d écrire directement dans l extranet et de faire des liens soit vers un site http, soit vers un objet déjà présent dans ShareObject. Un espace privé permet à chacun de gérer ses objets personnels en vue de les retrouver de n importe quel poste doté d un navigateur web. Un espace public autorise le partage d objets entre des utilisateurs ayant des profils donnés (groupes d utilisateurs). - Les classes contenaires : Le répertoire : Il permet de contenir toutes les sortes d objet (calendrier, répertoire, messagerie, etc..). 2) Les classes d objet disponibles - Les classes simples : Le calendrier : Chaque utilisateur peut gérer un ou plusieurs calendriers à mettre à la disposition des personnes avec qui il travaille. Le fichier : Il permet d intégrer tout type de fichier Le thème d actualité : Il contient des actualités qu on peut entrer directement dans l extranet avec une durée de vie choisie dans l extranet (Word, Excel, Power-point, PDF, ), par défaut le format original du document est conservé. La messagerie mail : Elle contient des mails et permet de lire ses messages de n importe où. On peut avoir plusieurs messageries. Le thème de forum : Il contient des messages de forum. Le lien web : Il permet de faire un lien soit vers un site http, soit vers un objet présent dans l extranet. Il permet de mettre en place des forums de discussions sur des sujets divers.

4 Le site : On peut réaliser des mini-sites qui permettront de donner un aspect plus convivial à la présentation de l information Le groupe d utilisateurs : On peut constituer des groupes d utilisateurs qui seront par la suite soit des lecteurs, soit des producteurs d information. 3) Les autres fonctionnalités Le moteur de recherche : Il permet de rechercher en langage libre n importe quel document dans la «portée» de l utilisateur (vue selon son profil). L annuaire des contacts : Il donne accès à toutes les personnes qui composent l annuaire de Paris 5 ou de Rouen. Les favoris : On peut ajouter ses objets préférés à ses favoris, en vue d un accès plus rapide à l information. Les abonnements : L utilisateur peut s abonner à un répertoire. Chaque fois que celui-ci subit une modification (ajout ou suppression d un document) son libellé devient rouge et signale l événement. Les catégories : Elles permettent d indexer chaque document publié dans l extranet et facilitent la recherche d information pour la suite. Dans ShareObject tout est objet : du document au mini site en passant par le calendrier, le forum ou le répertoire. B. Modalités d utilisation pédagogique Si l extranet a vocation à être utilisé à des fins administratives par l établissement, il n en demeure pas moins qu il se situe au cœur de l activité de l université Paris 5 ou de l ESC Rouen, c est-à-dire au cœur d un processus pédagogique. Tout naturellement, les protagonistes sont amenés à faire des objets de ShareObject des outils pédagogiques : calendrier des cours, groupes d étudiants, actualités sur les modifications d emploi du temps (consultables à domicile), planning d occupation des salles, documents partagés entre enseignants et étudiants (présentation PowerPoint, corrigés en Word, éléments de cours en PDF, travaux remis par les étudiants,..). Les résultats des examens peuvent être mis sur l extranet. Les enseignants peuvent collaborer avec leurs étudiants au moyen de forums thématiques, pour les suivre en stage, pour encadrer leurs mémoires ou leurs thèses, etc... De même, les étudiants peuvent collaborer entre eux, insérer leur vie sociale dans la vie universitaire, coopérer à distance. A la différence du courrier électronique, l objet pédagogique est déposé en un seul lieu et utilisable par tous ceux qui sont concernés. On aura donc des collaborations : - étudiants-étudiants, - étudiants-enseignants, - administratifs-enseignants, - administratifs-administratifs, - administratifs-étudiants, - enseignants-enseignants, - étudiants-enseignants-administratifs, - enseignants-entreprise partenaires, - etc.. En fonction de son profil, chaque acteur du processus peut s informer sur l organisation du cursus qui le concerne, suivre les nouvelles de la faculté, connaître la disponibilité des ressources pédagogiques,.. ou participer de manière plus active (publication de documents, interventions sur des forums,..). L activité normale, en amont et en aval du cours présentiel profite ainsi de l effet de levier procuré par l extranet. Ce n est donc pas pendant les cours qu on exploitera au mieux le nouvel outil (bien qu on puisse l utiliser si on dispose d un vidéo projecteur et d un accès internet), mais autour du cours. Le sentiment d appartenance à la communauté est donc ainsi renforcé, puisque la communauté reste présente, même lorsqu on a quitté les locaux de l établissement. III. NOUVEL ENJEU D EQUILIBRE ENTRE L AUTONOMIE DES ACTEURS ET LES EXIGENCES DE L INSTITUTION D emblée, lors du lancement de l extranet (baptisé à tort intranet) s est posé le difficile problème de l équilibre à trouver entre la marge de manœuvre à laquelle aspire par exemple un enseignant et les contraintes liées à l appartenance institutionnelle. Vu son effectif et sa dispersion géographique (11 sites), c est le cas de Paris 5 qui a soulevé le plus de difficultés. Un exemple servira à illustrer la question : M. Durand, Professeur à la faculté de Pharmacie désire recruter un chargé de cours extérieur M. Dupont. De tels enseignants sont rémunérés à la vacation. Ils doivent remplir une fiche, donner un RIB et accomplir encore quelques autres formalités pour être reconnus officiellement. Le processus administratif prend pas mal de temps. Sur le plan institutionnel, M. Dupont ne peut être saisi dans l annuaire électronique comme enseignant chargé de cours (et donc avoir droit d accéder à l extranet à ce titre) qu une fois achevé ce laborieux processus. Pourtant, le Professeur Durand, pour des raisons pédagogiques, désire que M. Dupont travaille tout de suite avec l extranet. Comment faire pour que M. Dupont, qui n existe pas encore pour l institution puisse exister dans le champ de visibilité du Professeur Durand (sa portée)?. Le problème a été résolu à Paris 5 par la notion d invité. Tout personnel de Paris 5 a le droit d inviter des collaborateurs extérieurs dans l extranet (et donc de leur donner une identité dans l annuaire), mais sous sa responsabilité et avec impossibilité de lui offrir une visibilité plus grande que la sienne. M. Dupont pourra donc intervenir dans le monde du Professeur Durand, mais pas encore dans le celui de l institution. Administrativement, il devra attendre d être en règle. Fonctionnellement, dans la limite de la portée du Professeur Durand, il est déjà en place.

5 Domaine de la portée des groupes Groupes institutionnels Tout Université Consommateurs info Tout Etudiant Tout étudiant UFR Etu Promo Tout Prof Prof d'ufr Prof Option Etu OptionProf Matière Etu TD Equipe etu Prof Promo Groupes fonctionnels Producteurs d'info Organisation de l'aire je m'inform Direction Université InterUFR Services communs Département Admin Pedago On pourrait multiplier les exemples à l infini. La ligne générale de la solution retenue par Paris 5 consiste à distinguer des groupes institutionnels et des groupes fonctionnels. Un membre d un groupe fonctionnel est alors censé avoir une portée limitée à ce que lui accorde l institution. Dans les limites de cette portée, il pourra publier des informations à sa guise en fonction des droits et permissions qui lui auront été donnés par l autorité immédiatement supérieure (le Professeur Durand dans notre exemple). Ainsi, le responsable d un cours pourra créer des groupes fonctionnels à partir des utilisateurs qui sont dans sa portée (les étudiants du cursus dans lequel il enseigne, ses collègues immédiats, les extérieurs qu il invite). Il ne pourra pas associer des utilisateurs situés dans une portée plus large. A l intérieur d un groupe fonctionnel, chacun peut dire ce qu il veut. Ses publications ne dépasseront pas l horizon des groupes fonctionnels auquel il appartient. Si, par exemple, M. Dupont prononce des mots injurieux à l égard du Président de l Université, l institution n y pourra rien (pas plus que si l injure avait été prononcée dans les couloirs ou en amphi). En revanche, les propos désobligeants de M. Dupont n atteindront pas les membres de la faculté de Pharmacie situés en dehors de ses groupes fonctionnels et encore moins le reste de l université. Paris 5 a donc été amené à compléter la distinction espace privé espace public par une distinction, au sein de l espace public, entre un espace d information (réservé à l information institutionnelle de masse : peu de producteurs autorisés pour un grand nombre de lecteurs) et un espace de participation, en général composé de groupes de faible effectif, où s exerce le véritable travail coopératif (à la limite : peu de personnes, tout le monde ayant le droit de lire ou de publier au sein du groupe ). Des groupes de «copains» peuvent ainsi exister librement, comme autour d une machine à café, sans engager l institution. IV. DIFFICULTES D APPROPRIATION ET D EMERGENCE DE NOUVELLES PRATIQUES Il peut sembler surprenant de rapprocher dans un même papier une expérience menée dans une grande université française et dans une «business school» à effectif nettement plus réduit. Pour parvenir à implémenter, dans un cas comme dans l autre, ce type de projet commun, il a pourtant fallu accompagner très progressivement le déploiement du nouvel extranet. Un portail doit avoir beaucoup de fonctionnalités pour satisfaire les utilisateurs. Ceci a pour effet pervers de rendre l outil plus complexe et son apprentissage plus long A. Les problèmes rencontrés 1) Les effets pervers d une culture numérique Les connaissances issues des pratiques quotidiennes ont engendré des résistances inattendues. Les «avant gardistes» avaient découvert des outils à travers des communautés non institutionnelles. Ils ont donc comparé ShareObject aux offres alternatives du marché et auraient voulu réunir dans l extranet l ensemble des fonctions disponibles sur tous les produits de la terre entière. Ce phénomène a été constaté à l Esc Rouen lors d une pression exercée par les clubs de diplômés (alumni). Par ailleurs, les améliorations ergonomiques ont parfois été mal vécues par des utilisateurs ancrés dans leurs habitudes. 2) La difficile maîtrise des contradictions culturelles Il n a pas toujours été aisé de détecter en temps utiles les contradictions culturelles des protagonistes. Citons pour illustrer ce problème le cas d un professeur particulièrement technophile demandant de façon incessante de pouvoir créer un site web mais qui dans les faits a refusé de publier quoi que ce soit dans le portail au motif d un possible piratage, d un contrôle de sa hiérarchie administrative ou d absences de réponses institutionnelles claires sur le droit qu il détiendrait sur ces «publications» on line. B. Les mesures 1) Un déploiement fondé sur le volontariat Il a été décidé de diffuser l outil progressivement en s appuyant sur le volontariat. Ainsi il a été retenu des unités pilotes. Leur participation a été jugée essentielle pour inciter les «suiveurs» à se lancer à leur tour. Il a fallu toutefois faire preuve de vigilance car les plus avancés avaient tendance à enclencher une dynamique parfois éloignée des préoccupations des plus novices. Le peloton de tête réclamait des agenda partagés pendant que le gros des troupes s initiait encore à la publication électronique de documents. 2) Une organisation souple et ouverte : les templates Les portails pédagogiques anglo-saxons sont assez normatifs car les présentations des enseignements doivent respecter un certain nombre de règles (ex : materials, home works,..). Dans le contexte universitaire français, il était difficile d imposer d avance une structure. Le fait que certains ne remplissent pas certaines rubriques pouvait provoquer un effet de contreculture. C est pourquoi il est apparu préférable de proposer des gabarits que les professeurs peuvent, sans contrainte, utiliser et même adapter. Pour cette raison l outil repose sur la notion de

6 «diffusion sélective d informations». Les gens ne voient que ce que l on a intentionnellement autorisé. 3) Les retours d usage Tout en se gardant du moindre «flicage», les statistiques de consultation des documents publiés constituent un premier élément d information. C est ainsi qu à l ESC Rouen, les statistiques recueillies durant l année universitaire , ont permis de comptabiliser, pour 1000 personnes présentes sur le campus, une moyenne de 200 connexions différentes par jour 5. Tout usager, peut savoir quelles sont les lecteurs venus consulter les documents dont il a la responsabilité. A Paris 5, afin d encourager les initiatives, des journées d innovation pédagogiques sont organisées régulièrement pour partager les «best practices». En outre, la présidence a décidé de susciter des projets innovants par le biais d un financement interne. 4) Une approche complémentaire de réflexion au management coopératif Ces nouveaux usages supposent des changement culturels, organisationnels et techniques. Par exemple, l exploitation intensive des forums montre que la relation pédagogique entre l enseignant et l étudiant évolue grandement. Il a donc été décidé de lancer un programme de recherches susceptible de définir, à côté des habituelles réflexions sur le «Knowledge Management», un «passeport d aptitude au travail coopératif» [9]. 5) Une démarche de développement informatique pragmatique Sur le plan technique, l un des changements culturels les plus importants a consisté, pour satisfaire les attentes croissantes et imprévisibles des utilisateurs, à accepter d effectuer des développements informatiques, sans avoir définitivement arrêté le traditionnel cahier de charges. C est ainsi que Paris 5 s est heurté au difficile problème de la confection d un annuaire LDAP répondant à son niveau de complexité. Les annuaires ont jusqu à présent été conçus comme un moyen d identifier des individus réglementaires (administratifs, enseignants rémunérés et étudiants inscrits juridiquement) alors que le nouvel enjeu est de pouvoir procéder à une identification numérique «Single Sign On» de tout utilisateur du portail, y compris ceux définis plus haut comme «invités» 6) Une sensibilisation de masse Pour réduire la «fracture numérique» entre les personnels de l université ou de l école, des formations ont été organisées. Toutefois il est vite apparu que le dispositif d accompagnement ne devait pas se réduire aux seules formations. Il fallait vaincre les réticences et montrer aux gens, sur leur lieu de travail, les avantages qu ils pouvaient tirer de l outil. Il a été décidé à Paris 5 que des étudiants initiés se rendraient directement sur les sites, pour expliquer, montrer, convaincre les divers acteurs et les familiariser avec ces nouveaux usages. Un objectif : leur donner une confiance suffisante pour devenir autonomes. cette modernisation, se doit de susciter une vaste campagne d alphabétisation «numérique». Paris 5 a explicitement prévu cette campagne dans son projet de contrat quadriennal. Mais la tâche est rude : «c est dur de faire la révolution»[2]. VI. REMERCIEMENTS Les auteurs tiennent à exprimer leur gratitude à Jean Dufranne qui a conçu le logiciel ShareObject et avec qui ils ont travaillé de longues heures sur la mise en place et l évolution des extranets de Paris 5 et de l ESC Rouen. Ils remercient également Fabienne Leroy, ingénieur d étude à la DSI de Paris 5, pour son engagement dynamique en tant que chef de projet et pour son très pédagogique manuel d utilisation [7]. Ils tiennent à saluer le travail remarquable de Monique Lagarde, également ingénieur d étude à la DSI, qui a conçu et réalisé l annuaire LDAP de Paris 5 sans lequel aucun extranet n aurait pu tourner dans cette université et, enfin, ils remercient de leur soutien actif Patrick De Carné, directeur adjoint de la DSI, Annick Voisin, directrice administrative de la DSI, Nicole Dangerard directrice du CTI à l ESC Rouen et Frédéric Dambrine responsable réseau de l ESC. VII. RÉFÉRENCES [1] Boutry A., Chevalier P., Ravet S., Schaff J.L. : «choisir une solution de téléformation - Etude 2000», Etude réalisée par Aska, Le Préau et Klr.fr [2] Castro F : Discours de clôture, congrès Pédagogia, La Havana, Février 1998 [3] Direction de la Technologie (DT) : «Campus numérique», appel à projets, [4] DT/SDTETIC : «Etude comparative technique et pédagogique des plates formes pour la formation ouverte et à distance», Novembre [5] Ghénima M. : «PLEAD-E : une Plate-forme d Enseignement A Distance», 5 ème congrès de l AIM, Tunis, Mai [6] Lafage P. : «De l'extranet à la mise en place d'un portail de travail coopératif à distance à l'esc Rouen» ; Colloque Agora-TICE ; CCMP ; Grenoble 15 novembre 2001 [7] Leroy F. : «Manuel d utilisation de ShareObject», [8] Matheron J.P. : Le bureau nomade : un partenariat de treize établissements, compte rendu journée de l AMUE «Portail étudiant, intranet pédagogique, bureau virtuel... quel environnement de travail numérique pour les étudiants?», 4 décembre [9] Pène S. : COMOR, projet retenu dans le cadre de [3] V. CONCLUSION Pour conclure, de même que dans les années soixante une vaste campagne d alphabétisation a été menée à Cuba pour lutter contre l illettrisme, de même, une université comme Paris 5, pour moderniser ses pratiques pédagogiques et entamer la «révolution culturelle» qui devra accompagner 5 A titre de comparaison, dans la société Bouygues Télécom, il a été implémenté un extranet concernant salariés, les statistiques moyennes sont de 250 connexions différentes jour