ACHATS INNOVANTS. Feuille de route de l UGAP

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1 ACHATS INNOVANTS 2014 ACHATS INNOVANTS Feuille de route de l UGAP Direction de l Offre 17 novembre

2 Sommaire PRESENTATION DE L UNION DES GROUPEMENTS D ACHATS PUBLICS (UGAP) STATUT ET MISSION... 3 Modalité d intervention... 3 Un réseau de proximité... 4 L activité commerciale en chiffre... 4 Produits et services... 4 Clientèles LES POLITIQUES PUBLIQUES... 5 L achat public... 5 L accès des PME à la commande publique... 6 Le développement durable... 6 L innovation à l UGAP... 7 LES THEMATIQUES D ACHATS INNOVANTS IDENTIFIES PAR L UGAP Les textiles techniques et intelligents La rénovation thermique des bâtiments L hôpital numérique Les dispositifs médicaux et nouveaux équipements de santé Le cloud computing L e-éducation Les objets connectés Les services sans contact Les drones civils Annexe 1 Baromètre UGAP dans le cadre du Pacte PME (2014)

3 PRÉSENTATION DE L UNION DES GROUPEMENTS D ACHATS PUBLICS (UGAP) 1 - STATUT ET MISSION L'UGAP est un établissement public industriel et commercial créé en 1985 et placé sous la double tutelle du ministre des Finances et des Comptes publics, d'une part, et du ministre chargé de l'éducation nationale, d'autre part. Elle est aujourd'hui la seule centrale d'achat public "généraliste" française et constitue un acteur spécifique de l'achat public, dont le rôle et les modalités d'intervention sont définis par le Code des marchés publics et l'ordonnance du 6 juin 2005, ces deux textes ayant transposé les dispositions des directives communautaires. Le recours à la centrale d'achat, elle-même soumise au Code des marchés publics pour toutes ses procédures, dispense ses clients de toute mise en concurrence et publicité préalables. Cela étant, toute personne publique peut choisir de conduire sa propre procédure. L'UGAP opère donc dans un contexte d'autonomie de choix de ses clients, qui l'oblige à rechercher la satisfaction maximale de ceux-ci avec les titulaires de ses marchés. Avec la création, en 2009, du "Services des Achats de l'état" (SAE) doté d'une force de prescription importante et dont la mission est de contribuer à la professionnalisation de la filière achats des ministères et de générer des économies, le rôle d'opérateur d'achat de l'ugap auprès de l'etat s'est trouvé renforcé. C'est notamment dans ce cadre qu'elle opère s'agissant des véhicules, du papier éco responsable, des consommables de bureau et de certains services aux bâtiments. Modalité d intervention UGAP opère principalement au profit de l État et de ses opérateurs, des collectivités locales et du secteur hospitalier et, plus accessoirement, auprès des personnes privées assurant une mission de service public. Elle peut aussi servir les entreprises privées titulaires de contrats de «partenariat public privé» (PPP). Pratiquement, la centrale d achat acquiert des fournitures et des services destinés à des pouvoirs adjudicateurs. Cette fonction «d'achat pour revente» comprend l enregistrement des commandes et l émission des factures aux clients, d une part, la gestion des marchés (mise à jour des références, révision des prix ), la passation des commandes aux titulaires de marchés, le paiement de leurs factures et le traitement des éventuels litiges, d autre part. Elle est par ailleurs en mesure de mettre à disposition de ses clients des cadres contractuels (marchés ou accords-cadres), qu ils signent et dont ils assurent eux-mêmes l exécution. L UGAP constitue donc une solution d optimisation des coûts internes des titulaires de ses marchés et de ses clients, en contribuant à réduire les coûts des procédures, avant notification, et les coûts de déploiement et de gestion, après notification. L objectif global de l établissement est de contribuer à l efficacité de l achat public et à la satisfaction des entités publiques. La croissance de son activité, passée de 780 M HT en 2005 à M HT en 2013, constitue un indicateur pertinent de l atteinte de cet objectif. 3

4 Un réseau de proximité L UGAP dispose d un réseau d environ 600 collaborateurs sur plus de 1000 salariés, qui garantit une réelle présence territoriale. Ce dernier est structuré autour de 26 implantations régionales, généralement situées aux sièges des régions administratives, regroupées en 7 directions interrégionales (l Île-de-France étant assimilée à une «inter région»), et 1 direction en charge des relations avec les services centraux de l État et les grands opérateurs. Ce réseau de proximité est composé de collaborateurs en charge de la commercialisation et du suivi administratif «avant-vente» et «après-vente», qui assurent l information, le conseil et la vente de l offre de produits et services disponible, le suivi des commandes et le contrôle de la qualité de service. L activité commerciale en chiffre Mieux que le chiffre d affaires, fondé sur le service fait, le montant des «commandes enregistrées» constitue l indicateur le plus pertinent de la progression de l activité de l établissement. L'évolution des commandes enregistrées (en M HT) est présentée dans l'histogramme ci-dessous. Produits et services Les véhicules et l informatique représentent plus de 50 % de l activité totale de l établissement. Le secteur des services est en croissance continue depuis plusieurs années, traduisant l accélération des politiques d externalisation des personnes publiques. D une manière générale, le recours à des modalités de location plutôt que d acquisition se développe tout comme la sélection d équipements technologiques plus proches du «juste besoin», notamment dans le secteur médical. 4

5 Clientèles En 2013, près de clients ont passé au moins une commande à l établissement selon la répartition suivante : 2 - LES POLITIQUES PUBLIQUES L achat public L UGAP contribue à la rationalisation de la dépense publique par une politique d amélioration continue de ses conditions d achat, qui s appuie sur la recherche de massifications transverses. Outil d externalisation de l acte d achat, l UGAP offrent aux collectivités publiques la possibilité de concentrer leurs ressources sur les secteurs qu elles jugent stratégiques et de réduire leurs coûts administratifs au travers d échanges dématérialisés (commandes, factures, paiements). Ses modalités d achat pour revente font transiter par son système d information l ensemble des flux de commandes et de facturation et permettent la restitution à ses partenaires de leur cartographie d achat, à un degré de précision qui facilite le pilotage des politiques mises en place. Ces modalités centralisatrices rendent également possible le suivi permanent de la «performance achat» au regard d indicateurs externes traduisant l évolution des prix de marché. 5

6 L accès des PME à la commande publique L offre de l UGAP, issue de 1750 marchés actifs, est adossée à 517 entreprises. La quasi-totalité de ces dernières (98 %) est française ou filiale française d entités étrangères implantées en France. Toutes ensemble, elles regroupent près de implantations régionales et représentent plus de emplois. Dans cet ensemble, la part des TPE et PME s établit à 65 %. Ce pourcentage est porté à plus de 95 % en y ajoutant les ETI. Ces résultats sont issus, pour une grande part, des politiques menées par l établissement au travers des rencontres régionales organisées en partenariat avec les CCI, des échanges réguliers avec les fédérations professionnelles et de la réflexion sur les choix d allotissement les plus à même de permettre l expression des savoir-faire des PME. Au-delà, l UGAP s attache à simplifier la relation contractuelle avec ses titulaires en mettant à leur disposition un portail d échange internet et en respectant scrupuleusement le délai de paiement réglementaire de 30 jours. Une avancée nouvelle verra le jour en 2015 avec la mise en place d un mécanisme d «affacturage collaboratif» qui permettra aux entreprises, notamment aux PME, d être payées par un tiers bancaire et à des conditions très favorables, dans un délai beaucoup plus court. Membre depuis 2008 de l'association Pacte PME, l UGAP participe depuis deux ans à l enquête mise en œuvre pour évaluer la qualité des relations entre les grands comptes membres de l association et leurs fournisseurs. Pour la 2 ème année consécutive, les résultats de ce baromètre ont contribué à l avis positif émis en octobre 2014 par le comité de suivi paritaire du Pacte PME sur la mobilisation de l UGAP et son impact sur les PME et ETI. Pour plus d informations, voir l annexe 1 «baromètre de l UGAP dans le cadre du Pacte PME» et le site Internet L UGAP est également signataire depuis 2010 de la Charte relations fournisseur responsables, initiée par la Médiation nationale et la CDAF (Compagnie des dirigeants et acheteurs de France). Dans ce cadre, l établissement s'est vu décerner en 2013 par ces dernières le label " Relations fournisseur responsables ", visant à distinguer les entreprises faisant preuve de relations durables et équilibrées avec leurs fournisseurs. Le développement durable L UGAP s est engagée depuis longtemps dans une démarche visant à prendre en compte le développement durable dans ses achats et a signé, en 2008, la «Charte du développement durable des établissements et entreprises publics». Dans le cadre de son engagement et, pour prendre en compte le double aspect de la protection de l environnement et de l insertion professionnelle des publics éloignés de l emploi, l établissement intègre de manière systématique des objectifs de développement durable dans ses procédures. 6

7 Aujourd hui, 55 % des ventes, correspondant à références, comportent des aspects durables. Dans ses publications commerciales, l UGAP signale par un pictogramme «achat responsable» les références disposant d un label officiel délivré par un organisme certificateur reconnu. Exemple de cette démarche, l UGAP a contribué de manière significative au plan gouvernemental de développement d une filière de véhicules électriques, en collaboration avec le groupe La Poste. Elle développe aujourd hui une offre étendue en matière de mobilité durable (véhicules électriques et hybrides), allant des deux roues aux véhicules de transport en commun ou d entretien de la voirie, et venant notamment en appui à la politique de gestion du parc automobile de l Etat. L innovation à l UGAP De par la possibilité qu elle offre d accéder à la commande publique au travers d un marché unique, l UGAP dispose d un fort potentiel d attractivité pour les entreprises innovantes. Son modèle d achat-revente permet également à des entreprises, souvent de petite taille, de bénéficier d une réduction de leurs coûts administratifs, commerciaux, et financiers. Pour renforcer encore son action, un pôle innovation a vu le jour en Il est notamment chargé, avec le concours du Pacte PME, de l identification des entreprises innovantes. L objectif poursuivi est de mener des procédures de marchés destinées à sélectionner des offres incorporant de l innovation et d en assurer une promotion efficace, seule ou en association avec ses grands partenaires (Etat, collectivités territoriales, secteur public hospitalier). Compte tenu de la définition large de l innovation, l UGAP a défini une priorisation de secteurs d activité selon les principes suivants : Secteurs déjà investis par l établissement eu égard à la nécessité d avoir l expertise en interne (acheteurs spécialisés). Secteurs en lien avec le plan de reconquête industriel mis en place par le Ministère de l Economie, de l Industrie et du Numérique (soutient des politiques publiques), Secteurs couverts par le programme d appel d offres pluriannuel en vigueur, programme disponible à l adresse suivante : Secteurs susceptibles d intéresser l ensemble des personnes publiques ou un segment de clientèle précis (ex : les SDIS, les hôpitaux). Pour plus de précision, un espace dédié à l innovation est en ligne sur le site internet de l UGAP : Au regard de ces quelques principes, l UGAP a identifié plusieurs thématiques pour lesquelles nos acheteurs accompagnés par le pôle innovation détectent, qualifient les solutions innovantes proposées par les entreprise avec l objectif de commercialiser, après mise en concurrence, les produits ou services innovants pour l ensemble des personnes publiques. 7

8 LES THÉMATIQUES D ACHATS INNOVANTS IDENTIFIÉS PAR L UGAP Il s agit de 9 thématiques issues du plan de reconquête industrielle, auxquelles s ajoutent des thématiques s inscrivant dans l activité historique de l établissement. 1 - Les textiles techniques et intelligents L UGAP occupe une place importante dans le domaine de l incendie et du secours tout comme dans celui de la santé. Elle participe à ce titre à de nombreux travaux normatifs et se trouve ainsi en mesure de détecter rapidement des innovations dans ces domaines et d en assurer un relais efficace. L UGAP propose une offre large dans le domaine du textile, allant du textile professionnel (SDIS, polices municipales, établissements de santé, collectivités) au textile technologique ou technique (vêtements de pompiers ). L établissement s inscrit donc naturellement dans la détection et la proposition d offres textiles à forte valeur ajoutée. L UGAP est intéressée plus particulièrement par les applications dans le monde de la santé et du secours : suivi en temps réel de paramètres physiologiques et communication en cas d alerte, détection et prévention des chutes, rôle thérapeutique du textile, 2 - La rénovation thermique des bâtiments L UGAP proposera à horizon de 2016 des prestations de service en matière de performance et d efficacité énergétique des bâtiments réalisées par des bureaux d étude spécialisés. Ce secteur d activité comporte de nombreuses PME disposant d un haut niveau d expertise dans l audit et le conseil. Elle permettra de répondre aux attentes en matière de gestion du patrimoine (exploitation, MDE, EnR) et en matière d optimisation de projets neufs (programmation, conception, exécution et réception). L UGAP souhaite également explorer toutes les offres innovantes touchant à l audit et à l optimisation de la dépense énergétique dans l environnement des bâtiments et infrastructures publics (éclairage public, ) 3 - L hôpital numérique L UGAP est un acteur important du monde hospitalier avec une activité 2013 dans ce seul secteur de plus de 55 M en informatique et de 283 M en équipements médicaux. Elle intervient aujourd hui aussi bien sur la partie matérielle (PACS) que sur la partie prestations intellectuelles. Elle travaille également sur le déploiement d offres médicales communicantes (anesthésie-réanimation, bloc opératoire, laboratoire, ). Son offre, aussi bien en termes d équipements que de prestations intellectuelles, et son expertise informatique et médicale, permettent à l établissement de s inscrire pleinement dans les développements numériques de l hôpital. L UGAP explore plus particulièrement toutes les solutions innovantes (produits et/ou services) intervenant dans le parcours digital du patient au sein de l établissement de santé, aussi bien dans sa prise en charge administrative que dans sa prise en charge médicale. Les développements récents au sein des maisons de retraite et long séjour en matière d introduction du numérique (tablettes, applications, objets connectés, ) font également partie des domaines explorés. 8

9 4 - Les dispositifs médicaux et nouveaux équipements de santé L UGAP est un acteur important du monde de la santé avec plus de 40% de l achat public sur son périmètre adressable, soit 335 M en Elle est présente sur l ensemble des secteurs : imagerie médicale, anesthésie-réanimation, bloc opératoire, laboratoire, hébergement, pharmacie, Elle constitue depuis plusieurs années un vecteur d accès à la commande publique pour de nombreuses PME françaises innovantes comme par exemple les entreprises Airinspace, Supersonic Imagine, Steris, Mediprema L UGAP est à la recherche, dans le domaine biomédical, des équipements de soins et dans l environnement du patient et du soignant ; de tous les équipements médicaux qui de par leur innovation concourent à la sécurité des soins, à un plus grand accès aux soins ou à la diminution des coûts de prise en charge. 5 - Le cloud computing L UGAP joue un rôle important au sein de la commande publique de matériels et services informatiques. Elle intègre désormais sur l ensemble de ses procédures (logiciels, serveurs, prestations intellectuelles) les spécificités et enjeux du «cloud computing», en lien avec les acteurs nationaux. Elle dispose d une offre exhaustive orientée «cloud» aussi bien en ce qui concerne les matériels, les logiciels que les prestations intellectuelles. Elle dispose également d une expertise dans le domaine du «cloud computing» en milieu hospitalier. L UGAP souhaite explorer prioritairement les applications touchant au monde de la santé notamment en matière d exhaustivité des données prises en charges et de la sécurité d accès et d archivage associée. 6 - L e-éducation En lien avec le ministère de l Education nationale, l UGAP a lancé en 2013 une procédure visant à mettre en place une offre «d espaces numériques de travail» (ENT) pour le premier degré. C est une PME active dans le domaine de l innovation qui a remporté ce marché qui sera accessible à toutes les communes qui souhaitent déployer ce type de solution dans leurs établissements scolaires. L UGAP souhaite explorer des solutions innovantes complémentaires en matière d ouverture vers les structures extra-scolaires, les liens numériques entre le premier et le second degré ou encore le développement de l e-éducation dans des environnements spécifiques (hôpital, établissements spécialisés, pénitentiaire). La proposition de solutions numériques innovantes de nature à créer le lien numérique intergénérationnel (école, monde professionnel, établissements pour séniors) est attendue. 7 - Les objets connectés Ce secteur à fort potentiel est inscrit dans les travaux en cours de l UGAP aussi bien au travers de son offre d équipements médicaux que de réflexions débutées en matière d équipements et de logiciels de gestion de situation de danger ou crise (appel malade, fugue des patients, localisation des places disponibles dans un hôpital, plan blanc et plan rouge, sécurisation d agents communaux, ), faisant de plus en plus appels aux objets connectés et aux smartphones. 9

10 L UGAP est attentive aux objets connectés à usage professionnel susceptibles de concourir au parcours digital du patient, à l optimisation des soins et plus généralement à l optimisation des coûts en matière d hospitalisation et/ou d hébergement. 8 - Les services sans contact L UGAP est porteur national du projet ABC (application billettique commune) mené avec le ministère de l écologie, du développement durable et de l environnement dans le domaine des transports en commun. L UGAP souhaite également prendre connaissance des innovations «sans contact» dans des environnements de paiement (amendes, services de santé, prestations de restauration, prestations scolaires, ). 9 - Les drones civils L UGAP occupe une place importante dans le monde de l incendie avec plus de 75% des SDIS sous convention de partenariat. Dans un objectif d apporter des solutions innovantes aux acteurs de la sécurité civile et afin de soutenir une filière - constituée d une majorité de PME - en plein développement, l UGAP a décidé de s intéresser à ce secteur aux applications multiples : surveillance des feux de forêt, recherche de personnes disparues dans des milieux hostiles, cartographie des zones inondées ou encore détection de substances chimiques. Au-delà de ces applications associées au monde de l incendie et du secours, les éventuelles approches innovantes dans d autres domaines (sécurité en milieu rural, transport de produits sensibles en milieu de santé, ) sont intégrées à ce périmètre d étude UGAP Les autres thématiques Au-delà de ces 9 thématiques, l UGAP s intéresse également à l innovation dans des secteurs plus traditionnels, tels que le mobilier de bureau et le mobilier collectif, la mobilité et les véhicules 10

11 Annexe 1 Baromètre UGAP dans le cadre du Pacte PME (2014) 11