APPEL A PRESTATAIRES CAHIER DES CHARGES

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1 APPEL A PRESTATAIRES CAHIER DES CHARGES RENCONTRES SOLIDAIRES ET FORUM DE L EMPLOI SOLIDAIRE Ce marché bénéficie du soutien du Conseil Régional Rhône-Alpes. Le présent cahier des charges comporte 8 pages, toutes numérotées. Propositions à adresser par courrier et courriel avant le 11 juillet 2014 (12h) à : Laure CHAREYRE Présidente Chambre Régionale de l Economie Sociale et Solidaire Rhône-Alpes 11 rue Auguste Lacroix Lyon Informations Mariana CRISTACHE mcristache@cress-rhone-alpes.org Cahier des charges RS et FES - CRESS Rhône-Alpes 19/05/2014 Page 1

2 1. PRESENTATION DE LA CRESS RHONE-ALPES La CRESS Rhône-Alpes (association loi 1901) est l organisation régionale qui fédère les mouvements (coopératives, mutuelles et associations) et les syndicats d employeurs de l économie sociale et solidaire en Rhône-Alpes. Ses missions s articulent autour d un socle commun partagé par l ensemble du réseau des CRESS qui lui permet de répondre aux missions décrites à l article 4 de la loi ESS en cours d adoption par le Parlement: «Les chambres régionales de l'économie sociale et solidaire assurent au plan local la promotion et le développement de l'économie sociale et solidaire et regroupent ses entreprises au sens de l'article 1 er de la présente loi situées dans leur ressort, dont elles favorisent le développement. Elles assurent à cet effet, au bénéfice des entreprises du secteur : 1. La représentation auprès des pouvoirs publics des intérêts de l'économie sociale et solidaire, sans préjudice des missions de représentation des organisations professionnelles ou interprofessionnelles du secteur ; 2. L'appui à la création et au développement des entreprises ; 3. L'appui à la formation des dirigeants et des salariés des entreprises ; 4. La contribution à la collecte, l'exploitation et la mise à disposition des données économiques et sociales relatives aux entreprises de l'économie sociale et solidaire. 5. L information des entreprises sur la dimension européenne de l économie sociale et solidaire et l appui à l établissement de liens avec les entreprises du secteur établies dans les autres États membres de l Union européenne.» Dans le cadre du 3 ème Contrat Economique Sectoriel (CES) Economie Sociale et Solidaire, le Conseil Régional Rhône-Alpes, l Etat et la Caisse des Dépôts et Consignations ont désigné la CRESS Rhône-Alpes comme pilote de l action «Evénementiel : Rencontres Solidaires, Forum de l'emploi, Salons des entrepreneurs» dans l objectif de renforcer la connaissance de l ESS auprès du grand public. Ce marché porte uniquement sur l organisation des Rencontres Solidaires et du Forum de l Emploi Solidaire,.l organisation du Salon des Entrepreneurs et d éventuels d autres événements de promotion de l ESS n étant pas à la charge de la CRESS Rhône-Alpes. Cahier des charges RS et FES - CRESS Rhône-Alpes 19/05/2014 Page 2

3 Un comité stratégique régional composé des partenaires concernés définira les priorités annuelles stratégiques des outils de promotion de l ESS auprès du grand public, dont les Rencontres Solidaires et le Forum de l Emploi Solidaire. Ce comité pourra inviter les prestataires retenus pour les avis techniques. En tant que pilote et responsable de la promotion de l ESS en Région Rhône-Alpes, la CRESS Rhône-Alpes garde le contrôle opérationnel et financier de l organisation de ces deux événements. Elle a un rôle de coordination et est l interlocutrice unique de l ensemble des partenaires impliqués, prestataires et financeurs (privés et publics). 2. LES RENCONTRES SOLIDAIRES C est un événement initié par le Conseil Régional Rhône-Alpes en Depuis 2008, les Rencontres Solidaires s associent à la dynamique nationale «Le Mois de l économie sociale et solidaire». Les objectifs : - construire collectivement un programme de manifestations à destination du grand public reprenant les grands et les petits moments de l économie sociale et solidaire sur le mois novembre - assurer la promotion des initiatives sociales et solidaires par une démarche de communication commune et d envergure, permettant de faire connaître et reconnaître, sur les territoires, des actions et des structures locales. Les manifestations doivent être le résultat d une concertation entre différents acteurs d un même territoire et de permettre de sensibiliser le grand public à l économie sociale et solidaire. Pour les Rencontres Solidaires, la CRESS Rhône-Alpes a en charge : - la supervision de l événement - l organisation des comités de pilotage avec les acteurs concernés - la validation de prestations proposées par les prestataires DESCRIPTIF DE LA MISSION Pour assurer la promotion de l ESS auprès du grand public à travers les Rencontres Solidaires, la CRESS Rhône-Alpes fait appel à un ou plusieurs prestataire(s) et Cahier des charges RS et FES - CRESS Rhône-Alpes 19/05/2014 Page 3

4 représente le «donneur d ordre» auprès de celui(ceux)-ci. A ce titre, la CRESS Rhône- Alpes sera particulièrement attentive à la qualité des documents produits et justifiant les prestations réalisées. En complément de la communication réalisée par chaque porteur de projet, la CRESS Rhône-Alpes assurera une communication et une promotion régionale d envergure sur le programme des manifestations retenues. Cette communication bénéficiera également d un écho national du fait de son inscription dans «Le Mois de l économie sociale et solidaire». Pour les projets particulièrement remarquables (originalité de la démarche, ampleur, diversité des cibles, qualité du partenariat local, ) et qui en feront la demande, la Région Rhône-Alpes pourra apporter un soutien financier spécifique à travers le dispositif IDéclic solidaire «Promotion de l économie Sociale et solidaire». En fonction de ces éléments, la CRESS Rhône-Alpes recherche un prestataire qui aura en charge : La communication régionale des Rencontres Solidaires : Réalisation d'un visuel régional à partir de la charte graphique fournie par le Conseil Régional Rhône-Alpes Animation éditoriale du site web Rencontres solidaires: - publication détaillée du programme des événements labellisés - réalisation d une vingtaine de reportages - mise de ressources en ligne - inscriptions en ligne aux événements Réalisation de 4 newsletters sur 2 mois : rédaction et mise en page Réalisation de la campagne Facebook - création d'événement Facebook - relais d'actus des événements Réalisation d'un kit de communication professionnel mis à disposition des organisateurs d événements locaux - gabarits In Design de flyers, affiches, programme, charte, bannières web, modèle de communiqué de presse Réalisation d un communiqué et d un dossier de presse régional Le prestataire sera invité au Comité de Sélection du dispositif Idéclic solidaire, en vue de participer au choix des événements à labelliser. Cahier des charges RS et FES - CRESS Rhône-Alpes 19/05/2014 Page 4

5 3. LE FORUM DE L EMPLOI SOLIDAIRE Le Forum de l emploi solidaire existe depuis 2006 pour sa version nationale et depuis 2008 dans la région Rhône-Alpes. En 2014, le Forum de l Emploi Solidaire aura lieu le 15 novembre dans les locaux du Conseil Régional Rhône-Alpes. Cette manifestation est inscrite dans le cadre des Rencontres Solidaires et du Mois de l ESS et est labélisée «Lyon Ville Equitable et Durable». Evénement phare pour promouvoir l économie sociale et solidaire auprès du grand public en région Rhône-Alpes, ce forum a pour objectifs de permettre : aux employeurs : - de venir à la rencontre du public pour faire connaître leurs métiers et leurs valeurs au grand public : - de rencontrer et échanger avec les employeurs - de trouver un emploi - de se renseigner sur la manière d entreprendre autrement à travers un programme de conférences, de témoignages et d ateliers pratiques - de se renseigner sur la création d activité en économie sociale et solidaire Pour le Forum de l Emploi Solidaire, la CRESS Rhône-Alpes a en charge : - L organisation générale et la supervision de l événement - La conception de l événement : définition du cadre, des thématiques, de l organisation et du dispositif en général, préparation et organisation des réunions du comité de pilotage - Prospection des recruteurs qui participeront à l événement pour : présenter leurs métiers informer sur les potentiels d emploi proposer des offres d emploi - La mobilisation des intervenants - La coordination logistique et opérationnelle : gestion des prestataires et des exposants, repérages des lieux - La présence sur place pendant toute la durée de l événement, du montage et du démontage - Le développement et le suivi des partenariats financiers - La réalisation d un bilan - La gestion financière de l événement Cahier des charges RS et FES - CRESS Rhône-Alpes 19/05/2014 Page 5

6 DESCRIPTIF DE LA MISSION Pour assurer la promotion de l ESS auprès du grand public à travers le Forum de l Emploi Solidaire, la CRESS Rhône-Alpes fait appel à un ou plusieurs prestataire(s) et représente le «donneur d ordre» auprès de celui(ceux)-ci. A ce titre, la CRESS Rhône- Alpes sera particulièrement attentive à la qualité des documents produits et justifiant les prestations réalisées. La CRESS Rhône-Alpes recherche un ou plusieurs prestataire(s) qui aura(auront) en charge : a. L organisation logistique du Forum de l Emploi Solidaire b. La communication du Forum de l Emploi Solidaire DETAIL DE LA MISSION a. L organisation logistique du Forum de l Emploi Solidaire Recherche de : - standiste en charge de l installation des stands - traiteur - compagnie de bus - imprimeur - société de distribution de flyers - campagne média dans journaux locaux et transmission à la CRESS Rhône-Alpes d au moins trois devis différents pour chaque catégorie citée ci-dessus. Le Forum de l Emploi Solidaire étant un événement labélisé «Lyon équitable et durable», les prestataires auxquels la CRESS fera appel doivent être prioritairement des structures appartenant à l économie sociale et solidaire ou ayant une démarche écologique, orientée vers le développement durable. La CRESS Rhône-Alpes analysera les propositions et fera le choix des prestataires. Aménagement du lieu : - suivi des travaux du standiste - participation aux réunions organisées avec le service organisation d événements du Conseil Régional Rhône-Alpes - mise en sécurité de l espace - la présence sur place pendant toute la durée de l événement, du montage et du démontage Cahier des charges RS et FES - CRESS Rhône-Alpes 19/05/2014 Page 6

7 - gestion de l installation des stands et des exposants Mise à disposition du personnel nécessaire le jour de l événement pour la gestion de l organisation (accueil, distribution documents, information, vestiaires, installation des salles pour chaque conférence, etc ) : soit besoin d une dizaine des personnes Gestion du protocole en lien avec la CRESS Rhône-Alpes : accompagnement des élus et organisation des temps spécifiques Assistance technique le jour de l événement (surveillance matériel technique durant les ateliers et les conférences par une personne compétente) b. La communication du Forum de l Emploi Solidaire Edition - Création de l affiche de l événement - Création des flyers de l événement - Création du guide du participant - Création de bannières web en vue de promouvoir le forum sur le site internet des différents partenaires -Web mastering - mise à jour du site internet : publication du programme, gestion des inscriptions en ligne, fiches métiers, interviews, relais sur les sites partenaires, gestion de l information sur les réseaux sociaux, etc. - Création et envoi des newsletters (4 newsletters en direction des demandeurs d'emploi + 1 en direction de recruteurs) : rédaction, sollicitation éditorial, interviews - Réalisation des encarts publicitaires pour la presse Fabrication - Fabrication des badges Relations presse - Réalisation du fichier presse - Réalisation des communiqués et dossier de presse - Contact et relance des journalistes - Accueil des journalistes durant le forum - Analyse des retombées 4. CARACTERISTIQUES DU MARCHE Prix : les prix indiqués sont fermes et définitifs. Ils ne sont pas actualisables. Garantie : le marché ne comporte pas de garantie. Prime : le marché ne prévoit pas de prime. Cahier des charges RS et FES - CRESS Rhône-Alpes 19/05/2014 Page 7

8 Modalités de paiement : le paiement s effectuera par acomptes sur présentation de factures accompagnées de bilans intermédiaires (sur la base des modalités de conventionnement avec le Conseil Régional Rhône-Alpes). Le solde sera versé sur présentation d une facture et d un bilan final quantitatif, qualitatif, statistique et financier. Celui-ci sera à transmettre au plus tard le 31 janvier RESILIATION La CRESS Rhône-Alpes se réserve le droit de : - résilier totalement le marché si le titulaire ne respectait pas les engagements cités dans le présent cahier des charges Cahier des charges RS et FES - CRESS Rhône-Alpes 19/05/2014 Page 8