Accès CNW. Guide de l utilisateur

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1 Accès CNW Guide de l utilisateur

2 Table des matières Ce que fait CNW pour vous Écran d ouverture de session Page d accueil d Accès CNW Gérer les communiqués 4 Suivre votre progression 7 Étape Renseignements sur l expéditeur 8 Étape Renseignements sur la société 9 Étape Langue Étape 4 Distribution Étape 5 Contrôle de l heure de diffusion 5 Étape 6 Ajout de votre contenu Étape 7 Finalisation Révision et validation 4 Profils de distribution 5 Suivi de vos communiqués 6 Gestion des listes 7 Versement d une nouvelle liste 8 Modification des listes 9 Ajout ou modification de destinataires 0 Recherche de destinataires Soumettre des documents à EDGAR/SEDAR Réservations Réservation d une séance photo 4 Réservation d une conférence téléphonique 5 Réservation d une diffusion Web ou d une baladodiffusion 6 Fichiers 8 Communiquez avec nous 9

3 Bienvenue à Accès CNW, portail exclusif et complet destiné à la clientèle canadienne des services de diffusion. Cet outil met à votre portée tout le pouvoir du plus important service de diffusion de communiqués au Canada. Le présent document vous aidera à effectuer les principales tâches du système Accès CNW. Ce que fait CNW pour vous CNW Telbec est la société de services de communication de référence au Canada. Le service de diffusion de CNW fait partie intégrante du processus journalistique des médias canadiens et constitue une plateforme essentielle pour la communication d information pertinente aux marchés financiers. Le site Web de CNW est le site de communiqués en texte intégral le plus fréquemment consulté au Canada. CNW offre également d autres services essentiels aux communicateurs, tels que des services de surveillance média, de production vidéo et de diffusion Web. Avec Accès CNW, nous plaçons nos clients aux commandes. Il s agit d un portail intégré, offrant un accès sécurisé à notre système d édition; c est un outil qui vous permet de diffuser et de gérer vos propres documents de communication. Le portail s appuie sur les mêmes processus fiables et éprouvés que nous avons développés au fil des ans; cette méthode efficace vous aide à communiquer votre message à vos auditoires, qu ils soient au Canada ou à l étranger. Notre nouveau système de diffusion transmet vos nouvelles directement aux systèmes des salles de dépêches canadiennes. Il s agit d une plateforme numérique qui tire parti de la vitesse, de la souplesse et de la fiabilité des technologies Internet actuelles, plus efficaces que les anciennes méthodes de transmission par satellite. Nos réseaux s appuient totalement sur les droits d accès, ce qui signifie que chaque point de chute du réseau a demandé et attend le contenu que nous diffusons en votre nom. Nous ne ménageons aucun effort afin de fournir un excellent service aux médias et aux milieux financiers. Ainsi, nous vous offrons notamment les services «Au fil de la journée des médias» et «Aperçu de la semaine». Nous offrons également des services d archives photo en ligne et des services de diffusion sur demande. De plus, nous formatons vos nouvelles de façon à ce qu elles soient transmises aisément et avec exactitude par les technologies employées partout au Canada dans les salles de dépêches et les terminaux des marchés boursiers. Au cours du processus, nous révisons vos documents pour faire en sorte qu ils ne contiennent aucune erreur ni incohérence flagrantes. Qui plus est, nous vérifions l identité de l expéditeur et le contenu des documents afin d en assurer la qualité avant leur diffusion sur le fil de presse. Ce travail en coulisse exige quelques minutes, mais il est néanmoins essentiel. Il contribue à protéger la réputation de votre organisation tout en permettant à CNW de rester, auprès des médias et des marchés financiers, une source d information fiable et appréciée. Ces dernières années, l une des demandes les plus fréquentes de nos clients s est résumée à ceci : disposer d un accès plus rapide et plus direct au fil de presse. Le portail Accès CNW répond à cette demande. Avec Accès CNW, nous vous donnons un point d accès rapide, souple et sécurisé pour la diffusion de vos nouvelles, directement de votre bureau. Si vous avez des questions, n hésitez pas à communiquer avec nous à n importe quel moment au ou par courriel à infoaccess@newswire.ca

4 Écran d ouverture de session Voici l écran d ouverture de session d Accès CNW. Lorsque vous vous inscrivez en tant qu utilisateur d Accès CNW, vous recevez un courriel contenant votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Entrez ces renseignements dans l écran d ouverture de session comme il est illustré plus haut, puis cliquez sur «Ouvrir une session» ou appuyez sur la touche Retour pour continuer.

5 Page d accueil d Accès CNW Après l ouverture de session, voici le premier écran qui apparaîtra. Il s agit de la page d accueil d Accès CNW, principal point d accès à toutes les nombreuses fonctions du portail. D ici, vous pouvez : gérer l ensemble du processus de diffusion de vos communiqués; gérer vos listes de distribution; réserver d autres services de CNW Telbec et bien plus. Dans la partie supérieure de la page d accueil, vous remarquerez une série d onglets intitulés «Page d accueil», «Communiqués» et «Gérer les listes», entre autres. Ce seront vos outils de navigation les plus courants; cliquer sur l un de ces onglets vous mènera à la section pertinente d Accès CNW. Si vous devez préparer et diffuser rapidement un communiqué sur le fil de presse, vous pouvez utiliser le lien direct, près du centre de l écran, pour «Créer un communiqué». En cliquant sur ce lien, vous accéderez directement au cœur du portail. Vous pouvez également accéder directement aux fonctions les plus utilisées d Accès CNW à l aide des quatre quadrants au centre de la page d accueil. La page d accueil vous aide à suivre l évolution des tâches en cours; vous pouvez y voir combien de vos communiqués sont au stade de l ébauche, par exemple.

6 Gérer les communiqués L onglet «Communiqués» est le cœur d Accès CNW et votre lien direct avec le fil de presse. Cet écran a été conçu de manière à ressembler à la boîte de réception et aux dossiers de votre courrier électronique. Vous trouverez à gauche «Les communiqués auxquels je travaille» et «Les communiqués auxquels travaille CNW». Pour vous aider, imaginez ces deux dossiers principaux comme des «Boîte de réception» et «Boîte d envoi». Ces dossiers vous aideront à suivre le parcours des communiqués, de l ébauche à la diffusion, en passant par l approbation. 4

7 Au cours de leur traitement dans Accès CNW, vos communiqués passeront dans chacun des quatre dossiers suivants : Les documents auxquels vous travaillez et qui ne sont pas prêts à être envoyés à CNW seront dans le dossier «Ébauches». Dans le dossier «Réviser/Approuver», vous trouverez les communiqués déjà formatés pour la diffusion par CNW et qui vous ont été renvoyés pour que vous donniez votre approbation finale. Après que vous aurez finalisé votre communiqué et l aurez envoyé à CNW, qui le préparera pour la diffusion, il se trouvera dans le dossier «Soumis à CNW». 4 Les communiqués qui ont déjà été diffusés sur le fil de presse de CNW ou envoyés aux destinataires de vos listes de distribution se trouveront dans le dossier «Diffusés». 4 Dans le déroulement normal du travail, les documents vont et viennent entre les boîtes «Les communiqués auxquels je travaille» et «Les communiqués auxquels travaille CNW» à mesure qu ils passent par l ébauche, l approbation et la diffusion. 5

8 Le contenu du dossier sélectionné est toujours affiché sous forme de liste au centre de l écran. Ici, nous voyons les communiqués actuellement contenus dans le dossier Ébauches. La liste affiche tous les documents au stade de l ébauche actuellement en possession de l utilisateur. Ici, un simple clic permet d ouvrir un document à l état d ébauche et d y apporter des modifications. De plus, vous pouvez supprimer de cette liste les ébauches dont vous n avez plus besoin. Les documents sont affichés par date, les derniers documents modifiés se trouvant en tête de liste. À gauche de l écran «Communiqués» se trouve le bouton «Créer un communiqué». Voilà le point de départ pour créer un communiqué. 6

9 Suivre votre progression La préparation d un communiqué pour une diffusion par CNW est un processus simple en sept étapes, comprenant également une vérification finale. La boîte «Progression» à droite de l écran vous indique où vous en êtes dans le processus. 7

10 4 5 Étape Renseignements sur l expéditeur La première information à confirmer est l identité de l expéditeur du communiqué. Le profil de chaque utilisateur d Accès CNW est enregistré dans le portail; il comprend le nom, l adresse de courriel et les numéros de téléphone de l utilisateur. Les renseignements paraissant à cet écran seront tirés directement de votre profil. Veuillez noter qu un astérisque rouge à côté d un élément indique qu il s agit d un champ obligatoire. La plupart du temps, vous n aurez qu à vérifier les renseignements s affichant par défaut et passer à l étape suivante. Si vous devez mettre à jour ces renseignements, utilisez le lien rapide figurant à l écran. 4 5 Nous vous demandons de confirmer l exactitude de ces renseignements au cas où nous aurions à vous joindre. Cet écran vous permet de restreindre l accès à un communiqué. En effet, il est parfois possible que certains de vos collègues qui utilisent Accès CNW ne soient pas autorisés à voir un communiqué en préparation. Si les renseignements affichés à l écran sont exacts, cliquez sur «Suivant» pour passer à la prochaine étape. Si vous le désirez, vous pouvez également «Sauvegarder» cette ébauche et y revenir ultérieurement. Veuillez noter que le nom de l expéditeur peut être différent de celui de la société émettrice du communiqué. De plus, les coordonnées de l'expéditeur ne doivent pas nécessairement être les mêmes que celles de la personne-ressource dont le nom figurera dans le texte du communiqué. 8

11 Étape Renseignements sur la société ci, vous entrerez quelques renseignements essentiels sur votre communiqué, notamment le titre et le nom de la société émettrice. Pour vous faciliter la tâche, le premier choix à l écran vous permet de sélectionner votre «Distribution habituelle» parmi un ensemble de profils de distribution déjà sauvegardés. Certains utilisateurs d Accès CNW publient toujours les communiqués de la même façon pour la (les) même(s) société(s). Les profils vous permettent de sauvegarder un ensemble de paramètres standard et de les récupérer en tout temps. Nous verrons comment le faire un peu plus loin dans le présent guide. Dans la boîte «Titre/Description», vous devez entrer un titre ou une description qui permettra de reconnaître votre communiqué. Si vous n avez pas encore choisi de titre final pour le communiqué, vous n avez qu à lui donner un titre temporaire qui vous permettra de le retrouver facilement. Lorsque le contenu de votre communiqué sera finalisé, le titre temporaire sera remplacé par celui que vous souhaitez voir sur le fil de presse. 9

12 4 5 Sous la boîte Titre, sélectionnez le nom de la (des) société(s) sur laquelle (lesquelles) porte ce communiqué. Pour sélectionner une société figurant dans la liste, cliquez sur son nom dans la colonne de gauche, puis cliquez sur le bouton à double flèche pour l ajouter dans la colonne de droite. 4 Parfois, les communiqués portent sur plus d une société (p. ex., dans le cas d une annonce de partenariat). Si vous souhaitez que CNW enregistre votre communiqué sous plus d un nom de société, c est l endroit pour lui indiquer de le faire. Si la société émettrice du communiqué n est pas déjà répertoriée dans le système, vous pouvez entrer son nom ici et, si vous voulez, le sauvegarder dans votre liste et l utiliser pour vos communiqués ultérieurs en cochant la boîte «Garder». Vérifiez bien l exactitude des noms des sociétés : la facilité avec laquelle les gens trouveront l information relative à une société déterminée en ligne et sur le fil de presse dépend de l information que vous entrez à cet écran. 5 Si vous êtes satisfait de l information affichée à l écran, cliquez sur «Suivant» pour la sauvegarder et passer à l étape suivante. 0

13 Étape Langue Nous voici à l étape, qui vous permet de choisir rapidement dans laquelle (lesquelles) de nos deux langues officielles vous souhaitez diffuser votre communiqué. Si vous prévoyez diffuser votre communiqué en français et en anglais, cochez les deux cases à cette étape; vous aurez à fournir les deux versions du texte un peu plus loin dans le processus. Veuillez noter que, dès que vous avez terminé l une des sept principales étapes, Accès CNW enregistre votre progression; ainsi, vous pouvez toujours reprendre le processus là où vous l avez laissé, si vous avez besoin de revenir plus tard à un communiqué.

14 Étape 4 Distribution Ici, vous pouvez choisir parmi une grande variété de réseaux de distribution distincts. Grâce à ces réseaux, votre communiqué peut joindre l auditoire que vous aviez ciblé. Si vous souhaitez diffuser les versions française et anglaise de votre communiqué, vous aurez à passer deux fois par cette étape, afin de choisir un réseau de distribution approprié pour chaque langue.

15 La liste des réseaux de distribution offerts aux clients de CNW est très vaste. Si vous avez des doutes quant au choix du réseau de distribution qui convient le mieux à votre communiqué, n hésitez pas à demander conseil auprès de l équipe du Centre des dépêches, au Pour chaque communiqué, vous devez choisir au moins un des réseaux de distribution disponibles. Vos besoins seront différents selon le type de société dont il est question, l auditoire ciblé (régional, national ou international) et votre intention de cibler ou non des groupes de médias spécifiques, par marché vertical. CNW Telbec peut également distribuer vos communiqués par télécopieur et par courriel. Si vous devez joindre chaque fois un groupe spécifique de médias, d investisseurs, de membres de conseils d administration, de clients ou de parties intéressées, vous pouvez téléverser et gérer vos propres listes de distribution par télécopieur et par courriel au moyen d Accès CNW. Vous pouvez en apprendre davantage sur ce sujet dans la section du guide portant sur la gestion des listes. Quelquefois, vous aurez peut-être à donner des instructions supplémentaires relativement au traitement d un communiqué en particulier. Vous voudrez peut-être échelonner la distribution afin de couvrir différents fuseaux horaires ou insister sur une diffusion à la même heure des versions anglaise et française, afin d assurer une communication de l information véritablement simultanée. S il y a lieu, entrez toutes les instructions spéciales à l intention de l équipe du Centre des dépêches dans la boîte «Instructions supplémentaires».

16 Si vous avez une photo qui accompagne ce communiqué, cochez la case à l écran. Vous aurez à téléverser votre photo plus tard. Si vous souhaitez que ce communiqué soit déposé auprès des autorités réglementaires canadiennes (SEDAR) ou américaines (EDGAR), cochez la case appropriée au bas de cette page. Lorsque vous avez terminé de personnaliser la distribution du communiqué, cliquez sur le bouton «Suivant» pour passer à la prochaine étape. Rappel : Si avez choisi une distribution en anglais et en français, vous passerez de nouveau par l étape 4, où vous aurez à choisir les options de distribution relatives à l autre langue. 4

17 Étape 5 Contrôle de l heure de diffusion L étape 5 vous permet de choisir avec précision l heure de diffusion de votre communiqué. Les deux rubriques principales vous permettent de choisir les options d heure de diffusion pour les communiqués qui sont soit à l étape «Version finale», soit à l étape «Approbation requise». Version finale : Diffusion immédiate Si vous choisissez «Diffusion immédiate», votre communiqué doit être totalement prêt pour la diffusion. L équipe du Centre des dépêches de CNW prendra le contenu que vous aurez fourni, le formatera pour le fil de presse, le révisera et s assurera qu il ne contient pas de diffusion de votre communiqué. Tenant pour acquis que tout se déroule bien et que vous avez fourni tous les renseignements nécessaires, nous préparerons votre communiqué pour une diffusion immédiate sur les réseaux que vous avez indiqués à l étape 4 et selon vos instructions. De plus, nous pouvons vous envoyer une confirmation par courriel de l heure de diffusion, mais seulement après la diffusion du communiqué sur le fil de presse. Cette option est activée à l étape 7. d erreurs. Elle vous appellera si elle y détecte une erreur ou rencontre un problème, ainsi que pour confirmer la réception et l heure 5

18 Version finale : Diffusion à heure fixe De nombreux clients qui n ont pas besoin d une diffusion immédiate choisissent l option «Diffusion à heure fixe». Ici, vous pouvez choisir l heure de diffusion qui répond à vos besoins. L heure de l Est étant la norme pour les principaux médias et marchés boursiers nationaux en Amérique du Nord, ce fuseau horaire est donc celui qui est utilisé par défaut ici. À l aide des menus déroulants dans cette page, vous pouvez préciser la date et l heure de diffusion de votre communiqué sur le fil de presse. CNW Telbec s occupera du formatage de votre communiqué, qui sera ensuite mis dans la file d attente, prêt à être diffusé sur le fil de presse à l heure que vous avez précisée. Si vous nous avisez suffisamment à l avance, nous pourrons diffuser votre communiqué dans les réseaux de distribution de votre choix, précisément à l heure que vous aurez demandée. 6

19 Approbation requise Nous avons constaté par expérience que nombre de nos clients apprécient la sécurité que procure une étape d approbation finale avant la diffusion de leur communiqué sur le fil de presse. Afin de répondre à ce besoin, nous avons prévu deux options différentes dans la catégorie Approbation requise. 7

20 Approbation requise : En attente d appel Parfois, vous voudriez peut-être qu un communiqué, un avis aux médias ou un autre document soit placé en file d attente prêt à être diffusé, tout en souhaitant le laisser en attente jusqu à ce que nous recevions votre approbation finale. Dans ce cas, vous devriez choisir l option «En attente d appel». Nous préparerons et formaterons alors votre communiqué afin qu il soit prêt pour le fil de presse et nous attendrons vos instructions finales par téléphone avant de le diffuser. 8

21 Approbation requise : En attente d approbation La dernière option de cet écran, spécialement conçue pour les communiqués contenant de l information sensible, doit être utilisée lorsque vous souhaitez procéder à une double vérification de la version finale de votre communiqué tel que CNW l a préparé, et ce, avant sa diffusion sur le fil de presse. Si vous sélectionnez «En attente d approbation», l équipe du Centre des dépêches formatera votre communiqué pour la diffusion, puis vous enverra une copie d approbation prête pour votre révision et votre approbation finales. 9

22 Approbation requise : Copie d approbation par courriel Il est possible que plus d une personne de votre organisation travaille à vos communiqués. Si vous devez inclure différents utilisateurs au processus d approbation, vous pouvez sélectionner les noms de ces utilisateurs dans la liste affichée à cet écran. Dans certains cas, vous aurez peut-être à y inclure des personnes qui n ont pas de compte dans Accès CNW. Voilà pourquoi nous vous donnons la possibilité d ajouter d autres adresses de courriel et numéros de télécopieur. La dernière chose à noter est la section où vous pouvez inscrire vos instructions supplémentaires relatives à l heure de diffusion, le cas échéant. Une fois que vous aurez sélectionné l heure de diffusion appropriée pour votre communiqué et entré vos instructions spéciales (le cas échéant) à cet écran, cliquez sur «Suivant». Vos paramètres seront sauvegardés, et vous passerez à l étape 6. Toutes les personnes que vous ajouterez dans cette liste recevront une copie d approbation du communiqué tel que préparé par CNW avant sa diffusion. Vous demeurerez responsable de la gestion du processus interne d approbation au sein de votre organisation. 0

23 Dans Accès CNW, l ensemble du processus de révision et (si nécessaire) de modification de vos communiqués est beaucoup plus rapide et direct. En effet, toute modification demandée par vous ou par l équipe du Centre des dépêches peut s effectuer directement dans la copie du communiqué se trouvant dans Accès CNW. De plus, vous pouvez en tout temps consulter l historique des modifications Lorsque vous aurez révisé et approuvé le communiqué, et ainsi avisé CNW qu il est prêt à être diffusé, le communiqué retournera dans la boîte «Les communiqués auxquels travaille CNW». Le communiqué approuvé apparaîtra alors dans le dossier «Soumis à CNW», jusqu à sa diffusion sur le fil de presse. Une fois qu un communiqué a été diffusé, il apparaît dans le dossier «Diffusés».

24 4 5 Étape 6 Ajout de votre contenu Dans la plupart des cas, nous nous attendons à ce que nos clients créent leurs communiqués dans des fichiers de traitement de texte. Si votre communiqué est rédigé et prêt à être téléversé à CNW, sélectionnez «Ajoutez votre document maintenant». Pour téléverser votre fichier, cliquez sur le bouton «Parcourir» et sélectionnez votre fichier tel que vous le feriez normalement pour ouvrir un document. Cliquez ensuite sur le bouton «Ajouter un fichier». 4 soit dans le système, pendant que vous attendez qu il soit terminé ou que la version finale vous soit envoyée. Dans ce cas, sélectionnez «Nous envoyer le fichier plus tard quand il sera prêt»; vous pourrez retourner à cet écran pour téléverser le document une fois qu il sera prêt. À cette étape, vous pouvez également téléverser vos tableaux financiers en format XBRL. L équipe du Centre des dépêches de CNW fournira un lien vers ces tableaux qui sera intégré à votre communiqué, et ce, sans frais supplémentaires. Veuillez noter que si vous avez différents documents liés à cette requête, vous pouvez répéter cette opération pour ajouter jusqu à 0 fichiers, d une taille maximale de 0 Mb chacun. De plus, rappelez-vous que vous aurez à répéter cette étape pour téléverser les différentes versions, si vous avez sélectionné plus d une langue à l Étape. Parfois, vous ne serez peut-être pas en mesure de téléverser la version finale du document, mais voudrez quand même que votre communiqué 5 Le XBRL est un langage de publication d informations financières qui est en train de s imposer comme norme internationale pour la communication de données commerciales et financières. Pour en apprendre plus sur la norme XBRL, vous pouvez cliquer sur le lien affiché à cet écran ou communiquer avec CNW Telbec afin d en discuter avec l un de nos spécialistes des produits. Cliquez sur «Suivant» pour passer à l étape 7.

25 Étape 7 Finalisation Afin d offrir le plus de souplesse possible, nous avons ajouté une section à l étape 7 qui vous permet de fournir des instructions supplémentaires relatives à votre communiqué, le cas échéant. Par exemple, vous pourrez nous indiquer un numéro de télécopieur en particulier ou un autre moyen qui nous permettra de communiquer avec vous lorsque vous serez à l extérieur de votre bureau. Ou encore, vous voudrez peut-être que nous ajoutions à ce fichier un code de compte ou un numéro de référence en particulier, afin de faciliter le suivi de la facturation. Veuillez prendre note qu ici, vous pouvez également demander à recevoir un avis par courriel confirmant la diffusion de votre communiqué. L équipe du Centre des dépêches de CNW appelle ce moment «heure de diffusion», soit l heure exacte à laquelle un communiqué ou un autre document est diffusé sur notre fil de presse. Nous pouvons envoyer automatiquement, au moment de la diffusion, une confirmation par courriel et une copie du communiqué à un maximum de cinq adresses de courriel. Ainsi, vous n avez pas à aviser vous-même vos collègues de la diffusion. Vous n avez qu à entrer les adresses de courriel ici; nous nous occuperons du reste. Cliquez sur «Suivant» lorsque tout est prêt.

26 Révision et validation La requête de diffusion de votre communiqué étant déjà établie dans le système, un écran récapitulatif complet vous permettra de revoir tous les renseignements que vous avez fournis et de vérifier si vous avez donné toutes les instructions essentielles au sujet de ce communiqué. Un lien situé dans le coin supérieur droit de la page vous permet d obtenir une version imprimable du résumé des renseignements, ce qui s avère utile si vous voulez conserver une copie des instructions sur le communiqué. Si vous avez oublié de fournir des renseignements à l une des sept étapes principales, vous verrez apparaître un message d erreur au haut de l écran. Vous devrez alors retourner à l étape en question et inscrire les renseignements manquants. Prenez le temps d examiner attentivement le contenu de cet écran récapitulatif et de vérifier l exactitude de tous les renseignements. Le personnel du Centre des dépêches révisera et vérifiera vos documents, mais il est important que vous fournissiez à cette étape les bons renseignements et vos instructions spéciales pour la diffusion de votre communiqué. 4

27 Profils de distribution Ici, vous pouvez sauvegarder tous les paramètres relatifs au communiqué dans un profil de distribution. Un profil de distribution est un excellent moyen de conserver des paramètres habituels pour les clients ou les types de diffusion dont vous avez souvent besoin. Vous pouvez créer et sauvegarder autant de profils de distribution que vous voulez et les modifier à tout moment par la suite pour accélérer le processus de préparation des diffusions. Un profil de distribution garde en mémoire vos choix en ce qui concerne la langue du communiqué, le réseau de distribution et même vos instructions spéciales. Vous pouvez consulter vos profils de distribution sauvegardés à tout moment en cliquant sur le lien situé sous les boîtes «Les communiqués auxquels je travaille» et «Les communiqués auxquels travaille CNW» dans la partie gauche de l écran. Vous remarquerez que nous vous demandons, par mesure de précaution, de confirmer que vous acceptez les conditions générales standard de CNW. Vous pouvez lire attentivement les conditions générales en tout temps, en cliquant sur le lien approprié. Lorsque tout le contenu de l écran est prêt, cliquez sur «Valider» pour envoyer votre communiqué à l équipe du centre des dépêches de CNW, qui procèdera à la révision finale et à la diffusion selon vos instructions. Et le tour est joué! Comme vous le démontre cette section, Accès CNW vous place véritablement aux commandes en mettant à votre disposition un tableau de bord intégré en ligne grâce auquel vous pouvez émettre et gérer vos nouvelles dans un environnement qui satisfait aux exigences réglementaires. Lorsque tous les renseignements apparaissant à l écran final «Réviser et valider» sont complets, vous pouvez envoyer votre communiqué à l équipe du Centre des dépêches de CNW. 5

28 Suivi de vos communiqués Plus tôt dans le présent guide, nous avons décrit la fonction des boîtes «Les communiqués auxquels je travaille» et «Les communiqués auxquels travaille CNW». Pendant que les communiqués passent par les différentes étapes d approbation, vous remarquerez qu ils vont et viennent entre ces sections, en fonction de leur cheminement dans le processus. Par exemple, si vous avez créé un communiqué et l avez envoyé au Centre des dépêches de CNW avec la mention «En attente d approbation», il passera du dossier «Ébauches», dans la boîte «Les communiqués auxquels je travaille», au dossier «Soumis à CNW», dans la boîte «Les communiqués auxquels travaille CNW», au-dessous. Au Centre des dépêches de CNW, un membre de notre équipe révisera le contenu de votre communiqué et convertira le texte au format numérique utilisé partout au Canada dans les salles de dépêches et les terminaux des marchés boursiers. Au cours du processus, nous procédons également à une série de vérifications essentielles. Nous révisons votre document pour faire en sorte qu il ne contienne pas d erreurs ou d incohérences; de plus, nous vérifions l identité de l expéditeur et le contenu du document afin d en assurer la qualité avant sa diffusion sur le fil de presse. Une fois votre communiqué révisé et formaté par l équipe du Centre des dépêches, une copie vous sera retournée et apparaîtra dans le dossier «Réviser/ Approuver», dans la boîte «Les communiqués auxquels je travaille». De plus, vous recevrez un courriel vous avisant que le communiqué est prêt pour votre révision. 6

29 Gestion des listes En plus de vous procurer un moyen souple de contrôler la distribution de vos documents destinés aux médias, Accès CNW vous permet aussi de gérer vos listes personnalisées de distribution par courriel et télécopieur. Le premier écran de la section de gestion des listes vous offre les choix suivants : afficher vos listes, créer de nouvelles listes et chercher des destinataires. Cette dernière fonction vous permet de chercher le nom d une personne dans l ensemble de vos listes. Au milieu de l écran figurent toutes les listes que vous avez créées ainsi que certains renseignements au sujet du type de listes, du nombre de destinataires qu elles contiennent et ainsi de suite. Souvent, vous importerez des listes de distribution, de médias et d autres groupes provenant de vos propres bases de données ou autres fichiers. Vous pouvez verser vos listes dans Accès CNW, et nous nous chargerons de la distribution automatique pour vous. 7

30 Versement d une nouvelle liste Pour verser des listes à Accès CNW, vous devez d abord les formater en fichiers CSV; il s agit d un format très courant compatible avec la plupart des programmes de courriel, de tableur et de base de données. Pour faire en sorte que votre liste soit formatée de manière appropriée, nous avons joint des exemples de fichiers de listes de distribution par courriel et par télécopieur. Si vous avez de la difficulté à effectuer le formatage, vous pouvez communiquer avec nous en tout temps pour obtenir de l aide. Chaque liste doit porter un nom qui lui est propre pour que vous puissiez la retrouver plus tard. De plus, nous devons savoir si cette liste est pour la distribution par courriel ou par télécopieur. Vous remarquerez également que nous vous demandons de choisir la langue; nous voulons simplement faire en sorte que le communiqué soit envoyé aux destinataires dans la langue de leur choix. Outre ces renseignements de base pour chacune des listes, nous avons prévu deux autres champs où vous pouvez inscrire une description et des notes qui vous rappelleront, à vous et à vos collègues, à quoi servent les listes. 8

31 Modification des listes De retour à l écran principal de la section de gestion des listes, cliquez sur le nom de l une des listes pour consulter la liste complète, que vous pourrez alors modifier. Une description simple accompagne chaque liste pour vous aider à vous y retrouver parmi les nombreuses listes de distribution personnalisées que vous pourriez avoir. Vous pouvez également donner le statut «active» ou «suspendue» à vos listes dans Accès CNW. Comme tous les professionnels des communications le savent, il faut tenir à jour les listes de distribution puisque les coordonnées des personnes-ressources changent régulièrement. Vous pouvez archiver les listes ici, mais tout en vous assurant que personne ne les utilise pour distribuer du contenu actuel. Vous pouvez suspendre une liste entière pour procéder à sa mise à jour. Vous avez même la possibilité de donner le statut suspendu à des destinataires figurant dans une liste. Si les coordonnées d une personne ont changé ou si vous voulez tout simplement exclure une personne de certaines diffusions, vous pouvez lui donner le statut suspendue et réactiver son statut plus tard. Ainsi, CNW Telbec n enverra aucun communiqué aux personnes affichant le statut suspendue. 9

32 Ajout ou modification de destinataires En parcourant le contenu de vos listes, vous pouvez au besoin modifier les renseignements des destinataires ou en ajouter. Vous constaterez que nous avons également prévu un lien qui vous permet de télécharger vos listes dans Excel, pour les modifier hors d Access CNW ou les fusionner avec d autres listes de personnes-ressources. Cet écran résume les renseignements sur les destinataires contenus dans votre liste. De plus, vous pouvez consulter la liste intégrale en cliquant sur les liens de navigation. Pour modifier tous les renseignements d un destinataire, cliquez sur l icône Modifier à côté de son nom. Comme vous le constaterez, cette section d Accès CNW fonctionne beaucoup comme une base de données typique. Pour chaque destinataire contenu dans l une de vos listes de distribution, vous pouvez entrer tous les renseignements dont vous avez besoin. Selon le type de liste, nous avons besoin au minimum d une adresse courriel ou d un numéro de télécopieur. Pour le reste, libre à vous d inscrire autant de renseignements que vous le souhaitez. 0

33 Recherche de destinataires Après avoir utilisé le portail pendant un certain temps, vous aurez peut-être sauvegardé des milliers de renseignements sur les destinataires dans de nombreuses listes. Si vous devez mettre à jour, modifier ou supprimer des renseignements sur un destinataire, le moyen le plus simple est d utiliser la fonction de recherche. À partir de cet écran, vous pouvez chercher un destinataire à l aide du numéro de télécopieur, de l adresse courriel, du nom du destinataire ou du nom de la société. Inscrivez-y les renseignements que vous avez, puis cliquez sur le bouton «Rechercher» à côté du champ d entrée. Accès CNW produira une liste des résultats comportant toutes les entrées qui correspondent dans l une ou l autre de vos listes. Si vous cliquez sur l icône Modifier à côté du nom d un destinataire figurant dans les résultats, vous accéderez au dossier de ce destinataire et pourrez apporter les changements nécessaires. Si vous devez suspendre, réactiver ou même supprimer un groupe de destinataires, vous pouvez sélectionner tous les noms de la liste ou seulement ceux des destinataires visés et cliquer ensuite sur le bouton approprié pour effectuer les changements aux noms sélectionnés.

34 Soumettre des documents à EDGAR/SEDAR Accès CNW peut également vous aider à gérer vos dépôts réglementaires sur SEDAR et EDGAR. Cette section du portail vous permet de verser jusqu à 0 fichiers à la fois. Cliquez sur «Parcourir» pour trouver le fichier dans votre ordinateur, puis sélectionnez le fichier à verser. Cliquez ensuite sur le bouton «Ajouter le fichier». Entrez les noms des destinataires additionnels dans la zone prévue à cet effet. Enfin, si vous souhaitez transmettre des instructions spéciales à l équipe responsable des dépôts réglementaires de CNW Telbec, inscrivez vos commentaires et vos directives dans la section prévue à cet effet avant de cliquer sur le bouton Continuer. Accès CNW vous demandera alors de confirmer les détails de ce dépôt. Une fois vos documents versés, l équipe responsable des dépôts réglementaires les préparera pour les déposer sur SEDAR ou sur EDGAR, ou les deux. Nous communiquerons toujours avec vous si nous avons des questions ou des commentaires.

35 Réservations Depuis des années, CNW Telbec aide ses clients de partout au Canada à coordonner leurs conférences téléphoniques pour les médias, les investisseurs ou d autres groupes cibles. De plus, nous comptons des années d expérience dans la prestation de services de création et de gestion de diffusions Web, de séances photo et de production vidéo. L onglet «Réservations» d Accès CNW vous amène à cet écran, où vous pouvez réserver des séances photo, des conférences téléphoniques ainsi que des diffusions Web et des baladodiffusions.

36 Réservation d une séance photo CNW Telbec vous offre l accès aux meilleurs rédacteurs et photographes d entreprise au Canada. Au moyen de l interface d Accès CNW, vous pouvez facilement réserver les services d un photographe et organiser la diffusion automatique de vos photos dans les salles de dépêches du pays. Si vous devez organiser une séance photo dans le cadre d un événement ou à d autres fins, fournissez le plus de renseignements possible dans le formulaire de réservation, puis nous nous occuperons du reste. Nous avons besoin de connaître la date, l heure et le lieu de votre séance photo, tandis que les autres renseignements sont optionnels. Si vous souhaitez réserver les services d un photographe en particulier, dites-le-nous. Nous vous recommandons également de nous fournir le nom d une personne-ressource avec qui le photographe pourra communiquer sur les lieux de la séance photo ou pendant l événement, s il a des questions. Si vous connaissez le type de photos que vous souhaitez (portrait individuel, photo d une activité particulière ou d un événement), vous pouvez nous en faire part et inscrire toute description additionnelle ou demande spéciale que vous pourriez avoir. Vous pouvez également indiquer la méthode de livraison souhaitée pour les photos finies, à savoir par voie électronique, sur CD ou les deux. Que ce soit pour une nouvelle commerciale, des portraits d entreprise ou un événement spécial, grâce à notre savoir-faire, vous obtiendrez les photos qui répondront à vos besoins et qui plairont aux responsables des sections photographiques. Inscrivez le plus de renseignements que vous pouvez dans cet écran, puis cliquez sur «Soumettre». Un membre de notre bureau de la photo examinera votre demande et communiquera avec vous pour confirmer tous les détails. 4

37 Réservation d une conférence téléphonique CNW Telbec offre des solutions de conférence pour tout événement, qu il s agisse de petites réunions ou d annonces visant un large auditoire. En plus de vous fournir des services pour l organisation, la promotion, l animation et la gestion de vos conférences téléphoniques, petites et grandes, partout au Canada, nous offrons aussi des services complémentaires, comme la transcription, la présentation des séances de questions en temps réel, l archivage de la conférence téléphonique et bien plus. Les sociétés ouvertes que nous comptons parmi nos clients apprécient particulièrement l éventail de commandes que CNW Telbec met à la disposition du directeur de la conférence et qui lui permettent de consulter l information sur les participants en temps réel, de clavarder avec le coordonnateur de la conférence ou un conférencier et d établir un ordre de priorité en prévision de la séance de questions, ce qui accroît la sécurité et l ordre durant les réunions. 5

38 Réservation d une diffusion Web ou d une baladodiffusion Comme c est le cas pour les séances photo, il faut beaucoup de renseignements pour organiser une diffusion Web réussie. Les champs marqués d un astérisque à cet écran sont des champs obligatoires. Nous devons connaître quelques renseignements de base, comme la date, l heure et le nom de l événement, savoir s il est public ou privé et le type de forfait de diffusion Web que vous privilégiez. De nombreux choix s offrent à vous pour que vous puissiez organiser une diffusion Web impeccable. Une diffusion Web peut prendre la forme d un simple fichier audio ou d un véritable événement présenté intégralement en direct par vidéo et comprenant des interactions avec l auditoire. Cet écran comporte un lien vers un portrait détaillé des divers forfaits de diffusion Web. Dans certains cas, vous connaîtrez déjà plusieurs de ces renseignements avant de réserver l événement. Donnez-nous le plus d information possible au sujet de la diffusion Web que vous désirez organiser, et un membre de notre équipe de production communiquera avec vous pour confirmer les détails et prendre en charge l organisation de la diffusion. 6

39 À l écran Réservation d une conférence téléphonique, nous avons besoin de connaître quelques renseignements essentiels. Comme dans le cas des diffusions Web et des séances photo, il est possible que vous ne connaissiez pas tous les détails de votre conférence téléphonique à venir. Vous pouvez tout de même faire votre réservation par Accès CNW, et nous finaliserons les détails pour vous. Les principaux renseignements dont nous avons besoin à cet écran sont désignés par un astérisque. Indiquez la date, l heure et le sujet de votre conférence téléphonique et remplissez les autres champs en surbrillance à l écran. Nous pouvons obtenir des numéros de téléphone internationaux sans frais efficaces et pratiques pour les participants qui se trouvent à l étranger. De plus, nous pouvons sauvegarder la conférence téléphonique intégralement sur un CD que vous pourrez conserver dans vos archives. CNW Telbec est l un des plus importants fournisseurs de services de conférences téléphoniques pour les médias et les investisseurs au Canada, comptant des années d expérience dans l organisation de conférences téléphoniques sur les résultats financiers, d annonces internationales et de services de conférences téléphoniques complexes pour ses clients de tous les secteurs. Une fois que vous aurez cliqué sur «Soumettre» à cet écran, notre équipe de professionnels en matière d organisation de conférences téléphoniques travaillera directement avec vous pour que votre événement se déroule sans accroc. 7

40 Fichiers 8

41 Communiquez avec nous Nous espérons que le présent guide vous a donné un bon aperçu de la puissance d Accès CNW, le premier portail libre-service complet pour les utilisateurs de fil de presse au Canada. Nous avons tiré parti de presque 50 années de savoirfaire dans la diffusion de communiqués pour vous présenter une nouvelle façon de faire. Avec le temps, nous prévoyons ajouter une gamme de services et de fonctions additionnels à Accès CNW et nous sommes toujours heureux de prendre connaissance de vos commentaires et de vos idées. Si nous avons pu créer Accès CNW, c est grâce à l apport des clients et aux consultations que nous avons menées auprès d eux. Vos commentaires nous aideront encore davantage à améliorer le système. Nous vous remercions d avoir pris le temps de lire le présent guide. Si vous avez des questions, des commentaires ou des suggestions à nous faire part en tout temps, nous serons ravis d en prendre connaissance. Pour ce faire, communiquez au ou à infoaccess@newswire.ca. 9