Démarches et méthodes de communication interne au sein de l entreprise

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1 Démarches et méthodes de communication interne au sein de l entreprise Aujourd hui, la notion de communication est devenue nécessaire, caractérisée par publicité. Il faut COM-MU-NI-QUER. Les attentes de la com : il s agit d organiser, de structurer le management des hommes dans l entreprise. Comment il faut s occuper des hommes? Par la recherche de l excellence, grâce à une communication généralisée ou grâce à un management fondé sur l écoute. Les présupposés liés à la CI reposent sur l harmonie et un consensus, efficacité à créer pour dynamiser tous les membres de l entreprise. La communication n est pas un état mais suppose un contenu d informations qui passe par l échange et qui repose sur une relation interne individuelle : dans l entreprise, il s agit d «être en communication avec» selon des trajectoires descendantes ou ascendantes, ou des trajectoires globales ou latérales. Les progrès de l informatique : l informatique a multiplié et complexifié les moyens de com Partie 1 : L entreprise communicante On observe une évolution de l environnement quant au fonctionnement des entreprises et au changement des organisations. La CI, pour être efficace, doit mettre en œuvre des notions d ouvertures, d interactivités et de cohésion. I/ La communication interne (CI), pour quoi faire? La communication interne n est plus linéaire. On doit généraliser une relation d échanges en faisant du contenu un outil utilitaire et persuasif. La CI doit renforcer la réactivité individuelle comme la solidarité collective. 1. STIMULER LA REACTIVITE On est obligé de constater le caractère incertain et aléatoire de l environnement économique, donc les organisations doivent s orienter vers une plus grande autonomisation où chacun ait plus (+) de responsabilités, où chacun doit s inciter lui-même à réagir de manière pertinente et rapide. A. UN ENVIRONNEMENT DE PLUS EN PLUS COMPLEXE ET ALEATOIRE Les marchés sont de plus en plus ouverts mais aussi de plus en plus difficiles d accès, à cause de la mondialisation de la production, mais aussi des protectionnismes comme réaction de défense. Peut-on dégager des mesures éphémères ou durables? Comment chercher une voie de communication? La veille active, la vigilance sont les premières conditions pour permettre à chacun d être capable de réagir le plus vite possible à un événement «porteur d avenir». B. UNE ORGANISATION OU L AUTONOMIE SOIT DE PLUS EN PLUS IMPORTE La décentralisation de l entreprise diversifie et multiplie les situations de travail. Il faut répondre aux attentes des clients et de répondre aux fluctuations des marchés. L entreprise ainsi que chacun de répondre de façon appropriée au client dont je dois me sentir le plus proche. L écoute du client influencera sur la qualité de la réponse. On doit éviter face à la pression du marché le risque d isolement de l organisation. Faire face aux aléas du fonctionnement interne. - La réactivité de l individu a une place plus ou moins déterminante en fonction du degré d initiative personnel. La personne doit diagnostiquer, comprendre et maitriser les aléas. Il faut être capable d entrer en contact avec le bon interlocuteur. On doit être à la fois animateur, et coordonateur (il faut que je trouve ma place dans le projet)

2 - Aujourd hui, impérative de flexibilité : deux conséquences : on envisage plus (plu) d organisation planifiée et on demande des capacités d initiatives. - L efficacité est proportionnelle à la possibilité de mobilisation des ressources utilisées. 2. DEVELOPPER LA SOLIDARITE ET LA COHESION La taille des entreprises, les problèmes de décentralisation augmentent les distances au sein même des organisations. Il faut donc mémoriser la gestion, la cohérence et l efficacité A. L EFFICACITE DE L ORGANISATION POUR UNE MEILLEURE COLLABORATION ET UNE MEILLEURE SOLIDARITE Il faut favoriser des initiatives mais en même temps, éviter la dispersion. - Il s agit de repérer des fonctions, de les différencier mais aussi de les intégrer à un but commun. - Il s agit de favoriser des microdécisions pour nouer et améliorer des échanges avec l extérieur - Ces microdécisions, partielles, doivent entrer en synergie, de manière à donner la parole à tous les groupes de travail. - Il faut être capable de faire corps avec l entreprise pour être plus dynamique et efficace B. LA SOLIDARITE POUR RENDRE L ORGANISATION PLUS ACCEPTABLE. Il est nécessaire de créer un sentiment d appartenance pour soutenir l individu dans l entreprise en valorisant ses efforts. La communication interne poursuit deux objectifs : elle travaille sur un aspect individuel et collectif. L information doit circuler. Pour ceci, elle doit être fluide, pour qu individuellement, on soit les capacités d agir. Et pour faciliter l interaction RESUME DU I : Il s agit de créer une identité collective - un sentiment d appartenance. - Il faut susciter la motivation de chacun. - Il s agit d être efficace en améliorant les capacités d écoute pour susciter la meilleure réaction La communication est un langage - Elle est message de l entreprise sur elle-même - Elle doit transmettre une identité de l entreprise dans un souci de cohésion - Elle doit souder des énergies particulières pour que chacun se dispose dans les entités d une entité supérieure. II/ Les composantes de la CI L ouverture en CI s applique à 3 degrés : tout d abord l organisation par rapport à l extérieur la direction par rapport à la base l ensemble des salariés par rapport à leur propre activité La communication entre dans l interactivité pour assurer une meilleure coordination. Enfin, communiquer, c est être ensemble, cad, participer à une même réalité sociale, à une même identité. 1. L OUVERTURE Il s agit, pour l entreprise, d être ouverte à/sur l environnement pour que chacun comprenne la place de l entreprise dans le monde, et ce qui concerne sa propre fonction. A. LA COMMUNICATION PERMET LA COMPREHENSION DE LA TACHE La standardisation des tâches laisse la place à une meilleure maitrise des processus de production.

3 L ouverture suppose l écoute. Celui qui peut avoir besoin d information doit faire appel à celui qui détient le savoir. Il est important de maintenir dans l entreprise un équilibre entre les générations. B. LA COMMUNICATION FACILITE LA CONNAISSANCE DE L ORGANISATION La méconnaissance de l entreprise peut entrainer une forme de retrait et finalement aussi de frustration. Il est important de connaitre le contexte socio-économique pour l avenir de l entreprise et son propre avenir (le mien) dans l entreprise. Les limites de l ouverture. - L ouverture n est pas synonyme de transparence totale parce que tout n est pas significatif pour le salarié - Il est important d être informé des enjeux de l entreprise pour que le salarié soit plus attentif, pour que la réactivité de chacun soit meilleure. C. L OUVERTURE, C EST L ECOUTE L écoute dans l entreprise concerne tout le monde. Il faut comprendre la manière dont chaque salarié se situe dans l entreprise. - Perception de sa place - Son rôle dans l organisation, dans l entreprise. Connaitre les attentes qu on a de moi. Connaitre les inquiétudes et désirs de l employé Il faut aussi percevoir la différence. - Une des premières conditions de l ouverture, c est d accepter l idée que la réalité humaine n est pas homogène. - Le corps social de l entreprise n est pas indifférencié. - Le statut du salarié peut devenir atypique. Des enquêtes d opinion menées sur les rémunérations sur la politique de l entreprise. Ecoute et reconnaissance. La communication repose sur un aspect cognitif et affectif. Il est de l intérêt de l entreprise d avoir une bonne connaissance des types de sa population interne. Pour un salarié, il est important d être écouté : il a le sentiment d être pris en compte. Conclusion du C. : La dimension relationnelle est très importante. D. C EST QUOI L OUVERTURE Ouverture = vigilance. Il faut surveiller et anticiper sur les conditions de survie de l entreprise. L ouverture sur le monde extérieure doit concerner tout le monde parce que l attitude d un seul homme risque d être inopérante. La vigilance doit veiller à perdre le minimum d informations. Conclusion du 1. : Il faut améliorer cette vigilance externe pour être à l écoute des menaces ou des opportunités de l environnement économique, social, et politique. 2. L INTERACTIVITE Démarche plus dynamique p/r à l écoute. On atteint un résultat, vite. Doit permettre une meilleure coordination grâce à une meilleure circulation de l info grâce à des acteurs convaincus de la nécessité du dialogue. A. LA COMMUNICATION CREE DES CIRCUITS ET DES RESEAUX DE TRANSMISSION L électronique s est démultiplié et finalement, les réseaux de transmission aussi. La coordination humaine sera plus importante et en fait, l Homme doit se déplacer vers les aspects stratégiques et aléatoires aussi bien de l info que de l organisation Ces échanges entre personnes ont longtemps été démontrés par des structures figées au sein d une entreprise. Echanges et fonctions qui doivent être décloisonnées. Pour une meilleure circulation de l info, il faut décloisonner. Réunions d informations, de groupe de travail, au-delà de l affichage. B. L INTERACTIVITE SUPPOSE DES ACTEURS CONVAINCUS DE LA NECESSITE DU DIALOGUE.

4 On ne doit pas se contenter de la simple diffusion de l info. Pourquoi? Elle risque de supprimer la dimension relationnelle. Ce qu on recherche, c est l interactivité. Il faut veiller à limiter le risque de pertes de l information. C. LA COMMUNICATION DOIT LIBERER DES STRATEGIES INDIVIDUELLES Avant, la place de chacun était prévu et délimité. Aujourd hui, on demande que chacun libère ses potentialités. L introduction de la communication dans l entreprise sert à tester ses propres stratégies. La communication doit aboutir à un résultat en favorisant l implication et la coabitation de tous. 3. L IDENTIFICATION La communication d une organisation peut faciliter s il y a identification avec une réalité vécue. La communication interne à une dimension opératoire, affective et symbolique. Il faut donner à ce discours de communication une cohérence qui confortera l identification A. LA COMMUNICATION DOIT CONSTRUIRE UN PARTAGE DE REFERENCE COMMUNE Des repères physiques : dans l implantation des bureaux à tel ou tel étage. Des repères économiques : différence de travail entre entreprises. Des repères symboliques : au dela des structures et des fonctionnements d entreprises, le repère symbolique construit une idée que chacun se fait de l entreprise cad une référence commune. Communiquer consistera donc à expliquer, à dire les structures, les modalités de fonctionnement. Et à expliquer l image de l entreprise La communication doit avoir une fonction éclairante : tout doit être lisible. CAD le nom, l emblème, le logo et l architecture, ils doivent être reconnaissables. Avoir une identité, c est imposer sa marque de manière visuelle et répétitive. L identité donne un langage commun. B. L IDENTIFICATION FAVORISE LA COHESION L entreprise ne peut fonctionner avec des acteurs indifférenciés et juxtaposés. La communication doit trouver un message commun. L entreprise peut suppléer au vide provoqué par des défaillances sociales ou familiales ou religieuses. Pour beaucoup, l entreprise est un lien d implication ou chacun peut trouver une identité en participant à un collectif de travail qui le dépasse. Enfin, elles peuvent avoir un rôle structurant pour beaucoup de personnes. Le message de l entreprise sur elle-même doit favoriser l identification de l employé au groupe à l entreprise III/ Le paradoxe de la CI Qu est-ce qu une entreprise communicante? 1. LES PROGRES DES CAPACITES INDIVIDUELLES A. MULTIPLICITE DE L INFORMATION ET MEME SURINFORMATION Une société sans information qui manque de jugement ne développe pas ses capacités de jugements et de références. Une société dans laquelle l information prédomine sera plus exigeante. Mais le risque de la surinformation réside dans le manque d outils d analyse. B. D AUTRES OUTILS DE FORMATION DE L INDIVIDU L enseignement et la formation doivent développer une autonomie individuelle.

5 Dans l entreprise, le commerce avec autrui n est possible que s il n y a aucune crainte. L idéal serait donc une communication qui prendrait en compte vis-à-vis des uns et des autres. Mais l entreprise est cernée par les relations du marché qui régulent les rapports sociaux. 2. GENERALISATION DES RELATIONS DE MARCHE A. DEREGULATION ECONOMIQUE. La société souffre de plus en plus aux relations de marché au dépend des anciennes relations d appartenance. B. DES CONSEQUENCES DE LA DEREGULATION SOCIALE DANS L ENTREPRISE On demande aujourd hui une plus grande autonomie de chacun, une plus grande initiative personnelle. 3. ROLE DES NOUVELLES TECHNOLOGIES A. UN AUTRE UNIVERS AUJOURD HUI L entreprise sait aujourd hui que tout ne peut être ni prescrit, ni organisé. Les nouvelles technologies libèrent du temps pour l échange de l information dans un souci d amélioration. Les conditions de travail doivent être optimisées pour qu on puisse greffer une politique de communication. B. LA COMMUNICATION EST-ELLE SATISFAISANTE AUJOURD HUI Le premier enjeu de l entreprise est d ordre économique. La communication devra alors se doter d une dimension affective pour lutter contre le sentiment d isolement de la personne. 4. MENACE DE L ISOLEMENT A. SOLITUDE DE L HOMME MODERNE La prolifération de l information, la suppression des hiérarchies ont supprimé le sentiment de sécurité à cause de la politique d ouverture. L illusion d un contact a été créée par la multiplication de la communication des moyens mis à ma disposition et du manque de recul. B. IMPORTANCE D UNE VRAIE COMMUNICATION Dans la dimension interindividuelle, Dans la nécessité de : se connaitre soi-même, de se reconnaître, de s affirmer comme soimême. Partie 2 : La communication interne au cœur de l entreprise Elle s inscrit dans l identité de l entreprise. L entreprise a une histoire et a développé une culture. La com interne est inscrite dans cette histoire. Mais la culture d entreprise doit parfois changer de langage face au changement de mentalité de la société. 1. L ENTREPRISE COMME MOSAÏQUE CULTURELLE A. DEFINITION DE LA CULTURE D ENTREPRISE Les groupes de travail qui constituent le corps de la société se forge des représentations, des valeurs, des codes, des règles. Cette culture spécifique est plus ou moins conscientes, plus ou moins formalisées. Même informelle, elle existe. Formalisation de la culture d entreprise dans :

6 o Des croyances, des systèmes de valeur, idées, des comportements collectifs. o On raconte des anecdotes sur l origine de la création de l entreprise. Cette culture peut se traduire en mythes, en histoires. Récit de l épopée héroïque de la création de l entreprise. o Des pratiques rituelles dans l entreprise peuvent en scander la vie : des pots d anniversaire, la fête des vœux, des collectes pour des mariages et des deuils, des maladies, des naissances. Mais des sujets peuvent être tabous. La personne nouvellement embauchée doit s adapter très vite à cet environnement culturel pour éviter toute marginalisation. Il faut connaitre les codes de la maison. La culture d entreprise est un facteur d intégration, mais aussi de sécurisation collective. Elle est supposée motiver les salariés pour les inciter à agir individuellement et collectivement pour permettre d atteindre et de dépasser les objectifs de l entreprise. B. DES REMARQUES SUR LA CULTURE D ENTREPRISE Des groupes d influence peuvent exister dans l entreprise et se poser à l idéologie dominante. Ce sont des sous cultures, ou des contre cultures. L entreprise est constituée d une mosaïque de cultures aux interactions multiples. Mais ces différences affirment l identité de l entreprise qui a développé un patrimoine de signes, de codes et de symboles. 2. ASSUMER L HERITAGE ET GERER LA MODERNITE. A. CONFORTER L IDENTITE CULTURELLE DE L ENTREPRISE Un héritage à conserver et à valoriser. La communication interne doit se mouler dans la culture d entreprise pour en exprimer l identité B. AUJOURD HUI Il est important de modifier la perception qu ont les salariés de l identité de leur entreprise. La communication interne doit créer et valoriser cette nouvelle identité. C. Y A-T-IL HARMONIE ENTRE LA CULTURE D ENTREPRISE ET LES COMPORTEMENTS DES PERSONNES A L INTERIEUR DE L ENTREPRISE? Les individus doivent s approprier la mutation culturelle de l entreprise. Chacun doit être à l écoute des personnes des groupes et doit faire l apprentissage du changement. La communication est donc un problème de formation. La communication doit suivre le courant imposé par la culture d entreprise. Elle devient un élément important de la stratégie de l entreprise.