15 clés essentielles pour choisir votre fournisseur de solutions fax en mode SaaS

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1 5 QUESTIONS GUIDE D ACHAT SERVICES FAX 15 clés essentielles pour choisir votre fournisseur de solutions fax en mode SaaS

2 Pourquoi automatiser l envoi et la réception de vos fax en mode SaaS? Vous souhaitez automatiser le traitement de vos fax mais vous ne savez pas quel prestataire dispose de la solution la plus complète et la plus efficace, adaptée à vos besoins? Vous comprenez les objectifs et les principes de l automatisation du traitement des fax mais souhaiteriez bénéficier de conseils sur les différentes fonctionnalités et avantages associés? Ce guide pratique présente les sujets et questions clés à aborder avec un fournisseur de solutions fax en mode SaaS afin de pouvoir choisir la solution la plus adaptée à vos besoins et processus déjà en place. Si votre entreprise est confrontée à des dépenses importantes liées au fax ; l inefficacité de son télécopieur des coûts cachés dus aux serveurs de fax ; des fonctionnalités limitées des services fax de base externalisés ; ou un système ERP trop complexe? alors vous pouvez tirer profit des solutions fax en mode SaaS 2 3

3 Les services fax offrent de réels avantages sur les télécopieurs et les logiciels de serveurs de fax internes. Les entreprises cherchant à intégrer le fax à leurs applications ERP n ont plus à choisir entre efficacité, coûts et fonctionnalités, et peuvent profiter du fax en mode SaaS sans avoir besoin d installation logicielle ou matérielle et sans sacrifier la sécurité ou l intégration ERP. Les entreprises cherchent en permanence des façons d améliorer la vitesse de transmission de leurs fax afin d être payées plus vite, d augmenter leur satisfaction client et de maximiser leur profitabilité. L utilisation de télécopieurs pèse sur les entreprises car elles doivent alors traiter manuellement leurs impressions et leurs fax, gérer les stocks de papier et consommables ainsi que la maintenance du matériel. Les serveurs de fax nécessitent habituellement un investissement important en matériel, logiciel, cartes et lignes fax, maintenance et formation. Les services fax de base externalisés souffrent d un manque d intégration, obligeant les utilisateurs à se familiariser avec une nouvelle interface, mais aussi d un manque de notifications de statut en temps réel. Le fax en mode SaaS est idéal pour les organisations qui cherchent une solution : 1) facile à installer, 2) demandant des coûts fixes et 3) suffisamment flexible pour répondre à l évolution de leurs besoins. Les principaux bénéfices incluent : Un faible investissement de départ Aucun coût de maintenance matérielle ou logicielle Des coûts opérationnels minimisés pas de coûts cachés Une capacité illimitée Une rentabilité importante grâce à la facturation à l utilisation : vous ne payez que ce que vous consommez Une disponibilité du service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 D après un rapport récent de Davidson Consulting, expert du secteur, le marché des services fax va passer de 890 millions de dollars en 2011 à 1,9 milliard en 2016, soit un taux de croissance annuel de 14% avec une tendance favorisant le mode SaaS. Le fax est loin d être en déclin ; il est même en croissance et les services fax contribuent fortement à son succès Comment choisir votre fournisseur de services fax? Esker a élaboré pour vous 15 questions afin de vous guider et de vous aider dans votre processus de décision. Les questions qui suivent mettent en évidence les thèmes les plus importants que vous devriez aborder avec vos fournisseurs potentiels. 4 5

4 1Aucun investissement initial 2Une solution hybride flexible Nous ne pouvons pas nous permettre d investir des ressources informatiques et un budget important dans une solution de fax. Quelles sont vos propositions pour automatiser facilement et à moindre coût le traitement de nos fax? Le SaaS (Software as a Service) est un modèle de prestation dans lequel le logiciel et ses données sont hébergés de façon centralisée (en mode cloud computing) et accessibles via Internet en utilisant un simple navigateur Web. Ce modèle constitue une solution plus économique pour de nombreux clients. L utilisation de logiciels en mode SaaS est devenue un modèle de prestation commun pour la plupart des applications de gestion. Sans aucun logiciel ni matériel à installer en local, les entreprises voient très rapidement l impact positif que cela représente. Au lieu de mobiliser des ressources informatiques et d investir de l argent dans un projet informatique important, une solution SaaS de dématérialisation des fax constitue une alternative simple, évolutive, sécurisée et peu coûteuse pour s affranchir des documents papier et rationaliser le traitement de vos documents. Avec le SaaS, profitez de l automatisation du traitement de vos fax sans avoir à trouver le budget ou les ressources informatiques en interne. Esker propose des solutions en mode licence ou en mode SaaS. Cela signifie que vous n avez pas besoin d attendre que des ressources informatiques internes soient disponibles ou que des budgets soient alloués pour lancer votre projet. Les entreprises bénéficient des capacités d une solution logicielle mais passent du poste de dépenses d investissement à celui de dépenses opérationnelles : elles peuvent ainsi s adapter aux variations de volume de documents et de nombre d utilisateurs. Sans investissement initial et sans logiciel à installer, vous pouvez dématérialiser immédiatement vos fax et ne payer que ce dont vous avez besoin au fur et à mesure. Devons-nous absolument choisir entre une solution de fax en mode licence et une solution SaaS? Non, vous n êtes pas obligés de choisir entre les deux. Une solution hybride fournit les avantages des serveurs de fax internes classiques mais aussi les bénéfices des services fax en mode SaaS. La mise en place d un serveur de fax en mode licence couplé à un service fax à la demande assure une sauvegarde automatique en cas de panne. Vous garantissez ainsi à vos clients un service fax professionnel disponible en permanence et leur donnez davantage de flexibilité. Les bénéfices additionnels d une configuration hybride incluent une réduction des frais généraux et opérationnels, une souplesse vous permettant d effectuer des économies d échelle lors d investissements informatiques supplémentaires et une intégration performante avec les applications métier existantes. Esker est le seul fournisseur de solution capable de s adapter à vos besoins en fournissant une solution fax en mode licence, SaaS ou hybride. Certains clients préfèrent garder le contrôle et gérer leur propre solution fax pour des raisons de sécurité interne mais ils souhaitent également disposer d une solution hybride pour des raisons de flexibilité. L option hybride d Esker offre une certaine souplesse en proposant un accès ponctuel aux services fax, sans engagement. Les charges de fax peuvent être réparties intelligemment entre les cartes fax locales ou les services fax pour mieux gérer les surcharges et offrir une meilleure gestion des pics d activité et des envois de fax non planifiés. Afin d assurer une distribution continue, les tâches peuvent facilement être arrêtées et transférées aux services fax si les cartes fax locales ne répondent pas. En utilisant l arrêt programmé, cette fonctionnalité permet d éviter les temps morts coûteux en cas d urgence au niveau des cartes fax ou des télécommunications. 6 7

5 3Un service fax efficace et abordable 4Une mise en œuvre transparente Comment pouvons-nous éviter une augmentation de nos coûts liés au fax? Idéalement, votre fournisseur doit proposer une solution fax en mode SaaS, solution qui ne nécessite aucun investissement supplémentaire en infrastructure informatique ni en personnel, et qui comprend un modèle de paiement flexible, basé sur ce que vous consommez. De plus, des tarifs de fax compétitifs et un routage optimisé devraient être proposés. Esker propose les meilleurs tarifs de fax du marché mondial (prix bas et fixes imbattables quel que soit le moment de la journée, à la fois pour les fax entrants et sortants). Grâce à son modèle SaaS, vous ne payez que ce dont vous avez besoin (facturation à l utilisation) et bénéficiez ainsi d une prévisibilité totale et d un contrôle complet des coûts. Le réseau international de centres de production de fax d Esker, stratégiquement placés, vous permet d économiser davantage. En plus de bénéficier d une réduction drastique des coûts opérationnels en matériel et maintenance, vous profitez d un routage à moindre coût qui permet l échange de fax à l international au plus bas coût possible. Le routage de fax jusqu au centre de production le plus proche du destinataire, comparé à l envoi de fax à tous les destinataires depuis un seul endroit, engendre des réductions de coûts de télécommunications significatives. Nous ne pouvons pas suspendre notre activité pendant qu une nouvelle solution est installée. À quel point la mise en œuvre de votre solution perturbera-t-elle notre activité? Idéalement, la mise en œuvre de votre solution ne devrait pas suspendre vos activités professionnelles quotidiennes pour de longues périodes. L intégration devrait être transparente et engendrer le moins d interruption possible. Esker garantit une mise en œuvre rapide, facile et sans heurts. L activation de la solution ne prend que quelques heures et n entraîne aucune interruption de votre activité. La connexion au service ne nécessite qu une connexion Internet et un navigateur Web. Esker propose également une intégration spécifique pour les clients SAP, réalisée par des experts SAP. 8 9

6 Une seule plateforme pour de multiples 5besoins de communication Au-delà du fax, quels autres services de communication votre solution offre-t-elle? 6Utilité Nous devons facilement gérer et contrôler notre activité fax. Quels outils proposez-vous pour cela? Parce que la plupart des entreprises ont également besoin d envoyer leurs documents de gestion par courrier postal ou par , votre fournisseur de solution devrait être capable de proposer ces différents services de communication sans vous demander d investissement matériel, logiciel ou en maintenance. Votre solution fax devrait inclure un outil approprié et pratique pour gérer votre compte et envoyer des fax. La solution FlyDoc d Esker propose une plateforme unique pour de multiples besoins professionnels. Elle fournit une base solide pour transmettre vos documents depuis une même interface, qu il s agisse d s, de SMS, ou de courrier postal (en plus du fax). FlyDoc propose des services à la demande pour transformer les documents électroniques en courrier postal sans avoir recours à une salle de courrier interne. Des serveurs d hautement calibrés sont entretenus pour garantir une remise des s en temps et en heure. Une communication par SMS rapide et efficace est possible directement depuis une application bureautique. Vous n avez pas à vous soucier de l impression, de la mise sous pli, de l affranchissement, de la remise en poste, de l envoi par fax ou des campagnes ou SMS de masse : la plateforme FlyDoc répond à tous vos besoins de communication ou de transmission de documents. L interface Web sécurisée d Esker, un outil complet d installation et d administration, vous permet de gérer votre compte, de programmer des tâches individuelles ou par lots, de personnaliser vos envois, de gérer les modèles de documents de votre entreprise et d archiver vos données. Ces dernières sont stockées et consultables en ligne pendant 60 jours. En outre, vous pouvez choisir des numéros de fax entrants directement depuis le portail, ce qui vous donne l autonomie et la flexibilité dont vous avez besoin pour gérer votre compte

7 7Visibilité en temps réel Pouvons-nous facilement suivre nos fax et générer des rapports? 8Intégration ERP Votre solution s intégrera-t-elle dans notre système ERP? La possibilité de consulter, de suivre le statut de vos fax et de générer des rapports en temps réel doit faire partie intégrante de votre solution fax. La solution Services Fax permet un suivi et un reporting en temps réel à tout moment du processus d envoi et de réception grâce à son interface Web intuitive. Grâce à une notification immédiate de statuts des fax et des possibilités de reporting étendues sur les temps et volumes de traitement, vous bénéficiez d une grande visibilité sur les charges de travail, identifiez les points d engorgement et vous ne perdez plus vos fax. Analysez rapidement le taux de succès des tâches importantes, triez les messages individuels et récupérez des informations telles que la «date et heure d ouverture» et le «nombre d ouvertures». Pour les clients SAP, les statuts des fax sont visibles directement depuis l application SAP (Business Workplace). Mettre en place une solution de dématérialisation de vos fax ne devrait pas exiger de coûts supplémentaires liés à l intégration avec votre système d information. Si votre solution de dématérialisation des fax n est compatible avec votre système ERP qu au prix de développements additionnels, la rentabilité sera plus longue à obtenir, sans compter un Coût Total de Possession plus élevé. Une solution de dématérialisation des fax optimale doit être compatible avec une large gamme de systèmes ERP et doit être configurée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise tout en s intégrant dans son infrastructure actuelle. Avec Esker, les fonctionnalités de workflow sont indépendantes du système ERP, ce qui permet une intégration flexible si vous devez vous connecter via plusieurs applications ERP (par exemple, SAP, Cegid, Microsoft NAV, Oracle, JD Edwards, etc.) utilisées par différentes filiales ou services au sein de votre entreprise. Vous ne rencontrez aucun problème de compatibilité et pouvez envoyer en toute sécurité et transparence vos fax à partir de vos applications métier existantes. Esker représente une valeur sûre pour les entreprises utilisant des applications SAP. Grâce à leur technologie certifiée SAP, les solutions Esker sont entièrement intégrées dans SAP, vous assurant ainsi que la solution fonctionnera complètement avec votre système SAP et sera toujours compatible si vous mettez à jour vos applications. Une intégration SAP directe permet un suivi en temps réel, exactement de la même manière qu en mode licence au sein de l installation du client

8 9Une continuité de l activité 10 à Une solution complète qui s étend plusieurs processus de l entreprise Nous ne pouvons pas risquer de prendre du retard dans nos processus de gestion ou de perdre des informations cruciales. Vous engagez-vous à assurer une continuité opérationnelle? Les entreprises doivent s assurer de la continuité de leur activité. Les documents de gestion essentiels doivent être transmis dans les temps et une infrastructure de secours redondante toujours opérationnelle est impérative. Les fonctionnalités essentielles à votre activité doivent être disponibles à tout moment pour vos clients et fournisseurs. Conçus pour traiter des données de façon fiable et confidentielle, les centres de production Esker garantissent que vos documents et vos messages sont traités de manière sécurisée, confidentielle et avec une traçabilité tout au long du processus. Les centres de production Esker disposent d une architecture solide garantissant la sécurité de vos documents : transfert de données à l aide d un protocole sécurisé (SSL) identique à ceux utilisés pour les transactions bancaires, baies de serveur sécurisées, contrôle de la température pour l humidité et la pression, infrastructure électrique avec générateurs de secours, mesures de prévention d incendie et surveillance 7 jours sur 7, 24 heures sur 24 pour offrir un service international et une continuité opérationnelle. De plus, chacune de nos plates-formes de serveurs utilise des technologies de cluster haute disponibilité, à même de parer à toute défaillance matérielle. Les platesformes en France et aux États-Unis, peuvent également jouer le rôle de solution de secours l une pour l autre de telle sorte que vos documents seront dans tous les cas traités en temps et en heure. Esker assure un taux de transmission de fax de 95% en une heure et maintient une surcapacité de 60% afin de transmettre les fax rapidement. Aujourd hui, nous voulons nous procurer une solution de services fax, mais demain, nous aurons peut-être besoin d automatiser d autres processus de l entreprise. Pouvez-vous prendre en charge l évolution de nos besoins? Vous avez besoin d un fournisseur capable de vous offrir une variété de solutions d automatisation éprouvées, d un fournisseur qui vous livrera la technologie, les produits, les solutions, les services et le support adaptés à l évolution de vos besoins. Aujourd hui, il vous faut une solution de dématérialisation des fax, mais demain, vous souhaiterez peut-être automatiser un autre processus tel que la facturation client ou fournisseur. Idéalement, vous devriez pouvoir compter sur le même fournisseur de solution d automatisation, celui dont la technologie vous est familière. Votre fournisseur de solution de dématérialisation des fax doit être capable de gérer l intégralité de votre cycle de gestion en proposant toute une gamme de produits et de solutions. Esker est spécialisé dans la dématérialisation des processus documentaires et dans l offre de solutions concernant l intégralité du cycle financier : de l automatisation du traitement des factures et commandes clients jusqu à la gestion des commandes d achats et des factures fournisseurs. Vous n avez pas besoin de travailler avec différents prestataires pour automatiser les différents processus d entreprise puisqu Esker automatise l intégralité de votre cycle. Vous bénéficierez d une technologie, de produits, de services et du support que vous connaissez, l intégralité de ces services étant fournie par un fournisseur de solution complète

9 11Une présence au niveau mondial Pouvez-vous prendre en charge nos nombreux sites et nos besoins multilingues? En tant qu entreprise internationale, nous devons être sûrs que votre solution est flexible. 12Un archivage électronique Nous aimerions que nos fax soient archivés au format électronique, afin que nous n ayons plus à nous soucier de la quantité de papier que nous utilisons. Dans ce cas, pourrons-nous accéder facilement à nos documents? Au vu du marché mondial actuel, vous avez besoin d un fournisseur de solution présent à l international et qui prendra en charge vos besoins de dématérialisation dans le monde entier. Celui-ci doit pouvoir vous fournir des références clients en France et à l international, gérer plusieurs langues (prise en charge complète de jeu de caractères à deux octets - DBCS) et vous offrir des solutions et un support dans les langues locales. La société Esker est présente sur la scène internationale. Elle dispose de filiales partout dans le monde et a fait ses preuves grâce à de nombreuses mises en œuvre mondiales couronnées de succès. La solution Services Fax d Esker permet d envoyer des fax dans tous les pays du monde et d obtenir des numéros de fax entrants dans plus de 43 pays. Esker propose une interface utilisateur en anglais, français, espagnol, allemand, italien et portugais. De plus, Esker fournit un support dans les langues locales dans de nombreux pays. La solution SaaS d Esker permet un déploiement rapide de la solution Services Fax dans différents pays sans avoir besoin de prévoir pour de multiples instances ou des infrastructures plus grandes et plus complexes, contrairement aux solutions en mode licence. Vos fax doivent pouvoir être archivés automatiquement de façon électronique, supprimant ainsi tout besoin de stockage manuel et de classement pouvant demander beaucoup de temps. De plus, les fax doivent pouvoir être sauvegardés avec une sécurité garantie par l infrastructure de votre fournisseur de solution et toujours accessibles au personnel autorisé, à partir de n importe quel endroit et pendant la durée de votre choix. La solution Esker vous garantit que vos données et vos documents sont archivés de manière sécurisée et qu ils sont facilement accessibles. Avec le puissant moteur de recherche multicritères d Esker, il vous suffit d indiquer un ou plusieurs critères dans l interface Web pour que votre fax soit rapidement identifié. Les fax sont toujours accessibles au personnel autorisé à partir de n importe quel endroit et aussi longtemps que vous en avez besoin. L accès à votre document est sécurisé grâce à une politique de sécurité avancée basée sur un identifiant/mot de passe. Vous avez toujours accès à une sauvegarde de votre archive et vous pouvez également demander une copie sur un support numérique

10 Une équipe d experts 13et une méthodologie de projet 14 Une certification SAS 70 Nous avons besoin d un fournisseur qui verra au-delà de nos demandes de produits spécifiques, de l évaluation des besoins et des objectifs généraux de notre entreprise et qui nous proposera une solution qui satisfera au mieux nos exigences. De plus, il doit nous assurer que cette solution d automatisation sera mise en place dans les temps et sans dépasser le budget alloué. Nous ne voulons aucune surprise. Votre fournisseur de solution doit être capable d évaluer les besoins de votre entreprise en matière de dématérialisation dans leur globalité. Au-delà des demandes de solutions spécifiques, il devra évaluer l intégralité de vos besoins éventuels et vous proposer une solution adaptée pour pallier les problèmes que rencontre votre entreprise. Il est nécessaire d assurer une certaine visibilité avant et pendant la mise en place du projet afin de maîtriser le budget et de garantir le respect des délais. Un fournisseur de solution qualifié, doté d une expérience de plusieurs années en matière de mise en œuvre de solutions, comprendra l importance du respect des délais et du budget. Esker offre son expertise tout au long du cycle de vente : de l évaluation des besoins de votre entreprise en avant-vente, au choix de la solution la plus adaptée pour pallier aux problèmes que vous rencontrez, sans oublier la mise en œuvre et la production de la solution. Capable d analyser votre situation dans son ensemble et d optimiser les solutions pour satisfaire les exigences de votre entreprise, Esker va au-delà de la demande initiale de solution pour fournir un support et des conseils professionnels avisés sur l intégralité de vos besoins de dématérialisation. Sur la base de nombreuses années d expérience d implémentation de solutions, Esker a défini une solide méthodologie projet pour garantir que le projet remplisse les objectifs escomptés, que les exigences en matière de délais et de budget soient respectées, et que le projet soit couronné de succès. Les équipes de consultants Esker appliquent un cadre de bonnes pratiques et une méthodologie éprouvée pour une mise en œuvre de projet réussie. Comment pouvons-nous être sûrs que les documents de notre entreprise sont gérés et stockés en toute sécurité? Le fait d héberger et de traiter les documents commerciaux et financiers d autres sociétés soulève la question des contrôles internes et des problèmes de sécurité. Un audit SAS 70 est une analyse approfondie du contrôle d une organisation de service sur la technologie d information et les processus associés. La réalisation réussie d un audit SAS 70 indique que les traitements, les procédures et les contrôles ont été examinés correctement. Il est donc vivement recommandé que votre fournisseur soit certifié SAS 70. C E R T I F I E D Esker est certifié SAS 70 pour ses solutions d automatisation à la demande (à la suite d un audit mené par Ernst & Young). Les traitements Esker, les procédures et les contrôles ont été examinés et certifiés sur la base de 25 contrôles internes incluant la sécurité des centres de données, le processus de gestion des incidents, la surveillance de l infrastructure, les accès logistiques et le recrutement. Grâce à Esker, vous pouvez avoir l assurance que vos informations commerciales et financières sont gérées et stockées de manière responsable et en toute sécurité

11 15 Une politique de confidentialité En tant qu entreprise européenne, nous devons avoir la garantie que nos données personnelles bénéficieront des plus hauts niveaux de protection aux États-Unis et que législation stricte portant sur la vie privée sera respectée. Quelle garantie apportez-vous sur le sujet? Le département du Commerce des États-Unis et la Commission européenne ont convenu d un ensemble de principes de protection des données et de questions fréquemment posées (les «principes de la Sphère de sécurité» ou «principes de Safe Harbor») pour permettre aux entreprises américaines et européennes de satisfaire aux exigences de la législation européenne stipulant que les informations personnelles transférées d Europe aux États- Unis doivent être protégées correctement. Prévus pour les entreprises au sein de l Union européenne ou des États-Unis qui stockent des données clients, les principes Safe Harbor sont conçus pour éviter la divulgation ou la perte accidentelle d informations. Esker estime que la confidentialité est très importante aux yeux de ses clients et s engage à garantir la sécurité et la confidentialité de toute information personnelle fournie par ses clients, employés, partenaires ou toute autre entité. La politique de confidentialité prévoit des principes qu Esker respecte lors du transfert d informations personnelles de l Espace économique européen vers les États-Unis. En conformité avec son engagement à protéger la vie privée, Esker adhère aux principes Safe Harbor et a été certifié par TRUSTe, fournisseur de solutions en matière de confidentialité des données traitées en ligne par des tiers indépendants. Esker s efforce non seulement de collecter, d utiliser et de divulguer des informations personnelles dans le respect des lois des pays dans lesquels la société est active, mais a également le souci du maintien de standards très élevés en ce qui concerne ses pratiques d entreprise. Les solutions Services Fax d Esker Un fax flexible et fiable grâce à Esker Esker fournit des services fax flexibles et fiables, rapides, faciles à utiliser et à moindre coût. Bénéficiant de plus de 25 ans d expérience dans la technologie fax, Esker a développé 3 solutions fax en mode SaaS pour répondre de manière simple à tous les besoins en fax de votre entreprise, à petite ou grande échelle. La solution Services Fax pour SAP permet d utiliser le service fax en mode SaaS de manière complètement intégrée aux applications SAP et sans avoir besoin d installer un logiciel sur le serveur applicatif SAP. La solution Services Fax pour ERP offre les avantages de la dématérialisation du fax en mode SaaS, est complètement intégrée au sein de l application métier de l entreprise et ne nécessite aucun investissement ou maintenance de matériel téléphone et fax. La solution de Services Fax pour application bureautique FlyDoc transforme votre ordinateur en une solution fax très pratique où les documents de gestion sont envoyés sans effort depuis n importe quelle application bureautique via un processus aussi simple que l envoi d un . Les Services Fax permettent de gagner du temps par rapport à l envoi manuel de fax jusqu à 90%. Un envoi de fax via Esker prend en moyenne une minute, contre 11 minutes pour un processus manuel d impression et d envoi de fax. Esker propose la facturation à la consommation, ce qui permet aux entreprises de ne payer que pour ce qu elles utilisent, en se basant sur un coût par page. En fournissant une prévisibilité et un contrôle complets des coûts, la solution Esker est la solution idéale pour les entreprises dont les besoins en fax fluctuent selon le mois ou la période de l année. Les fonctionnalités clés des Services Fax comprennent : L envoi de fax automatisé Un service 100% à la demande La fin des contraintes liées au papier Une productivité augmentée Une disponibilité du fax 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an Aucun investissement ou maintenance nécessaire en matériel ou logiciel Une capacité virtuellement illimitée à prendre en charge n importe quel volume de fax Un suivi et reporting en temps réel Une infrastructure fiable et sécurisée Un moindre coût de routage grâce à un réseau de centres de production fax mondial, redondant et sécurisé Une mise en œuvre rapide Une infrastructure informatique simplifiée La sauvegarde automatique de l image originale du fax pour une recherche et récupération ultérieure

12 La dématérialisation du fax permet de réduire les coûts et d augmenter la vitesse de distribution des documents. La différence de coût entre l envoi manuel et l envoi automatique de 200 fax d une page chacun est significative. L inefficacité du traitement manuel empêche de bénéficier d économies d échelle pour les quantités importantes de documents (228 et 36 heures pour envoyer 200 fax). Grâce à la dématérialisation du fax, au contraire, le traitement est entièrement pris en charge par Esker dès que l utilisateur clique sur «imprimer». Seules quelques minutes sont désormais nécessaires et le coût est réduit à environ 16. En plus du fax sortant, disponible depuis les applications métier et bureautiques, la solution Services Fax traite également le fax entrant. En seulement quelques clics, les lignes de fax entrants peuvent être configurées pour recevoir des fax par . Les Services Fax combinent l intelligence de la technologie Esker et un réseau international de centres de production. Conçus pour un traitement fiable et confidentiel des données, les centres de production Esker situés en Amérique du Nord, en France et en Australie sont contrôlés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour offrir un service mondial et une disponibilité permanente. La technologie Esker garantit que les documents et les messages sont pris en charge de manière sécurisée, privée et traçable. Afin d éviter toute défaillance matérielle, les plateformes d Amérique du Nord et d Europe sont capables de se remplacer l une l autre pour éviter au maximum les interruptions de production. Les résultats concrets obtenus par les clients comprennent : Le traitement des commandes fax le jour-même Une économie quotidienne de 9 heures de travail L accès immédiat aux commandes La réduction de 99% du temps moyen de traitement pour l entrée des commandes fax entrantes dans SAP Comment fonctionne la solution Services Fax? Services Fax pour ERP Les Services Fax pour ERP permettent aux utilisateurs de soumettre leurs fax directement depuis l interface de leur application ERP ou depuis les modules de leur solution ERP. Les utilisateurs créent simplement un message, attachent les fichiers à faxer et sélectionnent le(s) numéro(s) de fax depuis la liste des destinataires. Chaque fax traité par Esker est suivi grâce à un identifiant unique et le statut en temps réel de chaque fax est visible directement depuis les applications métier. ENTERPRISE ESKER PRODUCTION FACILITY MEDIA RECIPIENT 1 ERP APPLICATIONS 4 DATA CENTRE 2 3 Techniquement, les documents sont transmis depuis les applications métier de l entreprise à un centre de production Esker (1) et réceptionnés sur la plateforme à architecture mutualisée d Esker via une connexion authentifiée, cryptée, et sécurisée (2). Une fois reçus, les documents sont traités et faxés selon les spécifications de l utilisateur. Une fois que le fax est remis (3), le statut du fax est transmis à l application métier (4), où il est mis à jour en temps réel et visible par les utilisateurs. Fax Mail SMS CUSTOMERS SUPPLIERS PARTNERS USA FRANCE AUSTRALIA Services Fax pour SAP Les Services Fax pour SAP offrent à la fois les avantages de la dématérialisation du fax en mode SaaS et ceux de l intégration avec SAP sans installation matérielle ou logicielle supplémentaire. Les utilisateurs soumettent des fax depuis leur interface SAP (Business Workplace) ou les modules de la solution SAP. Une solution certifiée route les documents vers un centre de production Esker via une connexion sécurisée. Une fois reçus, les documents sont immédiatement traités et faxés selon les préférences de l utilisateur. Une notification est envoyée directement dans le système SAP afin que les utilisateurs puissent suivre le statut en temps réel de leurs fax dans SAPconnect

13 ENTERPRISE ESKER PRODUCTION FACILITY MEDIA RECIPIENT SAP APPLICATIONS Techniquement, les documents soumis depuis une interface SAP sont transmis au centre de production Esker (1) au moyen du protocole de communication sécurisé SAP Remote Function Call (RFC) entre SAProuters, et réceptionnés sur la plateforme à architecture mutualisée certifiée SAP d Esker (2). Une solution certifiée transmet les documents directement depuis l application SAP à un centre de production Esker au moyen d une connexion authentifiée, cryptée et sécurisée (3). Dès que le fax est transmis à son destinataire (4), son statut est directement remonté dans SAP (5), où il est mis à jour en temps réel et visible par les utilisateurs. Services Fax pour applications bureautiques : FlyDoc Le service de fax en ligne FlyDoc transforme votre ordinateur en une parfaite solution fax, permettant aux utilisateurs d envoyer et de recevoir des fax individuellement ou par lots depuis leurs applications bureautiques, ERP ou CRM, en seulement quelques clics. Les documents créés dans une application bureautique ou un logiciel de traitement de texte sont envoyés de manière sécurisée via l imprimante virtuelle FlyDoc vers un centre de production Esker où ils sont immédiatement envoyés par fax aux destinataires sélectionnés (numéro de fax, page de couverture, pièces jointes, options de préférence d archivage et de notification sont déterminés avant l envoi). L aperçu facilite la vérification du document faxé avant qu il soit envoyé. Les fax peuvent être envoyés immédiatement ou programmés pour un envoi ultérieur, procurant ainsi un service adapté et flexible. Vous pouvez facilement suivre les fax en ligne en temps réel et des notifications par sont envoyées quand un fax a atteint sa destination. 1 RFC 5 DMZ SAP router SNC 2 DMZ SAP router DATA CENTRE DESKTOP APPLICATIONS 3 Fax Mail SMS 4 CUSTOMERS SUPPLIERS PARTNERS ENTERPRISE ESKER PRODUCTION FACILITY MEDIA RECIPIENT DATA CENTRE Fax Mail SMS CUSTOMERS SUPPLIERS PARTNERS Esker est un leader mondial en matière de solutions d automatisation de traitement de document. Esker aide les entreprises dans le monde entier à supprimer le papier et à améliorer leurs processus de gestion, pour une plus grande efficacité dans le traitement des bons de commande, des factures clients et des achats afin de raccourcir les cycles de la commande au règlement et de l achat au paiement. Esker offre une solution best-of-suite (à la demande et sur site) pour automatiser tout type d échange d informations professionnelles ainsi qu une valeur unique aux entreprises utilisant des applications SAP. Des milliers de solutions Esker dans le monde permettent à nos clients de réduire leur temps et leurs coûts de traitement d au moins 40 %, d augmenter nettement leur avantage concurrentiel, de gagner immédiatement en efficacité opérationnelle de manière significative, de parvenir à réaliser des économies et de bénéficier d un retour sur investissement mesurable en seulement trois à six mois. Esker aide plus de entreprises du monde entier à diminuer leur consommation de papier et à éliminer les processus manuels tout en améliorant leur productivité et leur efficacité et en réduisant leur impact environnemental. Esker est présent en Amérique du Nord, en Europe et en Asie Pacifique. Son siège social international est situé à Lyon, en France, et son siège social américain à Madison, dans le Wisconsin. Pour plus d informations, rendez-vous sur le site ou sur le site dédié Suivez également Esker sur Twitter à l adresse twitter.com/eskerinc et rejoignez le groupe de discussion du blog Esker sur Esker S.A. Tous droits réservés. Esker et le logo Esker sont des marques commerciales de Esker. Toutes les autres marques mentionnées dans ce document appartiennent à leurs propriétaires respectifs

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