Manuel d utilisation. Module Paiements Signer et modifier des fichiers

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1 Manuel d utilisation Module Paiements Signer et modifier des fichiers

2 Le but de cette documentation est de décrire les différentes possibilités de signer et de modifier des fichiers via BelfiusWeb «Transfert de fichiers». Conditions d utilisation de ce service : - L entité juridique doit avoir un contrat BelfiusWeb et accès à la rubrique Transfert de fichiers / suivi. - Pour signer ses fichiers l utilisateur doit avoir les accès nécessaires sur le compte donneur d ordre. - Ce service est disponible à condition d inactiver la signature par ODR via votre centre informatique. - Ce manuel ne s applique pas à BelfiusWeb avec BelfiusWeb Acces Card avec lecteur de carte connecté. 1. Informations générales Definitions : Fichier : fichier physique ou enveloppe composé d un ou plusieurs fichiers logiques. Message : fichier logique avec un ou plusieurs ordres. Ordre : ordre de paiement individuel repris dans un message. Point de départ dans votre session BelfiusWeb : Sélectionnez Transfert de fichiers / Suivi. Aperçu fichiers Vous pouvez affiner la liste des fichiers via les options dans la case Critères de sélection. Transfert de fichiers - 10/06/2012-1/10

3 Date : date de réception du fichier au siège Belfius. Les fichiers sont consultables pendant 30 jours ouvrables. Statut : Accepté : fichier sans erreurs accompagné du nombre de signatures nécessaires. Accepté avec avertissement : le fichier est accepté mais il y a un message important de Belfius pour l utilisateur. Erreur : le fichier est refusé au siège et ne sera pas traité. Partiel : une partie du fichier n a pas été traitée. En cas de Mixt = Oui, le message peut ne pas être visible En attente : fichier en attente de traitement (double, attente de signature ). Vous trouvez l information supplémentaire dans Transfert de fichiers / Consultation / Détail option erreurs. Canal : Fichiers envoyés par votre centre informatique : Envoi via Secure-Edi. Pour signer ou modifier des fichiers envoyés via Publisoft version 7,0 : Envoi via PubliSoft-http. Autre possibilités : Envoi via BelfiusWeb, Envoi via BelfiusWeb (Multi signature), toutes origines. Affichage : Normal : liste de fichiers envoyés pour l entité juridique Mes fichiers envoyés : liste de fichiers que vous avez envoyés, également ceux envoyés pour une autre entité juridique Informations supplémentaires dans la liste des fichiers : Référence du fichier : référence interne de Belfius Banque. Nom du fichier : nom de votre fichier physique. Mixt : (Oui) : dans votre fichier il y a des messages d une autre entité juridique ou vous n avez pas d accès à un des comptes. La signature se pose au niveau de message (voir point 2 : signer au niveau du fichier). (Non) : tous les messages du fichier portent sur une seule entité juridique, sont visibles au niveau de «Consultation détail» et sont à signer au niveau de fichier et au niveau de message (voir point 2 : Signer au niveau du fichier). Chiffre de contrôle : Le chiffre de contrôle est le montant total du dossier physique qui a été envoyé à Belfius, quel que soit le statut des messages sous-jacents. Si le fichier transactions contient différentes devises, les montants sont comptés en valeur absolue. Il n'y a donc pas de conversion en EUR. 2. Signer un fichier / message Possibilités Fichiers du type Mixte = Non : vous pouvez signer au niveau du fichier ou au niveau des messages. Fichiers du type Mixte = Oui : vous signez au niveau du message. A signer = non : peut avoir une signification différente - le fichier a un statut erroné pour signer - votre signature a déjà été apposée - Il n'est pas possible de signer via BelfiusWeb Affichage : mes fichiers envoyés Dans cette affiche, la notion «mixt» disparaît et vous pouvez signer tous les fichiers au niveau du fichier. Transfert de fichiers - 10/06/2012-2/10

4 2.1 Signer au niveau du fichier Sélectionnez Transfert de fichiers / Suivi et une liste de tous les fichiers des 30 derniers jours de votre entité juridique sera affichée. Vous pouvez mettre un filtre sur «Date / Statut / Canal» pour simplifier vos recherches. Si vous signez pour différentes entités juridiques, vous pouvez choisir l affichage spécifique «Mes fichiers envoyés», où la notion de «mixt» disparaît. Signature via l affichage «Normal» (1) Pour signer des fichiers, vous pouvez : - cocher «signer tous les fichiers» - signer tous les fichiers, puis décocher quelques fichiers - cocher les fichiers individuellement - cliquer sur l icône détail pour signer au niveau du message (2) En cas de fichiers erronés, un Non apparaît dans la colonne «À signer». (3) Un fichier du type Mixt comprend des messages d une autre administration ou des messages de comptes que vous n avez pas la compétence de consulter. Pour ces fichiers, vous pouvez uniquement signer au niveau du message. Dans la colonne à signer apparaît alors «voir détail». Transfert de fichiers - 10/06/2012-3/10

5 Signature via la BelfiusWeb Access Card : Pour la signature de vos ordres, le système fait la somme absolue des montants et la somme du nombre d ordres. Contrôlez ces montants avant de signer les fichiers. Vous pouvez suivre le statut de votre fichier en Transfert de fichiers / Suivi / Consultation / Détail. Lorsqu un fichier est suffisamment signé, il est impossible de le modifier ou de le supprimer!!! Signature via l affichage : Mes fichiers envoyés Sélectionnez cette option dans Critères de sélection / Affichage Cet affichage vous permet de signer les fichiers que vous avez envoyés, y compris pour d autres entités juridiques. L aperçu détaillé vous donne accès aux messages et ordres sous-jacents. Sélectionnez les fichiers et suivez les instructions dans la procédure de signature. Transfert de fichiers - 10/06/2012-4/10

6 2.2 Signer au niveau du message Sélectionnez Transfert de fichiers / Suivi / Consultation et cliquez ensuite sur l icône Détail du message en question. Via l option Ordres vous pouvez consulter ou supprimer les ordres inclus dans un message. Dans la colonne à signer vous pouvez cocher un ou plusieurs messages à signer. Cliquez sur le crayon rouge pour signer seulement le message. Si le crayon est grisé, alors il ne vous est pas possible de signer ce message. Si vous sélectionnez signer tous les messages vous signez en une fois les messages prêts à signer. (ensuite, vous pouvez encore décocher des messages individuellement) Cliquez sur le bouton Signature et suivez la procédure de signature. Après la signature, un petit temps peut s écouler avant que le fichier de signature arrive chez Belfius. Pour suivre le statut de votre message, sélectionnez Transfert de fichiers / Consultation / Suivi / Détail. Lorsqu un fichier est suffisamment signé, il est impossible de le modifier ou de le supprimer!!! Transfert de fichiers - 10/06/2012-5/10

7 3. Modification d un message Les modifications se font au niveau du message et sont limitées à la : - modification de la date d exécution ; - suppression d un message et par conséquence tous les messages ; - suppression d un ou plusieurs ordres dans le message. 3.1 Modification de la date d exécution Sélectionnez Transfert de fichiers / Suivi / Consultation et cliquez ensuite sur l icône Détail du message en question. Modifiez la date d exécution ou séléctionnez celle-ci via le calendrier intégré. Attention! Cette modification entraine l'annulation de toutes les signatures posées. Toutes les personnes devront apposer leur signature. La date mémo ne peut pas dépasser la date actuelle + 1 an. Suivez la procédure de signature pour modifier la date d exécution. Transfert de fichiers - 10/06/2012-6/10

8 3.2 Suppression d un message Sélectionnez Transfert de fichiers / Suivi / Consultation et cliquez ensuite sur l icône Détail du message en question. Cliquez sur le bouton X et vous recevrez un écran avec les données relatives au message sélectionné. Pour supprimer un message, suivez la procédure de signature. Cliquez sur «Retour» pour ne pas supprimer le message et vous retournerez vers la page précédente. Si vous avez supprimé le message, vous pouvez suivre le résultat via Transfert de fichiers / Suivi / Consultation / Détail. L état de votre message a changé en «non traité» et les icones de modification et suppression sont inactifs. Transfert de fichiers - 10/06/2012-7/10

9 3.3 Suppression d un ordre (Si la cage «à supprimer» est active) Sélectionnez Transfert de fichiers / Suivi / Consultation / Détail. Une liste de tous les ordres inclus dans le message est présentée à l écran. Vous pouvez simplifier votre recherche en mettant un filtre soit sur N de séquence, Mot de clé (montant sans virgule, N de compte sans - ) et/ ou sur le statut de l or dre (actif ou ordres supprimés indiv.). Après sélection des ordres à supprimer, cliquez sur «continuer» et vous obtenez la liste des ordres à supprimer. Transfert de fichiers - 10/06/2012-8/10

10 Pour confirmer, suivez la procédure de signature ou cliquez sur Retour. Vous pouvez suivre le résultat de votre modification via Transfert de fichiers / Consultation / Détail / Ordres. Transfert de fichiers - 10/06/2012-9/10

11 3.4 Messages en attente pour double En plus d un contrôle du protocole et des signatures Belfius vérifie si le même message a été transféré dans les 30 derniers jours dans quel cas le message sera en attente. Au niveau du message d erreur, vous trouvez le numéro de contact au siège pour libérer le message. Messages en attente pour double peuvent être modifiés (date d exécution, suppression d un ordre, suppressions du message). Attention : après la modification le statut de votre message peut changer en accepté. La suppression du fichier met le statut en état «non traité». Transfert de fichiers - 10/06/ /10