Règlement de mise à disposition et d utilisation de LA SALLE POLYVALENTE

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1 COMMUNE DE SAINT ANDRE DE ROQUEPERTUIS Règlement de mise à disposition et d utilisation de LA SALLE POLYVALENTE (Délibération n 2013_DL012 du 10/04/2014 modifiée par délibération n 2014_DL090 DU 15/10/2014) Rappel : interdiction de fumer dans la salle et locaux attenants Article1 : Description des locaux, capacité d accueil 1.1 Description des locaux Salle de réception (65m 2 ), Entrée, Rangement, Dégagement, Local ménage, 3 sanitaires, terrasse couverte (26 m 2 ) terrasse non couverte (22 m 2 ), coin cuisine (6 m 2 ) équipée : four, réfrigérateur avec partie congélateur, évier avec eau chaude et froide, étagères de rangement, petit plan de travail 1.2 Contenance Contenance maximum autorisée : 66 personnes Article2 : Tarifs Habitants de la commune Associations de la commune Particuliers et associations extérieures Tous les autres cas 1 jour (de 10 heures au lendemain 10 heures) Par journée supplémentaire Le weekend : (Vendredi 10 heures au lundi 10 heures) ½ journée soit 4 heures 100 euros 30 euros 150 euros 50 euros Titre gracieux Titre gracieux Titre gracieux Titre gracieux 200 euros 100 euros 300 euros 75 euros Statué en municipalité La réservation sera effective après règlement d un premier versement à titre d arrhes, correspondant à 30% du montant complet de la location. Toute location fera l objet d une convention établie entre les deux parties, stipulant les modalités de location. Les arrhes seront réglées par chèque libellé au nom du Trésor Public de Pont St Esprit et encaissés. Le solde sera payé à la remise des clés par chèque libellé au nom du Trésor Public de Pont St Esprit. Une caution sera versée à la remise des clés de la salle, au moyen d un chèque libellé au nom du Trésor Public de Pont St Esprit. Le chèque de caution sera rendu au locataire après encaissement du paiement de la location de la salle, si les dispositions de location ont été respectées, et si aucune dégradation n a été constatée.

2 Article3 : Conditions de mise à disposition Chaque année au mois de novembre la municipalité en collaboration avec les associations de St André de Roquepertuis établissent le calendrier de la salle pour une période allant du 1 er janvier au 31 décembre de l année suivante. Les manifestations organisées par la municipalité sont prioritaires. Article4 : Réservation Les associations ou les particuliers désirant réserver la salle polyvalente devront remplir un formulaire disponible sur le site internet communal ou en Mairie, aucune réservation ne sera prise en compte par téléphone, courrier libre ou mail. Les réservations pour l année suivante ne pourront se faire qu après la réunion de calendrier de novembre excepté pour la période de MAI à AOUT. Procédure par internet : 1- Accéder au calendrier de la salle présent sur le site afin de vérifier les disponibilités. (les disponibilités sont à titre indicatif). 2- Remplir le formulaire de pré-réservation et l envoyer en ligne. 3- Venir en mairie au plus tard 7 jours après, afin de signer le formulaire et régler les arrhes. Procédure par le secrétariat de mairie : 1- Prendre rendez vous avec Mme TAFFOREAU (régisseur des salles) 2- Demander la disponibilité de la salle 3- Donner les renseignements nécessaires à la réservation afin que le régisseur remplisse le formulaire de pré-réservation 4- Signer le formulaire et régler les arrhes. Article 5: Annulation Le locataire doit informer la mairie au plus tôt en cas d annulation de la réservation. En cas d annulation de la réservation, les arrhes versées seront perdues. La municipalité se réserve le droit d annuler une réservation en cas de force majeure, auquel cas les arrhes sont restituées. Article 6: Obligations de l utilisateur 6-1 Responsabilités et assurance La commune de Saint-André-de-Roquepertuis possède une assurance couvrant les risques de dégradations comportant une clause de non recours. Les utilisateurs des locaux ne sont pas tenus de contracter une assurance particulière, mais le locataire doit souscrire une assurance et fournir à la mairie une attestation de responsabilité civile

3 Il est précisé que le matériel entreposé dans la salle et appartenant au loueur n est pas assuré par la municipalité, à charge pour le loueur de l assurer. En cas de dégradation des bâtiments par le loueur, l assurance de la municipalité agira en recours contre le loueur et son assureur responsabilité civile 6-2 Prescriptions de sécurité Les prescriptions de sécurité doivent être rigoureusement respectées, issues de secours dégagées, idem pour l accès des pompiers à l extérieur. En cas d accident ou de sinistre, le locataire fera appel aux pompiers et pourra utiliser si besoin le défibrillateur présent dans la cour extérieure de la cure. La police en salle est assurée par le locataire. En cas d accident grave, il fera appel à la gendarmerie. 6-3 Utilisation du matériel 6-4 Animaux L aménagement de la salle prévu par l utilisateur ne peut être que décoratif (utilisation exclusive des cimaises préinstallées) sans risque de détérioration pour le mobilier, les revêtements des murs et des sols, les terrasses extérieures, l installation électrique et technique et tout autre matériel de la salle. Seules les associations, peuvent avoir l usage du son, des micros et des projecteurs, elles doivent le signaler au moment de la réservation afin que le matériel demandé soit préparé par un élu ou un agent communal. Les personnes qui voudraient installer leur propre matériel régie (son et lumière) doivent le signaler au moment de la réservation en fournissant une fiche technique, la municipalité dégage toute responsabilité en cas de détérioration. Les tables, chaises et l ensemble du matériel mis à disposition ne doivent en aucun cas être sortis à l extérieur de la salle (notamment sur les terrasses). L accès aux animaux est interdit. 6-5 Lutte contre le bruit Toute personne occupant la salle à titre privé devra se conformer aux règles suivantes : -Dès 22 heures, il est conseillé de réduire le niveau sonore des appareils diffusant de la musique, -Toutes les fenêtres et portes-fenêtres devront êtres maintenues fermées. -La preuve du tapage peut être rapportée par tous les moyens : témoignages, constats elle résulte généralement de procès verbaux établis par les personnes habilitées : officiers et agents de police judiciaire. 6-6 Feux d artifices et lancers de ballons Les tirs de feux d artifices et les lancers de ballons sont interdits. 6-7 Démarches administratives Le locataire doit effectuer les différentes démarches administratives concernant la manifestation envisagée (SACEM, débit de boissons.).

4 L autorisation de buvette devra être sollicitée par écrit à la mairie au moins 3 semaines avant la manifestation. Article 7: Entrée dans les lieux- État des lieux Un seul état des lieux sera fait en présence de la responsable, et du locataire le jour précédent la manifestation (remise des clés en main propre). Article 8: Sortie des lieux- État des lieux 8-1 Sortie des lieux La salle doit être disponible pour 10 h au plus tard. 8-2 État des lieux Un état des lieux sera fait en présence de la responsable et du locataire le matin du lendemain de la manifestation (rendre les clés en main propre). La salle devra être rendue dans l état de propreté dans lequel elle a été trouvée. Après réalisation de l état des lieux de fin de location, et en cas de constatation de dégradations, le conseil municipal statuera sur le montant de la restitution de la caution au vu d un état justificatif du montant des frais de remise en état ou de remplacement du matériel. Toute dégradation ou disparition de vaisselle et matériel sera payée par le locataire suivant un barème fixé chaque année par le conseil municipal, ou par retrait de la caution matériel L emprunteur certifie avoir pris connaissance du règlement de mise à disposition et d utilisation de la salle polyvalente Date et signature précédée de la mention «Lu et Approuvé» MAIRIE TEL : Mail :

5 COMMUNE DE SAINT ANDRE DE ROQUEPERTUIS TARIFS DE REMPLACEMENT DU MATERIEL ANNEE 2013 Matériel Prix unitaire T.T.C Tables neuves l unité Chaises neuves l unité Clés en cas de non restitution ou perte Four de la cuisine neuf Réfrigérateur neuf A PAYER : CASSE : DIVERS : TOTAL : A St André de Roquepertuis le Le Maire Le Loueur Précédé de la mention «Bon pour accord» MAIRIE TEL : Mail :

6 COMMUNE DE SAINT ANDRE DE ROQUEPERTUIS Convention d utilisation de LA SALLE POLYVALENTE REGLEMENT GENERAL Salle polyvalente : 65 m 2 Cuisine équipée : 6 m 2 comprenant : four encastré, Caractéristiques réfrigérateur/congélateur, évier avec eau froide/chaude, étagères de rangement, petit plan de travail, chauffe eau. EMPRUNTEUR Date d utilisation : Emprunteurs Les utilisateurs peuvent être des particuliers, des associations, des collectivités ou des institutions. Coordonnées Droits liés au présent contrat Obligation de l emprunteur L utilisateur bénéficie de l espace loué pour organiser : réunions familiales, repas, spectacles, réunions à l exclusion de toutes manifestations commerciales non autorisées par la municipalité (vente, repas organisés par un professionnel...). L utilisateur bénéficie du matériel lié à l espace loué : tables et chaises pour la salle, matériel pour la cuisine et sanitaires. L utilisation de l eau ainsi que celles de l électricité et du chauffage sont intégrées dans le prix de la location. Nombre de tables souhaitées : Nombre de chaises souhaitées : - le demandeur s engage à utiliser lui-même les locaux loués. En aucun cas les locaux ne peuvent être loués pour le compte d une tierce personne. - l espace loué doit être utilisé dans le respect du bâtiment et du matériel : vol, casse ou dégradation sont à la charge de l emprunteur. Ces risques sont garantis par la responsabilité civile de l emprunteur dont une attestation en cours de validité devra être fournie lors de la signature du présent contrat. - la sécurité des manifestations est assurée par l emprunteur. - la capacité de l espace loué devra être respectée : Salle polyvalente : *les sorties de secours devront rester libres d accès. Il est interdit de fumer dans la salle. * les ordures ménagères Nous comptons sur votre conscience citoyenne. Les déchets produits lors des manifestations doivent être soigneusement triés - verres doit être déposé dans le conteneur spécifique (parking à l entrée du village) - ordures ménagères classiques : enfermées dans un sac spécifique et déposées dans le conteneur prévu à cet effet, à

7 proximité de la salle - bouteilles plastiques, conserves métalliques dans le sac jaune qui vous sera remis lors de la remise des clés (avec le guide du tri) * l emprunteur doit rendre la salle en état de propreté. Le mobilier de l espace loué, les sanitaires, la cuisine et leur sol doivent être parfaitement nettoyés. * Dans le cas où l espace loué ne serait pas rendu dans un état de propreté, un montant sera retenu sur la caution déposée à hauteur du temps passé par une entreprise de nettoyage avec un minimum forfaitaire de 200 euros. Les manifestations organisées par la municipalité sont prioritaires. Les demandes de réservations des associations sont communiquées lors de la réunion de novembre. Modalités de Les particuliers peuvent réserver auprès de la mairie ou via le réservation site internet. Les options éventuelles ne deviennent fermes que lors de la signature du contrat, de la remise de l attestation d assurance et du versement des arrhes correspondantes. (30% du montant de la location) Montant : par chèque libellé au nom de Mr le Trésorier de Pont Saint Esprit, lors de la remise des clés. Toute dégradation inférieure à son montant fera l objet d une Caution retenue proportionnelle. Dans le cas ou la dégradation excéderait le montant de la caution, une facture sera adressée à l emprunteur, déduction faite du montant de la caution qui sera retenue. Tarifs Délibération N 2013_DL013du 10/04/2013 Donnée à l emprunteur La municipalité fixera 2 rendez-vous pour un état des lieux contradictoires avant et après l utilisation des locaux Date de l état des lieux avant utilisation : État des lieux Date de l état des lieux après utilisation : Fait à St André de Roquepertuis, le Bon pour accord L emprunteur Fait à St André de Roquepertuis, le Bon pour accord Le Maire MAIRIE TEL : Mail :

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