De BCDI à PMB. Pour réussir la migration. Max Cardona. Lycée Gauguin - Papeete

Transcription

1 De BCDI à PMB Pour réussir la migration

2 La préparation de la base BCDI Attention! BCDI 3 version 1.3 au minimum ou BCDI 2006 Préalable : Un bon nettoyage de la base dans BCDI + Une réorganisation de certains champs dans BCDI Attention! Utilisation de termes différents pour les mêmes notions : Emplacement / Localisation

3 1 -Le nettoyage de la base

4 Emplacement Le champ «Emplacement» dans BCDI devient «Localisations» dans PMB. Il faut donc vérifier les emplacements et réfléchir au rendu final souhaité sur PMB. Effectuer des changements par lots dans BCDI pour organiser sa page d accueil qui s ouvre sur les localisations des documents.

5 Les localisations du LPG

6 Type nature 1/3 Vérifier que le champ «Type nature» est renseigné : Fiction, documentaire, BD, Recherche sur Notices : Type nature = Vide -Renseigner les «vides» -Modifier par lots si nécessaire. -Supprimer les doublons : fiction, fictions, Fiction -Limiter le nombre de «type nature» au strict nécessaire Le champ type nature devient le champ Section sur PMB

7 Les sections

8 Type nature 2/3 Chaque localisation peut avoir son lot de documentaires, de fictions,... Donc Bien vérifier la concordance entre type nature et emplacements dans BCDI

9 Localisation CDI Les sections de PMB à l intérieur des localisations

10 Les exemplaires m.a.p. ou perdu Supprimer les exemplaires mis au pilon : Recherche sur Notices (Statut = Mis au pilon ou Statut = Perdu) et NB. Exe. = 1 puis Supprimer Recherche sur Exemplaire Statut = Mis au pilon ou Statut = Perdu puis Supprimer (Opération pas obligatoire mais comme le statut des exemplaires concernés n est pas importé dans PMB )

11 La cote 1/2 Vérifier que tous les exemplaires des documents autres que périodiques aient une cote. Penser aux manuels scolaires, annales, BD qui parfois n en ont pas! Cote E. = vide sauf Support = ~Périodique~ Modifier par lots si possible, ou une à une. Seules les cotes des exemplaires sont exportées dans PMB. Donc il n est pas utile de modifier les cotes des notices.

12 La cote 2/2 Dans PMB tous les documents ont une cote y compris les périodiques. Lorsque le champ cote n est pas renseigné sur BCDI c est la mention «archives» qui apparaît alors. En clair! Si vous voulez voir apparaître autre chose sur vos cotes périodiques vous devez effectuer des changements par lots.

13 Code exemplaire 1/4 C est le Code exemplaire qui fait office d exemplaire dans PMB. C est donc ce champ qu il faudra renseigner pour qu il soit exporté dans PMB. Il faut donc reporter les numéros d exemplaires dans le champ Code exemplaire Faire un changement par lots : Recherche exemplaire : Code exemplaire = vide remplacer ce champ vide par le champ N d exemplaire

14 Code exemplaire 2/4

15 Code exemplaire 3/4 Code exemplaire N d exemplaire

16 Code exemplaire 4/4 Les exemplaires de PMB sont à 5 chiffres. Faites une recherche en exemplaire puis modifiez les exemplaires directement dans BCDI à partir du champ code exemplaire. Ajouter 4 zéro avant les chiffres de 0 à 9 3 zéro devant les nombres à 2 chiffres 2 zéro devant les nombre à 3 chiffres 1 zéro devant les nombre à 4 chiffres 0000, 000, 00, 0

17 2 -Préparation des lots avant conversion

18 La conversion 1/4 Vous devez faire des lots de notices BCDI pour les convertir sur PMB. Attention! Vous ne pouvez pas tout convertir d un coup. Des lots de 1400 notices maximum.

19 La conversion 2/4 Préparation d un lot de romans de R AAA jusqu à R DAE non compris Le fichier exporté «roman1» est placé dans bcdicli\temp Choisir le format de sortie MémoNotices

20 La conversion 3/4 En Administration, choisir «Conversion/Export/conversion de fichiers externes» Reprendre le fichier sous c:\bcdicli\temp ici Roman1.xml Choisir le format MEMO NOTICES BCDI > UNIMARC ISO2709 et Lancer la conversion

21 La conversion 4/4 Cliquez sur Terminer l étape de conversion. Le fichier converti.roman1.uni est créé et téléchargé sur votre PC (sur Chrome visible ici).

22 L import des notices et des exemplaires dans PMB 1/5 Cliquez sur exemplaires UNIMARC Attention ne pas importer les exemplaires à partir de l écran précédent mais passer par le module Imports

23 L import des notices et des exemplaires dans PMB 2/5 Cliquez ici pour commencer l import

24 L import des notices et des exemplaires dans PMB 3/5 Respectez les options indiquées ci-contre puis parcourez votre ordinateur pour retrouver le fichier «.uni» créé précédemment puis cliquez sur suivant.

25 L import des notices et des exemplaires dans PMB 4/5 Reprenez votre fichier..roman1.uni placé dans Downloads

26 L import des notices et des exemplaires dans PMB 5/5 Le fichier unimarcest importé : les notices ainsi que les exemplaires vont se répartir dans les localisations et leurs sections.

27 Les périodiques et Internet 1/3 Si vous avez une grosse base, faites des lots par année. Support = ~Périodique~ et Date de parution < 2001 Support = ~Périodique~ et Date de parution > 2000 Pour internet : Ne pas convertir les memodocnet. Vous les insérerez plus tard. Celles que vous avez créées Support = ~Internet~ sauf Identité D. = ~MDN-~

28 Les périodiques et Internet 2/3 Ne faites pas attention aux erreurs générées par la conversion des périodiques. Dans le fichier xmlchaque notice comporte le numéro d exemplaire. Ce numéro est importé une première fois, puis rejeté les fois suivantes. Source :Hutin, Viviane et Boulo, Edith. Conversion BCDI-PMB. Académie de Rennes et CRDP de Bretagne. 21/07/2011.

29 Les périodiques et Internet 3/3 Pour les notices internet, lors de la deuxième étape de la conversion cochez «Lancer l import des notices à partir de ce fichier.

30 L import des élèves dans PMB Un outil : Magret Module «Extraction et Mise au Format» Récupérer le fichier csv auprès du secrétariat. Lancer le module d extraction Cliquer sur PMB Elèves Mise au format PMB

31 Mise au format pour PMB 1/3

32 Mise au format pour PMB 2/3 1 Clic Choisir son fichier csv

33 Mise au format pour PMB 3/3 1 clic Le fichier csv devient : elevespmb.txt

34 Import dans PMB 1/ clic

35 Import dans PMB 2/2 Choisir le fichier Magret elevespmb.txt