RAPPORT DE SUIVI FINANCIER

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1 PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN 2013 RAPPORT DE SUIVI FINANCIER TRIMESTRE FINISSANT LE 30 JUIN 2013 RAPPORT DE SUIVI FINANCIER DU PAGSEM 2ème TRIMESTRE 2013

2 Ce premier rapport financier rend compte de l état d avancement du Projet d Appui à la Gouvernance dans le Secteur Minier (PAGSEM). Il couvre la période du deuxième trimestre 2013 allant du 1 er Avril au 30 Juin Il a été élaboré conformément aux Directives de la Banque Mondiale édictées dans le document intitulé «Rapports de suivi financier des projets financés par la Banque Mondiale : Directives à l intention des emprunteurs» (Novembre 2001). Pour mémoire, le projet PAGSEM vise à renforcer les capacités institutionnelles et les systèmes de gouvernance des principales institutions participant à la gestion du secteur minier de Guinée. C est un Don de $ US d une durée de six (6) ans. Il a été approuvé le 25 septembre 2012, l Accord de don (H8040-GN) a été signé le 19 janvier 2013 et l entrée en vigueur a été déclarée le 19 avril La passation de service entre l équipe du WARCIP ayant géré la phase préparatoire du projet et l Unité d Exécution (UEP) du PAGSEM a été faite le 06 juin L avance initiale prévue pour ce don conformément à l Accord de Don est de $ US. L avance du PPF étant de $ US, ce montant a été viré dans le compte désigné du Projet pour servir d acompte à l avance initiale du Don. Nous avons donc fait une première Demande de Retrait de Fonds (DRF 001) d un montant de $ US pour compléter le montant total autorisé de l avance initiale ( $ US). Cette DRF 001 a été payée le 19 juillet Elle ne fait donc pas partie du présent RSF. Le PAGSEM a quatre (4) composantes dont : Facilitation de l accès aux ressources minérales (Composant A), Renforcement institutionnel pour la gestion des ressources minières (Composante B), Promotion du développement économique des zones minières et de la demande de bonne gouvernance (Composante C) et Gestion du projet (Composante D). Ce rapport de Suivi Financier (RSF) étant le 1 er du genre préparé par le PAGSEM, nous nous sommes fait le devoir de nous intéresser aux activités menées au cours de la période allant du 1 er Juillet 2012 au 31 Mars 2013 gérée par le WARCIP et n ayant fait l objet d aucun RSF. Au cours de cette période, les dépenses ci-dessous ont été effectuées par catégorie : SYNTHESE DES DEPENSES EFFECTUEES DU 01 JUILLET 2012 AU 31 MARS 2013 Trimestre finissant le 30/09/2012 Trimestre finissant le 31/12/2012 Trimestre finissant le 31/03/2013 CUMUL Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart BIENS FONCTIONNEMENT SERVICES TRAVAUX TOTAL PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN

3 Au regard du tableau ci-dessus, nous avons dépensé un montant total de GNF au cours de la période susvisée. Ce montant s analyse comme suit : GNF dans l acquisition des Biens ; GNF dans le fonctionnement ; GNF dans les prestations de services. Difficultés rencontrées Notre difficulté majeure réside dans le paramétrage du budget au niveau du logiciel TOMPRO surtout la génération des budgets prévisionnels cumulés. Le présent rapport trimestriel exigible rend compte des activités réalisées dans toutes les composantes du projet suscitées durant la période allant du 1 er Avril 2013 au 30 Juin Ces dépenses se composent comme suit par composante : 1. Composante A : Facilitation de l accès aux ressources minérales Les décaissements effectués dans le cadre de cette composante concernent essentiellement les avis de publications dans les journaux de large diffusion nationaux et internationaux dont : Financial Times pour un montant de $ US The Economist pour un montant de 8 434,18 $ US Jeune Afrique pour un montant de $ US Les journaux guinéens pour un montant de 2. Composante B : Renforcement institutionnel pour la gestion des ressources minières Au titre de cette composante, les dépenses ont porté sur la formation des cadres du Bureau Guinéen d Etude et d Evaluation Environnementale (BGEEE) et de la Direction Nationale des Mines (DNM). Cette formation a été assurée par l Institut FORHOM et s est déroulée en deux (2) sessions portant respectivement sur l Evaluation Environnementale et le Suivi des Impacts Environnementaux des projets et sociétés minières. Le coût total de cette formation s analyse comme suit : Frais de consultation de l Institut FORHOM : ,28 $ US Prise en charge des participants (transport, hébergement, restauration, etc.) : GNF PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN

4 3. Composante C : Promotion du développement économique des zones minières et de la demande de bonne gouvernance Aucun décaissement n a été effectué au cours de ce trimestre dans le cadre de cette composante. 4. Composante D : Gestion du projet Les décaissements les plus significatifs effectués au cours de cette période se composent comme suit : Préfinancement du loyer du siège du PAGSEM pour un montant en GNF équivalent à $ US représentant douze (12) mois de loyer. En rappel, selon l accord de Don, le projet doit être installé par le Gouvernement Guinéen. Ce préfinancement est donc considéré comme une avance exceptionnelle autorisée par l IDA et sera intégralement remboursée sur le Budget National de Développement dès la mobilisation du Fonds de Contrepartie. Préfinancement d un Groupe Electrogène de 15 Kva en faveur du projet pour un montant total HT de GNF. Le mode de remboursement est identique au point précédent. Achat et installation de logiciel comptable TOMPRO (TOMPORTAIL) pour un montant total de : GNF ,44 $ US Formation du personnel comptable au logiciel TOMPRO pour un montant de : GNF Installation d Internet Haut Débit pour un montant HT de : GNF Achat de matériel informatique complémentaire pour le personnel supplémentaire du projet pour un montant de : GNF Achat de mobilier de bureau complémentaire pour le personnel supplémentaire du projet pour un montant de : GNF Frais de fonctionnement du bureau (fournitures de bureau, produits d entretien, carburant, frais de communication, etc.) pour un montant total de : PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN

5 RAPPORT SUR LA PASSATION DES MARCHES (AU 31 AOUT 2013) PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN

6 Partie 1 : RESUME DESCRIPTIF Au 31 août 2013, l état d avancement des dossiers de Passation des Marchés du Projet se présente comme suit : APPELS D OFFRES : A la faveur de l élaboration du Programme de Travail et Budget Annuels (PTBA) et du Plan de Passation de Marchés pour l année 2013, les activités suivantes sont en cours de réalisation: Les Dossiers d Appel d Offres Internationaux relatifs à l acquisition de Matériel roulant et d Equipements Informatiques en faveur de différents Départements Ministériels, transmis le 12 août 2013 pour Avis de Non Objection, ont été approuvés le 29 août 2013 par l IDA. Les Avis d Appel d Offres y relatifs seront publiés dans les jours à venir sur les sites de la Banque Mondiale appropriés à cet effet et dans les journaux nationaux, et cela conformément aux directives du Bailleur de fonds. Le Dossier d Appel d Offres National relatif à l acquisition et la formation à l utilisation de 45 GPS (en faveur de 33 préfectures, des Directions Régionales des Mines et des Directions Nationales du Ministère des Mines et de la Géologie) est en cours de finalisation. Il sera transmis incessamment à la Direction Nationale des Marchés Publics (DNMP) et l Administration et Contrôle des Projets (ACGP) pour examen préalable. La finalisation du Dossier d Appel d Offres National relatif à l Achat d équipements d analyse et des kits en faveur du BGEEE est conditionnée à l élaboration des spécifications techniques par un Consultant qui devra être recruté à cet effet. SERVICE DE CONSULTANTS : Recrutement d un Consultant pour l évaluation des actions detenues par la République de Guinée dans une Compagnie Minière de Droit Guinéen (Méthode de Sélection basée sur la Qualité et le Coût): Le 23 avril 2013, l IDA a donné son Avis de Non Objection sur le rapport d évaluation des Propositions Techniques qui lui a été soumis le 15 avril Le 6 mai 2013, a eu lieu dans les locaux de l Unité d Exécution du PAGSEM, l ouverture des Propositions Financières en présence des représentants des deux (2) cabinets ayant eu la note minimale requise à l évaluation technique en l occurrence ERNST et YOUNG et KPMG CORPORATE FINANCE SAS. Le 3 juin 2013, des négociations ont été engagées avec le Cabinet KPMG CORPORATE FINANCE SAS, classé premier suite à l évaluation technique et financière combinée. PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN

7 Le 1 er juillet 2013, compte tenu du retard enregistré dans le traitement du dossier et des doutes émis sur l existence probable de conflit d intérêt par rapport à la mission projetée, la Commission Nationale des Grands Marchés a soumise à l IDA, une requête pour lui autoriser à engager des négociations avec ERNEST YOUNG (classé 2 ème à l évaluation combinée). Le 15 juillet 2013, l IDA a réagi à la requête de la Commission Nationale des Grands Marchés. L IDA a estimé qu il n existe pas de conflit d intérêt dans le cadre de cette mission. Il a été recommandé à la Commission de finaliser les négociations avec le Cabinet KPMG CORPORATE FINANCE SAS et de lui soumettre pour avis, une copie du contrat négocié et paraphé, ainsi que le procès-verbal de négociations. Le 19 juillet 2013, les documents de négociations Objection, ont été validés le 23 juillet transmis à l'ida pour Avis de Non Le 5 août 2013, la version finale du contrat a été transmise à KPMG CORPORATE FINANCE SAS. Pour des raisons de congés du signataire, les exemplaires du contrat n'ont été soumis à sa signature que dans la semaine du 19 août Le 23 août 2013, dans l'attente des exemplaires du contrat, le Cabinet KPMG CORPORATE FINANCE SAS a formulé des observations sur les modalités de paiement. Le 29 août 2013, il a proposé des amendements aux modalités de paiement. Ces amendements ont été soumis à l'ida pour avis le même jour. Recrutement d un Cabinet pour le Conseil en négociations légales d un Projet minier près le Gouvernement Guinéen(Méthode de Sélection basée sur la Qualité et le Coût): Le 10 juin 2013, l IDA a donné son Avis de Non Objection sur le rapport d évaluation des Propositions Techniques qui lui a été soumis le 3 juin L ouverture des Propositions Financières a eu lieu le 25 juin 2013 en présence des représentants des trois (3) consultants ayant eu la note minimale requise à l évaluation technique en l occurrence SNR DENTON, CLYDE et CO et le Groupement CPCS TRANSCOM INTERNATIONAL et DeGranpré. L'évaluation technique et financière combinée est finalisée. Une demande de prorogation de la validité des Propositions avait été envoyée aux différents consultants, le 2 juillet Tous avaient prorogé leurs Propositions jusqu'au 20 août Les négociations étant conditionnées au dépôt par le Ministère des Mines et de la Géologie, des TDR amendés tenant compte des avancées réelles sur le Projet Simandou et à leur approbation par l IDA, une deuxième lettre de prorogation de la validité des Propositions a été adressée aux consultants, le 16 août Ils ont tous prorogé leurs Propositions de trente (30) jours supplémentaires c'est à dire jusqu'au 20 septembre Nous sommes à l'attente des TDR actualisés pour engager des négociations avec SNR DENTON, Classé 1 er à l'issue de l'évaluation technique et financière combinée. PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN

8 Recrutement d un Cabinet pour le Conseil en négociations financières d un Projet minier près le Gouvernement Guinéen(Méthode de Sélection basée sur la Qualité et le Coût): Le 18 juin 2013, l IDA a donné son Avis de Non Objection sur le rapport d évaluation des Propositions Techniques qui lui a été soumis le 3 juin Les quatre (4) consultants ayant soumis leurs Propositions, ont eu la note minimale requise à l évaluation technique en l occurrence LAZARD, CPCS TRANSCOM INTERNATIONAL, AXELCIUM et TAYLOR DEJONGH. L ouverture des Propositions Financières a eu lieu le 2 juillet L'analyse des Propositions Financières est finalisée. Une demande de prorogation de la validité des Propositions avait été envoyée aux consultants, le 5 juillet Tous avaient prorogé leurs Propositions jusqu'au 24 août Les négociations étant conditionnées au dépôt par le Ministère des Mines et de la Géologie, des TDR amendés tenant compte des avancées réelles sur le Projet Simandou et à leur approbation par l IDA, une deuxième lettre de prorogation de la validité des Propositions a été adressée aux consultants, le 16 août Les cabinets CPCS, AXELCIUM et LAZARD ont prorogé leurs Propositions de trente (30) jours supplémentaires c'est à dire jusqu'au 24 septembre TAYLOR-DEJONGH n'a pas prorogé ses Propositions malgré deux relances consécutives. Nous sommes à l'attente des TDR actualisés pour engager des négociations avec CPCS TRANSCOM INTERNATIONAL, Classé 1 er à l'issue de l'évaluation technique et financière combinée. Recrutement d un Cabinet pour le Conseil en négociations techniques d un Projet minier près le Gouvernement Guinéen(Méthode de Sélection basée sur la Qualité et le Coût): Le 9 juillet 2013, l IDA a formulé des observations sur le rapport d évaluation des Propositions Techniques qui lui a été soumis le 3 juin Le 22 juillet, l IDA a donné son Avis de Non Objection sur le rapport corrigé conformément aux recommandations. Les deux (2) consultants ayant soumis leurs Propositions, ont eu la note minimale requise à l évaluation technique en l occurrence CPCS TRANSCOM INTERNATIONAL, et le Groupement TECHNIRAIL TRANSRUB et RENT A PORT. La date limite de validité des Propositions étant le mardi 6 août 2013 (date d'ouverture des Propositions Financières), une demande de prorogation a été adressée aux consultants, le 2 août Tous ont accusé réception mais seul CPCS a prorogé ses Propositions dans le délai requis c est-à-dire jusqu'au 6 septembre Les négociations sont conditionnées au dépôt par le Ministère des Mines et de la Géologie, des TDR amendés tenant compte des avancées réelles sur le Projet Simandou et à leur approbation par l IDA. Nous sommes à l'attente des TDR actualisés pour engager des PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN

9 négociations avec CPCS TRANSCOM INTERNATIONAL, Classé 1 er à l'issue de l'évaluation technique et financière combinée. Recrutement d un Consultant pour la définition du Rôle de la SOGUIPAMI et ses relations avec l Administration Publique (Méthode de Sélection basée sur la Qualité et le Coût): Le 11 juin 2013, la Demande de Propositions a été soumise à la Direction Nationale des Marchés Publics et l Administration et Contrôle des Grands Projets (conformément à la réglementation en vigueur) et à la SOGUIPAMI pour examen préalable. Le 18 juin 2013, elle a été transmise à l'ida pour Avis de Non Objection, et validée le 10 juillet Le 12 juillet 2013, la version finale de cette Demande de Propositions a été transmise aux cabinets figurant sur la Short-List et à l'ida. Le 14 août 2013 (date limite de dépôt des propositions), trois (3) Consultants ont déposé leurs Propositions. Ce sont: le Groupement CURTIS et BKA, le Groupement SOFRECO et CBPAVOCATS et le cabinet ERNST et YOUNG. Le 16 août 2013, La Commission Nationale des Grands Marchés a procédé à l ouverture des Propositions Techniques. Le rapport d'évaluation des Propositions sera transmis à l'ida dans les jours à venir. Recrutement d un Consultant pour la réalisation de l Etude Stratégique Environnementale et Sociale (ESES) du PAGSEM (Méthode de Sélection basée sur la Qualité et le Coût): Le 16 août 2013, dans l attente de l approbation du rapport d évaluation des Propositions Techniques, une prorogation de la validité des Propositions de trente (30) jours supplémentaires a été demandée aux quatre (4) consultants ayant déposé des Propositions. Tous ont prorogé leurs propositions jusqu'au 20 septembre Le 23 août 2013, l IDA a donné son Avis de Non Objection sur le rapport d évaluation des Propositions Techniques qui lui a été soumis le 7 août Les consultants ont été invités pour l ouverture des Propositions Financières prévue le vendredi 6 septembre PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN

10 Recrutement d un Bureau d études environnemental chargé d appuyer le Gouvernement dans l examen des études de faisabilité et le suivi des Plans de Gestion Environnementale et Sociale des projets miniers (Méthode de Sélection basée sur la Qualité et le Coût): Le rapport d'évaluation des Propositions Techniques a été transmis le 28 août 2013 à l'ida pour Avis de Non Objection. Recrutement d un Consultant pour l élaboration du Manuel d exécution, et du Manuel des Procédures Administratives, Financières et Comptables (Selection Fondée sur les Qualifications des Consultants ) : Le 3 avril 2013, le Cabinet SEC DIARRA a déposé la version provisoire des manuels. Le 16 avril 2013, le Comité de Pilotage du Projet a validé les différents manuels à l issue de la tenue de sa première session de travail. Le 4 juillet 2013, une Demande de Non Objection a été soumise à l'ida afin d accorder un seuil de signature au Coordonnateur pour des contrats d'un montant inférieur à USD. L'IDA a autorisé le même jour le PAGSEM et le cabinet SEC DIARRA à apporter dans le manuel des procédures l'aménagement souhaité. L Atelier d'appropriation des manuels sera programmé en prélude de l organisation de l atelier de lancement. FOURNITURES - CONSULTATIONS RESTREINTES : Les consultations restreintes sont effectuées au fur et à mesure de l expression des besoins du projet et dans le strict respect des dispositions du manuel des procédures. Les marchés suivants ont été exécutés en faveur de l Unité d Exécution du PAGSEM : Fourniture, paramétrage et formation des utilisateurs du logiciel de gestion financière et comptable TOMPRO ; Acquisition d un véhicule 4x4 Station Wagon (KIA SORENTO) ; Acquisition et installation d un Groupe Electrogène de 20 KVA ; Acquisition et installation de mobiliers de bureau ; Acquisition et installation d équipements informatiques ; Acquisition et installation d équipements de téléphonie interne ; L élaboration de la Charte graphique ; Fourniture d une connexion haut débit et réalisation d un câblage informatique et téléphonique. PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN

11 1. PERSONNEL Dans le cadre du démarrage effectif des activités du Projet, des Sollicitations de Manifestation d intérêt ont été publiés dans les journaux nationaux à la date du 10 avril 2013, en vue du recrutement du personnel complémentaire de l Unité d Exécution du PAGSEM notamment : un Spécialiste en Suivi-Evaluation, un Auditeur Interne et un (e) Assistant (e) de Direction. Le niveau d évolution de ces trois (3) processus de recrutement est le suivant : L Assistante de Direction est opérationnelle depuis le 18 juillet 2013 ; Le Spécialiste en Suivi-Evaluation prendra fonction le 1 er septembre 2013 ; Le PV de négociations avec l Auditeur Interne a été soumis à l IDA le 29 août pour Avis de Non Objection. Des Lettres de Demande de CV ont été également envoyés aux candidats pour le recrutement du Chauffeur (9 mai 2013) et du Coursier (12 juillet 2013) de l Unité d Exécution du PAGSEM. Le Chauffeur est opérationnel depuis le 15 juillet Quant au processus de recrutement du coursier, il a été infructueux. Une autre consultation sera lancée durant le mois de septembre PLAINTES DEPOSEES PAR LES SOUMISSIONNAIRES, LES CONSULTANTS ET LES UTILISATEURS FINAUX : Sans objet pour la période concernée par ce rapport. 3. AMENDEMENTS AU CONTRAT, MODIFICATION DE COMMANDES : Sans objet pour la période concernée par ce rapport. 4. PRESTATIONS INSATISFAISANTES DES ENTREPRISES / FOURNISSEURS / CONSULTANTS : Sans objet pour la période concernée par ce rapport. 5. DIFFERENDS SUSCEPTIBLES DE DEBOUCHER SUR DES LITIGES CONTRACTUELS, L ANNULATION DE CONTRATS, DES PROCEDURES D ARBITRAGE OU DES RECOURS JURIDIQUES : Sans objet pour la période concernée par ce rapport. PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN

12 ANNEXES Annexe 1 : Sources et Utilisations des fonds Annexe 2 : Utilisation des fonds par Activité de projet Annexe 3 : Rapprochements bancaires et relevés bancaires Annexe 4 : Tableau de suivi des contrats (Passation des Marchés) PROJET D APPUI A LA GOUVERNANCE DANS LE SECTEUR MINIER (PAGSEM)- RSF AU 30 JUIN